企业会计档案管理实施细则

1、企业会计档案管理实施细则1 总则1.1 目的依据为了适应企业发展要求，进一步规范企业会计档案管理，根据公司会计档案管理办法，制定本细则。1.2 适用范围本细则适用于公司及所属单位。1.3 规范内容界定1.3.1 本细则所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括纸质会计档案以及通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。1.3.2下列会计资料应当进行归档：a) 会计凭证，包括原始附件、记账凭证；b) 会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；c) 财务会计报告，包括月度

2、、季度、半年度、年度财务会计报告；d) 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。1.3.3对于同一类会计资料应至少做到纸质档案、电子档案（含纸质档案的电子副本）二者之一信息完整。1.4 管理原则1.4.1 存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，不得随意存放，严防毁损、散失和泄密。2 组织管理与职责 2.1 财务资产处为会计档案主管部门，应建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度；负责原始附件的收集、整理，财务会计报告的打印、报送；负责会计档案的归口

3、管理，并负责指导与监督各单位会计档案工作；负责根据业务实际情况与集团财务在服务水平协议（SLA）中共同协商的约定向共享档案管理部门移交会计档案。2.2 档案馆为公司各种档案的管理部门，负责管理无需移交集团财务档案管理部门的公司会计档案，确保会计档案的完整与安全。2.3二级单位财务部门如果未实施财务共享，会计档案不移交共享档案管理部门，应指定专人整理并保管好会计档案资料，接受财务资产处的业务指导、监督与检查。3 电子会计资料归档要求3.1 公司内部形成应归档的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存。3.1.1 由集团公司统一部署实施的财务管理信息系统所形成、传输的电子会计资料。

4、财务管理信息系统包括但不限于下列系统：ERP系统、会计集中核算系统、费用报销系统、资金集中管理系统、财务报表系统、合同管理信息系统、财务共享服务系统等。3.1.2 财务管理信息系统设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，生成的电子会计资料真实有效，并可以会计业务方式展示；3.1.3 财务管理信息系统具备导出功能，导出存档的会计档案符合国家标准归档格式，一般采用PDF格式；3.1.4 实施了集团公司档案管理系统，并与财务管理系统建立了数据接口；3.1.5 建立了电子会计资料与相关联的纸质会计档案的检索关系；3.1.6 财务管理信息系统在数据采集、传输、数据转换、保管、查询利用、迁移等过程中，采取

5、了身份认证等有效措施防止电子会计档案数据被篡改；3.1.7 按照档案信息系统运行维护规范（DA/T 56-2014）建立了电子会计档案备份制度；3.1.8 不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的。3.2 公司从外部接收的电子会计资料，满足3.1中第2至第8款并具备符合中华人民共和国电子签名法的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。3.3 保管期限为永久的会计资料须同时以纸质形式归档保存。3.4 纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，仍须保留纸质会计资料，电子文件作为数字副本归档保存。数字化扫描副本的质量须符合集团公司档案数字化规范相关要求。3.5 采取电子形式归档保存会计资料的，

6、会计档案应脱离各业务信息系统归档至集团公司档案管理系统，不得用业务信息系统的备份代替归档。3.6财务共享服务各相关系统形成的如下电子文件作为电子原始附件管理：申请单信息、扫描影像、报销业务审批流信息、财务公司电子回单、TMS回单、CMIS系统合同信息等电子文件。电子原始附件的归档管理工作由集团财务负责。4 原始附件、记账凭证、账簿及报表的寄送、审核及电子归档4.1鉴于公司与集团财务在服务水平协议（SLA）中的约定，公司原始附件传递归集采取寄送方式，即由公司将原始附件统一寄送至集团财务，由集团财务完成原始附件扫描、建档和临时保管等工作。4.2依据服务水平协议，公司在一个完整的会计年度内，应只选用

7、同一种传递归集方式。4.3原始附件完整性审核。4.3.1原始附件在位传递到集团财务扫描前，应由财务资产处负责进行审核，确保附件清晰、完整、可用。4.3.2原始附件位传递到集团财务后, 由集团财务依据服务水平协议中约定的原始附件标准化附件清单审查附件完整性并完成扫描，由集团财务对扫描结果与原始附件一致性负责。4.4需扫描的原始附件如需粘贴，应做到：原始附件自左侧装订线向右整齐粘贴于A4幅面粘贴单上，不得覆盖粘贴，不得超出粘贴单边缘。每张粘贴单应注明粘贴原始附件的总金额、总张数等信息。同类票据可错缝粘贴，第一张票据显示完整信息，其余票据应露出大写或小写金额。允许错缝粘贴的原始附件为各类定额服务业发

8、票以及单张金额在人民币100元以下(含)的如下各类票据：出租车票、停车票、路桥票、市内汽客、市内轨道车票、摆渡轮票、通讯费等服务业发票等票据。4.5对同类原始附件较多的单笔业务，可以采取扫描原始附件汇总表的方式代替扫描原始附件，原始附件直接归档保存。4.5.1公司与集团财务协商一致后,可由集团财务编制原始附件汇总表，列明编制人、审核人等信息并加盖业务专用章。集团财务负责汇总表内容和原始票据的一致性。4.6公司应采取必要措施防止原始附件重复使用。4.7记账凭证以电子形式保存并归档。在未向集团公司电子档案管理系统移交电子档案前，记账凭证电子档案可在原生系统临时存储。临时存储期间，电子档案利用人可按

9、规定进行必要的查询，必要时可纸质输出。4.8会计账簿以电子形式保存并归档。在未向集团公司电子档案管理系统移交电子档案前，会计账簿的电子档案在原生系统临时存储。临时存储期间，电子档案利用人可按规定进行必要的查询，必要时可纸质输出。4.8.1公司负责财务状况说明书、报表附注等报告的编写、审定及报出等工作。4.8.2年度财务会计报告应同时保留纸质和电子档案。公司负责纸质年度财务会计报告的打印、签章、装订、归档等工作。5 会计档案整理5.1 公司可委托财务共享服务中心负责本单位有关会计档案的整理立卷。其他无需移交共享服务中心档案管理部门的会计档案，由财务资产处会同公司档案管理部门共同整理。5.2 纸质

10、会计档案整理立卷工作应符合会计档案案卷格式（DA/T 39-2008）要求。会计档案原则上应保存原卷册的装订，个别需要拆封重新整理的，应由会计人员拆封整理。5.3 会计凭证应分类、按期顺序统一编号，不得缺号、漏号、重号，原始附件应与记账凭证建立检索关系。5.3.1 纸质原始附件须分会计主体及会计年度按归档时间顺序分册装订。各分册连续编号，且内附以纸质原始附件检索记账凭证的索引表。纸质原始附件须要通过扫描形成电子影像副本，副本按照电子原始附件管理。由信息系统产生的数量巨大的集成业务凭证，其纸质原始附件可不形成电子影像副本而单独装订成册，并与集成记账凭证建立索引关系。记账凭证与原始附件须建立互为检

11、索条件的双向索引表。索引表以电子文件格式归档保存。5.3.2 会计账簿须在年度终了后及时整理立卷归档。仅以电子形式归档保存时，应满足本细则之3.1条的要求。5.3.3 财务会计报告须按集团公司会计管理制度规定的格式和要求编制。仅以电子形式归档保存时，应满足本细则之3.1条的要求。6 会计档案的移交6.1 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应根据公司与财务共享服务中心的约定移交至共享服务中心档案管理部门保管或公司档案管理部门管理。因工作需要确需推迟移交的，可由财务资产处临时保管1年，经公司档案管理部门同意，最长不超过3年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合集团公司档案管理的有关规定，且出纳

12、人员不得兼管会计档案。6.2 会计档案移交时，应编制移交清册，办理交接手续。6.3 公司移交电子会计档案时，交接双方应当对电子会计档案的完整性、可用性、安全性进行检测，检测方法应符合企业电子文件归档和电子档案管理指南的要求。6.4 由财务共享服务中心整理立卷的会计档案，如需移交回公司档案管理部门时，必需由公司财务资产处、档案接收管理部门及财务共享服务中心三方共同审核确认，办理移交手续。7 会计档案的保管期限7.1 各类会计档案的保管期限应当按照本细则附录执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第1天算起。本细则规定的会计档案保管期限为最低保管期限。各单位会计档案的具体名称如有同本细则所列档

13、案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。7.2 本细则施行之前已到原最低保管期限的但尚未进行鉴定的会计档案，应按照本细则的规定组织鉴定、销毁和延期保管等事宜。经鉴定确认继续保管的，最低继续保管期限等于本细则规定的最低保管期限减去已保管期限。7.3 本细则施行之前未到原最低保管期限的会计档案，应按照本细则重新划分保管期限。7.4 根据本细则仅以电子形式保存某类会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。8 会计档案的利用8.1 会计档案查阅优先采取电子档案查阅形式。8.2 公司应建立会计档案使用审批登记管理制度以及配套流程。8.2.1对于保

14、存在公司档案管理部门的会计档案，办理登记查阅手续后，可以查阅或者复印。查阅或者复印会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。8.2.2保存在公司档案管理部门的会计档案查阅手续程序：a) 公司内部员工需要查询、复印保存在公司档案管理部门的会计档案，必须填具档案查阅申请单，注明查阅单位名称或人员、查阅初始时间、查阅目的和查阅或复印会计档案名称等相关内容， 请示财务负责人同意后方可查阅；b) 外单位人员需要查询、复印保存在公司档案管理部门的会计档案，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，并经公司总会计师批准后，派专人陪同查询、复印。c) 国家安全、纪检、审计、税务等外部单位因工作需

15、要利用会计档案的，须由本单位相应接待部门办理档案使用审批手续，档案部门方可提供相关档案。d)会计档案保管人，需要建立会计档案查阅清册；由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样；复印纸质件须加盖档案复制章，复制电子件须附档案水印标识;e)查阅或复印完毕后交回会计档案时，会计档案保管人员在会计档案查阅登记清册记录查阅或复印的内容，并由查阅人和档案保管人员在会计档案查阅登记清册中签名;f)查阅地点的限定：查阅人通常应在公司档案管理部门处查阅，一般不得对外借出。确因工作需要且按国家有关规定需要借出的,应严格按照规定办理审批和登记手续，并经公司总会计师同意;g)查阅期限的限定：

16、查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期;h)公司会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料;8.2.3 对于保存在共享服务中心档案管理部门的会计档案，如有特殊需要，经财务部门负责人批准，填写查阅申请表，并加盖公司公章（或财务部门章）后到共享服务中心档案管理部门查阅。8.2.3.1 对于保存在共享服务中心档案管理部门的会计档案的复印、借出等其他利用方式，应按照共享服务中心档案管理规范中的相应细则的要求进行申请，经公司财务部门负责人、总会计师批准后进行。9 会计档案销毁鉴定9.1 对已到保管期限的会计档案鉴定，由公司档案

17、管理部门牵头，组织公司财务、审计、纪检监察等部门人员共同进行。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。9.2 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项（包括未了结的诉讼案件、未结案违规违纪案件、因固定资产后期维修等需要使用购买固定资产原始票据等）的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。9.3 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：9.3.1 公司档案管理部门编

18、制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。9.3.2 公司负责人、总会计师、公司档案管理部门负责人、财务部门负责人、档案管理部门经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。9.3.3 公司档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销；电子会计档案的销毁还应当按照电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）的规定,由公司档案管理部门、财务部门和信息部门共同派员监销。9.3.3.1 监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。9.3.3.2 属于保密范围的电子会计档案，如存储在不可擦写