IT管理体系文件编写培训ppt课件

1、IT管理体系文件编写培训目录管理体系引见1体系文件与管理体系的关系2方针的编写4流程文件的编写5作业指点书的编写6记录表格7常见问题及对策8体系文件的构造和要求3管理体系引见体系的定义A system is an assemblage or combination of elements or parts forming a complex or unitary whole, a coordinated body of methods or a complex scheme or plan of procedure, such as system of organization and man

2、agement System Engineering & Analysis (Third Edition)管理体系定义A management system is the framework of processes and procedures used to ensure that an organization can fulfill all tasks required to achieve its objectives.A framework is an assemblage of structural elements or members fitted together to f

3、orm a structure.规范、模型与管理体系模型：A model is a pattern, plan, representation, or description designed to show the structure or workings of an object, system, or concept. And also it is a study of a miniature of the actual. 规范：A standard is an exact value, a physical entity, or an abstract concept, establ

4、ished and defined by authority, custom, or common consent to serve as a reference, model, or rule in measuring quantities or qualities, establishing practices or procedures, or evaluating results. A fixed quantity or quality. - Wikipedia- US DoD 2005管理体系框架0.过程改良1.差距评价参考模型COBITISO 20000ISO 27001业务目的管

5、理现状过程改良理想形状方针政策策略流程定义指点文档执行记录文件体系4.参照2.差距3.分析5.改良6.达成业务要求管理体系改良框架管理体系目的5.指点PDCA0.裁剪人力资源文化认识资源分配组织架构组织环境信息技术流程流程：为了达成某一特定结果，所采取的一系列活动的衔接。这些活动集合了所需的人员、设备、资料，运用特定的方法，以达成预期的结果。流程的特点可衡量的投入添加附加价值的活动可衡量的产出可反复的过程-过程改良Process Improvement经过系统化的的方法提升流程的效能、效率、消费率以及可顺应性，以更充分地利用资源使组织达成业务目的。过程改良通常运用如下几种方式达成：降低资源耗费

6、降低错误达成或超出客户期望使流程更加稳定 (降低流程的偏向)提升流程执行者的称心度- Total Quality Management(Third Edition) 流程再造 Process Reengineering对流程进展根本性的再思索和彻底的再设计，从而使本钱、质量、效力和速度等方面的绩效获得艰苦的改善。流程再造通常运用如下几种方式达成：识别关键流程，进展流程分析强有力的指点推进变革建立跨职能团队运用信息技术从零开场原那么 (基于期望的改良)- Total Quality Management(Third Edition) 过程改良与管理体系运用体系化的方法进展过程改良过程改良需求耗费

7、大量企业资源要获得预期的效益可以继续运转并且不断改良管理体系的特点管理目的与业务目的相结合建立过程改良所需的企业环境方针及政策组织构造，人力资源，质量文化具有评价过程改良有效性的机制有继续改良的要求体系文件与管理体系的关系体系文件的作用建立正规管理体系及认证的需求，也是规范要求经过编制文件改良和完善管理体系明确任务规程,规范管理明确职责改善部门间沟通使管理过程严谨，减少出错时机控制关键质量等管理过程表达公司对质量/环境/职业安康平安的注重向外界证明公司具有提供合格产品或良好的环境/职业安康平安管理才干体系文件的构造和要求通常体系文件的构造通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次

8、构成:描画管理体系的文件规定体系有关活动的方法和步骤规定进展详细任务的方法和技巧体系运转的证据，用来记录运转的情况及结果华胜天成对体系文件框架的定义流程控制与质量管理部编写管理者代表审核公司总经理同意流程经理或相关部门人员编写相关部门担任人审核管理者代表同意相关部门人员编写部门经理审核同意我们工程中的体系文件构造公司组织级文件适用于公司各个部门的制度工程级文件贯穿于每个工程一直，每个工程从立项到结项需求根据的制度部门级文件各部门制定的管理制度，部门内人员需求遵守部门级文件组织级文件工程级文件注：一样颜色的模块内容代表同一级别文件，如右图示文件级别的定义是根据文档适用范围而定。公司战略质量手册、

9、SOA部门规划部门制度任务程序、操作指南等部门记录工程管理流程各类工程的剪裁指南、详细规定等工程记录体系维护流程PDCA业务流程满足ISO9001要求信息平安和风险控制流程满足ISO27001要求IT效力管理流程满足ISO20000要求组织级整合流程组织级记录体系文件构造对应方针：公司战略如质量手册、SOA流程文件：体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息平安和风险控制流程，以满足ISO27001IT效力管理流程，以满足ISO20000工程管理流程作业指点书：各类工程的剪裁指南、详细规定等部门制度任务程序、操作指南等记录：组织级记录部门级记录工程级记录华胜天成对文件的管理要

10、求文件编号命名规范定义：QMS- 文档类别文档类别代码文档类别文档类别代码方针POL策略/办法POLICY标准STDS指南GUID流程PROC检查单CHKL规程PRCD模板TEMP规范SPEC工作指导书INST范例：文件记录管理流程文件编号为QMS- PROC-DRM华胜天成对文件的管理要求文件版本版本号标识方法：V.。x为1-9，y为0-9。文件密级文件密级分为、内部公开、公开三个等级文件密级由文件发放的同意者决议。文件生命周期编制审核审批发放废除体系文件的根本要求系统性全面反映相关方、管理层、规范对管理的要求各层次文件相互支持同一层次相互援用逻辑性各文件规定之间无矛盾按任务次序及流程编号适

11、用性结合实践编制文件针对实践过程、实践环境要素、职业安康平安风险等文件简明、明晰保证明际可操作性，对不适用部分及时修正方针的编写体系整合工程中的方针文件华胜天成质量及平安方针SOA等方针政策的性质是论述公司的有关管理体系方针并描画其管理体系的文件是体系文件中最高层次的文件流程和作业指点书不能与之矛盾是纲领性文件，规定管理的政策和原那么我们要做什么不具备可操作性方针的作用经过编写方针对公司内与质量/艰苦环境要素/风险有关的活动进展全面谋划及管理提交给认证机构的体系审核根据文件，证明体系符合选定的规范建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针环境改动时，保证体系及其要求的延续性对外引见体系改良的需求基准

12、及改良根据方针的编写要求对公司所采用的体系规范规范的一切适用条款进展规定，与体系有关的，规范中没有涉及的，也可参与手册或援用参考对选定的规范中不适用的体系要求应作出阐明要援用支持手册的流程至少包括方针必要时管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系各条款的规定或阐明手册的控制规定必要时方针编写步骤确定方针政策确定有关管理的组织机构及职责、权限体系范围搜集整理与规范有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类根据规范的要求，确定要改良的地方确定编制方针的格式和构造构成方针草案讨论定稿方针的内容封面手册目录修订页手册发放控制页(必要时引见组织及手册的前言方针和目的必要时职能

13、对照表管理组织机构、职责和权限描画体系条款的描画和体系流程文件的援用手册运用指南视需求支持性资料附录视需求方针封面公司称号和标志如需求方针标题及方针发行版号拟制/审核/同意签字生效日期受控文件编号受控文件标识受控号平安级别标识目录、修订页及发放控制页方针目录：列出方针各章节称号、章节号及页数修订页：用修订记录的方式阐明方针中各章节的修订形状方针发放控制页：阐明公司现行方针的发放分布方针前言引见本公司及方针的前言：本公司的称号、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史所采用的体系规范及范围方针的编制、审批、发放控制、修订方法方针方针与组织目的相顺应包括对继续改良的承诺遵守法

14、规的承诺为目的制定提供框架描画此方针如何为一切员工熟习和了解最高管理层(者)的同意签名继续顺应性方面得到评审组织机构、职责和权限描画组织机构图职责、权限及相互关系的阐明体系条款的描画和体系流程文件的援用分章描画对所采用的体系规范每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出规范要求合理的划分章节：按规范条款划分 (较多采用)按实践业务过程划分各章节坚持一致的格式,普通包括:目的必要时职责对本条款的控制规定支持文件(列出控制流程称号)方针运用指南(视需求)便于查阅方针方针的各章节编排方式及章节的简短摘要，阐明方针的什么内容在方针的什么地方支持性资料附录视需求支持方针的有关部门资料如：消费工艺流程图

15、/业务过程流程图职能对照表进一步细化的职责流程文件/作业指点书清单其它资料练习1熟习一份流程文件的编写体系整合工程中的流程文件体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息平安和风险控制流程，以满足ISO27001IT效力管理流程，以满足ISO20000工程管理流程流程文件的性质流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法是体系文件中第二层次的文件,也是方针的根底及支持规定管理任务的流程:为什么做(why)、何时(when)、何地where)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去做(how)、作的记录是什么具有可操作性，且包含体系规范中适用的要素能够需求作业指

16、点书的支持流程文件的作用明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系规定控制活动的根据及方式：控制要求和根据如何进展控制执行、验证和评审活动的根据:实践活动能否按规定流程进展执行流程能否留下证据/记录执行的效果能否到达流程文件的要求逻辑性(按管理活动的顺序)协调性:与方针无矛盾,相互支持流程文件之间无矛盾与其它管理规定无矛盾与实践运作结合,具有可操作性:责任明确 步骤明晰言语准确、明了、措辞严谨、执行不易引起混淆规定相应记录，便于监视、检查要援用支持流程文件的作业指点书封面及正文部分构成流程文件的要求封面包括:组织的标志、称号文件称号、编号文件版本/修正形状编制、同意人签名及生效日期修正记录

17、受控标志及发行号流程文件的要求正文包括：目的适用范围职责程序相关文件及记录流程文件的根本内容目的: 阐明为什么开展该项活动(why)适用范围: 该项控制涉及哪些部门或哪些活动职责:阐明由哪个部门、哪个岗位的人员担任 实施该项活动,实施人员的责任和权限(与下文的流程一致)流程文件的根本内容流程：按活动顺序列出开展活动的细节规定应做什么由谁执行何时做在何地做如何做此项活动运用的资料、设备、文件、防护用品等必要时此项活动如何进展、如何控制此项活动进展的记录例外特殊情况流程文件的根本内容相关文件及记录该文件中涉及的其它文件该文件中应进展的记录、表格流程文件编写步骤1、拟定流程文件清单:确定过程整理现有

18、文件按规范要求列出需编写的程序2、确定文件编写格式,一致称号、术语、称谓、代号3、确定编写人员,制定编写方案流程文件编写步骤4、编写人员搜集现行有关部门资料及记录表格5、按规范要求提出修正现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法6、确定资料文件编写方式:流程图式表达式混合式7、构成流程文件草案8、讨论、修正草案9、审批练习2熟习一份流程文件本人写一份简单的流程文件阐明：请以做早饭为题材，根据我们提供的流程文件模板，写一份简单但完好的作业指点书及管理规定的编写体系整合工程中的作业指点书和管理规定各类工程的剪裁指南、详细规定等部门制度任务程序、操作指南等作业指点书性质为保证详细产品/详细

19、作业活动符合要求而制定的程序是体系文件中第三层次的文件,是流程文件的支持性文件,也是指点和保证过程/活动的最根底的指点为开展详细管理、操作活动提供指点极具操作性作业指点书的作用描画流程文件中所提及,但未详细描画的操作性文件对详细产品或岗位作业活动的方法、内容及要求等的阐明用于指点执行详细操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求作业指点书的编写要求及范围没有作业指点书就不能保证过程/产品符合要求时，那么须编写。应思索培训效果没有固定的格式要求，可用不同方法表达：相片、图表、样本、录像等应运用科学有效的方法良好的可操作性作业指点书的种类用于指点详细管理任务的各种任务细那么/规章/操作规程平安任务规

20、程用于消费/包装操作的作业指点书用于检验/测试的作业指点书及检验方案用于设备的操作/保养作业指点书用于指点详细管理任务的各种任务细那么/规章作业指点书的种类效力业：用于详细效力过程的作业指点，包括效力规范、效力提供规范、效力检验规范等如：清洁、绿化、客房效力、维修效力等用于效力硬件的操作/保养作业指点如：供电、供水、消防设备、维修设备、建筑物等用于指点详细管理任务的各种细那么/规章如：仓库管理制度作业指点书的内容1、标题作业指点书称号及编号相关部门、过程(视需求)相关操作及消费的称号2、同意、发行与更改记录制定/同意人版本/生效日期/更改记录受控标志作业指点书的内容3、详细操作操作、效力步骤或检测方法、工程、步骤运用工具、设