第4章办公自动化软件应用

1、第第4章章 办公自动化软件应用办公自动化软件应用本章导读：本章导读： 办公自动化软件是办公化系统的组成部分。认识办公自动化软件是办公化系统的组成部分。认识办公自动化系统组成，熟练掌握常用办公自动化软件办公自动化系统组成，熟练掌握常用办公自动化软件的操作方法，以便解决实际办公中的问题。的操作方法，以便解决实际办公中的问题。本章主要知识点：本章主要知识点： （1）办公自动化的概念和组成）办公自动化的概念和组成 （2）Word 2000图文表混合排版技术图文表混合排版技术 （3）Excel 2000表格及数据处理技术表格及数据处理技术 （4）PowerPoint 2000演示文稿的制作及播放技术演示

2、文稿的制作及播放技术 （5）WPS Office 2003办公软件的初步使用技术办公软件的初步使用技术第第4章章 办公自动化软件应用办公自动化软件应用 4.2 文字处理软件文字处理软件Word 20004.3 电子表格电子表格Excel 20004.1 概述概述4.4 电子演示文稿电子演示文稿PowerPoint 20004.5 WPS Office 20034.1 概述概述4.1.1 办公自动化的概念办公自动化的概念4.1.2 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成4.1.3 办公自动化软件实例办公自动化软件实例4.1.1 办公自动化的概念办公自动化的概念办公自动化的概念2. 办公自动化系

3、统的环节 办公自动化是利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。 办公自动化系统应包括以下四个环节：（1）信息采集（2）信息加工（3）信息传输（4）信息保存办公自动化系统由设备、软件和办公人员三部分组成。4.1.2 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成 （1）办公自动化设备主计算机、各种输入输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备。（2）办公自动化软件办公自动化系统软件和办公自动化应用软件。系统软件包括单机或网络操作系统、各种语言处理程序及高层应用软件调用的环境软件，如Windows 2000等。

4、应用软件面向用户处理用户具体办公业务的软件，如Office办公软件、工资管理软件等。（3）办公人员掌握现代办公技术的办公人员。4.1.3 办公自动化软件实例办公自动化软件实例 1.美国微软件公司开发的Microsoft Office 2000办公自动化应用软件，由文字处理软件Word、电子表格Excel、演示文稿PowerPoint、电子邮件Outlook Express、网页设计FrontPage和数据库管理系统Access六个模块组成。2.我国金山公司推出的WPS Office 2003 WPS Office 2003由金山文字、金山表格、金山演示和金山邮件四个模块组成。4.2 文字处理软

5、件文字处理软件Word 20004.2.3 格式设置格式设置4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本4.2.1 Word 2000窗口介绍窗口介绍4.2.4 插入表格插入表格4.2.5 美化文档美化文档4.2.1 Word 2000窗口介绍窗口介绍 1Word 2000的启动与退出的启动与退出（1）Word 2000的启动方法一：单击“开始”菜单，指向“程序”级联菜单中的“Microsoft Word”项单击。方法二：通过浏览“资源管理器”，双击磁盘上的Word 2000文件，就可以打开Word 2000，同时也打开了对应的文档。Word文档文件的文件名前面有图标。 方法三：单击“开始”菜单，

6、选择“文档”级联菜单中所要打开的文档，即可打开该文档，同时启动Word 2000。 方法四：双击桌面的“我的文档”图标，打开“我的文档”窗口，双击需要打开的文档即可。单击指向单击4.2.1 Word 2000窗口介绍窗口介绍 1Word 2000的启动与退出的启动与退出（2）Word 2000的退出 方法一：单击窗口右上角的关闭按钮。单击“关闭按钮”单击“控制图标”关闭 方法二：单击窗口左上角的控制图标，打开控制菜单，选择其中的“关闭”命令。 方法三：单击“文件”菜单，选择“退出”命令。 在退出Word 2000时，系统将关闭所有打开的文档，若文档没有保存，系统将提示是否保存对文档的修改。如果

7、保存，则单击“是”按钮，否则单击“否”按钮。 单击“文件”单击“退出”4.2.1 Word 2000窗口介绍窗口介绍 Word 2000启动后，屏幕出现Word的主窗口界面。窗口的主要元素有：2窗口组成窗口组成标题栏标尺“格式”工具栏“常用”工具栏滚动条菜单栏文本区状态栏标题栏菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏栏标尺垂直滚动条水平滚动条文本区状态栏4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 1创建、打开、保存与关闭文档创建、打开、保存与关闭文档（1）创建新文档创建新文档，操作如下： 单击“文件”菜单中“新建”命令。创建新文档，还可以单击“常用”工具栏的“新建”图标按钮，系统自动创建一个空文档。单

8、击“新建”“文件”菜单选择“空白文档”单击“确定” 单击“常用”选项卡，在“新建”项选中“文档”单选按钮。单击“常用”选项卡单击“文档”按钮 双击“空白文档”图标，或单击“空白文档”图标和“确定”按钮，系统打开一个名为“文档2”的空文档。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 1创建、打开、保存与关闭文档创建、打开、保存与关闭文档（2）打开旧文档打开以前的文档有多种方法，下面介绍一种：另法：单击“常用”工具栏的“打开”按钮。另法：使用“资源管理器”，打开“资源管理器”，单击文档所在文件夹，鼠标指向并双击需要打开的文档图标，即可打开该文档。 单击“打开”“文件”菜单选择“文件”菜单的“打开”命

9、令 。利用“查找范围”下拉按钮及列表框，选择需要打开的文档，并单击“打开”按钮 。单击下拉按钮，从列表中选择文档所在文件夹单击要打开的文件单击“打开”按钮4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 1创建、打开、保存与关闭文档创建、打开、保存与关闭文档（3）选择当前文档在Word 2000中同时打开或创建多个文档时，可以通过单击任务栏上的文档按钮或按Alt+Tab组合键，在这些文档间切换选择。 使用“窗口”菜单选择需要显示的文档。利用“窗口”菜单的“全部重排”命令，实现同时查看多篇打开的文档。文档按钮单击”窗口“列出的已打开文档4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 1创建、打开、保存与关闭文

10、档创建、打开、保存与关闭文档（4）保存文档保存文档是将文档保存到磁盘上。 方法有： 使用“保存”命令打开“文件”菜单，单击“保存”命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，系统会自动弹出“另存为”对话框。在“保存位置”框中输入或选择保存该文档的文件夹，在“文件名”框中输入保存文档的文件名。单击“保存”按钮。 使用“另存为”命令：打开“文件”菜单，单击“另存为”命令。 自动保存：系统自动保存设置方法是：选择“工具”菜单中的“选项”对话框，通过“保存”选项卡中“自动保存时间间隔”复选框等进行设置。保存位置下拉按钮输入文档文件名4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 1创建、打开、保存与关闭文

11、档创建、打开、保存与关闭文档（5）关闭文档关闭创建或打开的文档方法有： 单击文档窗口右上角的“关闭”按钮 。 打开“文件”菜单，单击“关闭”命令。 移动鼠标单击标题栏上的控制图标 ，单击下拉菜单中的“关闭”命令，或双击控制图标。 在关闭文档时，如果文档没有保存，系统将会提示是否保存。若要保存单击“是”命令，否则单击“否”命令。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 2输入文本输入文本（1）汉字输入输入汉字时，必须切换到中文输入法状态，方法如下： 鼠标单击任务栏右边的输入法图标 ，弹出输入法选择菜单，单击要使用的输入法。 用键盘切换：按右Ctrl+空格组合键，可实现当前中文输入法与英文输入法切

12、换。按右Shift+空格组合键，可实现全角/半角字符切换。按Ctrl+Shift组合键，可实现系统安装的输入法之间的切换。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 2输入文本输入文本（2）标点符号及特殊符号的输入 输入特殊符号时，如“”。首先，将文档插入点移到输入位置处。 然后打开“插入”菜单，选择“符号”或“特殊符号”命令，出现“符号”或“特殊符号”对话框。单击”插入“指向并单击”符号“ 从中找到需要的符号，单击该符号后，再单击“插入”命令。或者双击该符号即完成输入。单击要插入的符号单击 插入按钮4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 2输入文本输入文本（3）插入文档 要将磁盘文档插入到当

13、前编辑的文本中。 首先，将插入点置于要插入文档的位置。 选择“插入”菜单中的“文件”命令，打开“插入文件”对话框。 然后，在对话框中输入或选择要插入的文档，单击“插入”按钮，则该文档就插入到当前文档中。单击”插入“指向并单击”文件“选择插入文件位置单击要插入的文件单击”插入“按钮4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（1）切换插入与改写状态 文本输入有插入方式和改写方式。 插入方式时，输入的内容插入到当前插入点之前。 插入与改写状态的切换，可用鼠标双击状态栏的“改写”框，或者使用“Insert”键。” 改写“状态”插入点“处输入内容 改写方式时，输入的内容将覆盖当前插入点

14、后的内容。”插入“状态”插入点“处输入内容4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（2）选择文本选择多个字符：将鼠标移到要选择的第一个字符前，按住左键，拖动鼠标至多个字符的末尾位置。撤消选择的文本：在除文本选定区外的任何地方单击鼠标。选择一个词：鼠标双击要选择的词，或将鼠标移到要选择的词的第一个字符，按住左键，拖动至词的末尾。选择一个句子：按住Ctrl键，然后单击该句中的任何位置。选择一行或多行字符：鼠标移至行的左边（文本选定区），单击鼠标按钮，则选择该行；选择一行后，继续拖动鼠标便可选择多行。选择一个段落：双击选择段落左边的选定区，或三击段落中的任何位置选择全部文档：三击

15、文本选定区，或单击“编辑”菜单中的“全选”命令或按Ctrl+A组合键。选择多页文本：先在文本开始处单击鼠标，然后按Shift键，并单击所选文本的结尾处。选择矩形文本区：按住Alt键，同时拖动鼠标，则以拖动起止位置为对角线的矩形区域被选择。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（3）删除文本 用BackSpace键删除插入点之前的一个字符，用Del键删除插入点之后的一个字符。要删除指定的多字符时，首先选定要删除的文本区域，后按Del键或BackSpace键。 4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（4）移动与复制文本鼠标法：首先，选择需要移动或复制的文

16、本区域。然后，鼠标指向所选定的内容，若按住鼠标左键，拖动选择的内容到目标位置后释放鼠标左键，完成文本的移动；若按住Ctrl键，左拖选择的内容到目标位置后释放鼠标左键，完成了文本的复制。剪贴法：首先，选择需要移动或复制的文本区域。然后，选择“编辑”菜单中的“剪切”命令，若要复制，则选择“复制”命令。最后，移动插入点至目标位置。选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，完成了被选定内容移动或复制到当前插入点的工作。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（5）撤消与恢复操作 撤消操作：取消以前的操作。 选择“编辑”菜单的“撤消”命令，或单击“常用”工具栏的“撤消”按钮 ，可以取消上一次

17、的操作。利用“撤消”按钮的下拉列表，可以有选择地撤消多步操作。 恢复操作：恢复以前的多步操作。 选择“编辑”菜单的“恢复”命令，或单击“常用”工具栏的“恢复”按钮 ，可以恢复被撤消的操作。利用“恢复”按钮的下拉列表，可以有选择地恢复多步操作。4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（6）查找与替换查找：在文档中查找特定的内容，并且快速定位到该内容所在的位置。 选择“编辑”菜单中的“ 查 找 ” 命 令 ， 打 开 “查找”对话框。单击“编辑”菜单单击“编辑”菜单 在“查找内容”文本框内键入要查找的文本或特殊字符，并设置对话框中的每个控制选项后，单击“查找下一处”按钮即可查找

18、指定的字符。当 完 成 查 找 后 ， 单 击“取消”或按“Esc”键关闭“查找”对话框。输入要查找的信息单击“查找下一处”4.2.2 输入和编辑文本输入和编辑文本 3编辑文本编辑文本（6）查找与替换替换：在文档中查找特定的内容，并按指定文字替换找到的内容。 选择“编辑”菜单中的“ 替 换 ” 命 令 ， 打 开 “替换”对话框。输入被替换的信息输入替换后的文本在“查找内容”框中输入要查找的文本，在“替换为”框中输入指定替换的文本，反复按“查找下一个”按钮和“替换”按钮逐一查找内容及确定是否替换。若直接按“全部替换”按钮，则系统迅速查找到所有对象，并全部替换成“替换为”框中输入的文字。 单击“

19、替换”单击“查找下一处”4.2.3 格式设置格式设置 1字符格式设置 字符格式设置包括文本的字体、字形、大小、粗斜体、下划线、上下标及字体颜色、字符间距等设置。在设置字符格式之前，首先选择需要设置格式的文本内容，再执行相应的操作。 选择“格式”菜单中的“字体”命令，弹出对话框，有字体选项卡、字符间距选项卡、文字效果选项卡。”字体“选项卡”字符间距“选项卡”文字效果“选项卡4.2.3 格式设置格式设置 2段落格式设置 段落格式设置包括段落的缩进、段落间距、行间距、换行和分页控制、中文版式控制等设置。在设置段落格式之前，首先选择需要设置格式的段落，再执行相应的操作。 。 选择“格式”菜单中的“段落

20、”命令，弹出对话框，有缩进和间距、换行和分页、中文版式选项卡。缩进和间距换行和分页中文版式4.2.3 格式设置格式设置 3页面格式设置（1）节的设置 对文档“分节”实现，可使每一节具有不同的页面格式。“节”是以分节符作为标记的。 插入分节符： 首先，将插入点定位到插入分节符的位置。 然后，选择“插入”菜单中的“分隔符”命令，弹出对话框。 在“分节符类型”区中选定某一单选按钮设定新节的开始位置，单击“确定”按钮，即完成分节符的插入。 删除分节符：删除某一分节符时，只需要选择分节符，按Del键删除即可。4.2.3 格式设置格式设置 3页面格式设置（2）页面设置 页面设置包括页边距、纸型、纸张来源、

21、版式、文档网格、页眉/页脚设置等设置。在页面设置之前，首先将插入点定位在需要进行页面设置的节中。 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出对话框。对各选项卡设置完成后，单击“确定”按钮。 页边距单击”纸型“单击”纸张来源“单击”版式“单击”文档网格“4.2.3 格式设置格式设置 3页面格式设置（2）页面设置 设置页眉和页脚时，选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，文档自动进入“页面”视图方式，并显示页眉区和工具栏，原文本呈灰色。按下面列出的功能完成页眉和页脚的设置。 插入页码插入页数设置页码格式插入日期插入时间页面设置页眉/页脚切换显示前一项显示后一项关闭页眉/页脚插入自动图文集输入页眉内

22、容4.2.4 插入表格插入表格 对表格处理工作可以通过菜单栏的“表格”命令、“常用”工具栏按钮、“格式”工具栏按钮、“表格”工具栏按钮以及快捷菜单命令操作实现。 选择“视图”菜单中的“工具栏”项的级联菜单“表格”命令打开“表格”工具栏。4.2.4 插入表格插入表格 1创建表格 使用工具栏的“插入表格”按钮。单击“插入表格”按钮后弹出一个表格框，按住鼠标左键，在框中拖动鼠标移至需要的行数和列数后，释放鼠标左键，即在插入点位置创建了指定行列数的表格。 ”表格“按钮创建表格之前，首先将插入点定位到要插入表格的位置。（1）使用“常用”工具栏4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（1）定位插入点 在单

23、元格中移动插入点，可以通过单击单元格、使用键盘的光标移动键、使用键盘Tab键（后移一个单元格）和Shift+Tab键（前移一个单元格）实现。 4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（2）选定表格 选定一个单元格：移动鼠标指针指向单元格选定区（单元格的左边缘），指针变成实心向右上箭头 时，单击鼠标左键，即可选定一个单元格。 选定一行：将鼠标指针指向某行左边选定栏，指针变成空心右箭头时，单击左键选定一行。 选定一列：将鼠标指针指向某一列顶部的边框，指针变成黑色实心向下箭头时，单击左键可选定一列。 选定多个单元格、多行、多列或全选表格时，按住鼠标左键左拖鼠标来实现选定操作。 利用“表格”菜单中的选

24、定表格、选定列、行或单元格命令，也可以实现选定操作。 。 4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（3）插入与删除 插入单元格：选择一个或多个单元格，选定的单元格数应与要插入的单元格数一致。再选择“表格”菜单的“插入单元格”命令，弹出对话框，根据具体情况单击某个单选按钮，按“确定”按钮即可，增加单元格后，表格中的其他单元格会自动移位。 删除单元格：选择要删除的单元格，选择“表格”菜单的“删除单元格”命令，弹出对话框，选择某个单选按钮，按“确定”按钮即可。 表格的行、列的插入和删除操作方法与单元格插入和删除类似。4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（4）表格属性修改选择“表格”菜单中的“表格

25、属性”命令，弹出对话框。它包括表格、行、列、单元格等四个选项卡。它们所提供的部分功能也可以通过“表格”工具栏中的按钮实现。 ”表格“选项卡单击”行“选项卡单击”列“选项卡单击”单元格“选项卡4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（5）单元格的合并与拆分 合并单元格：选择需要合并的单元格，选择“表格”菜单的“合并单元格”命令，可将选定两个或多个单元格合并成一个单元格。还可以使用“表格”工具栏实现。 拆分单元格：选择需要拆分的单元格，选择“表格”菜单的“拆分单元格”命令，在打开的“拆分单元格”对话框中键入拆分的列和行数，实现拆分单元格。4.2.4 插入表格插入表格 2编辑表格（6）拆分表格 将插

26、入点置于需要拆分处，选择“表格”菜单的“拆分表格”命令，则原表格被拆分为两个表格，插入点所在的行被划分到下面的表格中。 当表格处于文档起始处时，若要在表格之前插入标题或其他文字，可将插入点置于第一行，然后利用拆分表格实现。 4.2.5 美化文档美化文档 1插入图片 （1）插入剪贴画 将插入点置于需要插入图片的位置。 选择“插入”菜单的“图片”命令，在“图片”命令的列表框中选择“剪贴画”，打开“插入剪贴画”对话框，单击“图片”选项卡，弹出对话框。 单击类别名查看该类中的剪辑。 选中合适的剪贴画，将显示一个控制窗口。单击“插入剪辑”按钮或将剪辑拖到文档中即可。 插入剪辑预览剪辑剪辑收藏继续查找4.

27、2.5 美化文档美化文档 1插入图片 （2）插入图片文件中的图片 将插入点置于需要插入图片的位置。 选择“插入”菜单的“图片”项的级联菜单“来自文件”命令，弹出“插入图片”对话框。在“查找范围”框中定位图片文件所在文件夹，在“文件名”框中选择要插入的图片文件名。 单击“插入”按钮，图片就被插到文档中。 选择图片文件的位置选择图片文件4.2.5 美化文档美化文档 2编辑图片 常用的方法是利用“图片”快捷菜单和“图片”工具栏。 右击图片，图片快捷菜单选择图片文件（1）缩放图片 选定图片，选择“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮，或者选择“格式”菜单中的“图片”，弹出“设置图片格式”对话框，选择“

28、大小”选项卡。在“高度”和“宽度”框中键入或选择需要的值，在“缩放”框中键入或选择缩放的百分比率即可。4.2.5 美化文档美化文档 2编辑图片 常用的方法是利用“图片”快捷菜单和“图片”工具栏。 （2）裁剪图片使用鼠标：单击图片，图片周围出现八个控制点，单击“图片”工具栏上的“剪裁”按钮 ，鼠标变成“剪裁”按钮形状。鼠标指向图片的控点上，在不同方向左拖鼠标，则图片在不同方向进行剪裁，直到满足需要。 4.2.5 美化文档美化文档 3绘制图形 绘制图形的工作由“绘图”工具栏完成。“绘图”工具栏通过单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮打开，或者选择“视图”菜单的“工具栏”项的级联菜单“绘图”打开。 4

29、.2.5 美化文档美化文档 3绘制图形 （1）绘制简单图形 单击“绘图”工具栏绘制简单图形的按钮，如直线按钮、带箭头直线按钮、矩形按钮、椭圆按钮。 鼠标移至文本区，鼠标变成十字形，按住鼠标左键拖动，图形大小由拖动范围决定，即可画出直线、箭头、矩形或椭圆。4.2.5 美化文档美化文档 3绘制图形 （2）插入自选图形 选择“插入”菜单中的“图片”项级联菜单“自选图形”命令，显示“自选图形”工具栏。 单击“自选图形”工具栏上的按钮。若双击选择的图形式样，则可锁定按钮，可以实现连续绘制多个图形对象，完成后单击该按钮可解除锁定。 将鼠标移至文本区，拖动鼠标绘制所需要的图形。拖动时按住Shift键，可以画

30、圆、正方形及0度到90度之间15度倍数角度的直线。 4.2.5 美化文档美化文档 4制作艺术字 （1）创建艺术字 选择“插入”菜单 “图片”项级联菜单“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框架。 单击需要的艺术字样式，选择“确定”命令，打开 “编辑艺术字文字”对话框，在“文字”框中输入要设置成艺术字的文字，在“字体”列表框中选择艺术字的字体，在“字号”列表框中选择艺术字的字号，并设置“字形”。 单击“确定”命令。 弹出“艺术字”工具栏。 “艺术字”库样式输入文字4.2.5 美化文档美化文档 4制作艺术字 （2）编辑艺术字 单击生成的艺术字体，弹出 “艺术字”工具栏 根据需要，单击“艺术字”工具栏

31、上的相应按钮，可对“艺术字”进行多方面的编辑修改。4.2.5 美化文档美化文档 5图文混排 （1）设置图文环绕 选定一个图形对象，它可以是图形、图片、艺术字等。 选择“格式”菜单中的“对象”命令，根据选择的图形对象不同，“对象”可能是“自选图形”、“艺术字”、“图片”等。自动打开“设置对象格式”对话框。 单击“版式”选项卡，出现对话框。 在“环绕方式”下，选择合适的选项。在设置时，选择某一方式后，单击“高级”按钮，可进一步设置环绕方式。 设置完毕，单击“确定”按钮，完成环绕方式的设置工作 4.2.5 美化文档美化文档 5图文混排 （2）为图形添加文字 在图形上右击鼠标，弹出快捷菜单，选择菜单中

32、“添加文字”命令，即可在图形内部输入文字。 单击“绘图”工具栏上“文本框”按钮处理 ，在文本区拖动鼠标，插入一个文本框，在文本框中输入文字，并插入图片，使文本框内的文字和图片成为一个整体。 创建文本框，在文本框中输入文字，然后把文本框和图形对象用“组合对象”的方法组合在一起，创建为一个新的图形对象。具体方法是：创建文本框，输入文字内容。单击文本框，按住Shift键，再单击图形，则文本框和图形同时选定。鼠标指向选定对象击右键，弹现快捷菜单，选择“组合”命令即可。 4.3 电子表格电子表格Excel 20004.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格4.3.1 Excel 2000窗

33、口介绍窗口介绍4.3.3 数据计算数据计算4.3.4 数据排序和筛选数据排序和筛选4.3.1 Excel 2000窗口介绍窗口介绍 标题栏 编辑栏 垂直滚动条 工作表 常用工具栏 状态栏 水平滚动条 工作表标签 行号 列标 活动单元格 格式工具栏 菜单栏 1输入数据 选定要输入数据的单元格后即可输入数字或文字。输入数据后，按回车键或光标移到其他位置单击鼠标结束输入。 4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 （1）输入文本文本是指当作字符串处理的数据，如数据串，不能参与算术运算。数字串输入时，应首先输入英文字符的单引号“”，如输入065000，应输入0650000。（2）输入数

34、值 输入分数时，应在分数前加“0”和一个空格，这样可以区别于日期。 带括号的数字被认为是负数。例如输入（123），在单元格显示的是-123。 如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“#”，这时可以适当调整此单元格的列宽。1输入数据（3）输入时间 4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 Excel将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格的数字格式。 输入日期使用“-”号或斜杠（/）分隔：如2003-5-1或2003/5/1。 输入时间使用半角冒号“:”号或汉字分隔：如11:12:23pm或下午11时12分23秒。 输入日期1输入数据（

35、4）自动填充4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 通过鼠标拖动“填充（复制）柄”（选中单元格右下角的“”），在工作表上复制公式或单元格内容。 数值型数据的填充l选中初值单元格后直接拖动填充柄，数值不变，相当于复制。l当填充的步长为1时，选中第一个初值，拖动填充柄的同时按Ctrl键，向右、向下填充，数值增大，向左、向上填充，数值减小；当填充的步长不等于1时，选中前两项作为初值，用鼠标拖动填充柄进行填充。例如图4-40所示的工作表中“序号”数据的填充。1输入数据（4）自动填充4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 左拖鼠标按Ctrl+左拖鼠标1输入数据（4）自

36、动填充4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 文本型数据的填充不含数字串的文本串，无论填充时是否按Ctrl键，数值均保持不变，相当于复制。 日期型数据的填充直接拖动填充柄，按“日”生成等差数列；按Ctrl键拖动填充柄，相当于复制。 1输入数据（5）序列填充4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 当按等比数列、等差数列（公差任意）、年（月、工作日）变化的日期填充比较复杂数据时，应该应用序列填充。 输入第一个数据，单击“编辑 ” 菜 单 的“填充”命令，选择“序列”。弹出“序列”对话框。输入“2004/5/1”单击“编辑”指向“填充”单击“序列”选择“行”选择“

37、日期”选择“日”输入“5”输入“2004/5/20”2编辑电子表格（1）单元格的选定4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 选定单个单元格单击要选定的单元格，被选定的单元格呈高亮状态，周围用黑框围定。 选定连续区域单元格将鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住鼠标左键拖拉到最后一个单元格。 选定不连续单元格或区域选定第一个单元格或区域，按住Ctrl键并用鼠标单击其它单元格或区域。 选定行或列用鼠标单击行号（或列号），所在行（或列）就以高亮度显示。 2编辑电子表格（2）编辑工作表数据4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 编辑单元格内容 鼠标双击待编辑数据所

38、在的单元格或单击编辑栏后，修改单元格（或编辑栏）中的内容。清除或删除单元格、行或列l 清除单元格内容选定要清除的单元格区域，按Del键清除单元格的内容。l 删除单元格、行或列 选定需要删除的单元格区域、行或列，单击“编辑”菜单下的“删除”命令，弹出“删除”对话框。从中选择删除单元格后，周围单元格移动和填补的情况，若需要整行或整列删除则选择相应的选项，单击“确定”后，即可完成删除操作。 2编辑电子表格（3）移动、复制、插入单元格及单元格数据4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 移动单元格使用剪贴板，采用“剪切粘贴”方式完成。 复制单元格使用剪贴板，采用“复制粘贴”方式完成。

39、插入单元格、行或列在需要插入空单元格、行或列的地方选定一个单元格，单击“插入”菜单下的“单元格”命令，打开“插入”对话框。在对话框中，如果要插入一个单元格则单击“活动单元格右移”或“活动单元格下移”选项；如果选择插入“整行/整列”，则在选中的单元格的上边或左边插入新的一行/列；单击“确定”按钮即完成插入操作。 2编辑电子表格（4）设置单元格格式 4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 单元格格式设置包括数字格式设置、字体设置、对齐方式设置、边框设置、保护设置。具体操作，选定要设置的单元格后，单击“格式”菜单中的“单元格”命令或右击鼠标在快捷菜单中选择“单元格格式”命令。弹出“

40、单元格格式”对话框。”数字“选项卡单击”对齐“选项卡单击”字体“选项卡单击”边框“选项卡单击”图案“选项卡单击”保护“选项卡2编辑电子表格（5）调整行高和列宽 4.3.2 输入数据和编辑电子表格输入数据和编辑电子表格 调整行高方法1：单击“格式”菜单中的“行” 级联菜单中 “行高”命令，打开“行高”对话框，在“行高”编辑框中输入行高的数值（单位磅）。单击“确定”按钮完成调整行高。方法2：将鼠标移至两行的分隔线上，指针变为双向箭头，左拖动鼠标至合适位置，同时显示当前行高磅值，释放鼠标左键，完成行高调整。 调整列宽方法类似于调整行高。4.3.3 数据计算数据计算 1直接输入公式计算在单元格中创建公

41、式的方法是：首先在单元格中输入“=”号，然后在单元格中输入公式，如“=C2+D2+E2+F2”。最后按回车键或按钮确认。修改公式的方法与单元格的数据编辑操作方法相同。 输入“=C2+D2+E2+F2”输入回车填充本列单元格4.3.3 数据计算数据计算 2使用函数首先在单元格中输入“=”号，然后单击“插入”菜单中“函数”命令或单击常用工具栏中“函数”按钮 ，打开“粘贴函数”对话框，选择“函数分类”及相应的函数。 选择“函数类型”常用函数选择“函数名”SUM输入求和范围“C2：F2”单击“确定”4.3.4 数据排序和筛选数据排序和筛选 1排序（1）简单排序对于一列数据的简单排序，可以在选中所在列的

42、任一单元格后，利用“常用”工具栏中的“升序”按钮 和“降序”按钮 ，对工作表数据进行简单排序。 （2）多条件排序单击“数据”菜单中“排序”命令，弹出“排序”对话框。设定多级排序条件，可对数据库进行多条件排序。 选择排序主关键字选择增减主排序选择排序次关键字选择增减次排序4.3.4 数据排序和筛选数据排序和筛选 2数据筛选（1）自动筛选：单击“数据”菜单下的“筛选” 级联菜单中的“自动筛选”命令，则每个列标题的右边出现筛选按钮。单击筛选按钮并单击”103“单击筛选按钮中的”自定义“选择班级筛选条件选择筛选条件中的值（2）自定义的“自动筛选”：如果筛选的条件是一个范围值，就可以使用“自定义”方式，

43、在“自定义自动筛选方式”对话框中输入筛选条件。4.3.4 数据排序和筛选数据排序和筛选 2数据筛选（3）取消筛选 单击“数据”菜单下的“筛选”命令，在弹出的级联菜单中再次选择“自动筛选”，去掉“自动筛选”左边的“”。 （4）高级筛选 高级筛选用于查询条件复杂或必须经过计算才能进行的筛选，其方法是定义三个单元格区域：一是定义查询的数据区域；二是定义查询的条件区域；三是定义存放查找出满足条件记录的区域。定义好三个区域后便可进行利用“数据”菜单中的“筛选”级联菜单的“高级筛选”命令完成。 4.4 电子演示文稿电子演示文稿PowerPoint 20004.4.1 PowerPoint 2000窗口介绍

44、窗口介绍4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿4.4.3 添加图片和设置动画效果添加图片和设置动画效果4.4.4 应用设计模板的使用和背景和设置应用设计模板的使用和背景和设置4.4.1 PowerPoint 2000窗口介绍窗口介绍 1PowerPoint 2000窗口介绍 视图按钮 状态栏 备注区 大纲区 幻灯片区 标题栏 格式工具栏 常用工具栏 菜单栏 4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 1新建演示文稿启动PowerPoint后，系统自动打开新建演示文稿对话框。提供了三种创建演示文稿的方法，据需要选择一种后单击“确定”按钮。方法1：选择“内容提示向导

45、”选项，根据所建演示文稿的内容按照向导提示快速地创建演示文稿。方法2：选择对话框中的“设计模板”选项，打 开 “ 设 计 模 板 ” 对 话 框 ， 从 中 选 择PowerPoint模板创建演示文稿。方法3：选择对话框中的“空演示文稿”选项，创建一个空演示文稿。若已建立了演示文稿，选择“打开已有的演示文稿”选项，可以打开已有演示文稿进行编辑、放映。4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 1新建演示文稿（1）利用设计模板创建演示文稿利用设计模板创建演示文稿可以使整个文稿保持一致的风格。 单击“文件”菜单中“新建”命令，弹出 “新建演示文稿”对话框，选择“设计模板”选项卡。 根

46、据设计模版的预览图选择自己需要的模版，然后单击“确定”按钮。 在弹出的选择幻灯片版式对话框中选择合适的版式，然后单击“确定”按钮。选择模板文件模板预览4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 1新建演示文稿（2）创建空演示文稿 单击“文件”菜单中“新建”命令，弹出 “新建演示文稿”对话框，选择“常用”选项卡中的“空演示文稿”，弹出“新幻灯片”对话框。 选择自己需要的版式，然后单击“确定”按钮。选取自动版式单击“确定” 开始设计新的幻灯片内容。4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 2编辑演示文稿（1）设置文本和段落格式 选择要设置的对象内容。 单击“格式”菜单

47、中字体、项目符号和编号、字体对齐方式、行距、分行等设置文本和段落格式。单击“格式”文本和段落格式设置命令4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 2编辑演示文稿（2）添加新幻灯片选定插入幻灯片的位置，单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令。单击“插入”新幻灯片命令4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 2编辑演示文稿（3）复制或移动幻灯片 选择一个或多个需要复制或移动的幻灯片。 采用复制（剪切）粘贴或鼠标拖放的方法，实现幻灯片的复制。方法参照Windows 2000的文件复制或移动。 具体操作方法基本同于Windows 2000的文件复制的方法。（4）删除幻灯片

48、 选择需要删除的幻灯片，按Del键删除，或单击“编辑”菜单下的“删除幻灯片”命令。4.4.2 创建和编辑电子演示文稿创建和编辑电子演示文稿 2编辑演示文稿（5）更换幻灯片的版式 选择需要更换版式的幻灯片。 在幻灯片上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片版式”命令，打开“幻灯片版式”对话框。 据需要选择母版样式的版式，单击“重新应用”按钮。选择版式单击“重新应用”4.4.3 添加图片和设置动画效果添加图片和设置动画效果 1添加图片 添加多种类型的图片，可以是系统提供的剪贴画，还可以是外部的图片或图像文件。具体操作方法同于Word 2000的图片插入方法。动画顺序时间设置4.4.3 添加图片和

49、设置动画效果添加图片和设置动画效果 2动画设置 动画设置可以使幻灯片中的文本和对象具有动画的效果。 选择需要设置的幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，打开“自定义动画”对话框。 设置各项内容，完成幻灯片的动画设置。单击选择和删除动画设置单击上下按钮改变动画次序启动动画的方式启动效果设置4.4.3 添加图片和设置动画效果添加图片和设置动画效果 3设置放映切换动画效果 单击“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”对话框 。 “效果”区域选择幻灯片切换的效果，选择切换速度； “换页方式” 指定单击鼠标换页，还是按间隔时间换页，或者是二者兼而有之；“声音” 指定切

50、换的声音效果。 单击“全部应用”按钮，所有幻灯片设置切换效果；单击“应用”按钮设置当前幻灯片的切换效果。 4.4.4 应用设计模板的使用和背景应用设计模板的使用和背景的设置的设置 1应用设计模板 应用设计模板的改变来改变整个演示文稿的风格。 选定幻灯片，右击鼠标，单击快捷菜单中 “应用设计模板”命令，打开“应用设计模板”对话框。 在模板列表中选择“Soaring.pot”，预览呈现模板的外观，单击“应用”按钮完成。 选择新模板4.4.4 应用设计模板的使用和背景应用设计模板的使用和背景的设置的设置 2设置幻灯片的背景选定需要设置背景的幻灯片。单击“格式”菜单下的“背景”命令，打开“背景”对话框

51、。单击下拉按钮，在弹出的背景色方案中选择一种，然后进行相应的选择，完成背景色的设置。单击“应用”或“全部应用”按钮，选定的颜色作为当前幻灯片或所有幻灯片的背景。不选中复选项“忽略母版的背景图形”时，则母版中的图形依然显示。 单击下拉按钮选择一种背景效果4.5 WPS Office 20034.5.1 WPS Office 2003新特性新特性 4.5.2 WPS Office 2003窗口介绍窗口介绍4.5.3 WPS Office 2003模块功能简介模块功能简介4.5.1 WPS Office 2003新特性新特性 1全新的用户界面全新的用户界面2 高效现代办公环境高效现代办公环境3 超强

52、的格式兼容性超强的格式兼容性4 提供公文流转提供公文流转4.5.2 WPS Office 2003窗口介绍窗口介绍 WPS Office 2003由“金山文字2003”，“金山表格2003”、“金山演示2003”、“金山邮件2003”四个模块组成。金山文字2 0 0 3金山演示2 0 0 3金山表格2 0 0 3金山邮件2 0 0 34.5.3 WPS Office 2003模块功能简模块功能简介介 1金山文字2003功能（1）操作向导 单击“视图”菜单中“工具栏”的级联菜单项“操作向导”命令，打开操作向导工具条。 操作向导工具条中，带有“+”标志的命令下一级子命令。向导工具条的显著位置总是显

53、示与选择对象有关的操作命令，无关命令会暂时被屏蔽。 单击命令行即完成相应的操作，使用十分方便。4.5.3 WPS Office 2003模块功能简模块功能简介介 1金山文字2003功能（2）初级排版 包括字符格式、字符修饰、段落格式、设置间距、制表位的使用、设置编号与项目符号和设置边框与底纹等 。 具体操作如下： 首先选择需要设置的内容。 然后通过“操作向导”中的对应命令，或者“工具栏” 按钮，或者“格式”菜单中的级联菜单命令等方法实现。 工具栏命令按钮“格式”菜单命令操作向导命令4.5.3 WPS Office 2003模块功能简模块功能简介介 1金山文字2003功能（3）高级排版 主要包括应用样式、使用模板、页面布局、超级链接、脚注尾注、修订文档、提取目录等 。 样式使用：定义样式，单击“格式”菜单中的“定义样式”命令，弹出“定义样式”对话框单击“下一步”按钮，根据需要格式按照提示步骤依次完成相应操作，则新建样式完成。 应用样式时，首先选定需要设置的内容，然后单击“文字工具”栏上的“样式”列表框右侧的下拉箭头，选择某一种样式，即可完成。 4.5.3 WPS Offi