向低效会议说NO---会议管理PPT

1、 向低效会议说NO！ 高效会议五项修炼 主讲： 会议管理组问题与收益： 1.把所有学员分成A、B两组 2.A组讨论提高会议效率的好处，B组讨论低效会议的坏处，各说出7点以上 3.两小组排代表上台发言，其他组员补充 4.活动时间：8分钟3学习目标 1.描述会前准备的要点 2.描述会议主持的技巧 3.描述有效控制的方法 4.运用会议记录模版模拟一份会议记录 5.描述出会后跟踪反馈方法会前准备会议主持有效控制大纲会议纪要会后跟踪会前准备会议主持有效控制大纲会议纪要会后跟踪会 前 准 备 Preparation before meeting一案例分析：糟糕的会议准备 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写

2、出答案 2.小组逐一发表个人看法 3.小组组长汇总并代表小组发言 4.最佳答案小组给予奖品激励 5.活动时间：8分钟（一）设立会议目标解决特殊问题传达资讯激励员工士气达成一致意见达到有效沟通（二）遵循目标的会议类型1咨讯会2讨论会3研讨会组织者做大量的准备工作，参与者只需要参加组织者做好引导工作，并适时推动议题的发展，参会者需要参加讨论参会者需要事先准备，有很高的参与度，需要集思广益紧扣会议目标议题数量适中议题间的联系（三）确定会议议题（四）选择参会人员123（五）确定会议程序010203主要往前次要往后紧迫往前不紧往后高度集中往前2、会议时间不宜过长也不宜过短1、确定会议召开时间需要考虑与会

3、人员是否能够出席（六）安排会议时间1、确定会议的地点要考虑会议的规模大小和人数2、还要交通是否便利、是否有必要的会议设备等（七）安排会议地点会议主持会议内容、材料会议议题参加人员联络信息时间地点会议名称（八）撰写会议通知 会议通知范例会议通知致：各部门经理发至：总经理办公室 徐丽日期：2015年6月20日主题：各部门经理季度工作会议参会人员：各部门经理 2015年6月27日上午9：00，在上海松山宾馆一楼会议室召开三季度工作安排会议，要求所有部门经理参加本次会议。如您不能参加，请6月25日前提前与*联系告知。 附上一份议事日程，参加会议的地图和停车场，中午提供自助餐。附件： 1、议事日程 2、

4、 松山宾馆和停车场地图 知识竞赛： 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 2.公布答案 3.对全部答对的学员给予奖励 4.活动时间：7分钟本模块内容回顾：转身交流 1. 每位学员写下本模块学习的最大三个收获 2.邻座互相分享所获 3.分享握手表示感谢 4.活动时间：3分钟会前准备会议主持有效控制大纲会议纪要会后跟踪会 议 主 持Presided over meeting二小组讨论：会议主持人在会议中的作用 1.小组成员逐一发表个人看法 2.小组组长汇总并代表小组发言 3.最佳答案小组给予奖品激励 4.活动时间：8分钟善于表达耐 性15思维清晰公 正26对事不对人灵活应对37分析能力

5、自我约束48（一）会议主持人应有的良好素质讲故事做推测激发兴趣释题目讲背景揭示主旨展挂图放录音活跃气氛提疑问设悬念启迪思考（二）设计会议开场白（三）掌握会议节奏熟悉会议进程和内容1预测会议可能出现问题2科学制定会议节奏计划3不搞一言堂4合理分配发言时间5合理运用发言技巧6（四）有效控制会议1即时赞美有创见的发言者2立刻阻止人身攻击3不要试图控制整个会议局面4对与会者发言给予即时反馈和肯定体验操练：角色扮演1. 背景介绍：老师介绍训练背景2.发放角色卡，学员熟悉训练中的三个角色：会议主持人、参会人员、观察员3.三人小组现场按角色卡练习（每个角色做一次）4.选取代表上台展示5.全场观察并点评6.培

6、训师做总评，进行奖励7.三人小组继续练习，直到正确演示本模块内容回顾：三国杀 1. 三人一组回顾课程要点 2.规定时间内，依次每人说一点，不得与其他人重复 3.时间到后，仍能说出学习要点的学员获胜 4.时间到后，学员握手表示感谢 5.活动时间：5分钟会前准备会议主持有效控制大纲会议纪要会后跟踪有 效 控 制Control Conference 三现场测试：高效会议该如何控制 1.小组讨论在流程卡片上写下自己的了解的内容 2.各小组针对卡片进行排序 3.各小组在听取讲师讲解后重新排序，并写下每个流程的收获 4.活动时间：5分钟（一）明确议题目标书面列明1切合实际2具体可衡量3（二）澄清误解错误目

7、的过多无关联性1目的描述不清晰2（三） 控制讨论进程拉回主题中 断 其 发 言鼓 励 积 极 发 言消除冲突（四）处理意见分歧合作/解决妥协/调解缓和/包容撤退/回避强迫/命令（五）控制会议时间3打铃控制法4平均时间控制法1时钟控制法2主持人提醒法知识竞赛： 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 2.公布答案 3.对全部答对的学员给予奖励 4.活动时间：7分钟本模块内容回顾：拉伸回顾 1. 同组相邻的两位学员组成一组 2. 一个学员边说出一个知识点边做动作，另外一个学员也要模仿相应动作 3.在规定时间内交换说出本模块知识点 4.分享握手表示感谢 5.活动时间：3分钟会前准备会议主持

8、有效控制大纲会议纪要会后跟踪会 议 纪 要Meeting Summary四案例分析：2016年半年会议纪要 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案 2.小组逐一发表个人看法 3.小组组长汇总并代表小组发言 4.最佳答案小组给予奖品激励 5.活动时间：8分钟（一）会议纪要种类办公会议纪要工作会议纪要协调会议纪要研讨会议纪要（二）会议纪要特点内容纪实性表达提要性称谓特殊性（三）会议纪要基本写法01集中概述法02分项叙述法03发言提要法（四）会议纪要内容结构01会议主题02会议时间03会议地点04参会人员06结尾05正文小练习： 1. 请根据以上所学知识结合实际工作拟写一份会议纪要 2.写好后与领

9、座互相交流 3.老师选取代表进行点评 4. 活动时间：8分钟本模块内容回顾：争分夺秒 1. 请在90秒内写出本单元的7点收获 2.写好后邻桌互相交流 3. 活动时间：3分钟会前准备会议主持有效控制大纲会议纪要会后跟踪会 后 跟 踪After the track五现场测试： 1.请学员根据问卷在纸上写出答案 2.小组内进行讨论 3.老师公布正确答案 4.最佳答案小组给予奖品激励 5.活动时间：8分钟01整理会议记录02罗列成果决议（一）公布决议内容（二）行动跟进明确责任分工制定沟通计划确保成果与决议一致角色扮演 1. 老师发放角色卡 2.学员阅读角色卡 3.三人一个小组，现场按角色卡练习 4.选取一组代表上台展示 5.老师进行点评 6. 活动时间：8分钟（三）在持续改善中提升总结不足之处寻找解决方法本模块内容回顾：学员互测 1. 每位学员拿出一张白纸，根据本单元所学，制作一套考题 2.考题以填空、选择、判断为主，题目数量3个 3.考题出好后，和邻桌互考，并在完成后进行答案讲解 4.活动