医院档案工作管理制度

1、医院档案工作管理制度依据档案法，结合医院实际情况，制定本制度。（一）总则：1. 医院各类档案（病历除外，下同）实行统一管理，建 立综合档案室。2. 档案工作受总经理领导，日常工作由院办公室管理。3. 综合档案包括：文书档案、医疗档案、科技档案、经 营档案、市场企划档案、人力资源档案、基建档案、设备档 案、会计档案、电子档案、声像档案、实物档案等12类4. 院办公室秘书为综合档案室兼职档案员，各单位指定 1名人员为本单位兼职档案员，兼职档案员应保持相对稳定。（二）档案整理：1. 各类档案（除病历以外）由综合档案室统一收集、整 理、归档、保管。2. 任何单位和个人都不准私自保存、销毁应归档的文件

2、材料。本院工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件 材料 , 必须及时向兼职档案员移交。3. 各单位要把文件材料的积累、移交纳入本科室的职责 范围，负责对本部门文件材料的积累、保存、整理、移交。 档案人员要及时收集各类档案材料，每季度归整一次，避免 档案资料失散丢失。4. 每年形成的会计档案由资财部按照归档要求，整理分 类，装订成册，专柜保管。于第二年三月向综合档案室交付 案卷目录，第四年三月移交档案。5. 合同（不含人力资源合同）、离职员工档案等随时交 综合档案室。6. 除上述第 5、6款规定的档案以外，各单位档案按年度 上交，本年度档案于第三年的三月将档案材料整理完毕后移 交综合档案室，

3、办理交接手续。7. 各类档案的归档范围见附表 1 12。8. 为提高移交的合格率 , 各科室在移交档案前 , 需告知 综合档案室进行质量检查，凡发现有不合格的档案材料, 必须进行重新整理。9. 整理归档的各类档案， 必须保证齐全完整、 分类清楚， 符合档案形成规律。档案室的档案资料要按门类和裁体进行 科学分类、排列、编号 , 档案柜架要排列有序。10. 综合档案室要建立健全档案整理规则，积累存储本 院归档文件的备考表（注释说明）、分类方法、鉴定报告、 销毁清册、检查记录、全宗介绍，以及档案利用情况统计和 利用效果典型事例、本册丢失和销毁的处理情况。（三）档案保管：1. 为确保档案的安全 , 建

4、立专用档案库房和使用标准 的档案装具 , 库房内应配备温湿度计、防虫药剂和防（ 灭 ） 火设备 , 随时保持库房整齐、清洁2. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取有效措施加以解决，对破损或变质的档案材料要及时修补和复制 , 确保档案的完整与安全。3. 保持柜内档案的整洁。每月开柜通风除尘一次, 每半年查看档案一次。 发现潮湿 、字迹扩散或纸张破裂等情况 , 及时采取措施 , 进行复制或其它技术处理。4. 根据季节变化 , 随时调节室内温度和湿度 , 避免阳 光照射。库房温度一般应保持在 14 -24 之间。相对 湿度在 45%-60% 之间。每天记录室内温度情况。5. 档案库房要坚固，并

5、采取必要的防潮、防电、防火、 防盗、防光、防尘、防高温等措施 , 延长档案寿命。档案 室内严禁吸烟。6. 保持档案室清洁卫生，定期清扫整理 , 不得存放与档 案无关的物品。（四）档案利用：1. 借阅人经同意到综合档案室借阅档案时, 必须履行登记手续。外单位查阅档案 , 需带本单位介绍信 , 经同意 可以查阅 , 但只限在档案室内查阅。2. 利用档案要办理借阅手续 , 填写档案借阅登记 薄。3. 借阅人注意保护档案，不得拆卷或在文件上勾画、涂 改 （必要时可用铅笔 ） 、如发现上述情况要按档案法规定追究责任。4. 复制、摘抄档案，需要经有关领导和档案室同意，凡 经允许摘录、复制档案后、必须经档案

6、人员审核和核对。5. 未经允许不得将档案携带出医院。6. 借出档案用毕及时归还 , 避免丢失。归还后立即注 销借阅登记。7. 档案的利用方式、是以档案原件提供利用为主。8. 档案员要积极主动地开展档案利用工作, 配合有关部门编写各种编研材料 ， 不断提高服务质量 , 逐步实现 档案管理的现代化。9. 每周二、四上午开放综合档案室，为各单位人员提供 档案利用工作。（五）档案保密：1. 档案工作人员要有高度的保密意识。认真执行保密 法和保密守则。严守秘密 , 确保档案的绝对安全。2. 为做好保密工作 , 明确以下内容为档案保密范围 ,需控制借阅 :上级带有密级的文件；本院党总支、院办的会议记录 , 涉及人员处理的案卷和其它不宜扩大阅知范围 的文件资料。3. 未经院领导批准，不得翻印、抄录档案。查阅档案一 般在档案室内查阅，不得随意将档案带出档案室或交给他人 保管。4. 严格遵守档案的销毁和审批制度，销毁档案时要有专 人负责，并在指定地点销毁。5. 工作人员离开档案室时，要关好门窗，并定期检查门 锁的牢固情况，发现问题，及时修理，清除