第五章会议策划方案的实施要点

1、第五章 会议策划方案的实施要点第五章 会议策划方案的实施要点 一、会议工作的内容及流程 二、会议工作范围 三、会议工作分工一、会议工作的内容及流程 一般的会议工作内容和流程分成三个阶段： 会前准备阶段 会议实施阶段 评估总结阶段 会前准备阶段会前准备阶段 会前准备即对会议的事前计划，它是为了达到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。 一般包括以下内容： 会议策划 会议选址 制定营销方案 制定预算 会议策划会议策划1、策划委员会策划委员会工作包括： 制定目标 确定人选 具体运作2、会议策划方案 策划方案的内容主要包括： 谁（Who） 谁被邀请？实际有多少人会出席？ 什么（What） 会议形式

2、是什么？会议的形式可以影响预算。 何时（When） 有效的组织会议需要充分的时间，必须考虑到财政年度、节假日和其他时间冲突等因素。 何地（Where） 会议将在哪里举行？ 为何（Why） 会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。 如何（How） 指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务或IT设备等。 会议选址会议选址1、会议选址的类型 酒店 会议中心 大学 轮船 疗养地 主题公园 公共建筑 公司内部的会议地点2、会议地点的选择一般可以从以下几个方面加以考虑： 距离和交通情况 举办会议的历史 住宿 费用 安全会议地点的服务设施 会议地点附近的景点 制定营销方案制定营

3、销方案制定营销方案需要考虑的因素如下： 受众 是否对主体受众有明确定义；希望从受众那里得到什么；目标受众的预期是怎样的。 宣传材料 宣传材料应采用什么风格；宣传材料是否明确指出了会议的题目；宣传材料应强调会议的哪些好处；宣传材料应包括哪些有关会议策划的信息；宣传材料是否要包括一个注册表格；宣传材料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息；宣传材料应针对费用问题提供什么信息；制作宣传材料是否要有专业人士参与；宣传材料中是否包括照片；关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣；得到宣传材料的人是否知道如何反馈；宣传材料能否吸引人们进行反馈；得到宣传材料的人是否能从联系人那里得到更多信息；宣传材料是否应包

4、括一些推荐信息。 邮寄 计划邮寄多少材料；邮寄名单是怎样的；什么时候进行邮寄；当地的邮局规定是什么；参展商需要邮寄哪些材料；是否考虑了邮寄成本和反馈率；应该单独邮寄每一份材料，还是将几份材料一起打包邮寄，等等。 广告 是否要使用专业的广告代理；应该在哪些刊物上做广告；除了印刷品广告之外，还有哪些广告形式。 制定预算制定预算 第一步是确认此次会议是盈利，还是保证收支平衡。 然后是理清费用。费用包括两类，即固定费用和可变费用。 具体内容将会在第十一章中讲述。 会议实施阶段会议实施阶段实施会议一般包括以下步骤： 编制会场手册 设立信息中心 建立指导委员会 促进会议日常交流 评估总结阶段评估总结阶段

5、这一阶段的工作包括：会议总结与评估、客户回访和召开总结表彰会。 会议总结与评估 从筹备到会议结束的各项工作总结； 效益分析和成本核算； 本项目市场调查，如本次会议在市场同类项目中所占的市场份额、优劣是比较、竞争情况等。 客户回访 召开总结表彰会二、会议工作范围工作范围 从狭义的角度来看，会议工作范围大致包括以下项目： 1、提供信息和建议，为会议领导者确定会议目标和议题起参谋作用。2、根据会议领导者确定的议题、时间和形式，制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领导审批。 3、根据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、最后文件的草案，审查与会单位和与会人员提交的会议发言材料。二、会议工作范围4、根据会议的要求安排会议场地并布置会场。5、做好会议活动的接待工作。6、做好会议的各项纪录。7、做好会议对内和对外的宣传联络工作。8、做好会议精神的传达和反馈工作。9、处理好代