谭小芳讲师：时间管理实践培训

1、纲要 什么是时间管理 时间管理测试 时间管理的四象限法则 时间管理练习 两种工作模式 时间管理原则什么是时间管理问题的提出你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。问题的本质 时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的干扰忙忙茫茫盲盲道具：道具：铁桶一只，大石

2、头两块，碎石若干，铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐细沙一堆，水一罐方法：方法：把以上物品装进铁桶。把以上物品装进铁桶。提问：提问：如果请你做这个实验，你将会按怎如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？样的顺序把以上物品装进铁桶？启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？小实验什么是时间管理 “时间管理” 由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本

3、身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。 目的：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间时间管理如果你的生命只剩下三天，你会做哪三件事情？什么是你生活中最重要的事情？你的人生意义如何？你希望成为何种人或完成什么目标？ 想想看你有什么长期目标 想想看人生中最重要的人际关系是什么 想想看你最希望有什么贡献 重新思索你最希望得到的感受是什么？平和，信心，快乐，或是 列出你认为最终重要的三，四件事 假设你只有六个月的生命，想想这星期内你要做些什么？ 假设你至少有三四十年的生命，这星期内你又要做些什么？ 哈佛的调查 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学

4、历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下： 3%3%有清晰且长期有清晰且长期 的目标的目标有清晰但短期有清晰但短期 的目标的目标有较模糊目标有较模糊目标无目标无目标二十五年后25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英 大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等 几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层，他们的生

5、活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界 3%3%时间管理测试测试题1、你认为当天的工作是否必须完成？A、是B、否2、你会制定年度计划并具体安排每天的工作吗？A、是B、否3、你的文件是按照重要性分类管理吗？A、是B、否4、你会把同样、同类、同时使用的东西放在一起吗？A、是B、否5、你的办公室是否很整洁干净？A、是B、否6、你会尽量减少开会次数吗？A、是B、否7、如果工作时间很紧，你会经常看表并作出下一步的安排吗？A、是B、否测试题8、工作之际你是否会稍作休息、劳逸结合呢？A、是B、否9、工作很忙时，你是否会有紧迫感？A、是B、否10、你曾向别人请教如何利

6、用时间吗？A、是B、否11、你对每天的工作是否能分清轻重缓急。A、是B、否12、“只要善于利用时间，你每天就可以多出一点时间”。A、是B、否13、你会为不熟悉的工作预先制定计划吗？A、是B、否14、你清楚自己工作效率最高与工作效率高低的时间分布吗？A、是B、否测试题15、你对突然插进来的要和事能接受吗？A、是B、否16、来访者不愿意透露来意，你会在工作室会见吗？A、是B、否17、你在工作时，有电话找你，你会出于礼貌地听对方长篇大论吗？A、是B、否18、你会花很多时间对自己的工作成果反复检查以确可成无一失吗？A、是B、否19、为得高工作效率，你经常起负荷工作吗？A、是B、否20、你宁可自己动手也

7、不会把工作委派给他人吗？A、是B、否 时间管理测试 积分标准：1-14题选择A得1分，选择B不得分； 15-20题选择B得1分，选择A得不得分。 然后将各题所得分数相加。时间管理测试 测试结果：（1）总得分17-20分。你的时间管理能力很强，你很有毅力，能够坚持不懈地把工作做好，是个难的好员工。（2）总得分为11-16分。你对时间的管理能力一般，你总是想放松自己，有时又能够很好地管理自己。（3）总得分为10分及以下。你的时间管理能力很差，你的计划从来不能实现，没有时间观念，总是找各种理拖延，懒惰是其中的主要原因。如果不改变这种状况，将会比较危险。时间管理的四象限法则时间自然法则总结我们是每分钟

8、的主人，否则便是每分钟的奴隶 我们利用时间，否则时间利用我们艾森豪威尔原则紧急不紧急重要不重要陷阱1：时间的配置不对 消极相应 vs 积极掌控 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理陷阱2：拖延 除了第四项外，其他事情做起来都不太愉快 不急的事情拖延后往往变成紧急的事情紧急不紧急重要不重要克服：思维习惯的改变 这件事情令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽快忘掉它。 养成速战速决的习惯 将事情切成几块小块任务，快速的完成每一块的任务 完成最关键的部分，让事情看起来像昨晚80%一样陷阱3：事必躬亲 韩非子.八经 下君：尽己只能 中君：尽人之力 上君：尽人之智 诸葛亮凡事事

9、必躬亲，后来过劳而死 为何事必躬亲？ 因为怕别人取代 不放心别人，不信任别人 要求标准过高陷阱4：有求必应 会花太多时间。时间不够时会牺牲第二项 受人尊敬重要，还是受人欢迎重要 不好意思决绝请求的原因 接纳请求比拒绝请求容易 担心触怒请求者 想做广受爱戴的好人 不知道如何拒绝他人的请求 每个人都有一个好朋友，叫“施小惠”，可以适当拒绝陷阱5：沟通不够 自己承担所有事情 出现错误不及时汇报 最后一分钟的通知 不合团队合作结论：时间管理架构紧急不紧急重要不重要均衡时间管理练习基本假设 每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息） 假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天

10、的日程，面前是这五天要做的事情代办事宜你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午 2 点到 4 点有一个会议你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净

11、的外套，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 你身上只有 5 块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业时间你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试代办事宜你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你有好几个月没有回老家，

12、也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午 2 点到 4 点有一个会议你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 你身上只有 5 块钱，需要取钱大家明天晚上

13、聚餐你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业时间你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试 在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？ 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表； 确定每件事情的重要等级和紧急程度；1. 根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间

14、表；编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度根据编好的时间表，考虑： 这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。哪些事情可以放弃不做哪些事情可以放弃不做？为什么？为什么？ 这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。哪些事情可以由别人代哪些事情可以由别人代做？为什么？做？为什么？ 哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处理的琐事利用空档的时间处理。哪些是自己需要处理的哪些是自己需要处理的事情？为什么事情？为什么列出任务执行计划，执行吧！

15、健康看牙医，洗澡，等等 （1、15） 家庭给家里打电话，等等 （3 、14 、17） 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 （2、8、11、18、21） 爱情准备烛光晚餐，等等（23） 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 （5、9、10、12、13、16、19、20、22、24） 金钱夜间兼职的面试，等等 （4） 兴趣看演唱会，等等（6、7）两种工作模式组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式 崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。简化工作是所有高效成功人士的共同特质。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工

16、作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。 建立并行、串行的工作模式，简化流程并行工作模式 什么情况下能并行工作起床洗脸刷牙出门热牛奶更衣化妆整理公文包热面包早点吃早餐小王的一个早晨看电视早新闻5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟2分钟起床起床洗脸刷洗脸刷牙牙出门出门热牛奶热牛奶更衣化更衣化妆妆整理公整理公文包文包热面包热面包早点早点吃早餐吃早餐看电视看电视早新闻早新闻串行工作模式A AB BCCD D主要领导主要领导不到场会不到场会议不能开议不能开要充分考虑工作的连续性要充分考虑工作的连续性会议没结会议没结束形不成束形不成工作决议工作决议决议没有决议没有下达工作下达工作无法开展无法开展工作尚未工作尚未结束无法结束无法进行考核进行考核时间管理原则基本原则 珍惜时间，学会断网 善用佳软 白纸+铅笔, Google Calendar, Google工作表, 其它 Tadalist, Mindmanager, Freemind 学会有效的授权 做好时间管理的长期准备和短期准备 为高效的时间管理，培养良好习惯 会议时间管理时间管理的长短期准备 长期准备 购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯时间管理的长短期准备 临时准备明天的