会议室管理制度.doc

1、会议室管理制度会议室使用规定一目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：二定义会议室指的是_室的_个大会议室和_个小会议室。会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。三会议室使用规定1、_个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写会议室使用申请表，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事

2、行政部负责人同意。3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过_分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时

3、间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。10、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。11、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。12、如部门或个人临时取消申

4、请，再需使用时需重新申请。四程序1、申请流程1)部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；2)部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求；3)前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在会议室使用登记表；4)前台接待员将会议室使用登记表张贴在会议室指定位置处；5)部门或个人按时间使用会议室。2、使用流程1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室；2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。3、交还流程1)部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；2)如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部经理协调；3)如部门或个人拒绝改

5、正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。会议室使用流程：附件：1、会议室使用申请表2、会议室使用登记表会议室管理制度（二）_集团总部会议室管理使用规定为加强公司会议室科学化管理、规范化使用，确保各类会议顺利有序召开，提高会议室利用率，特制定集团总部会议室管理规定如下：一、会议室基本情况：二、会议室安排：由行政部统一负责。各部门如需借用会议室，提前一天向行政部提出申请，告知会议人数、会议时间、会务联系人等基本信息，并在签字认可(见附表)。若各部门会议与公司临时性重要会议发生冲突时，须保证公司级会议优先使用；部门之间会议发生冲突时，由各部门之间自行协商解决；外单位借用召开会议与公司或

6、部门会议发生冲突时，须保证客户方使用优先。使用方如因故取消会议，须及时通知综合办公室取消会议室安排。三、会议室准备：由办公室按会议要求提前做好会议室内设施设备、会务方面的准备工作，室内保持干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯及饮用水。会议室内席卡摆放及座次的安排由会议使用方负责。外单位借用本公司会议室，由借用方负责席卡座次安排，本公司不提供会议用品，若借用方须摆放会标、席卡、鲜花、水果等，可由办公室代办，费用由借用方支付。四、会议室设备实施：会议室的照明、空调、投影、音响等设备使用管理由办公室专人负责，如若使用投影仪、音响设备，应提前通知办公室做好调试、试用准备。使用人员应爱护会议室的会

7、议室设备设施，不得损坏公物，会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用。会议结束后，及时通知办公室检查会场，关好电脑、投影仪、门窗、空调、灯光等设备，待办公室会务人员查看后方能离开。如因与会者使用不慎而造成的损失，由使用者承担。五、会议室卫生：会议期间应保持整洁；会议结束后，使用部门应及时清理会场，所移动过的桌椅等设施还原，保持会议室整洁如初。六、会议室管理：办公室会务管理员须严格执行会务管理各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。附表：会议室使用登记表会议室管理制度（三）第一章总则第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工

8、作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。第二条公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。第四条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第五条本制度适用于公司及所属各车间、部门。第二章会议类

9、别第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。第七条专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。第二章会议的组织管理第一节总经理办公会第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要

10、人事任免、机构设置以及制度审议等。第九条总经理办公会议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时召开。第十条总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、总经理助理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。第二节中层干部会议第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况，工作情况，表扬先进、批评落后，统一

11、思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。第三节经济分析会第十五条经济分析会是公司对月(季)度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各车间、部门有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。第十六条经济分析会

12、原则上每月的第一个周二召开，特殊情况可临时召开。第十七条召开经济分析会议由公司总经理批准，分管生产的副总经理主持，参加人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。第十八条公司经济分析会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。第四节生产经营分析会议第十九条生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、

13、经营分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行具体部署，明确产品销售、原辅料采购的具体方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。第二十条生产经营分析会议原则上每半个月召开一次。第二十一条生产经营分析会议由公司分管生产的副总经理主持，公司经营班子成员和生产、经营、质量、仓储、安全等相关部门及生产车间负责人参加。第二十二条生产经营分析会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。第五节生产经营协调会议第二十三条生产经营协调会是公司每周生产经营工作的通报会议。会议在听取有关生产经营工作的回报的基础上，及时协调解决各车间、部门

14、提出的问题，讨论研究并提出下周生产经营。第二十四条公司生产经营协调会议原则上每周二召开。第二十五条生产经营协调会议由公司分管生产的副总经理主持，参加人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。第二十六条生产经营协调会具体由公司生产部通知、记录和整理纪要。第六节专题会议第二十七条公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。第二十八条公司有关生产、安全、经营、质量、安全

15、、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。第二十九条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理(总助)主持，公司各车间及职能部门的相关负责人参加。第三十条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。第三十一条专题会议结束后_个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。第七节部门日常管理例会第三十二条公司所有车间、部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各车间、部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。第三十三条部门日常管理例会至少涵盖如

16、下内容：传达贯彻股份公司及公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法(如PDCA循环法)进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。第三十四条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。第三十五条公司所有车间、部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录

17、和会议记录，保存期为_年。第八节对外接待会议第三十六条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。第三十七条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理(总助)接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理(总助)和指定人员接待。第三十八条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。第九节其他会议第三十九条公司党委会、党员大会、职代会(工代会)、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。第三章会议的组

18、织、管理和服务第一节会议的组织第四十条会议的批准(一)临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。(二)本制度已列出的会议按照规定程序批准。第四十一条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。第四十二条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。第四十三条会议通知(一)会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前_个工作日下发正式书面通知。(二)会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第四十四条会议的准备(一)做好会议通知。