公司物资及服务采购管理办法-2016版1

1、物资/服务选购管理方法第一章 总 则第一条 为规范XXXX公司（以下简称“公司”）物资/服务选购管理工作，落实公司“大物流”管理理念，推动物资集约化管理，提高物资/服务选购管理的效益、效率和物资/服务供应保障实力，依据XXXX公司物资管理方法和相关规定，制定本方法。其次条 本方法适用于公司各部门/科室物资/服务选购管理工作。第三条 本方法所称物资是指用于公司生产、科研、建设、经营、办公、后勤保障的设备、材料、物品等，本方法所称服务是指针对以上设备、材料、物品选购过程中、运用过程中所发生的一切有偿无物流活动和行为，包括租赁、劳务、运输、维护、修理、保养、保修等。第四条 公司对物资/服务选购实行集

2、中管理。第五条 依据“统一标准、统一选购、统一结算”的原则，公司实行“统一招标、高效仓储、集中配送”的物资选购管理模式。第六条 物资/服务选购管理包括需求管理、审批权限管理、选购策略管理、档案资料管理等内容。其次章 组织机构和职责 第七条 物资供应部负责公司各类物资/服务选购工作的归口管理；办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部负责协作、帮助物资供应部开展其专业归口管理范围内的选购工作；物资供应部负责公司物资/服务选购实施工作。第八条 物资供应部是公司各类物资/服务选购工作主要归口管理的职能部门，其主要职责是：执行集团公司物资/服务选购战略和各项规章制度；负责制定物资/服务选购相关制度和规范；

3、负责物资/服务需求支配制定、审批环节的管理；负责物资/服务选购工作标准化和信息化建设；负责组织物资/服务选购验收标准的编制。第九条 公司相关职能部门负责帮助物资供应部完成专业归口管理范围内的物资/服务选购工作。各职能部门专业归口管理物资/服务类别如下：（一）物资供应部归口管理生产设备、生产用品（包括干脆用于生产活动中的器具、物品等），以及其修理、维保等各种服务；（二）办公室归口管理复印机、传真机等办公设备，办公用品、办公耗材等；（三）信息部归口管理计算机、打印机、服务器、交换机、路由器等信息化设备（包括信息化配件、打印耗材、软件等），以及其修理、维保等各种服务；另办公室归口管理的办公设备的修理

4、、维保等各种服务也归口信息部管理；（四）后勤部归口管理水、电、气、暖、油等后勤设备，五金、家具、家电、被服等后勤用品，以及其修理、维保等各种服务；（五）党群部归口管理摄影、摄像设备，宣扬设备、宣扬用品等；（六）科教部归口管理教学、科研设备，教学用品、科研用品等。第十条 物资供应部是公司物资/服务选购的实施部门，其主要职责是：负责执行落实公司物资/服务选购相关制度和规范；负责从各部门收集、汇总物资/服务需求，编制物资/服务选购支配，供应物资/服务选购策略，制定供应方案，保障公司各类物资/服务供应；负责物资/服务选购合同的谈判、执行、评估；负责选购档案的整理、归档和保存；负责供应商关系管理；负责催

5、交催运、组织到货验收；帮助办公室做好物资/服务选购合同的签订工作；帮助财务部做好选购结算和支付工作。第十一条 公司各需求部门主要职责是：负责执行公司物资/服务管理的相关制度和标准；负责按时按要求提交物资需求支配、服务需求支配、进度要求和技术规范书；负责完成物资供应部或各职能部门托付的其他相关工作。第十二条 公司各职能部门主要职责是：（一）财务部负责物资/服务选购现金预算的审核和批准，负责选购资金的筹措和拨付；负责选购结算和支付工作；负责对选购资金运用状况进行监督；（二）公司各专业归口管理部门负责按职责提出本专业相关物资/服务的选购技术标准和配置标准；负责物资需求支配的专业性审核；（三）信息部负

6、责组织制定物资/服务选购管理信息化建设方案，负责选购管理信息化的技术支持、应用集成推动、信息平安和运行维护管理；（四）办公室负责对公司物资(服务)选购管理工作和招投标活动全过程供应法律保障；负责选购合同的签订工作；负责组织制订公司选购有关的统一合同文本；（五）纪监审办公室负责对物资/服务选购工作实施全过程监督；负责受理物资/服务选购工作中的投诉举报；负责对物资/服务选购工作中的违规违纪问题提出处理看法。第三章 需求管理第十三条 物资/服务需求管理分为支配管理、定额管理和应急管理。第十四条 公司对物资/服务需求实行支配管理。支配管理是指对物资/服务需求年度支配和支配外物资/服务需求的编撰、论证等

7、过程的管理。（一）物资/服务需求年度支配管理：1.各物资/服务需求部门/科室依据实际状况，提出能反映全年物资/服务交付时间（月份）的进度支配，汇总后报至物资供应部或各专业技术委员会评审；2. 各需求部门/科室按支配所确定的时间节点按时提交物资/服务需求支配相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等），以保证合理的物资供应周期；3.物资/服务需求部门/科室依据自身发展和部门建设状况综合考虑，提出的需求支配，应由部门/科室负责人细致审核；4.各部门/科室的物资/服务需求可依据物资供应部平衡利库后，形成选购支配或进行调拨。（二）支配外物资/服务需求管理：1.各物资/服务需求部门/科室

8、依据实际状况，提出能反映短期内物资/服务交付时间（天数）的进度支配，汇总后依据所需物资/服务的分类，以签报的形式分别报至公司物资/服务专业归口管理部门评审；2.各需求部门/科室支配外提交的物资/服务需求支配相关资料（包括技术规范书、设备购置论证报告等）必需详尽，并说明支配外提交的缘由及迫切程度，预留合理的物资/服务供应周期；3.物资/服务需求部门/科室依据状况综合考虑，提出的支配外物资/服务需求的项目数量和发生频率，纳入公司综合考核；第十五条 公司对常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行库存定额管理，其中耗材（试剂）必需经支配内前置审批同意方可进行选购。在库存定额范围内

9、，由需求部门/科室依据须要干脆从库存中申请领用，以满足日常须要；低于库存定额时，由物资供应部生成选购支配。各部门/科室耗材（试剂）类物资需求，实行前置审批管理方式进行管理，管理细则如下：1.需求部门/科室申请首次运用耗材（试剂），在科室范围内运用的，需填写生产耗材运用申请，物资供应部、办公室分别进行专业评审；2.对已批准选购，但近一年内未发生实际选购的耗材（试剂）需重新提交运用申请表，按首次申请进行论证审批；3.对已批准选购的耗材（试剂），新增加规格、型号或变更生产企业、供应商等信息的，需向物资供应部提交申请及必要的资质证明；第十六条 对于因抢修设备等紧急状况所需的一次性选购物资/服务实行应急

10、管理，需求部门/科室需依据状况在选购完成后补齐相关论证资料。第四章 选购审批权限管理第十七条 公司对物资/服务选购需求按“支配优先、专业评审”的原则执行统一的审批权限管理。第十八条 公司物资/服务选购审批权限分为物资/服务需求年度支配、支配外物资/服务需求、库存定额选购、耗材（试剂）类前置审批、应急选购五类。第十九条 物资/服务需求年度支配审批流程如下：（一）专业部门评审：各物资/服务需求部门/科室依据项目专业归口分类提交年度支配和相关论证材料，分别经物资供应部、办公室、信息部、后勤部、党群部、科教部六个专业部门论证评审；（二）委员会审批：对于属于设备类零购固定资产项目的在专业主管部门论证评审

11、后，上报至生产管理委员会会议探讨审批；对于属于信息化建设项目的在专业主管部门论证评审后，上报至信息化建设管理委员会会议探讨审批；对于属于其他须要公司各专业委员会审批的项目，必需经过该专业委员会会议探讨审批；（三）党政联席会审批：经专业部门评审和委员会审批通过的支配内项目，由专业部门汇总后报至公司联席会审批通过；（四）需求部门提交年度支配：每年10月份需求部门/科室按要求提交下一年度物资/服务支配和相关论证材料；（五）年度支配更改：对于因需求变更、市场变更等特殊缘由须要更改年度支配的（更替、新增、取消），每年8月份由需求部门/科室向物资供应部提交书面申请，陈述理由；经专业部门论证评审后，按原支配

12、审批流程履行审批程序，进行统一年度支配更改。其次十条 支配外物资/服务需求审批流程如下：（一）预算单价或单批次总价小于2,000元的物资/服务需求由各物资/服务需求部门/科室书面提交至物资供应部，经专业归口部门评审后，由物资供应部主任审批同意后执行；（二）预算单价或单批次总价大于等于2,000元，且小于50,000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出选购建议、配置规格档次建议后，依次由物资供应部主任审批、财务部主任审批、各部门主管副总、总经理审批同意后执行；（三）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于1,000,

13、000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出选购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交办公会探讨审批，审批通过后执行；（四）预算单价或单批次总价大于等于1,000,000元的物资(服务) 需求由各物资/服务需求部门/科室以电子签报形式提交至物资供应部，由专业归口部门评审，提出选购建议、配置规格档次建议后，由专业归口部门形成议题申请，提交联席会探讨审批，审批通过后执行。其次十一条 库存定额选购审批流程如下：常用耗材（试剂）、办公和后勤保障等品种繁杂，规模较小的物资实行定额库存管理，在库存定额范围内，由需求部门

14、/科室主任依据须要干脆从库存中申请领用，以满足日常须要；低于库存定额时，由物资供应部选购人员提出申请，由物资供应部主任审批同意后生成选购支配。其次十二条 耗材（试剂）类前置审批流程如下：需求部门/科室申请运用耗材（试剂）的，向物资供应部提交书面申请，经物资供应部、办公室分别进行专业评审后，提交耗材选购管理委员会探讨审批，审批通过后执行。其次十三条 应急选购审批流程如下：对于因设备抢修等紧急状况须要一次性选购物资/服务需求的，由需求部门/科室提交书面申请，依次经物资供应部主管领导审批、财务部主管领导审批、总经理审批同意后执行。第五章 选购策略管理其次十四条 公司对经审批通过的物资/服务选购项目实

15、行统一规模选购、统一签订选购合同、统一支付合同货款的选购策略。其次十五条 物资供应部依据物资/服务性质和特点对物资/服务选购支配进行分类汇总，供应选购策略（招标选购、竞争性谈判选购、协议供应商选购、单一来源选购、询价选购），并组织实施；属于集团公司集中规模选购的物资/服务选购支配，上报集团公司。其次十六条 依据预算单价或单批次总价分别实行以下选购策略：（一）预算单价或单批次总价小于50,000元的物资/服务选购项目由物资供应部接受单一来源谈判或协议供应商选购方式进行；（二）预算单价或单批次总价大于等于50,000元，且小于200,000元的物资/服务选购项目由物资供应部供应选购策略，经公司招标

16、工作领导小组审批同意后，实行单一来源谈判、竞争性谈判、询价谈判等方式进行；（三）预算单价或单批次总价大于等于200,000元的物资/服务选购项目由物资供应部供应选购策略，经公司招标工作领导小组审批同意后，实行招标选购方式进行。其次十七条 符合集团公司招标活动管理方法其次十一条规定可以邀请招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按集团公司招标活动管理方法规定进行邀请招标选购。其次十八条 符合集团公司招标活动管理方法其次十三条规定可以不招标的项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，按集团非招标方式选购活动管理方法规定进行选购。其次十九条 符合集团公司非招标方式选购活动管理方法其次十四条规定可

17、以实行单一来源方式进行的货物选购项目，经公司招标工作领导小组审批同意后，应用同期公开招标结果干脆选购。第三十条 招标选购流程及非招标方式选购流程严格执行集团公司招标活动管理方法、集团公司非招标方式选购活动管理方法相关规定。第六章 档案资料管理第三十一条 物资/服务档案资料管理包括物资/服务支配、选购、合同、履约、仓储、交接、验收、支付、结算、维保、修理等全过程资料的收集、整理、归档、保存。物资供应部负责妥当保存物资/服务选购活动中全部资料，相关法律法规有具体规定的，严格依据规定要求执行。第三十二条 物资/服务选购合同应依据统一合同文本编制，严格依据选购结果订立。第三十三条 物资/服务选购活动实

18、施结束后，应刚好按财务、审计规定对各类物资/服务进行还款、报销工作。第三十四条 物资选购档案资料实施分级管理：纳入归档保存范围的物资/服务选购资料，刚好按要求归档；未纳入归档保存范围的物资/服务选购资料，分类妥当保存。第七章 附 则第三十五条 本方法自颁布之日起施行。附件：物资/服务选购管理细则附件：物资/服务选购管理细则依据公司物资/服务选购管理方法的相关规定，为加强公司物资/服务选购全过程管理，切实做好物资/服务选购的需求分析、市场调研、项目论证等各项工作，保证物资/服务选购管理工作高效、严谨、有序的进行，特制定本细则。一物资供应部依据总经理审批通过的汇总进度支配，编制公司物资/服务选购年

19、度支配并下发各需求部门/科室。物资供应部督促和检查支配的执行状况，提前做好各项物资/服务选购的准备工作。二各需求部门/科室依据自身发展和部门建设状况综合考虑，按年度支配所确定的时间节点提交物资/服务需求支配相关资料，包括技术规范书、设备购置论证报告、市场调研报告等，以保证合理的物资供应周期。物资/服务需求支配相关资料应由部门/科室主任（负责人）细致审核并签字确认提交至物资供应部。1.技术规范书是指可以作为招标参数依据的、能充分反映所需物资/服务的状态、性能、结构、品质等各项微小环节指标的文件；物资/服务选购需求单价或单批次总价超过二十万元须要准备此文件。2.设备购置论证报告是指从投资效益、需求分析、适用性评价等角度绽开的对物资/服务选购需求的可行性论证；物资/服务选购需求单价或单批次总价超过五万元须要准备此报告；报告格式见公司设备及平安管理委员会工作制度。3.市场调研报告是指包含对所需物资/服务的多种主流品牌、价位、市场占有率和产品优缺点等信息的调研报告；物资（物资）选购需求单价或单批次总价超过二十万元须要准备此报告。三物资供应部依据各需求部门/科室供应的物资/服务选购需求支配相关资料，以及公司设备平安管理委员会和办公会探讨通过的物资/