正大集团管理制度行政管理制度

1、第 PAGE26 页 共 NUMPAGES26 页正大集团管理制度行政管理制度第三篇行政管理制度目 录文书管理方法保密规定平安管理方法第三篇行政管理制度1.1目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本方法。本方法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收发文至归档全部过程之办理与控制。1.3.1公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、 。(1)正式文件由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。正式文件采用“正大文件”专用文头纸打印，按年度进展编号，标明主送及抄送的单位或部门。(2)签呈公司内部

2、下级对上级有所请示时用； 签呈不得越级上报； 须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。(3)备忘单公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用。由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。(4) 处理业务时使用； 由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档。以公司名义发出的 ，须经总经理核准。1.3.2公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容。公文用语应简单、扼要、明了。1.3.3公文应说明呈送或下发的人员或部门。公文如有附件应注明附件 名称，并说明发文者及发文日期。公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进展收文登记后，送

3、总经理阅示处理。公司各部门上报公文一律交总经办进展登记后，转呈总经理或副总经理阅示，部门呈报需批复之公文，批复后由总经理办公室在当天下发至呈报部门办理，并追踪办理结果。部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。公司所发正式文件由总经理办公室统一编号，并按正式文件行文要求办理发文，并进展发文登记。公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门负责上报或发送。足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥善保存，假设须使用，以副本或复印件处理。为利于公文处理，经办人接公文后，应就内容重点拟就意见或

4、撰稿，随来文呈部门主管核阅，各部主管人员应认真审核，并签注意见，防止只签名_而无意见。公文处理意见及经办、核稿等人员之签名_应明晰，不得潦草难辨。公文应随到随送，不得积压。公文处理期限可根据经办人员的工作量及文件内容的时效性而定，一般以文到三日内处理完毕为原那么。监印人员原那么上应与当日完成用印。公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理。会计档案由财会部负责整理保管。检查文件之本文及附件是否完好，如有缺少，应追查归入.文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办。(3)与本案无关的文件，应立即退回经办人员。归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类。每一宗卷都应有名称，名称应以能

5、充分表示宗卷内容为原那么，且有一定范畴，不能笼统模糊。每一宗卷都应编号，以阿拉伯数字表示。(1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。(2)公司永久保存的文件有：公司章程；董事会会议记录；政府机关核准文件；不动产所有权及其他物权、债权凭证；工程设计图纸、重要设备技术资料；其他经核实须永久保存的文件。档案管理人员应每年对文件进展一次清理，该归档的文件应 装订成册，及时归档。(2)所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。(3)档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。(4)档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后施行，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。2.1.1为保护公司利益，

6、保证消费经营顺利进展，特制订本规定。2.1.2公司机密是指关系公司利益，一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。2.1.3保守公司机密是员工的根本义务，是公司重要纪律。2.1.4公司保密工作由总经理办公室负责，各部主管对本部门保密工作负直接责任。2.2.1以下文件、报表及资料列为公司机密资料品管部的饲料配方、配方本钱表、月原料用量报表、原料用量比拟表及技术总部来往的公务函电。新产品、新原料开发决策，实验资料、产品质量分析p 及处理措施；财会部的公司利润表、资产负债表、分品种饲料利润表、财务预测分析p 报表及不宜公开的其他财务报表；行销部的客户档案、饲料销售合同、行销策略、企划方案，销售活动中的重

7、大问题及处理记录；采购部的供给商档案、采购合同、行情预测表、原料采购计划、采购决策；消费部的原料库存、成品库存、消费用料报表；公司员工薪资构造表、工资表及奖金发放表；总部及地区副总裁办公室下发的文件、制度、会议纪要；公司的方案、预算，经营检讨会纪要；其他传播后可能给公司带来不良利影响的材料，未开工的工程预算。消费部消费中心控制室；品管、行销、采购、财会部经理室；董事长、总经理办公室、秘书室；文印室、档案室、电脑室、财会部凭证库。各级主管；消费、采购、行销部文书及外勤人员；中控室操作员；文印打字员、电脑操作人员；财会部本钱、销售、费用会计。属2.2.1条范围的保密资料由发文部门在材料右上角加盖“

8、秘密”字样印章，由各部文书或专人负责递送、上报、保管；打字、复印保密资料，须经部门主管签名_复印份数用大写，不得擅自多印多留；打印过程中废印件由打字员妥善收存,及时销毁；传阅机密资料，不得散丢在办公桌上,未经有关主管同意， 不得扩大阅读范围或带出办公室阅读；因工作需要，携带机密资料外出时，须向上一级主管报告，并妥善保管；机密资料由各部文书定期清查，分发和借阅的机密资料要按期清退；办理完毕的机密资料，应按规定立卷归档，无保存价值的清理造册或经部门主管批准后销毁。薪资发放由公司财会部派专人负责，奖金由部门主管直接发放；(2)员工应对本人薪资及奖金保密，严禁互相询问和议论。饲料配方保密由品管部主管直

9、接负责，并对消费部配方保密工作每季度最少检查一次；(2)饲料配方由品管部主管管理，因工作发往总部及集团有关部门的配方 须用密码填写，专人取送；(3)饲料配方由品管部专人送往消费部，并由消费部经理和消费主任在“饲料配方传递表”上签收；配方由消费主任输入中控室计算机，配料时可从计算机调出使用，但不得打印和记录；(5)消费使用后的旧配方，由品管部主管清查收回，对需保存的 要按规定整理入卷，妥善保管，无需保存的，清理登记后由品管部主管负责销毁；(6)饲料配方严禁传抄、复印。公司召开有关营运会议，由总经理或委托人核定参加会议人员，会上如讨论未定稿的材料会前要编号、登记，会后由分发人收回或销毁；参加会议人

10、员对会议讨论不宜公开事项负有保密义务，不得对外泄露。各部计算机应确定专人管理，在平安地方放置，并建立计算机保密制度；存有机密资料的计算机软盘须注明并定专人管理，输入硬盘的应加密码，不用时应及时去除。公司员工撰写的各种有关公司的新闻报道稿件、广告宣传材料，发稿前须经部门主管和总经理或其受权人审核，未经审阅，一律不许寄发；公司宣传栏涉及公司营运内容的稿件、公司要闻等须经总经理审核方能在宣传栏登载；凡涉及集团情况的内容应经过集团领导同意方可宣传报道。公司限制场所未经该场所工作人员答应及该场所无人时不得进入；消费部中控室、品管部经理室未经部门主管答应不得进入；外来人员检查工作及参观须有公司领导或总经理

11、办公室人员陪同；如在工作场所拍照、摄影，须经公司领导同意；限制场所内一般情况不应会客，无人时应上锁；来公司培训人员、客户不经允许不得进入主厂房；供给商不得进入原料库；公司辞职、辞退人员一律不得进入限制场所。对本规定2.2.3条所列重点保密人员应重点试用考察，有流动意向或不适应本职工作时，必须及时调换。2.3.9总经理或其受权人应每季度对各部门保密工作进展检查，不断完善公司的保密工作。3 平安管理方法3.1.1为确保公司营运及财产的平安和每位员工的生命平安，预防各类事故的发生，特制订本方法。3.1.2 本方法适用于公司各部门3.1.3本方法由各部门主管负责施行，人事行政部负责检查、督导。3.2平

12、安委员会组成及职责：3.2.1为加强对平安保卫工作的领导，公司成立平安委员会,组成人员如下：主 任：总经理副主任：副总经理委 员：消费部经理人事行政部经理财务部经理品管部经理保卫部门负责人(1)负责制订平安及保卫制度、政策、并催促施行。(2)研究决定平安防火防盗方面的重大问题。(3)每月召开一次平安工作会议，总结、检讨、上月平安及防火防盗工作，针对存在的问题提出整改措施。3.3.1人事行政部应确定公司防火的重点部位，画出平面图，标明消防设施的位置。3.3.2公司应组建义务消防队，并每年至少组织一次消防知识及消防器材使用演练,以进步员工的防火意识和处理突发事件的应变才能. 3.3.3凡使用电器设

13、备的部门，必须每月检查电器线路，电器设备运转状况，发现问题及时维修，严禁带“病”工作。电器线路的保险装置必须按规定装配保险丝。下班后不使用的电器设备应切断电。3.3.4易燃易爆物品应严格按规定要求存放，保持良好通风。严禁在露天和发电机房内存放油料。3.3.5在消费区及油料存放点等地方，必须挂有“严禁烟火”，“严禁吸烟”等标志。3.3.6消防器材及防火设施的管理：(1)公司消防器材应按规定放置在正确的位置上，配足数量，每季度检查一次有效期，每天由巡逻保安进展常规检查。(2)各种消防器材的购置、保养行政部人员应登记备查。(3)未发生火警时， 任何人不得随意挪用灭火器、消防栓等消防设施；未经行政部批

14、准， 任何单位和个人不准挪用、借用各种消防设施；不准在消防栓取水降温、做卫生及生活用水。对擅自动用灭火器及消防设施且不听劝阻者，视情节轻重给予警告、罚款等处理。(4)假设维修作业要动明火，应填报“动火申请单”经批准前方可动用明火，而动用灭火器，必须事先向行政部及当班保安反映，动火及动用灭火器材时必须有保安在场。动火完毕后，需将未使用或更新的灭火器材放回原处。(5)公司所有的消防器材由各保管部门人负责初级保养及监护。假设发现损坏应立即报告主管，查明原因及责任并及时进展维修。假设因监护不严造成灭火器材损坏给公司带来损失的，视情节轻重给予处分。(6)未经行政部主管批准，任何单位或个人都无权涂改、挪动

15、、损坏禁烟、禁火标志。3.4.1消费部应根据平安消费的要求,制订各类机器、锅炉、配电房及高空作业等操作规定,并严格执行,实在防止各类事故的发生。3.4.2凡使用电气焊人员必须持有上岗证才能操作。在严禁烟火地区使用电气焊前，必须书面报告经理批准，备好灭火器后才能施工。3.4.3消费车间必须每天清扫粉尘，翻开窗户以利通风，并严禁烟火。3.4.4消费部主管应每天巡视厂区，发现不平安因素应及时予以纠正。如有重大平安隐患，应立即报告平安委员会采取措施解决。3.5.1严格制止无关人员进入财务部、地磅室、开票收款室等工作室。3.5.2公司各部门下班后，必须锁好抽屉、关好门窗，关灯及切断空调的电，并严禁无关人

16、员进入办公室大楼。3.5.3凡需加班人员必须填写部门主管签字的加班申请单，加班之后离创办公室须和保安人员联络，以便锁好大门。3.5.4财务部的备用现金不能超过规定的数额，下班后现金必须锁进保险柜内。3.5.5财务部收款处严禁闲杂人员入内。每天收取的货款必须及时存入银行。3.6.1凡使用有较强腐蚀性，毒性化学试剂的部门，应有专人保管， 严加管理。3.6.2凡用化学试剂，必须填写化学试剂领用单，经主管部门批准后才能领用。3.7.1公司人事行政部门应根据公司经营开展情况，配合有关部门，不断完善公司平安保卫制度及防火设施。3.7.2公司保卫部门对防火、防盗重点部位应经常检查，并作好平安记录。对检查中发

17、现的问题，要提出整改意见，并上报公司安全委员会议处。3.7.3公司保安人员应严格按公司出入门管理制度办事，严格出入门管理，严禁无关人员及车辆进出厂区，保证公司正常的工作和产秩序。3.7.4夜间值班人员应加强对办公楼、厂区、仓库等重点部位的巡逻，发现问题及时处理。如不能解决的，应及时报告有关领导作出应急处理。4.1.1为了保证公司工作和消费的正常秩序，保证公司财产平安，特制订本方法。4.1.2凡人员、车辆、物品进出公司大门均依本方法办理。4.2.1凡公司员工每天上下班，均应按规定打卡。工作时间外出，须主动向保安员交验公出单或请假单。4.2.2凡来公司联络业务或办事的外来宾客，须出示证件并在门卫室

18、办理登记手续，经受访者同意前方可进入厂区。4.2.3非工作时间，制止外来人员进入厂区。4.3.1公司车辆外出须持有出车单，随车人员有公出单，否那么保安员有权阻止其出门。4.3.2外来车辆进入厂区，须将车辆停在门口，待办理登记手续后，依保安员的指引，将车停放在指定的地点。4.3.3凡来公司拉料的车辆，进厂前，保安员应检查其货箱是否有杂物、泥沙。如有应请其在门外清扫干净，方可允许进入厂区。拉料车辆出门须盖好蓬布前方可出门。4.3.4凡运送原物料的车辆来公司，由保安员通知采购部和品管部，待接到品管部30%抽样合格通知后，指引车辆到地磅过磅。4.3.5车辆出门须承受检查，拉料车辆须交验“提货单”，送料

19、车辆交验“收货报告”或“地磅单”的“出门联”。4.3.6厂区内制止车辆鸣号、超车和高速行使，车辆进出厂门须缓行。4.4.1销售出厂的产品，客户应持有财会部签章的发票出门联，地磅员的过磅证明手续，经保安员检验无误前方可出厂。4.4.2公司物品携出公司，申请部门必须到行政部门填写“物品出门证”，说明物品名称、数量、出门原因、时间及携出者部门单位和姓名等，由申请部门主管同意并签字，经行政部门主管审核同意(必要时报公司领导批准。4.4.3保安员负责对携出公司物品的清点、检查和登记及收存出门证，不符合出门手续的一律不得放行，保安员有权询问或拘留。4.4.4属借用、修理、委托加工等类型的物品需携出公司，应

20、在出门证上说明返还时间，并应按期返还。详细视情况由行政部门负责追踪。4.5.1认真执行公司的“出入门管理方法”，秉公办事，不徇私情。4.5.2上、下班时间要维护打卡秩序。对于代打卡者要及时劝阻并作好记录上报行政部。4.5.3在没有公司领导同意的情况下，不允许外来人员参观公司或进行拍摄。4.5.4对进出工厂的车辆，要做好指挥、疏导工作，防止阻塞现象的发生。4.5.5夜间值班要定时巡逻厂区，发现盗窃者应及时制止，拘留人员及被盗物品，并及时上报。4.5.6认真作好交接班，认真填写“门卫值班记录表”，及时将有关情况报告行政部。4.5.7要注重自身的仪表、仪容，工作时间必须着制式服装。4.5.8待人要热

21、情有礼貌。4.5.9上班不能迟到或早退，工作时间不准擅自分开工作岗位。4.5.10工作时间不准看书、报，不准喝酒，不准做与保安工作无关的 事，违者纪律处分。5.1目的和范围 5.1.1为加强对进出厂货物计量作业的管理，使进出厂货物之计量作业有所遵循，特制订本方法。5.1.2 凡公司购入的原材料、包装物及销售出厂的成品、不能用于消费的原料、废旧物资之地磅作业以及地磅之日常管理均依本方法之规定办理。5.2.1地磅员根据采购部开出的“原料收货报告”及“品管部”30%取样卡”检查地磅及车上无人时方可过磅。5.2.2打印“原料收货报告”之“进厂栏”有关内容后交与客户到仓库卸货，并进展登记。5.2.3车辆卸完货后驶回地磅，地磅员取回经仓库保管员签字的“原料收货报告”，经确认地磅和车上无人时，过磅