邮箱使用管理规范方案

1、. .7/8使用管理规修订历史生效日期版本号版本说明制作复审批准目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc399843731 1.目的 PAGEREF _Toc399843731 h 2 HYPERLINK l _Toc399843732 2.适用围 PAGEREF _Toc399843732 h 2 HYPERLINK l _Toc399843733 3.职责 PAGEREF _Toc399843733 h 2 HYPERLINK l _Toc399843734 3.1信息技术部 PAGEREF _Toc399843734 h 2 HYPERLINK l _Toc

2、399843735 4.主要容 PAGEREF _Toc399843735 h 2 HYPERLINK l _Toc399843736 4.1管理 PAGEREF _Toc399843736 h 2 HYPERLINK l _Toc399843737 4.2安全 PAGEREF _Toc399843737 h 3 HYPERLINK l _Toc399843738 4.3使用 PAGEREF _Toc399843738 h 4 HYPERLINK l _Toc399843739 4.4说明 PAGEREF _Toc399843739 h 5 HYPERLINK l _Toc399843740

3、4.5主送、抄送与密送 PAGEREF _Toc399843740 h 5 HYPERLINK l _Toc399843741 4.6主题与标题 PAGEREF _Toc399843741 h 6 HYPERLINK l _Toc399843742 4.7称谓选择 PAGEREF _Toc399843742 h 6 HYPERLINK l _Toc399843743 4.8正文 PAGEREF _Toc399843743 h 7 HYPERLINK l _Toc399843744 4.9附件 PAGEREF _Toc399843744 h 8 HYPERLINK l _Toc399843745

4、 4.10转发与回复 PAGEREF _Toc399843745 h 8 HYPERLINK l _Toc399843746 4.11签名 PAGEREF _Toc399843746 h 8 HYPERLINK l _Toc399843747 4.12注意事项 PAGEREF _Toc399843747 h 9 HYPERLINK l _Toc399843748 5.奖罚 PAGEREF _Toc399843748 h 9 HYPERLINK l _Toc399843749 6.附则 PAGEREF _Toc399843749 h 10 HYPERLINK l _Toc399843750 7.

5、附件 PAGEREF _Toc399843750 h 10目的为加强企业（以下简称）管理，规使用，保证系统的正常运行，高效、规地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。适用围本指引适用于XX总部与下属分子公司。职责信息技术部3.1.1 制定、发布并不断完善本操作指引。3.1.2 负责的维护。3.1.3 协助和指导员工对进行规使用和管理。主要容管理4.1.1 所有办公室人员对外客户沟通，对同事间沟通必须使用公司，不得使用外部。4.1.2 新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报部沟通均可申请，由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设立；

6、临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置的应进行标识，如实习生表示成：（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的人员一律不得设置，若有需要可自行申请外部免费进行工作沟通。4.1.3 由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部与时做相应变更。4.1.4 员工离职，当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其，确定不需使用后再撤销。4.1.5 账号资源有限，信息技术部定期后台巡查，若连续60天未登录的将予以禁用，如需激活请通知运营部。4.1.6 使用人必须遵守计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法和国家其他有关法律、法规、行政规章与公司相关管理制度

7、。4.1.7 使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。4.1.8 使用人不得自己或允许他人利用服务散布不受欢迎或未经允许的垃圾（如广告等），也不得散发包含反动、或违反国家法律规定有害信息的电子和信息。4.1.9 违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该使用人承担全部责任，涉与到法律法规的，移交司法机关处理。安全4.2.1 设置密码不要与用户名、生日、一样，应字母大小写、数字进行混排，系统60天强制更换密码，账号密码和RTX一样，更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化。4.2.2 不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕与时更换密码。4.2.3 在非本人专用电

8、脑上，不要保存密码，在公共场合（如网吧等）使用后，必须点“退出”按钮退出，并关闭所有浏览器窗口。4.2.4 在使用Outlook或Fox mail等代理软件时，应设置电脑锁屏密码，离开时锁定电脑。使用4.3.1需从提高信息交流速度和质量、减少信息垃圾的角度出发，恰当使用，提高效率。4.3.2 以下为不适用的事宜：4.3.2.1 即时通讯即可完成的事宜。4.3.2.2 不需要审批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3 需要充分讨论的事宜。4.3.2.4 比较紧急的事宜或者重大、需要当面授权的事宜。4.3.3 以下情况为适用的事宜：4.3.3.1 按照业务流程需通过完成的事宜。4.3.3.2 具有备

9、案性质的事宜。4.3.3.3 需大围传播的临时性信息：如红头文件、项目开发计划、公司快报、经验总结、更等。4.3.3.4 需大围传播的定时信息：如各部门工作计划、部门半月报、会议纪要等。4.3.3.5 工作发送围4.3.3.5.1 员工不得发送公司全体。如因工作（如外出出差、休假知会等）需要发送的，可发所在部门全体与工作关系紧密人员。 确需发送全体的，应经部门负责人与分管高管审核后发送至行政与人力资源部审核统一发送。说明4.4.1 类型分为：沟通、通知、请示、汇报、审阅、转发、温馨提示、会议纪要、意见征询等。4.4.2 容包括：收件人、抄送人、主题、标题（根据性质确定是否添加）、称谓、正文、签

10、名、附件等。主送、抄送与密送4.5.1 主送是受理这封所涉与的主要容的人，是必须对予以回复的人员，回复时间应在收到两小时，如无法与时答复也应回复确定时间。4.5.2 抄送是对此容需要知情的人，如直接上下级、同一项目或部门成员、收件人直接上级等，抄送人不需回应此，但有建议时可进行回复。4.5.3 密送是对此容知情的，但又不需要体现出来的人，一般只在特殊情况下使用。4.5.4 在添加相应人员时，应按职位等级从高到低或容的主要负责人到辅助人员的顺序进行排列。4.5.5 请示性、审批性最好主送一人，最多不超过两人，避免职责不清，通过后再逐级上报。主题与标题4.6.1 主题须清晰明确，应概括整个的容，便

11、于收件人权衡的轻重缓急，并分类处理。4.6.2 必须填写主题，凡没有主题的，收件人未与时阅读或批复而造成的后果由发件人承担。4.6.3 一封只针对一个主题，不得在同一谈与多件事情，以便日后整理。4.6.4 通知、汇报、审阅、意见征询等重要，为表示文件的重要性，应添加标题，标题可与主题一样。4.6.5 标题可使用强调性文字或符号来突出表示，以便引起收件人注意，但应适度，尽量不适用敏感性字眼。称谓选择4.7.1 开头要称呼收件人，既表示礼貌，也可明确此对象，作为给出必要回应的人员。4.7.2 如公司发文则使用“司全体”，多个部门则使用“各部门”，对管理人员则使用“姓氏+职务”，多位管理人员则使用“

12、各位高管、部门负责人”，对个人则直呼其名即可，涉与多人时则使用“各位同事”。对外发文时应按职务尊称对方，不清楚职务，则应按商务礼仪称呼。4.7.3 的开头与结尾应有问候语，称谓后一般使用“您好”或“你好”即可，结尾使用“祝工作顺利”或“祝身体健康”即可。正文4.8.1 正文应简明扼要，如具体容较多，正文只作摘要介绍，详细容制作文档作为附件进行发送。4.8.2 行文应通顺，多用简明词汇和短句，准确清晰的表达，避免使用晦涩难懂语句，尽量将控制文字数量。4.8.3 所有正式发文与发送管理层的字体，均遵照如下标准：标题：宋体、小二、加粗；正文：仿宋GB-2321、四号字；4.8.4 根据性质的不同，注

13、意论述语气，多用“请”“”“请查收”“如有疑问，请随时沟通”“请查阅附件”“请回复”“请审阅”等。4.8.5 建议正文中多用列表式，进行清晰明确的表达，尽量简短，突出重点。4.8.6 中需体现所有相关信息，避免另行进行“补充”或“更正”。4.8.7 合理提示重要信息，避免全文使用粗体、斜体、加大字号等方式体现，必要的提示使用粗体或颜色标记即可。4.8.8 公司部鼓励合理利用图片、表格等方式来辅助阐述，多采用简单易懂的图表，提高沟通效率。附件4.9.1 带有附件的，应在正文里提示收件人查看附件。4.9.2 附件命名应概括附件容，以便收件人下载后管理。4.9.3 正文中应对附件容做简要说明，特别是

14、带有多个附件时，需分别说明附件容。4.9.4 附件数目不易超过四个，数量较多时应打包压缩发送。4.9.5 附件为特殊格式文件的，应在正文中予以说明。4.9.6 为避免网络堵塞，发送的附件较大时（超过20MB）选择超大附件传送。4.9.7 插入附件后，需打开附件查看，避免文件打不开或插入的文件错误等现象出现。转发与回复4.10.1 转发或回复时，首先确定收件人是否需要此容，慎用转发全体、全部答复等功能。4.10.2 根据需要，应对转发或回复的的容进行修改和整理，以突出重点；根据重点需更改主题。4.10.3 注意中的附件、是否需要，应进行必要的整理。签名4.11.1 签名可包括公司、部门、 、地址等。4.11.2 签名是商务礼仪的一种，所有员工需统一签名，以体现公司整体形象，如：注意事项4.12.1 完成后，对文字、语句需认真校对，可使用的拼写检查功能，特别对主题需慎重斟酌。4.12.2 确认称谓是否合理、文字大小是否标准，重点标注是否得当、落款时期是否正确，收件人是否有错误或遗漏。4.12.3 对于知会性质的重要，可要求收件人必须回复，并对设置