公司会议管理制度

1、关于实施会议管理制度的通知各车间、部门：经总经理办公会研究决定，为加强公司会议管理，有效促进公司上下的沟通和合作，集思广益，共同协调解决各种问题，并进一步提高会议质量和实效,公司制订了会议管理制度。现将会议管理制度印发给你们。本文件从下发之日起施行。以上通知，请贯彻执行。附件：会议管理制度二0xx年H1月十日附件：会议管理制度一、目的为加强公司会议管理，有效促进公司上下的沟通和合作，集思广益，共同协调解决各种问题，并进一步提高会议质量和实效，特制定本制度二、原则强调会前通知、会议准备、会时签到、会中记录、会后落实五项要求。三、会议分类1、周例会2、品质例会3、总经理办公会4、专题会议四、会议时

2、间1、周例会每周召开一次会议，时间为每周一上午9时。2、品质例会每个月召开一次会议，时间为每个月月初6日内。3、总经理办公会分月度会议和季度会议，月度会议每个月召开一次，季度会议在当年的4月、7月、10月和下一年的1月召开，开会具体时间将根据企业生产经营情况由公司领导确定。4、专题会议时间为不定期。由会议召开部门或人员提出，经公司主管领导或总经理核准会议目的、内容后，再确定开会时间。五、会议管理规定1、周例会为及时研讨和解决日常生产经营中存在的问题，明确各部门(车间)工作的方向性，提高工作效率，协调各部门(车间)之间的工作，保证公司决策贯彻到位。(1)会议组织：公司办公室(2)会议主持人：各中

3、层干部轮流主持(3)会议参加人员：公司主管领导、全体中层干部，必要时可邀请其他有关人员出席。(4)会议记录人：办公室文秘员(5)会议内容：各部门(车间)分别简要汇报本部门(车间)上一周的工作情况，针对工作过程中出现的问题进行讨论，制定出解决方案；跟进检查上周周例会和上月品质例会工作任务、问题整改、总经理办公会和专题会议交办工作完成情况;督办各部门（车间）上周工作进度，协调督办各部门（车间）重大工作事项；对涉及部门（车间）较多，对公司整体有较大影响的问题进行集体探讨，集思广益，寻找解决问题的方法，无法达成共识时，上报总经理办公会研究决定；讨论上周其他重要事项和相关工作，制定本周工作任务。（6）会

4、议合并：周例会可与品质例会合并召开，当周例会可与品质例会合并召开时，会议组织形式、主持人、参加人员、记录人、会议内容等均按照品质例会规定。（7）会议通知：周例会开会时间基本定为每周一上午9时，如无合并会议、节日放假及特别情况影响，开会时间将不作修改；如确须修改的，由轮值主持请示总经理，由总经理决定。开会时间确定后，由轮值主持负责通知，通知时间为会议召开前1个工作日，通知方式为电话或微信群。会议通知需明确会议时间、地点、主题和参会人员等。如出现会议时间的调整，由轮值主持通知各参会人员，并说明原因。（8）会前提交资料：周例会要求各部门（车间）负责人须在会前一天向办公室提交书面及电子材料（具体内容见

5、附件2）o（9）会议记录：周例会由办公室文秘员负责会议记录，会后整理会议记录；各参会人员均应记录会议要点，详细记录与本身工作相关的内容，以便指导日后的工作。（10）会议跟进落实：周例会记录应在一天内整理完毕，并形成工作任务及问题整改单，工作任务及问题整改单有工作及整改要求、时间要求、责任人和检查人，由会议主持人审核，核准后登入公司生产信息化管理系统；各部门（车间）负责人将涉及到本部门（车间）需开展的工作和整改的地方要切实按会议要求实施整改。工作任务及问题整改完成后，各部门（车间）负责人及时将工作任务及问题整改完成情况登入公司生产信息化管理系统并通知检查人检查工作任务及问题整改完成效果。周例会主

6、持人开会时将检查最近一期周例会及上月品质例会的工作任务、问题整改、总经理办公会和专题会议交办的工作完成情况作为会议内容之一。2、品质例会通过定期对公司产品质量、客户投诉、外购外协件、加工过程产品质量和质量体系不合格项进行评审，以确保其状况被有效监控，不合格程序受控并得到有效纠正和预防，从而实现公司的质量方针和质量目标。(1)会议组织：管代、副管代(2)会议主持人：管代(3)会议参加人员：公司高级管理人员、部门负责人、车间负责人，必要时可邀请其他有关人员出席。(4)会议记录人：副管代(5)会议内容：汇报月度质量报告，对报告中提出的各项改进、纠正和预防措施的实施情况进行跟踪和验证；对公司产品质量变

7、化趋势、供应商产品质量的控制及跟进情况、顾客投诉的月度报告和处理的跟踪情况、结案率和责任部门整改达成率进行分析和总结；总结上月的生产情况，找出存在问题，寻找解决办法；分析订单情况，布置本月生产计划及有关生产工作；对月度安全生产工作进行分析及总结，跟进安全生产隐患的整改情况；跟进检查上周周例会和上月品质例会的工作任务及问题整改、总经理办公会和专题会议交办的工作完成情况。(6)会议通知：品质例会开会时间为每个月月初6日内，具体开会时间由副管代和管代研究确定。开会时间确定后，由副管代负责通知，通知时间为会议召开前2个工作日，通知方式为电话或微信群。会议通知需明确会议时间、地点、主题和参会人员等。如出

8、现会议时间的调整，由副管代通知各参会人员，并说明原因。(7)会前提交资料：品质例会要求副管代、各部门(车间)负责人须在会前一天向副管代提交书面及电子材料，具体内容如下：副管代：编制月度质量报告。品质部：公司产品质量变化趋势的分析、供应商产品质量的控制及跟进情况分析、顾客投诉的月度报告和处理的跟踪情况、结案率和责任部门整改达成率。生产部：安全生产隐患分析、安全生产隐患整改情况、月度生产计划及完成情况。各部门(车间)：提交本部门(车间)的各项质量活动的实施情况报告，制定实施与本部门(车间)有关的各项改进、纠正和预防措施。(8)会议记录：品质例会由副管代负责会议记录，会后整理会议记录；各参会人员均应

9、记录会议要点，详细记录与本身工作相关的内容，以便指导日后的工作。(9)会议跟进落实：品质例会记录应在一天内整理完毕，并形成工作任务及问题整改单，工作任务及问题整改单有整改要求、时间要求、责任人和检查人，由会议主持人审核，核准后登入公司生产信息化管理系统；各部门(车间)负责人将涉及到本部门(车间)需开展的工作和整改的地方要切实按会议要求实施整改。整改完成后，各部门(车间)负责人及时将工作任务及问题整改完成情况登入公司生产信息化管理系统并通知检查人检查工作任务及问题整改完成效果。品质例会主持人开会时将检查最近一期周例会及上月品质例会的工作任务及问题整改、总经理办公会和专题会议交办的工作完成情况作为

10、会议内容之一。3、总经理办公会(1)会议组织：公司办公室(2)会议主持人：公司总经理，公司总经理若出差无法主持时，则由常务副总经理或指定公司高管主持。(3)会议参加人员：公司高级管理人员，必要时可邀请其他有关人员出席。(4)会议记录人：董事会秘书(5)会议内容：落实董事会决议的工作，根据董事会的要求研究确定公司的发展规划、生产计划、营销政策及研发项目等；讨论、分析和决策公司经营管理过程中的重大事项及阶段性重要工作；制定财务预算，编制财务决算，提交董事会审议；通报月、季、(半)年度经营业绩，通报公司的资金、生产和销售情况；研究管理、生产、经营中的重大工作事项；落实各部门(车间)阶段性工作中出现的

11、问题的协调与督办；各部门(车间)工作业绩评价；对上期工作进行跟进总结，研究决定其他重要事项和相关工作。(6)会议通知：总经理办公会每个月召开一次会议，开会时间将根据生产经营情况由公司领导确定，具体时间由总经理确定，如遇总经理出差，由常务副总经理或受托公司高管确定；如遇特殊情况，可召开临时总经理办公会。开会时间确定后，由会议主持人负责通知，必要时通知办公室通知，通知方式为电话或微信群。会议通知需明确会议时间、地点、主题、参会人员和准备资料等。如出现会议时间的调整，由会议主持人通知各参会人员，并说明原因。(7)会前提交资料：总经理办公会要求提交的书面及电子材料须在会前一天向会议主持人提交，具体内容

12、将按照会议通知要求。(8)会议记录：总经理办公会由董事会秘书负责会议记录，会后整理会议记录；各参会人员均应记录会议要点，详细记录与本身工作相关的内容，以便指导日后的工作。(9)会议跟进落实：总经理办公会形成会议纪要，并将会议记录中有明确工作指导意见和具体工作要求的,整理分发到各部门(车问)负责人；各部门(车间)负责人将涉及到本部门(车间)的工作要切实按要求开展工作；周例会、品质例会主持人开会时将检查总经理办公会交办的工作完成情况作为会议内容之一；总经理办公会主持人将检查上次会议的工作完成情况作为会议内容之一。4、专题会议(1)会议组织：提出部门(或提出人)(2)会议主持人：提出部门主管领导或总

13、经理指定人员(3)会议参加人员：由提出部门主管领导或总经理确定(4)会议记录人：由提出部门(或提出人)指定(5)会议内容：针对在日常生产、经营、研发、品质、设备、工艺、财务、人事和车间管理中的存在的无法解决的重大难题，组织专人进行深入研讨，寻找解决办法；对上级布置的工作任务进行工作部署，组织专人开展工作；涉及公司生产经营的重大事项、重要人员任免、重大项目安排、大额资金运作、安全生产及其它重要事件等专项工作的研讨。涉及公司管理体系建设的相关会议。（6）会议通知：专题会议时间为不定期，专题会议由公司主管领导或总经理确定开会时间后，由专题会议提出召开部门负责人（或提出人）负责通知，通知时间为会议召开

14、前2个工作日（突发性和应急性专题会议除外），通知方式为电话或微信群；如需提交书面及电子汇报材料时，需在会议召开前1周将会议通知发送给参会人员。会议通知需明确会议时间、地点、主题、参会人员、准备资料、报送时间、接收人及接收邮箱等。如出现会议时间的调整，由会议提出召开部门负责人（或提出人）通知各参会人员，并说明原因。（7）会前提交资料：专题会议要求提交的书面及电子材料具体内容、报送时间、接收人将按照会议通知要求。（8）会议记录：专题会议由提出部门（或提出人）指定人员负责会议记录，会后整理会议记录；各参会人员均应记录会议要点，详细记录与本身工作相关的内容，以便指导日后的工作。（9）会议跟进落实：专题

15、会议形成相关专题工作报告，有具体的工作要求，由会议组织部门主管领导或总经理审核，核准后发送到相关部门（车间）。各部门（车间）负责人将涉及到本部门（车间）的工作要切实按要求开展工作；周例会、品质例会主持人开会时将检查专题会议交办的工作完成情况作为会议内容之一；专题会议交办工作由会议提出部门（或提出人）不定期进行跟踪检查、督办直至完成。六、会议准备1、办公室负责会场安排及设备准备，各项会议如需使用电脑和音像设备，需在会前30分钟通知办公室准备，办公室在会前10分钟准备完毕。2、各参会人员需在开会前针对会议主题深入思考会议所涉及的内容及有关问题的解决办法和采取措施，认真准备开会材料，发言材料要紧扣主

16、题，言简意赅。如需提交书面或电子材料的，须在会前一天或按照会议通知要求准时报送。3、当会议要求提交书面或电子材料时，如任一参会人员没有依时报送，会议组织部门（或人员）需将情况及时反馈到公司主管领导或总经理，并相应调整会议时间或取消会议。七、会后工作1、每次开会的会议资料由会议主持人会后收集和整理，统一交到办公室归档保管。2、公司及相关部门将对会议成功解决问题的比率进行统计和分析。八、会议纪律1、会议组织部门（或人员）负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。3

17、、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门（或人员）请假，未请假视同缺席或迟到处理。4、如参会人员因故不能出席，需及时向会议组织部门（或人员）请假，由会议组织部门（或人员）请示公司领导是否指派其它人员代替，如同意指派其它人员代替，由会议组织部门（或人员）补发通知。5、无故缺席会议者，每次罚款50元；迟到者，每次罚款20元；无故延期提交会议书面或电子材料者，罚款50元/天。6、对于忘记开展工作或无理由拖延工作的责任人，每次罚款50元。7、对于累次违反会议纪律者，视情节严重性，作为考核是否为合格干部的依据。8、罚款规定：对于违反以上会议规定的人员，由相关会议主持人将情况登记下来并报送办

18、公室，办公室负责编制罚款人员清单，作为中层干部个人年度绩效考核的参考依据，罚款将在中层干部当年绩效年薪奖金中扣除。九、附则本制度自发文之日执行。附件1:会议签到表附件2:周例会会前提交资料要求附件1：二0xx年H一月十日xxx股份有限公司会议签到表会议名称（主题）会议时间会议地点参加人员主持人记录人序号姓名备注序号姓名备注1142153164175186197208219221023112412251326附件2:周例会会前提交资料要求生产部：对上周问题工作开展情况进行回应；上周生产计划安排、生产进度、成品入库情况、安全生产、物料到位情况、生产异常情况、外协加工、人员动态等；车间存在的问题，生

19、产进度未完成的原因，需采取的措施等；对本周工作的安排，需配合的部门（车间）工作，目前完成任务的困难等。生产部（采购）：对上周问题工作开展情况进行回应；上周重要物料到货情况，采购订单（重要物料预计到货）状况，订购单异常原因等，采购不及时到位原因，市场动态，需采取的措施等；对本周工作的安排，需配合的部门（车间）工作，目前完成任务的困难等。品质部：对上周问题工作开展情况进行回应；上周来料检验（外购件）、半成品检验、外协件（加工）检验、日常巡检、成品检验总批次数，合格批次、合格比率、退货批次、退货比率等，各车间品质具体不良原因，品质不良增多的因素，需采取什么措施等；对本周工作的安排，需配合的部门（车间

20、）工作，目前需要解决的问题等。经营部：对上周问题工作开展情况进行回应；上周出货情况，客户反馈意见、销售订单（接单）状况、订单异常原因等，产品设计或供货问题及不足，市场动态，客户要求，需采取的措施等；对本周工作的安排，需配合的部门（车间）工作，目前完成任务的困难等。研发中心：对上周问题工作开展情况进行回应；上周项目进度，样品制作进度，新产品开发情况，车间需解决技术问题（含操作指导、是否按图纸要求）、图纸下发回收情况等，车间存在的问题，样品未完成的原因，需采取的措施等；对本周工作的安排，需配合的部门（车间）工作，目前完成任务的困难等。工艺部：对上周问题工作开展情况进行回应；上周各类不合格品的评审情况，突出工艺问题改进完成情况，新产品工