办公室实务第七章

1、第七章 会议服务与管理实务主讲人：朱粤波邮箱：第一节 会议概述n会议：指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形式，是实施领导和管理的重要手段和工具。n会议的意义n会议是一种集思广益的渠道，会议表现出组织的存在，会议是一种群体沟通的方式。n会议的基本组成要素主办者 （6）会议时间承办者 （7）会议地点与会者 （8）会议保障会议议题 （9）主持人议程n会议的基本过程会议的基本阶段:会前、会中、会后会议的基本流程：会议策划会议组织构架与审批会议筹备方案会议通知会议承办与准备-会议签到与接待安排大会发言会议值班会中组织与管理会后管理与落实会议评估与总结催办与反馈具体会议流程：

2、开会前播放轻音乐主持人问好、自我介绍主持人说明会议目的及议程主持人说明纪律要求主持人请领导致辞领导致辞主持人介绍第一位主讲人主讲的题目、内容请听众鼓掌上午结束时主持人说明午餐安排下午开始时间再次重复下午的议程安排下午开始主持人介绍掌声请出第一位主讲人讲课结束简单评价领导总结结束n衡量会议质量的主要标准会前会中：节奏紧凑、化繁为简、有条不紊会后：评价会议正面实际效益提高会议质量的主要方法和措施严格执行会议审批制度建立健全并严格的会议制度充分会议准备工作控制会议人数保证秩序议题集中，日程紧凑提高会议效率提高开会者水平制定制度，严格执行第二节 会议的类型、特点与作用n会议类型：按规模分：特大型会议（

3、万人以上）、大型会议（数千人）、中型会议（百人以上至数百人不等）、小型会议按功能性质分：决策性会议、讨论性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、协调性会议、报告性会议、谈判性会议、动员性会议、纪念性会议、立法性会议、党务性会议、行政性会议、业务性会议、群众性会议、交际性会议。按组织类型分：内部会议和外部会议、正式和非正式按会期分：定期会议和不定期会议按出席对象分：联席会议、内部会议、代表会议、群众会议n（6）按议题性质分：专业性会议、专题性会议、综合性会议n（7）按会议方式分：面授会议、观摩会议、电视电话会议、网络会议、集中会议、分散会议n（8）按与会人数分：团队会议、一对一会议n（9）按

4、开会方式分：面对面会议、电话会议、视频会议n（10）按开会目的分：宣布人事安排、讲解政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、临时处理突发事件的会议、集思广益的会议。第三节 会议管理制度的制定n制定科学的会议制定：制定会议制度的目的：规范各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量会议制度的内容：主要包括对会议基本要素（与会者、主持人、议题、名称、时间、地点）的控制会议制度和会议管理制度的区别：第四节 会议的预算与成本控制n会议经费构成n文件资料费+会议场地租用费+会议设备和用品费+会议办公费+会议宣传交际费+会场装饰费+文具、资料费+交通费+邮电通信费+茶水

5、、食宿费+人工费+娱乐休闲费+会议其它开支n会议经费的使用程序n申请经费主管领导审批财务部门审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出第五节 会务管理工作n会务管理n（1）会务的含义：指有关会议议程安排的实务，有关某些团体组织或会议的事务。n（2）会务管理的含义：有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作n（3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、礼仪典礼会议、培训会议、网络会议。n大型会议不同会议阶段的会务工作n会前准备、会中进程服务、会后总结评估n会务的文书工作n1、制定会议策划方案n会议策划的制

6、定程序-会议策划立项-明确6个W-立项后的可行性研究-策划方案的论证-会议策划方案的拟定。n2、制作会议证件n（1）会议证件的作用n（2）会议证件的类型n（3）制作会议证件的程序：n设计内容-设计颜色-控制印制数量-发放钟的特殊要求-盖章确认n3、制作会议指示标志n案例：n方秘书惹来的麻烦n一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示了分管办会的黄主任，定位“举办电影晚会”。黄主任没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，改怎么办？方秘书左右为难。经几个办会秘书研究，最后定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄主任原谅。当时黄主任对方秘书的多头请示很不高兴，但还是同意了按贾主任的意见执行。n问题讨论：请你谈谈方秘书在工作中的不足之处在哪里？第六节 会议的信息工作n会议信息的分类n（1）按照会议信息的作用划分：与会者的基本情况信息，与会者的背景信息，与会者的抵离信息，会议指导性，宣传性信息，会议议题性信息，会议主题内容信息，会议记录性，结果性文件信息，会议程序性文件信息，会议交流性文件信息，会议参考性信息，会议管理性信