word2007排版教程附详图

1、文稿录入排版技巧尹茂龙2018年 7 月 16 日文稿录入排版技巧目录1 word 中正文的输入1普通文字 1上下标及公式的输入 1 快捷方式的调出方法 1 输入方法 3特殊符号的输入 4格式刷的使用 52 文档排版技巧52.1设置首行左缩进52.2设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）62.3设置标题（可用来生成目录）6自动生成目录 8文本框及图文混排技巧 93、网页内容复制到word 以后的排版及查找替换功能的使用11网页内容快速转入 word 11文档内查找替换空行的操作 12 4、 word 中表格的处理 13表格调整及表内数据的处理13三线表的设置 15文稿录入排版技巧使用 wor

2、d 进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了，为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳，想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。1 word 中正文的输入1.1 普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进行设置（要使用两端对齐的基本设置， 不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象） ，打字完成后再进行排版。1.2上下标及公式的输入快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标， 方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键弹出菜单后选择最后一行的“自定义”然后在“命令”“格式”选项中找到x2 和 x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I ”标志

3、时，松开左键，上下标的快捷方式设置成功。如图1、图 2 所示。第 1 页图 1 上下标快捷、方式的调出步骤图 2 上下标快捷、方式的调出步骤公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图 3 所示）。但是如果在安装 word 时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。第 2 页图 3 公式编辑器快捷方式的调出步骤输入方法如 a2+b2 的输入只需在输入a2+b2 后，选中 2，然后单击快捷方式X 2，即可转为上标，其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后，选中该上标格式，用格式刷刷其它需要设

4、置上标的文字。即：先设置a2 为上标，然后选中2，然后双击格式刷，就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入， 就要使用公式编辑器，打开后出现图 4 的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图 5。这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。第 3 页图 4 公式编辑器菜单栏图 5 公式编辑器全部输入格式对照图1.2特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号，如、和外国人名中间的小点 等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC 和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是

5、有些需要转第 4 页换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用），以字母 O 开头，可以输入 od：； oz： ； ot：； oh：各种希腊字母； oe：各种俄文字母， or：各种日文符号； oi ：各种编号，；用户还可以自己定义或增加特殊符号， 这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而提高办公效率。1.3格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体， 3 号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠

6、标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等） 、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。2 文档排版技巧由于工作用纸多为 A4，因此纸张一般设置成 A4。正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些， 如三号字或小二号字， 一般设置成黑体字。文件内容输入完成后，一般按下面操作进行排版。设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是 ctrl+A ，或者在打字区域的左侧， 出现如图所示的箭头时， 三击鼠标左键。 其实，快速选中文字

7、另有几种快捷方式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住shift ，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操。然后单击“格式”菜单项的“段落” ，设置首行缩进 2 个字符。这样之后全5 页文即完成了首行缩进。6 快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择， 字号系统提供了11638 点阵的字号， 标题一般选择三号或者小二号，以示

8、与正文区别。如打印特大字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印50 号、300 号字等，可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。2.3设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号 章节 页号），这就用到了 “标题 ”概念，在 Word 的“格式 ”工具栏的最左侧， 单击样式的下拉箭头，出现标题样式 （如图8 所示）。第 6 页图 8标题下拉菜单图 9 设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行 （以设置 1 级标题为例），单击样式出现图 11 所示的下拉菜单，

9、鼠标移至标题 1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题 1 的字体、字号、行间距，完成后再执行一次图 8 下拉菜单出现图 9 的对话框，单击图 9 中箭头所指位置 “标题 1+黑体，小四， ”，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图 ”调为 “大纲视图 ”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图10 所示）来设置标题样式。图 10 大纲视图页面提升、降低标题操作使用 Word2000 设置标题的操作与上述步骤有所不同，在选定一个作标题的行后，单击 “样式 ”下拉菜单，单击标题 1（仍以设置标题 1 为例），进入

10、编辑状态后，修改标题 1 的字体、段落等格式，选中标题行后，光标单击并移到样式下拉菜单的标题 1 一行，回车或单击确认，在出现的对话框中，选择第一行 “更新样式，以反映最近所做修改 ”，这样对标题 1 样式的修改及设定就完成了，其余等级的标题操作类推。第 7 页2.4自动生成目录UMTS/HLRGSM/HLR鉴权信息为5 元组鉴权信息为3 元组标题设置完成后，执行插入 “引用 索引和目录 ”命令（ Office2000 可直接插入索引和目录），光标移至目录选项（如图 11 所示），将格式调整为作者希望的格式后，单击确定，完成目录插入。图 11 插入索引和目录对话框有时插入目录后，还需对文件内容

11、（如正文、标题等）进行修改，这就会使部分章节的名称、页号发生变化，这样目录就需要进行更新，否则修改过的内容就无法正确显示。更新目录时，只需在文件内容修改后，在目录区域单击鼠标右键，在出现快捷菜单中选择并单击 “更新域 ”，在弹出的对话框中， “选择更新整个目录 ”（如图 12 所示），目录立即被更新。图 12 更新目录操作第 8 页文本框及图文混排技巧在一般的技术文献中，经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作，下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍 文本框的使用技巧在工具栏区域内单击鼠标右键，调出 “绘图 ”工具栏，使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制，图1

12、3a 为作者使用Word2000 绘制的简图。在图 13 a 的绘制过程中，使用了矩形、自选图形（曲线）、直线（虚线）、文本框、选择对象以及文本框组合， 在图 13a 中所有文字、 数字均通过文本框输入，以便进行组合。具体步骤为：使用矩形、曲线、直线绘制基本图形，两条竖线设置为虚线；添加图中文字标识的文本框、 横坐标、纵坐标标识，绘制图 X 的标识文本框；随后进行组合操作，单击绘图工具栏 “选择对象 ”，将鼠标移到图 13b 的左上方，按住鼠标左键不放，并向右下方拖，直到覆盖图形的所有区域，松开鼠标，图形就被选中了；选定后的样式如图 13b 所示，之后在图形区域单击右键，选择组合（如图 14

13、所示），图片即成为图 13a 的样式了，这时你可以任意移动图片，图片会跟着整体移动，而不至于有的跟着移动，有的不动，造成图形混乱。a.绘制完成效果图b.组合选定效果第 9 页图 13 文本框绘制组合样式图 4 文本框组合对话框 图文混排技巧当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排，具体步骤为：选定图片后单击鼠标右键，在弹出的对话框中，选择 “设置图片格式 ”；然后选择高级对话框，此时会出现图15 所示的两个高级选项，在图15a 中最下方的三个选项都可以选定，在图 15b 中，一般使用上下型或四周型（偏右侧）的混排样式，以上内容都选定后按 “确定 ”，即可完成图文混排。需要说明的是图 15a

14、选项不适用于数码相片、扫描照片等格式，该格式的图片仅使用图 15b 的设置即可完成混排。这种格式的图片如需进行图文混排，应在执行“分解图片”命令后才能进行，该命令在“绘图”选项中，如图 15c 所示，可以通过自定义将快捷方式拉到桌面上。a.图片位置高级选项b.文字环绕高级选项c.分解图片选项第 10 页图 15 设置图片格式对话框3、网页内容复制到word 以后的排版及查找替换功能的使用网页内容下载到计算机或粘贴到 word 后，在编辑时经常发现文章中有多行空白区域，逐行人工删除，需要删除的太多了，累一点不说，显得操作者太没有水平，本人最近发现了一种快捷方式，短时间内就可以把这些空行清除，而且

15、毫不费力，也无需记住太多的命令。 下面对网页内容向 word 复制、粘贴、查找、替换等进行技巧介绍。3.1网页内容快速转入wordword2000 以后的版本提供的智能剪贴板功能，如图 16 所示，单击该命令即可调出“剪贴板”对话框， word2000 可以一次智能粘贴 12 次， word2002（XP）、2003 可以连续粘贴 24 次，即连续复制，一次性粘贴。具体操作方法为：图 16 office 剪贴板命令先打开 word，调出剪贴板（可以在 word中设置好，如图17 所示的设置即可在复制时，直接显示剪贴板），然后打开网页（或其它文稿的内容） ，选定复制范围，选择复制，word200

16、0 可以 12 次，word2002/3 可以 24 次，然后回到 word 编辑界面，单击“全部粘贴”（图 17 上方左侧按钮），多个复制内容一次性的被“整合” （复制、粘贴）到一起。要想继续复制其他内容，需将刚才的复制到剪贴板的内容清空点击“全部清空” （图 17 上方右侧按钮），然后再去复制其他内容。如果是已经下载的网页内容（推荐使用flashget 网际快车在网页上下载全部链接），可以一次性的通过“插入文件”或一次打开多个下载文件逐个选择范围向 word 复制，但两者都要求计算机有足够的内存。当然 word 的剪贴板也可以用来进行特殊符号的快捷输入方法， 如在编辑文稿过程中经常用到某些

17、特殊字符，就可以将其编辑一次，然后调入剪贴板，随时显示在屏幕右侧，单击即可插入正文中，岂不方便多了，这得益于word 的智能剪贴板可以将所有复制（包括剪切）的内容在右侧按复制顺序显示。文档内查找替换空行的操作经分析，从网页导入到 word 的文件一般包括“手动换行符” （显示为）、连续的回车符（段落标记，在段尾显示为，可通过显示隐藏标志调整出来）或者回车符 +一个短空格 +回车符，这些都可以通过下面的操作来快速的进行清除。图 18 显示段落标记等控制符的按钮打开 word 的“编辑”菜单栏打开 “替换”，然后，单击对话框的“高级”（一般显示为“常规”），在“查找”栏内点击特殊字符的“手动换行符”输入“l”,在“替换”栏内点击特殊字符的“段落标记”输入“p”，即图 19 所示。然后选择“全部替换”，立刻全部更换为段落标记。下一步将多余段落标记全部替换掉，操作方法为， 查找特殊字符两个段落标第 12 页记，即 ，并在替换栏内输 入一个 段落 标记，即，然后执行 “全部替换” 若干次后，文档中的重复、连续段落标记就被删除了， 文章内容显得紧凑多了， 随后按照正常的排版思路就可以快速的进行排版了。关于 word 查找 /替换中的其它特殊字符如何进行替换，不妨试试，应该会有收获的，比如将一个代号