工程竣工资料编制课件（PPT58页)

1、竣工资料讲解1讲解内容第一部分：档案案卷编制要求第二部分：设备档案编制要求第三部分：意见建议2第一部分：档案案卷编制要求一.纸质档案编制二.电子档案编制三.声像档案编制3一.纸质档案编制纸质档案的整理是将工程过程中产生的文件按照要求进行收集、分类、排列，并按照档案有关要求进行组卷，确保文件完整、准确、规范、系统的工作过程。纸质档案经整理后，每一册的外观排列顺序为：外封皮（统一订制无酸牛皮纸打印）内封皮卷内目录文件卷内备考表。以下一一介绍。装订采用线装装订。4（一）外封皮要求外封皮样式工程名称（宋二号）档号（宋四号）文件文种（宋小二号）立卷单位等（宋三号）5外封皮的编写 1. 第一行填写大的项目

2、名称，本次项目名称为：“西气东输江都如东天然气管道工程” 2.第二行应填写“单项工程+单位工程” 本次单项工程名称为江都-如东天然气管道项目一期工程，由于名称太长又与第一行重复， 简洁点就用“项目一期工程”作为单项工程，具体单位工程名称，严格按照“项目划分”填写； 注：单位工程如是线路工程，应反映出标段起止桩号。 6 3.第三行填写“文件文种”，按照竣工资料管理办法填写； 4.第四行填写“必要文字说明”是在同一案卷为多册时，为从封面区分册内内容而做的必要文字说明，如：“施工记录”卷中，每一册封面就要写明本册具体包含的施工记录名称；7 5.“立卷单位”填写编制单位全称，与内封皮盖章的名称完全一致

3、； 6.“起止日期”填写本册包含文件的最早日期及最晚日期，与本册卷内目录反映的最早最晚日期一致，日期表示方法： “2014年1月2日2014年9月1日”8 7.“保管期限”按照“规定”填写，本次竣工资料的保管期限为“永久” 8.“密级”可不填写。 注：外封皮要求填写规范，文字居中，以美观大方为准。9（一）内封皮要求内封皮样式工程名称（前宋二号、后小二号）编制人等（宋小二号）编制人等（宋小二号）编制单位（日期）（宋小二号）具体单位（日期）（宋三号）10内封皮的编写1 .“工程名称”填写单位工程名称即可；2 .“编制人”、“审核人”、“技术负责人”、“单位负责人”都是对施工单位而言，由相关人员手签

4、，不允许代签；3 . 第 一 卷 共 五 卷 第 一 册 共 一 册 第 分册 共 分册 以上是第一卷第一册文件的卷册反映方式，要求第和共两列文字要两端对齐，规范美观；没有分册仍保留该行。11内封皮的编写4 .“编制单位” 填写施工单位全称，与所盖公章的名称完全一致；5 .“编制日期”为立卷完成日期，此日期要晚于册内所有文件的日期，日期表示方法：“2014年9月18日”；注：公章盖在“编制单位”和“编制日期”上，可盖项目部公章。12（一）卷内目录要求卷内目录样式卷内目录（仿宋_GB2312 二号）序号等（仿宋_GB2312 小三号）序号以下15行（宋体 小四号）13（一）卷内目录要求卷内目录样

5、式进入页面设置如下“卷内目录”（行距为1.66cm）“序号”（行距为2cm），“序号”以下15行(行距为1.56cm)14卷内目录的编写1 .“序号”栏填写每件文件在本册中的排序；2 .“文件编号”栏填写每件文件的编号，没有编号的文件可空下，不填写；3 .“责任者”栏填写每件文件的编制单位，责任者为多家单位时，填写文件的主要责任者或直接责任者；15卷内目录的编写4 .“文件题名”栏填写每件文件的详细题名，要求与文件题名一致，原文件题名不清时，要进行完善，以能够清楚反映文件内容为准；5 .“日期”栏填写每件文件的形成日期，一份文件上有多个日期时，以最终签署日期为准，日期用8位阿拉伯数字表示，年月

6、日中间用“.”分隔；题名相同的多份文件，可用时间区段反映，表示方法见模板；166 .“页号”栏填写每件文件的起止页码（以整册流水页码为准），位于册内中间的文件为一页时，就填写一个页码，如5，位于最后一页的文件，要填写首尾页码，如17-17；7 .“备注”栏可不填写，如某份文件有需要说明的情况时，在其后备注栏说明。17注：卷内目录严格按照格式填写，列距可根据需要适当调整，行距不能调整，均为固定值，“卷内目录”（行距为1.66cm），“序号”（行距为2cm），序号以下15行(行距为1.56cm)，页卷内目录可填写15个文件，册内文件少于15个时，多余行可不填写，空下，但不能删除，当册内文件多于15

7、个要增加卷内目录时，之后每页卷内目录都要有表头，表头不能省略（具体参见卷内目录样式）。18（一）卷内备考表要求卷内备考表样式卷内备考表（仿宋_GB2312 二号）说明部分（仿宋_GB2312 四号）立卷人等（仿宋_GB2312 四号）19卷内备考表的编写1 .卷内备考表起到对本册组卷内容进行补充说明的作用，一般要反映本册的件数、页数、复印件原件的所在地、页码调整的情况等等；2 .立卷人、检查人都由案卷编写单位的相关人员手签； 日期及日期表示方法同“内封皮”编写日期，也要手签。 注：“立卷人” 、 “检查人”栏要调整到本页最右下角。20（二）文件整理要求 竣工档案必须与工程建设同步。竣工档案是施

8、工活动的真实记录，应确保真实性，不得后补，也不得超前，更不能编造。竣工档案必须与工程实际相符，技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改，要在工程建设中汇集和形成。竣工档案的审核责任制签字手续必须完备，确保竣工档案的原始性、完整性、真实性、准确性。（参见竣工资料管理办法 ）以下列举一二。21（二）文件整理要求 1 .组卷的文件要求完整、准确、整洁。2 .竣工档案卷、册、分册的划分原则：每一专业的竣工档案组卷均按内容以卷、册、分册的形式划分，每卷、册、分册厚度不得超过30毫米。即：若一卷中文件厚度超过30毫米则划分为册；若一册中文件厚度超过30毫米，则划分为分册。 3 . 竣工档案均应采用国标A4

9、纸张，其纸张质量至少达到70g/m2。没有应用A4纸张编辑的资料应采取以下措施：小于A4纸的，把资料粘贴在A4纸上，并预留装订距离；大于A4纸的，按照A4纸幅折成手风琴式。 22（二）文件整理要求4 .原材料质量证明文件要清晰。5 .手工签署姓名、日期、鉴定或验收意见时，字体必须工整，不得潦草。6 .竣工资料套数：正本一套，副本一套。 23（三）常见问题提示1 .责任者的填写问题：各单位资质证书责任者为发证单位，原材料质量证明文件责任者为原材料生产厂家，申请批复文件责任者为批复单位，一个文件上多个单位签字盖章的，责任者视情况而定，比如第二卷综合资料中的开、完工报告，质量综合评定表，工程（设计）

10、变更申请，图纸会审记录，地貌恢复证明等等（见综合资料的卷内目录）24（三）常见问题提示综合资料卷内目录填写25（三）常见问题提示 2 .资质文件要提供扫描彩打页3 .“编制说明”要对工程情况进行简介，主要介绍竣工资料编制过程、需要对案卷说明的部分及整个案卷的组成26（三）常见问题提示4 .原材料质量证明文件汇总表：甲供、自购材料要分别汇总，原材料质量证明文件要清晰。原材料的粘贴方法5 .日期、页码核对6 .横幅文件的摆放：表头在订口边7 .复印页页码的反映：18-18 .错页时的处理方法：错的很多时，不必重新打页码，变通，并在卷内备考表说明27（三）常见问题提示9 .竣工图：首先采用完好的未使

11、用过的有效图纸。责任者为施工单位，日期以竣工图章上日期为准。竣工图目录、说明书、材料表、设备表不用加盖竣工图章；28（三）常见问题提示竣工图章应加盖在图内标题栏上方或者左侧空白处（以上两个地方无法盖章，则在标题栏反面即图纸左下角加盖竣工图章），图章不得压字（文字、数字）或者线条，图章要盖正。竣工图章中的内容填写整齐、清楚，不得代签。竣工图专用章应使用不褪色红印油加盖。29（三）常见问题提示竣工图：一个图纸档案号单独一册装订，外封皮要不仅反映图纸档案号，还要反映具体本册的图纸内容（如图）30竣工图外封皮样式31二.电子档案编制 1 .竣工档案电子文件与纸质文件同时归档，且与纸质文件一一对应，卷、

12、册、分册排列完全一致。每一案卷的电子文件创建一个文件夹，每一册的电子文件创建一个二级文件夹，每一分册的电子文件创建一个三级文件夹；文件夹的命名与相应的纸质文件卷、册、分册的案卷题名保持一致。电子文件要求刻录成只读光盘（采用SONY金盘），要求一式二套。2 .电子文件格式要求：1）文本电子文件以DOC、XML、PDF为通用格式。2）图纸电子文件：以CAD为通用格式 3）数码照片以JPEG为通用格式。4）视频和多媒体电子文件以MPEG、WMV为通用格式。3 .光盘包装：要求用通用塑料宽盒，并附光盘标识，见下页。32光盘标识光盘标识33纸质文件数字化要求4 .纸质文件数字化的要求：收集整理的纸质文件

13、如果没有相同内容的电子版，均须通过扫描，实现纸质文件的数字化。如：重要文件的手签字、盖章页；原材料质量证明文件。34纸质文件数字化要求纸质文件数字化扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用多页TIFF（G4）或PDF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

14、保存多页TIFF或PDF文件时，要注意核对好页码顺序，不得缺漏页。也可以使用WORD的插入图片功能来保存多页图像文件。35三.声像档案编制参建单位应提交反映工程概况和建设过程的声像资料，如：重要场合、重要事件、重要情景、施工前地貌、施工后地貌恢复、质量事故、重大设备开箱验收等过程要保留声像资料。施工单位要求每一道工序提供5-7张照片。每一承建单位工程的公司必须提交一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的摄像资料。 （一）数码照片整理（二）录像资料整理36（一）数码照片的整理数码照片只提供光盘，不需打印出纸制照片。数码照片要按照专题进行整理，反映同一事件的照片为一个专题。各参建单位可按照实际情

15、况收集照片，专题数量不限。照片整理时，每个专题要有专题总说明，专题内的照片要有分说明，分说明包括照片编号、拍摄人、拍摄时间、地点（按照行政区域划分的名称） 、 拍摄内容（事件）等。照片上不允许显示拍摄时间。37（一）数码照片的整理一级文件夹下的文件38（一）数码照片的整理二级文件夹下的文件（图示）39（一）数码照片的整理数码照片专题目录(图示）40（一）数码照片的整理数码照片专题说明(图示)41（一）数码照片的整理专题照片一文件夹下文件数码照片光盘盒外表标识参见电子档案光盘标识。42（二）录像资料整理1 .录像资料内应有配音或字幕解说并刻录成光盘提交。2 .录像资料光盘内同时刻上录像资料说明文

16、档，并将文字说明打印在适当大的白纸上，并附在光盘盒内。录像资料说明应包括录像拍摄的时间、地点、人物、内容等要素。3 .录像资料说明字体采用宋体，小四号字。4 .录像带光盘盒外表标识参见电子档案光盘标识。43讲解内容第一部分：档案案卷编制要求第二部分：设备档案编制要求第三部分：意见建议44第二部分：设备档案的收集与整理一. 施工单位自采设备档案整理要求二. 甲供设备档案收集整理要求45一.施工单位自采设备档案整理要求（一）自采设备档案归档内容：1 . 设备质量证明文件（施工单位自购设备的合格证、质量证明文件、装箱单、产品原材料材质证明、强度/严密性实验记录、检验/鉴定记录/证书、测试报告、主要设

17、备及其备品备件交接清单等 ）46一.施工单位自采设备档案整理要求2 . 设备安装、操作、维护、使用说明书资料包括：产品安装说明书、维护、使用说明书等。归档套数：应满足存档、运行备查、维抢使用的需要，据实提供。47一.施工单位自采设备档案整理要求（二）施工单位自采设备档案归档方法1 .设备质量证明文件归入单位工程施工资料第二卷综合资料中，之前要有“设备汇总表”，表中注明设备资料的文件名称、张数等。2 .设备使用说明类文件单独提交，与单位工程施工资料同时归档，归档时填写设备资料清单。套数根据实际需要。48二. 甲供设备档案收集整理要求一般谁负责采购谁负责归档的原则，由采办处（或采购单位委托单位）负

18、责采购的设备，就由采办处（采购单位委托单位）负责设备档案的组卷归档工作。设备档案按照合同整理，同类设备归类，移交设备档案时，要有详细的设备档案清单。（一）.设备档案归档内容（二）.设备档案整理要求49（一）.甲供设备档案归档内容1 . 采购过程中产生的文件资料 包括：设备流向表、装箱单、开箱验收交接记录、工具清单、备品备件清单、零部件目录、有关技术重要往来函件等，国外设备还包括提单、原产地证明、数量、质量证明、报关单等。归档套数：一套（原件）2 . 设备质量证明文件包括：质量证明文件，包括合格证、质量证明书、产品原材料材质证明、强度/严密性实验记录、检验/鉴定记录/证书、测试报告等归档套数：两套，一套正本（原件），一套副本。3 . 设备安装、操作、维护、使用说明书（同上）50（二）. 甲供设备档案整理要求按照合同进行整理，提交时要附本合同的设备流向表，以便验证归档完整性。1 .设备采购过程产生的文件（一般较零散），可按照一定的顺序排列，编制卷内目录、卷内备考表（参照前面），打印封皮，线装装订组卷。51（二）. 甲供设备档案整理要求2 .质量证明文件可参照第一部分资料整理，单独成册的文件可单独提供。3 . 使用说明类文件一般都是单独成册的，如装订方式满足档案要求，可保留原样。注：以上文件封皮都要清楚反映以下内容：工程名称、设备名称、文件名称、生产