酒店事业部采购制度培训ppt课件

1、采 购 制 度 培 训张浩资产管理部-物资管理部.一、目的 为了规范公司、各门店物资和效力采购管理及供方控制，强化采购管理和控制，确保所采购的物资、效力符合规定要求，特制定本制度。.二、适用范围 本制度适用于门店采购客房用品、布草、棉织品、巾类、客房耐用品、一次性用品等客房必备或常用的运营物资以及其他物资。.三、制度内容1、采购需求的产生与审核-集采 对于门店采购集采物资，首先要登录系统选择采购内容，然后进展定价操作，并选择总部审批流程，审批经过后由采购经理下单采购；采购恳求需提早30天填写；登录系统选择采购内容定价操作审批经过总部下单叫货选择总部审批流程.三、制度内容2、采购需求的产生与审核

2、-自采 对于门店自采，分为可签署框架协议的采购工程和不可签署框架协议的采购工程；自采采购恳求可签署框架协议的采购工程不可签署框架协议的采购工程.三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-可签署框架协议采购工程-框架协议签署 对于可签署框架协议的自采，需求执行任务为：1、列明物资清单，对于总部有指点价的，直接列明报价单上报店长，同时邮件抄送4WD区总、采购经理，店长审批经过后，分别由4WD区总和采购经理进展审批；对于总部无指点价的，需求根据物资清单进展三方比价，并将比价结果上报店长、同时邮件抄送4WD区总、采购经理，店长审批经过后，分别由4WD区总和采购经理进展审批；2、审批经过后，按照框架协

3、议的签署流程完成框架协议的签署；3、将协议价钱录入系统，这样系统对应的物品就可以显示相应价钱；列明物资清单根据清单三方比价店长、4WD区总、采购经理审批签署框架协议总部有指点价总部无指点价列明物资报价将协议价钱录入系统.三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-不可签署框架协议采购工程-比价制度 对于不可以签署框架协议的采购工程，需求执行任务为：1、对于总部有指点价的，假设采购价不高于总部指点价，那么不需求进展三方比价；假设采购价高于总部指点价，那么需求进展三方比价；如有特殊情况进展特殊分析；2、对于对于总部无指点价的，假设采购物品单价小于30元的，那么不需求进展三方比价；假设采购物品单价不

4、小于30元的，那么需求进展三方比价；3、总部引荐京东作为门店自采的电商渠道，同时京东的价钱也可作为参考，假照实践采购价钱低于京东，也可以选择线下采购；列明物资清单总部有指点价总部无指点价采购价不高于总部指点价采购物品单价小于30元采购价高于总部指点价采购物品单价不小于30元不需求三方比价需求三方比价不需求三方比价需求三方比价.三、制度内容2、采购需求的产生与审核-自采-审批制度 对于门店自采的审批流程：1、首先登录系统选择需求采购的物资，根据情况上传比价资料，选择审批流程；2、执行定价操作并进入审批流程；3、审批经过后方可生成采购订单及叫货采购；登录系统选择采购内容上传比价资料选择审批流程执行

5、定价审批完成下单采购.三、制度内容3、合同签署及要求 各门店的集采工程，由总部执行框架协议的签署，并将价钱录入物资管理系统；各门店的自采工程，对于可以签署框架协议的，需求进展框架合同签署，合同应加盖骑缝章；各门店签署自采框架合同的流程为：列明报价清单或完成三方比价，将比价资料、结果或报价清单发店长、4WD区总、采购经理审批起草合同原那么以总部发出版本为准合同文本+供应商营业执照扫描件发法务审批提交OA合同评审单，上传附件包括合同文本、法务审批邮件、采购经理审批邮件、比价资料、供应商营业执照扫描件 OA审批经过，且门店收到供应商已盖章的合同后当日完成合同盖章合同扫描件发采购经理 录入物资管理系统

6、；.三、制度内容3、合同签署及要求 比价单比价资料：对于线下采购方式的，比价资料包括一切参与的供应商的盖章版报价扫描件及供应商报价的对比表；假设供应商不能出具盖章的报价单的，那么需求门店将供应商的报价对比表打印出来，店长签字并扫描作为邮件附件；对于线上采购方式的，比价资料包括供应商报价对比表以及店长签字确认的报价对比表扫描件，同时供应商报价对比表中应明确物品的网页链接；.三、制度内容4、样品封样要求 对于具备封样条件的门店的自采采购活动均应进展样品封样，并尽量上报总部一套样品，以确保门店采购物资的质量保证；.三、制度内容5、收货要求 1各门店收货任务需按封样样品的规范及采购订单明细进展验收，收

7、货时应对物品的品牌、规格、数量、质量进展验收,根据实践收货数量在采购订单上进展标志全部到齐打钩，未到齐备注实践到货数量，收货人和店长签字后留档备查；2收货完成后应在当天登录物资管理系统，将采购订单生成收货单，完成审核操作，并将收货单打印店长签字作为付款附件；阐明：假设供应商送货为分批送货，那么需求分批生成收货单，同时生成收货单时请按实践收货数量录入。.三、制度内容6、预付款要求 针对合同的预付款，在合同签署终了前提下，集采、自采的预付款各门店应在收到发票的当日登录物资管理系统，将系统中的采购订单导出，作为预付款附件，同时需求登录物资管理系统操作生成付款单，并完成审核、打印、扫描。按要求提交OA

8、进展付款流程，并在提交OA完成后由门店按照财务要求进展单据邮递含打印的OA单以及发票原件。阐明：付款金额应与发票金额一致，假设出现不一致，需求与财务确认，财务认可后方可运用；付款单摘要请注明采购订单编号。.三、制度内容7、合同货款要求 针对合同的货款，集采、自采的货款各门店应在收到发票或收到货以后发生者为准的当日，找到支付预付款时门店自行登录系统生成的采购订单，同时需求登录物资管理系统操作生成付款单，并完成审核、打印、扫描。按要求提交OA进展付款流程，并在提交OA完成后由门店按照财务要求进展单据邮递含打印的OA单以及发票原件。阐明：付款金额应与发票金额一致，假设出现不一致，需求与财务确认，财务

9、认可后方可运用；付款单摘要请注明采购订单编号。.三、制度内容8、特殊情况采购A、范围：主要适用于门店向客人提供早餐等即买即用食品的采购；B、执行方式：此类采购原那么不需求总部审批，门店店长担任对采购的品类、数量、单价担任，应本着节约的原那么操作，按照实践客人的数量以及餐标进展采购，采购后的报销任务暂按一周一次执行，报销时需求上传的附件包括：超市小票和物品明细单，物品明细单款式参考下表：*门店早餐消耗统计表*年*月*日序号品名规格单位单价数量金额备注1面包*用于*幢别墅，入住*人，2牛奶*3苹果*.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；1门店收到预付款发票；2门店完成登录物资管

10、理系统导出采购订单；3店长根据各采购工程对应的合同编号集采的详见框架协议合同编号汇总提 交OA的；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；4选择正确的费用中心及付款公司以威海店为例；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；5选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草途家+海南斯维登，其他均选择“客房用品途家+海南斯维登6填写供应商的收款账号和开户行此信息可以从合同中获取；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；7填写付款理由将合同中的2.2.2条款的内容粘贴至此；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；8填写付款金额，并

11、在备注中阐明：“本次支付金额为*元，为预付款，剩余金额为*元，将于到货验收合格后支付，采购订单号为*。；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；9上传附件：预付款发票扫描件、合同文本自采初次付款，自采的上传已生效合同扫描件、采购订单、付款单扫描件；10提交OA单；11将OA单打印出来，并与发票原件、自采已生效合同复印件自采自采，第一次向供应商付款、付款单一同寄到对应的财务经理处；12将OA单转成PDF格式发给采购经理建议此步骤与打印OA单时操作，操作方法为：.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；点击OA单下面的“打印按钮；.三、制度内容9、门店OA付款流程

12、及要求A、预付款的支付；选择“Adobe PDF，点击“打印；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求A、预付款的支付；编辑文件名，点击“保管即可；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支付；1店长收到货、货款发票，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；2店长根据各采购工程对应的合同编号集采的详见框架协议合同编号汇总提交OA的；3选择正确的费用中心及付款公司以威海店为例；4选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草途家+海南斯维登，其他均选择“客房用品途家+海南斯维登5填写供应商的收款账号和开户行此信息可以从合同中获取；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支

13、付；6填写付款理由将合同中的2.2.2条款的内容粘贴至此；7填写付款金额，并在备注中阐明：“本次支付金额为*元，为货款，剩余金额为0元，预付款OA单号为*，收货单单号为*，付款单单号为*。8上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件店长签字、合同文本自采初次付款，自采的上传已生效合同扫描件、采购订单、付款单扫描件；9提交OA单；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求B、货款的支付；10将OA单打印出来，并与发票原件、收货单、自采已生效合同复印件自采，第一次向供应商付款、付款单一同寄到对应的财务经理处；11将OA单转成PDF格式发给采购经理，方法见预付款支付；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要

14、求C、全款采购的支付；1门店收到全款发票、全部货物、完成登录物资管理系统导出采购订单，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；2店长根据各采购工程对应的合同编号集采的详见框架协议合同编号汇总提交OA的；3选择正确的费用中心及付款公司以威海店为例；4选择正确的预算分类：布草类采购选择“酒店布草途家+海南斯维登，其他均选择“客房用品途家+海南斯维登5填写供应商的收款账号和开户行此信息可以从合同中获取；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求C、全款采购的支付；6填写付款理由将合同中的2.2.1条款的内容粘贴至此；7填写付款金额；8上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件店长签字、合同文本自采初

15、次付款，自采的上传已生效合同扫描件、采购订单、付款单扫描件；9 在备注中阐明：“本次支付金额为*元，为全款，剩余金额为0元，采购订单号为*，收货单单号为*。10提交OA单；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求C、全款采购的支付；11将OA单打印出来，并与发票原件、收货单、自采已生效合同复印件自采，第一次向供应商付款、付款单一同寄到对应的财务经理处；12将OA单转成PDF格式发给采购经理，方法同预付款支付。.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;1针对门店无合同的付款途径那么选择OA中固定资产项下的；付款类别包括向供应商付款和门店人员进展采购报销；.三、制度内容9、门店OA付

16、款流程及要求D、无合同付款;2门店收到全款发票、全部货物、完成登录物资管理系统导出采购订单，货物验收合格、完成登录物资管理系统生成收货单；3选择正确的费用中心、付款公司及资产类别以威海店为例；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;4填写供应商个人的收款账号和开户行；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;5选择正确的预算分类；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;6填写付款金额；7上传附件：货款发票扫描件、收货单扫描件店长签字、采购订单、付款单扫描件；8在备注中阐明：“本次支付金额为*元，为全款，剩余金额为0元，采购订单号为*，收货单单号为*

17、。9列明采购工程：工程称号、规格、数量、单价、用途；.三、制度内容9、门店OA付款流程及要求D、无合同付款;10提交OA单；11将OA单打印出来，并与发票原件、收货单、付款单一同寄到对应的财务经理处；12将OA单转成PDF格式发给采购经理，方法同预付款支付；.三、制度内容10、餐饮食材物资采购1定价流程 针对生鲜类及干食材物料，门店每月对物料进展一次定价，针对调料类物料、酒水、冻品，门店每三个月对物料进展一次定价。定价完成后在物资管理系统中录入定价协议，详细要求为：每月或每第三个月的20日门店要求三至五家供应商对下一期采购进展报价，并于24日前将供应商盖章的报价并发给区总、采购经理和财务进展审

18、批，25日前需求完成审批，审批经过当日在系统中更新定价协议，确保26日开场执行当月最新价钱。.三、制度内容10、餐饮食材物资采购2请购流程a、针对需求每日采购的物料，门店每日将采购需求清单报店长签字确认，并将店长签字的文件扫描备用；b、门店每周四在完成当日物料收货后，需将上周五至本周四发生的采购在物资管理系统中进展请购录入，将店长签字的采购恳求扫描件上传附件，并在次日完成审批流程和收货处置假设遇到当月25日不为周四的，那么需求将前一周五至25日所发生的采购录入系统进展请购审批和收货；c、针对不需求每日采购的物料，门店那么正常在系统中录入请购即可；.三、制度内容10、餐饮食材物资采购3收货流程a、针对需求每日采购的物料，门店店长和结算假设有需求参与物料收货，同时在收货完成后店长和结算假设有需求在物料采购恳求单上签字，确认收货；b、针对不需求每日采购的物料，那么正常在系统中按要求收货即可；4出库流程a、针对按照分量出库的物品，那么需求在出库时，由物资管理员在库房内进展称重，打印称重条作为本钱计算的根据，并由物资管理员担任存档；b、出库当日由物资管理员根据当日打印的称重条在系统中做出库单处置；5清点流程1参照物资管理制度的清点流程执行；.三、制度内容11、门店定期采购制度1适用范围 定期采购制度主要适用于在营门店集采物资的采