企业文档管理的理念与方法

1、企 业 档 案 管 理 的 理 念 与 方 法中国人民大学 宫晓东目 录现代企业档案意识的创新现代企业档案意识的创新企业档案管理体系的建设与诊断企业档案管理体系的建设与诊断对对企业档案工作规范企业档案工作规范解读解读企业数据清理企业数据清理企业文档工作的具体实务企业文档工作的具体实务现代企业档案意识的创新意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。维等各种心理过程的总和。档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识一、 企业档案,是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件（记录）。

2、1、企业档案的历史记录性。2、企业档案的信息资源性。3、企业档案的法律凭证性。二、现代企业档案意识的创新趋势二、现代企业档案意识的创新趋势（一）企业档案意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家档案意识2、领导档案意识3、民众档案意识利益第一，工具第二，发展第三 （二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要

3、条件 郭沫若郭沫若题赠档案馆题赠档案馆 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下犹龙柱下窥藏史，窥藏史，呼凤舆前呼凤舆前听诵诗。听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。（三）企业档案意识的资源配置化趋势1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。 现实工作中，我们常常

4、会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。ABC12档案部门制度与规范制度与规范文件形成管理文件形成管理管理体制设计管理体制设计价值鉴定价值鉴定归档管理归档管理利用与安全管理利用与安全管理实体分类实体分类信息分类信息分类企业档案企业档案管理体系管理体系自动化管理系统自动化管理系统企业档案管理体系的建设与诊断企业文件档案工作体制结构企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构初始级Initial事务型经验型价值型特征 C成熟度 M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义

5、级Defined价值 V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业档案管理体系成熟度诊断对对企业档案工作规范解读DA/T 42 - 2009 Re

6、quirements of business records management企业档案工作规范进行规范的内容范围规范性引用文件术语和定义档案工作总则档案工作组织档案工作制度档案业务工作档案信息化建设档案工作设施设备一、对规范性引用文件的重点理解重点1：ISO 15489.1 信息与文献文件管理:通则ISO 15489.2 信息与文献文件管理:指南重点2：GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 重点3：GB/T 11821 照片档案管理规范 二、对术语和定义的重点理解重点1：企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。

7、重点2：电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 重点3：档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。 三、对档案工作组织的重点理解企业档案工作组织组织系统建设工作领导、机构设置、人员配备、工作体系。企业管理职责履行法规、纳入计划、纳入岗位职责、纳入考核、工作质量、资产处置、表彰与处分企业部门职责部门领导负责制、承办岗位负责制、档案人员负责制档案部门职责规划工作、建章立制、具体实施、业务指导、监督考核

8、、移交档案档案人员要求四、对档案工作总则的重点理解重点1：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 重点2：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 重点3：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 五、对档案工作制度的重点理解企业档案工作制度工作规章管理制度业务规范明确职责、制定规定、责任追求、应急预案各项业务管理制度。增加了档案管理系统操作制度整理、分类、编

9、号、鉴定、保护等项工作的实施细则六、对档案业务工作的重点理解重点1：“三纳入”、“四参加”、“三同时”。重点2：归档文件的整理立卷重点3：归档范围的划定注重来源，注重特点，注重企业生存与发展的要求，注重精细化。重点4：注重以合同作为控制合作项目文件归档的手段。重点5：注重档案分类与编号的规范化重点6：注重深度开发七、对档案信息化建设的重点理解重点1：在企业文件生成系统中嵌入文件归档的要求和功能。重点2：重视多媒体文件的归档。重点3：重视网络化服务。重点4：重视系统安全建设。企业数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须

10、建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现.企业基础数据清理的工作程序开始（针对具体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文、是否岗位发文2、是否岗位办理、是否岗位办理3、是否岗位接收、是否岗位接收4、是否不可或缺、是否不可或缺5、是否完全不需要、是否完全不需要6、是否部门核心数据、是否部门核心数据1、清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。2、清理基

11、础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。3、清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。管理行政管理文件总经理工作部董事会会议纪要董事会秘书部门经理纸质是管理经营管理文件总经理工作部企业年度计划总经理部门经理纸质，电子版是管理经营管理单据商务部出货单部门经理项目经理纸质，电子版否业务产品类手册生产部毛绒电

12、着处理工艺手册部门经理项目工程师纸质是管理人力资源管理表格生产部个人绩效评核表部门经理班组长纸质否辅助设备类单据生产部设备保养维护申请单部门经理工程师纸质，电子版否辅助生活服务声像材料工会元旦晚会录像主席文艺部负责人磁带，光盘是财务台帐帐簿财务部年度结算记帐单部门经理会计纸质是部门部门数据名称数据名称负责人负责人责任人责任人载体类型载体类型是否档案是否档案大类大类二级类二级类数据形式数据形式企业基础数据清理总汇表（举例） 数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作

13、中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。 数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用

14、或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。 一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。工作联络单商务部商务部文控中心文控中心财务财务研发部研发部人人力力资资源源实验室实验室仓务部仓务部业务员业绩考核客户客户产品报价（经理）、生产订单（客户订单、绒布订

15、单、绒布样品订单、E-mail、投诉报告、客户出货明细表）打样单、提货通知单、行行政政总总务务商务部程序文件、公司通知文件、生产会议及厂部例会纪录文件外厂外发加工单生产部生产部试验产品通知单、打样单客户订购合同及查询价、客户每月开票资料、传真、客户确认样、客户信息反馈及投诉、传真客户调价单、调查表、保卫处总经理总经理 来料加工物料送货单出门证 客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料对账单（每月应收货款对账单）归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单 绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录)生产订单、纠正及预防措施单数据清理工具

16、的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。XX有限公司文件清理工作问卷有限公司文件清理工作问卷时间： 部门： 答卷人： 项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出根据实际工作的真实情况认真填写，填写时

17、应写出具体文件名称具体文件名称。）。）您的岗位是：您的岗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？、您在日常工作中，接触

18、最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？、您对目前企业文件管理有什么意见？公司外部公司外部各部门各部门总总经经办办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、 总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、 反馈各部门文件总经办办理的文件：总经办办理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的

19、会议记录、部门文件数据运动状况示意图数据运动状况示意图总经办文件清理表总经办文件清理表岗位岗位/答卷人答卷人收到的文件收到的文件办理的文件办理的文件发出的文件发出的文件来源来源 去向去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知厂区建设规划文件档案数字化加工的技术流程企业文档工作的具体实务企业文档工作的具体实务 1、文件的形成、积累与归档、文件的形成、积累与归档 文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责,也也是档

20、案科学管理与有效利用的前提条件是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案部门有权对这项工作进档案部门有权对这项工作进行监督、指导和检查行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度主要建立和落实三项制度: 收发文登记制度收发文登记制度 Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表员工员工文件积累袋文件积累袋档案档案文件积累文件积累: :人人有责人人有责, ,时时有活儿时时有活儿, ,件件登记件件登记, ,年年整理年年整理. .文件积累制度文件积累制度 (针对自身所产生的文件)文件归档制度文件归档制度归档范围归档范围:确

21、确定文件的价定文件的价值值,决定文件决定文件是否向档案是否向档案转化转化.(需要需要制作制作)制度核心制度核心归档时间归档时间:根根据企业活动据企业活动的特点的特点,确定确定文件何时归文件何时归档档.技术保障技术保障归档要求归档要求:明明确便于长远确便于长远和安全地保和安全地保存档案所必存档案所必要的措施要的措施.技术条件技术条件归档份数归档份数:根根据归档文件据归档文件的重要性的重要性,确确定原件与复定原件与复制件的数量制件的数量关系关系.利用保障利用保障归档手续归档手续:明明确归档文件确归档文件的移交事宜的移交事宜.责任保障责任保障2、立卷工作、立卷工作 案卷案卷:是指一组具有有机联系的是

22、指一组具有有机联系的,价值、密级基本相同的价值、密级基本相同的,便便于存取的企业文件的最小组合于存取的企业文件的最小组合.封面封面卷内目录卷内目录归档文件归档文件备考表备考表组织案卷的要领组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小分析文件之间的最小有机联系有机联系,确定卷内文件确定卷内文件的数量的数量.2.将相关文件集中到卷将相关文件集中到卷盒内盒内,重新编页号重新编页号.(装订装订或不装订或不装订)3.根据要求填写卷内目根据要求填写卷内目录、封面和备考表录、封面和备考表.3、档案的分类、档案的分类 档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，

23、遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原来源原则、三个要求、常用分类法、档号则、三个要求、常用分类法、档号) 分类的程序分类的程序:设计设计分类分类方案方案划分划分全宗全宗划分划分大类大类划分划分属类属类给定给定编号编号企业档案分类方案企业档案分类方案(示意图示意图) 一类一类 二类二类 三类三类 四类四类 其他类其他类A B C D 1 2 3 4类

24、列类列类系类系常用的分类方法常用的分类方法:1.职能分类职能分类2.时间分类时间分类3.作者分类作者分类4.专题分类专题分类5.项目分类项目分类6.型号分类型号分类7.区域分类区域分类8.外形分类外形分类职能分类方法适用于一职能分类方法适用于一级类目的区分级类目的区分; 其他分类方法则适用于其他分类方法则适用于二级以下类目的划分二级以下类目的划分.企业档案管理规范DA/T 42 2009 关于企业档案一级类目和二级类目的划分：1经营管理类 1经营决策2生产经营计划 3统计工作 4财务管理 5资产管理 6物资管理 7产品销售 8合同管理 9信用管理 10知识产权管理 2生产管理类生产管理类 1生

25、产调度生产调度 2质量管理质量管理 3能源管理能源管理 4安全生产安全生产 5科技管理科技管理 6环境保护环境保护 7计量工作计量工作 8标准化工作标准化工作 9档案和信息工作档案和信息工作 3行政管理类行政管理类 1行政事务行政事务 2安全保卫工作安全保卫工作 3法律事务法律事务 4审计稽查工作审计稽查工作 5劳动人事与人力资源管理劳动人事与人力资源管理 6教育培训工作教育培训工作 7外事工作外事工作 894党群管理类党群管理类 1党务工作党务工作 2组织工作组织工作 3宣传统战工作宣传统战工作 4纪检与监察工作纪检与监察工作 5工会工作工会工作 6共青团工作共青团工作 789105产品生产

26、类产品生产类 1计划决策阶段计划决策阶段 2设计阶段设计阶段 3试制阶段试制阶段 4生产阶段生产阶段 5评优阶段评优阶段 6认证阶段认证阶段 789106科研开发类科研开发类 1研究准备阶段研究准备阶段 2研究试验与开发阶段研究试验与开发阶段 3总结鉴定验收阶段总结鉴定验收阶段 4成果申报阶段成果申报阶段 5推广应用阶段推广应用阶段 6789107项目建设类项目建设类 1综合综合 2项目准备阶段项目准备阶段 3项目建设阶段项目建设阶段 4项目竣工验收项目竣工验收 5项目运行维护与更新改造项目运行维护与更新改造 6789108设备仪器类设备仪器类 1综合综合 2单台（套）设备仪器单台（套）设备仪器 3 456789109会计业务类会计业务类 1会计凭证类会计凭证类 2会计账簿类会计账簿类 3财务报告类 4其他类 567891010职工管理类职工管理类 1在岗职工在岗职工 2退休职工退休职工 3离岗职工 4死亡职工 56789104、企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具