8第八章：时间管理全书电子课件完整版电子教案课件电子教案幻灯片

1、第八章第八章 时间管理时间管理第一节第一节 认识时间认识时间第二节第二节 时间管理内涵时间管理内涵第三第三节节 时间管理方法时间管理方法第一节第一节 认识时间认识时间时间的界定时间的界定时间的特性时间的特性一、时间的界定一、时间的界定 时间对于不同的人有不同的意义。哲学家说，时间是物质时间对于不同的人有不同的意义。哲学家说，时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，运动的顺序性和持续性，其特点是一维性， 是一种特殊的资是一种特殊的资源源。时间。时间是决定有效性的因素，因为有效性是管理者的素质、是决定有效性的因素，因为有效性是管理者的素质、社会因素和时间之比。社会因素和时间之比。 任何人都

2、没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的部时间。这就是著名的“时间悖论时间悖论”。时间是一种被相等地分。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。配给所有人的资源。 无法开源无法开源 无法节流无法节流 不可取代不可取代 不可再生不可再生二、时间的界定二、时间的界定第二节第二节 时间管理的内涵时间管理的内涵时间管理的界定时间管理的界定时间管理的误区时间管理的误区一、时间管理一、时间管理 时间管理探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既时间管理探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个特性，时间管理的

3、对象不是时定目标。由于时间所具备的四个特性，时间管理的对象不是时间，而应该是面对时间进行的自我管理。间，而应该是面对时间进行的自我管理。 自我管理是指每个人必须抛弃陋习，引进新的工作方式和自我管理是指每个人必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放等，加上自我约束、持之以恒，从而提高效率，事和权力下放等，加上自我约束、持之以恒，从而提高效率，事半功倍。半功倍。1 1、工作缺乏计划工作缺乏计划计划与事实常常难以趋于一致，所以必须定期审视目标与计计划与事实常常难以趋于一致，所以必须定期审视目

4、标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。划，做出必要的修正，寻找最佳途径。2 2、不会拒绝他人托付不会拒绝他人托付每个人的精力都是有限的，明智地每个人的精力都是有限的，明智地“拒绝拒绝”是一种是一种“量力量力”的表现，是保障行事优先次序的最有效手段，的表现，是保障行事优先次序的最有效手段，3 3、进取意识不强进取意识不强人最大的敌人就是自己，时间白白流逝而毫无悔痛之意，其人最大的敌人就是自己，时间白白流逝而毫无悔痛之意，其根本原因是缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认根本原因是缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。真态度。二、时间管理误区二、时间管理误区第三节第三节 时间管理

5、方法时间管理方法四象限工作法四象限工作法番茄工作法番茄工作法GTDGTD工作法工作法省时之道省时之道四象限工作法是美国的四象限工作法是美国的管理学管理学家史蒂芬家史蒂芬. .柯维柯维提提出的一个时间管理的理出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和论，把工作按照重要和紧急两个维度进行了划紧急两个维度进行了划分，分为四个分，分为四个“象限象限”：既重要而且紧急、重要既重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。急、不重要且不紧急。一、四象限工作法一、四象限工作法番茄工作法是一种简单易行番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法，它是由意的时间管理方法，它是由意大利人大

6、利人弗朗西斯科弗朗西斯科. .西里洛西里洛于于19921992年创立的。西里洛在发年创立的。西里洛在发明这个方法的时候刚好手边明这个方法的时候刚好手边有一个番茄形状的计时器，有一个番茄形状的计时器，就将其命名为番茄工作法。就将其命名为番茄工作法。番茄管理法的侧重点是提升番茄管理法的侧重点是提升专注力，专注力，二、番茄工作法二、番茄工作法 第一步：计划第一步：计划 番茄工作法的实施流程主要是借助一个计时器、三张表格番茄工作法的实施流程主要是借助一个计时器、三张表格（“活动清单活动清单”、“今日待办今日待办”以及以及“记录表格记录表格”）来进行每）来进行每日的工作任务管理，并在一天工作结束后，对自

7、己的工作时间日的工作任务管理，并在一天工作结束后，对自己的工作时间进行分析，从而可以获得对自己工作能力的预估、合理安排工进行分析，从而可以获得对自己工作能力的预估、合理安排工作、提升工作效率。作、提升工作效率。1 1、活动活动清单表格清单表格活动清单中主要列出一些近日要完成的有关工作。活动清单中主要列出一些近日要完成的有关工作。活动清单2 2、今日今日待办表格待办表格3 3、记录记录表格表格事项时间地点任务其他记录表日期时间任务类型任务描述番茄书目备注 第二步：跟踪第二步：跟踪 将近期要完成的活动全部填入将近期要完成的活动全部填入“活动清单活动清单”表格。每表格。每天早晨，从其中选出数项要在今

8、天进行的活动，抄入天早晨，从其中选出数项要在今天进行的活动，抄入“今日今日待办待办”表格。在表格。在“今日待办今日待办”表格选择今日要完成的各项任表格选择今日要完成的各项任务。务。 对选定任务开启对选定任务开启2525分钟的分钟的“番茄钟番茄钟”，并把它填入，并把它填入“记记录表录表”中。从中。从“今日待办今日待办”的第一项工作开始。每个的第一项工作开始。每个“番茄番茄钟钟”之间休息几分钟，休息的时间灵活掌握，但时间不要太之间休息几分钟，休息的时间灵活掌握，但时间不要太长，以长，以3-53-5分钟为宜。休息时不要想和工作相关的事情，尝分钟为宜。休息时不要想和工作相关的事情，尝试着放空自己，暂时

9、放下。四个试着放空自己，暂时放下。四个“番茄钟番茄钟”以后，可以有较以后，可以有较长的休息时间长的休息时间，实践证明，实践证明，适当的休息更有助于完成工作。，适当的休息更有助于完成工作。 第第三三步：步：记录记录 需要计算在每一个需要计算在每一个“番茄钟番茄钟”内被打断的次数，一般用内被打断的次数，一般用逗号表示。在逗号表示。在“番茄钟番茄钟”内，会有被打扰的时刻，比如，同内，会有被打扰的时刻，比如，同事来请教问题、领导通知召开紧急会议、接到好友的来电或事来请教问题、领导通知召开紧急会议、接到好友的来电或者要去卫生间等，把这些被中断的次数记录下来，在一天结者要去卫生间等，把这些被中断的次数记录

10、下来，在一天结束时，再把这些数据归档并填入束时，再把这些数据归档并填入“记录表记录表”，最后进行分析，最后进行分析总结。总结。 第第四四步：步：可视化可视化 把前几部分掌握的信息联系起来，有目的地进行调整，把前几部分掌握的信息联系起来，有目的地进行调整，最终找到符合现状的工作习惯。符合自己的工作习惯一旦形最终找到符合现状的工作习惯。符合自己的工作习惯一旦形成，就比较容易坚持下去。成，就比较容易坚持下去。 GTD GTD：Get Things DoneGet Things Done，“把事情做完把事情做完” GTD GTD工作法是著名时间管理人工作法是著名时间管理人戴维戴维. .艾伦艾伦提出的一

11、套非常提出的一套非常行之有效的时间管理方法。其核心理念是：在确保事务对工行之有效的时间管理方法。其核心理念是：在确保事务对工作全覆盖的前提下作全覆盖的前提下, ,集中资源关注当下可执行的工作集中资源关注当下可执行的工作, ,以提高以提高效率；对于不可执行的工作效率；对于不可执行的工作, ,则根据其不确定性的程度则根据其不确定性的程度, ,纳入纳入可控制的管理体系中可控制的管理体系中, ,直到其成熟为一个可具体执行的事务。直到其成熟为一个可具体执行的事务。随着时间的推移随着时间的推移, ,事务状态不断迭代，达到有效管理的目标。事务状态不断迭代，达到有效管理的目标。 GTD GTD法则在实践中往往

12、分成法则在实践中往往分成收集、整理、排程、行动与收集、整理、排程、行动与回顾回顾五个过程。五个过程。三、三、GTDGTD工作法工作法1 1、收集收集 将能够想到的与目标相关的所有事务的进行预估并罗列记将能够想到的与目标相关的所有事务的进行预估并罗列记录下来，放入收件录下来，放入收件箱箱（inin表）表）中中。 当你开始使用当你开始使用GTDGTD时，你应该花一个小时把你想做（或必须时，你应该花一个小时把你想做（或必须做）的所有事情都记录下来。你得把所有没有按照本应该的状做）的所有事情都记录下来。你得把所有没有按照本应该的状态或场地等进行的事情都称作态或场地等进行的事情都称作“未尽事宜未尽事宜”

13、。所有这些事都应。所有这些事都应该在你的收件该在你的收件箱（箱（inin表）中表）中。2 2、整理、整理 定期或不定期对收件定期或不定期对收件箱（箱（inin表）中表）中的任务进行分类、整理的任务进行分类、整理, ,尽量保持收件箱为空的状态。尽量保持收件箱为空的状态。 当整理当整理inin表上的事项时表上的事项时, , 首先需要自问首先需要自问: :它可以被执行吗它可以被执行吗? ? 如果答案是不，要么你就把这件事扔掉；或把它作为一个参考如果答案是不，要么你就把这件事扔掉；或把它作为一个参考事项事项 所有事务按照时间序列、占用资源量、优先级等维度进行所有事务按照时间序列、占用资源量、优先级等维

14、度进行初步的划分初步的划分, ,便形成了对待办事务的基本整理。整理的过程中便形成了对待办事务的基本整理。整理的过程中, ,需同步进行必要的参考资料的收集，方便今后的使用。需同步进行必要的参考资料的收集，方便今后的使用。3 3、排程、排程 排程是排程是GTDGTD工作法中最核心的步骤工作法中最核心的步骤, ,主要包含对参考资料及主要包含对参考资料及下一步行动的安排。下一步行动的安排。 如果一个事务涉及到多步骤流程和多人协作如果一个事务涉及到多步骤流程和多人协作, ,那么需要将其那么需要将其细化成具体的时间序列细化成具体的时间序列, ,并规定任务节点。该过程的输出是资源并规定任务节点。该过程的输出

15、是资源分配，根据任务的性质将其安排合适的人选，配备相应的团队分配，根据任务的性质将其安排合适的人选，配备相应的团队以及相应的办公条件与经费等以及相应的办公条件与经费等, ,确保其得到有效执行。确保其得到有效执行。4 4、行动与回顾、行动与回顾 行动即按照实际任务清单开始行动。不同的事务性质对执行动即按照实际任务清单开始行动。不同的事务性质对执行力的要求存在差异。行力的要求存在差异。 回顾环节，可以发现时间管理的缺陷、对任务分类整理与回顾环节，可以发现时间管理的缺陷、对任务分类整理与组织的不合理方面、工作人员能力局限性等问题，有利于今后组织的不合理方面、工作人员能力局限性等问题，有利于今后事务安排时进行合理调整。事务安排时进行合理调整。今日目标今日目标背背2020个英文单词个英文单词给父母打电话给父母打电话去图书馆还书去图书馆还书去超市购买必需的生活用品去超市购买必需的生活用品准备比赛作品准备比赛作品1 1、要积极规划，确定目标、要积极规划，确定目标四、省时之道四、省时之道2 2、排列主次，区分重要与紧急、排列主次，区分重要与紧急生活中生活中80%8