前言办公自动化的基础知识ppt课件

1、办公自动化. 前 言办公自动化的根底知识.【主要知识点】 办公自动化的含义 办公自动化的层次 办公自动化的方式 办公自动化的开展过程 办公自动化的开展趋势 我国办公自动化开展概略 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的平安与严密 办公信息系统的类型和运用实例.【重点难点】重点办公自动化的根本概念国内外办公自动化的开展情况办公信息系统的组成与功能办公信息系统的平安与严密难点办公自动化的开展趋势办公信息系统的平安与严密措施.1.1 办公自动化的根本概念1.1.1 概念办公自动化Office Automation, 简称OA 作为一个术语是由美国通用汽车公司D.S.哈特于1936年初次提出。 20

2、世纪70年代美国麻省理工学院教授M. D. Zisman为办公自动化下了一个较为完好的定义：“办公自动化是把计算机技术、通讯技术、系统科学和行为科学运用于传统的数据处置技术难以处置的数量庞大且构造不明确的办公事务处置的一项综合技术。 .1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化Office Automation, 简称OA是指利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构效果劳于某种目的的人机信息处置系统。目的：提高任务质量和任务效率 。 .1.1.2 层次:办公自动化分为三个层次事务处置型：最根本的运用，包括文字处置、个人日程安

3、排、行文办理、函件处置、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处置。 管理控制型：包含事务处置型。该层次的OA主要是利用各业务管理环节提供的根底数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低运营风险，提高运营效率。辅助决策型：最上层的运用，它以事务处置型和管理控制型办公系统的大量数据为根底，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统 .1.1.3 办公自动化的方式 个人办公自动化个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机运用技术，这些技术包括文字处置、数据处置、电子报表处置以及图像处置技术等内容。它普统统过运用通用的桌面办公软件如Microsoft

4、 Office、WPS Office等实现，在单人单机运用时非常有效。群体办公自动化群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。.1.1.4 办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处置的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化.1.2 办公自动化的开展现状与未来趋势 1.2.1 来源20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识:美国GE(通用电器)公司最早运

5、用计算机进展工资计算,开场了计算机数据处置.我国70年代末长春“一汽最早运用计算机开场进展数据处置任务.办公自动化技术设备的运用阅历了单机、部分网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备运用在单机运用的根底上，以单位为中心向单位内联机开展，建立起电脑部分网络系统简称部分网络。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备运用由电脑部分网络向跨单位、跨地域联机系统开展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化的阶段。 1.2.2.现代办公技术设备的

6、开展演化.1.2.3 办公自动化的开展趋势办公自动化未来开展将表达以下几个特点：办公环境网络化办公操作无纸化办公效力无人化办公设备挪动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化.1.2.4 我国OA开展过程及其整表达状我国OA开展过程我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的开展目的及远景规划。20世纪80年代末，我国开场大力开展办公自动化，到如今曾经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能表达国家实力的国家级OA系统 .20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和L

7、outs Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛运用，同时由于国内经济的飞速开展引发市场竞争的逐渐猛烈，以及政府管理职能的扩展和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开场进入一个快速的开展阶段。.2.整表达状我国办公自动化开展曾经阅历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:起步较慢，还停留在运用没有联网的计算机，运用MS Office系列、WPS系列运用软件以提高个人办公效率。曾经建立了本人的Intranet网络，但没

8、有好的运用系统支持协同任务，依然是个人办公。网络处在闲置形状，单位的投资没有产生应有的效益。曾经建立了本人的Intranet网络，单位内部员工经过电子邮件交流信息，实现了有限的协同任务，但产生的效益不明显。 曾经建立了本人的Intranet网络；运用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同任务，与外界联络的信息渠道畅通；经过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网曾经对单位的管理产生了明显的效益。如今正着手开发或曾经在运用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，加强单位的竞争才干，使企业不断开展壮大。.1.3 办公信息系统的组成与功能1.3

9、.1 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通讯技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理程度和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。.1.3.2 办公信息系统的构成要素办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是办公人员办公信息办公流程办公设备.1.3.3 办公信息系统的主要功能1办公信息系统的根本功能1公文管理2会议管理3部门事务处置4个人办公管理5指点日程管理6文档资料管理7人员权限管理8业务信息管理.2集成办公环境下办公信息系统的功能详细来说，一个完好的办公信息系统应该实现下

10、面7个方面的功能。1建立内部通讯平台2建立信息发布平台3实现任务流程自动化4实现文档管理自动化5实现辅助办公自动化6促进业务信息集成7实现分布式办公.1.4 办公自动化系统的平安与严密加强系统平安与严密任务的必要性和重要性:办公自动化系统中输入、处置、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和适用价值以及一定程度的严密性要求。所以，加强其平安性，保证其内容的严密性就显得非常重要。特别是在如今开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也能够被截取、篡改、删除。因此，加强系统平安与严密显得非常重要。 .影响办公自动化系统平安与严密要素分析平安严密

11、要素:人为缘由自然缘由计算机病毒其它缘由系统平安的标志能防止对信息的非法窃取；预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常任务的才干较强，所需时间较短；平安严密系统符合经济要求；平安严密系统符合运用方便性要求。 .数据严密的根本要求:数据隐蔽：防止数据被非授权人截获或窃取；数据完好：根据通讯期间数据的完好与否，检验数据能否被伪造和篡改；发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；防发送方否认：在保证数据完好性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不成认发送过此文件。 .加强系统平安和严密的对策加强系统平安和严密的常用措施有：行政措施行政法规、规章制度社会允许的各种方式 法律措施针对计算机

12、犯罪的打击、制裁手段 软件维护措施采用软件技术区分、控制用户和对信息加密 物理维护措施对场地环境和软硬件设备及存储介质等维护 .保证办公自动化系统平安的对策：平安监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 任务日志“防火墙技术自顺应平安管理件终端识别计算机平安加权 .加强系统数据严密的常用对策有：用户认证技术利用用户专有信息: 口令 密码 通行字利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用严密算法 : 加密函数 动态口令利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜计算机数据加密技术明文经过算法变为密文,密文到达对方经过解密算法再度变为明文 “双钥-共钥 密钥数字签字技术利用数字签名技术可以实如今网上传

13、输的文件具有以下身份保证，接纳者可以核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接纳者不能伪造对报文的签名 .普通单位采用的系统平安严密对策方案1直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及运用系统提供的平安控制机制，对用户的权限进展控制和管理； 2在网络内的桌面任务站上安装防病毒软件，加强病毒防备； 3在Intranet与Internet的衔接处加装防火墙和隔离设备； 4对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 .1.5 办公信息系统的类型及其实例1.5.1 办公信息系统的常见类型1政府型办公信息系统2事业型办公信息系统3企业型办公信息系统4运营型办公信息系统5专业型办公信息系统6

14、案例型办公信息系统7控制中心型办公信息系统8事务型办公信息系统.1.5.2 省政府OIS的运用实例图12 省政府办公信息系统的总体构造详细内容参见教材P1620.1.5.3 智能大厦OIS的运用实例 智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS (Building Automation System，楼宇自动化)，OAS( Office Automation System，办公自动化)，CAS (Communication Automation System，通讯自动化) 也有人将 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自动化)和 SAS (Safety Automat

15、ion System，保安自动化)分别出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。.小 结办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构效果劳于某种目的的人机信息处置系统，以到达提高任务质量、任务效率的目的；它可分为三个层次：事务处置型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运转有两种方式：个人办公和群体办公。20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的开展过程在技术设备的运用上阅历了单机、部分网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来开展将表达以下特点：办公环境网络化、办

16、公操作无纸化、办公效力无人化、办公业务集成化、办公设备挪动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化开展阅历了三个阶段，因种种缘由，各个单位办公程度有所不同。.办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理程度和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。经过一个完好的办公信息系统，可以建立内部通讯平台、建立信息发布平台、实现任务流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、到达信息集成以及促成分布式办公的实现。办公信息系统中，客观存在着许多不平安要素。必需加强平安和严密管理，主要措施包括：强化管理、加

17、速立法、宣传教育、技术研讨。其中，保证系统平安的技术对策有：平安监视、“防火墙、终端识别、计算机平安加权等；加强系统数据严密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。小 结续.习 题一、简答1什么是办公自动化？它包括哪些层次？2办公自动化的未来开展将表达哪些特点？3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4一个完好的办公信息系统应该具有哪些功能？5为什么必需加强办公信息系统平安和严密管理？常用的对策措施有哪些？ .二、论述1结合当前办公自动化的现状和开展，论述开展办公自动化的意义。2假设您是某公司的信息主管，现决议开发一套办公信息系统。试以您学习本章后的知识为根底，谈谈如何开场进展？请给出针对本企业情况的办公自动化处理方案。3请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信息系统的运用情况，将调