文档的高级格式设置

1、北京金企鹅文化发展中心竭诚奉献：北京金企鹅文化发展中心竭诚奉献：4.1 设置项目符号、编号与行号设置项目符号、编号与行号 4.2 设置样式设置样式 4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要 4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书 4.2.1 样式基础知识样式基础知识 4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同 第第4章章 文档的高级格式设置文档的高级格式设置4.3.1 设置分页设置分页 4.3 高级页面设置高级页面设置编排杂志编排杂志 4.3.2 设置分节设置分节 4.3.3 设置分栏设

2、置分栏 4.3.4 设置、页脚与页码设置、页脚与页码 综合实例综合实例制作员工手册制作员工手册 4.1.3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号 4.2.3 修改与删除样式修改与删除样式 4.1 设置项目符号、编号与行号设置项目符号、编号与行号 为文档内容添加必要的项目符号和编号，可以准确地表达各部分内容之间的并列关系、从属关系以及顺序关系等。此外，为了便于阅读，我们还可以在一些特殊文档（例如，英文阅读材料、法律文书、程序员的调试程序等）中加入行号。本节我们就来介绍如何添加项目符号、编号与行号。 4.1.1 为段落为段落内容添加项目内容添加项目符号符号制作制

3、作会议纪要会议纪要 4.1.2 为段落为段落内容添加编内容添加编号号制作制作投标书投标书4.1.3 为文档为文档添加行号添加行号为为英文阅读材料英文阅读材料添加行号添加行号4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要本小节我们将以制作会议纪要为例，介绍为段落内容添加项目符号的方法。 step1：在文档中选取要添加项目符号的段落 step2：单击“格式”工具栏中的“项目符号”按钮，可为段落添加系统默认的项目符号 4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要step3：选中要添加项目符号的段落后，选择“格式”“项目符号和编号”

4、菜单项 step4：在打开的“项目符号和编号”对话框中选择一种项目符号 step5：单击“确定”按钮，即可将其应用于所选段落 4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要若要自定义项目符号，可进行如下操作。 step6：单击 “项目符号和编号”对话框中的“自定义”按钮 step7：在打开的“自定义项目符号列表”对话框中单击“字符”按钮 4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要step8：在打开的“符号”对话框中选择需要的符号作为项目符号 step9：单击“确定”按钮，返回“自定义项目符号列表”对话框 step10：在“

5、自定义项目符号列表”对话框的“项目符号位置”和“文字位置”设置区中设置项目符号和文字的缩进位置，这里我们保持系统默认，单击“确定”按钮，即可添加自定义的项目符号 4.1.1 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要下面介绍一下 “自定义项目符号列表”对话框中其他常用项的作用。 “字体字体”按钮：按钮：用于设置项目符号的字符格式。 “图片图片”按钮：按钮：利用该按钮可以将图片设置为项目符号。 “项目符号位置项目符号位置”设置区中的设置区中的“缩进位置缩进位置”编辑框：编辑框：用于指定项目符号的左缩进距离。 “制表位位置制表位位置”编辑框：编辑框：用于指定添加项目符号的

6、段落内容首行缩进的距离。 “文字位置文字位置”设置区中的设置区中的“缩进位置缩进位置”编辑框：编辑框：用于指定添加项目符号的段落内容除首行外各行的缩进距离。 4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书本小节我们将以制作下图所示的投标书为例，介绍为段落内容添加编号的方法。 4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书step1：选中要添加编号的段落 step2：单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，即可为所选段落添加默认的编号 4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书若要为段落添加自定义的编号可进行如下操作。 step3

7、：选中要添加编号的段落后，选择“格式”“项目符号和编号”菜单项，打开“项目符号和编号”对话框 4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书step4：单击“编号”选项卡标签，在编号样式列表框中选择一种编号样式 step5：单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框4.1.2 为段落内容添加编号为段落内容添加编号制作投标书制作投标书step6：进一步设置编号样式和对齐方式 step7：单击“确定”按钮，添加编号添加编号后的效果4.1.2 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要下面介绍一下 “自定义编号列表”对话框中各选项的作用。 “编号

8、格式编号格式”编辑框：编辑框：用于设置编号的格式。例如，在 “编号格式”编辑框中的数值前后分别添加“第”和“条”字（注意不要删除带有灰色底纹的数值），如左下图所示，则添加编号后的效果如右下图所示。 4.1.2 为段落内容添加项目符号为段落内容添加项目符号制作会议纪要制作会议纪要“编号样式编号样式”下拉列表框：下拉列表框：用于选择编号的样式。 “起始编号起始编号”编辑框：编辑框：用于设置编号的起始值。 “编号位置编号位置”设置区：设置区：用于设置编号的对齐方式和位置。 “字体字体”按钮和按钮和“文字位置文字位置”设置区：设置区：其作用与 “自定义项目符号列表”对话框对应选项的作用相同。 4.1.

9、3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号利用“行号”命令，Word能够自动计算文档中文本所在的行数，并在文档左侧显示行号。当需要在文档中指定引用的行时，此项功能非常有用。本小节我们以为英语阅读材料添加行号为例，介绍为文档添加行号的方法 step1：选择“文件”“页面设置”菜单项，打开“页面设置”对话框。 4.1.3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号step2：在“版式”选项卡“预览”设置区中的“应用于”下拉列表框中选择“整篇文档”项（表示为整篇文档添加行号）。然后单击“行号”按钮。 4.1.3 为文档添加行号为文档添加

10、行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号step3：选中“添加行号”复选框，然后设置起始编号和编号方式等，在这里我们保持系统默认，然后单击“确定”按钮，返回“页面设置”对话框，再次单击“确定”按钮，即可为文档添加行号 4.1.3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号“起始编号起始编号”编辑框：编辑框：用于设置行号的起始值。 “距正文距正文”编辑框：编辑框：用于设置行号距正文的距离。 “行号间隔行号间隔”编辑框：编辑框：用于设置使每隔一定的行数显示行号。例如在该编辑框中输入5，则将每间隔5行显示行号。 “每页重新编号每页重新编号”单选钮：单选钮：选中该

11、单选钮，可为每一页添加独立的行号。 “每节重新编号每节重新编号”单选钮：单选钮：选中该单选钮，可为每一节添加独立的行号。关于节的知识将在4.3.2节中详细介绍。 “连续编号连续编号”单选钮：单选钮：选中该单选钮，可为整篇文档添加连续的行号。 若要取消某些行的行号可进行如下操作。 step1：选中不需要使用行号的行 step2：选择“格式”“段落”菜单项，打开“段落”对话框。 4.1.3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号4.1.3 为文档添加行号为文档添加行号为英文阅读材料添加行号为英文阅读材料添加行号step3： 在“换行和分页”选项卡中选中“取消行号”

12、复选框，然后单击“确定”按钮，4.2 设置样式设置样式 样式是一系列格式的集合。对于一些格式繁多的文档，使用样式可以快速调整和统一文档的格式。本节便来介绍样式的作用、类型，以及创建和应用的方法。 4.2.1 样式基样式基础知识础知识4.2.2 应用内置应用内置样式与新建样式样式与新建样式制作劳制作劳动合同动合同4.2.3 修改与修改与删除样式删除样式1.样式与格式刷样式与格式刷尽管使用格式刷 可以快速复制格式，但是，它存在一个问题，即如果修改了一处内容的格式，其他同级内容的格式不会自动更改，因而不利于快速统一调整文档格式。有鉴于此，Word又为我们提供了样式这一法宝。利用样式可以快速统一格式，

13、一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动进行修改。同时，利用样式还可辅助提取目录，对标题、图表等进行自动编号等。 4.2.1 样式基础知识样式基础知识 2.样式类型样式类型在Word 2003中，样式有两类，一类是字符样式，一类是段落样式。 4.2.1 样式基础知识样式基础知识字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。 段落样式既可包含字符格式，还包含了对齐方式、行间距、边框和底纹等段落格式，用来控制段落的外观。段落样式可以应用于一个或多个段落。 在“样式和格式”任务窗格中，样式名称后面带“ ”符号的是

14、字符样式，带“ ”符号的是段落样式。 4.2.1 样式基础知识样式基础知识3.样式和格式任务窗格样式和格式任务窗格我们可以利用“样式和格式”任务窗格执行创建、应用样式等与样式有关的操作。单击“格式”工具栏中的“格式窗格”按钮，或选择“格式”“样式和格式”菜单项，可打开“样式和格式”任务窗格4.2.1 样式基础知识样式基础知识“所选文字的格式所选文字的格式”下拉列表框：下拉列表框：用于显示段落或文本应用的样式。 “全选全选”按钮：按钮：单击该按钮，可选取文档中所有应用当前样式的段落或文字。 “新样式新样式”按钮：按钮：利用该按钮可新建样式，具体方法将在4.2.2节中介绍。 “请选择要应用的格式请

15、选择要应用的格式”列表框：列表框：列出了可选用的样式，其中，有蓝色线框的样式为当前段落或文本应用的样式。若要查看样式设置信息，可将鼠标指针指向样式名称上，在弹出的提示框中显示了该样式的相关信息，如下图所示。 4.2.1 样式基础知识样式基础知识“显示显示”下拉列表框：下拉列表框：用于确定“请选择要应用的格式”列表框中显示的内容。例如，在该下拉列表框中选择“所有样式”项，则在“请选择要应用的格式”列表框中将显示所有样式，如下图所示。 4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同本小节我们以制作劳动合同为例，介绍应用系统内置样式，新建样式和将新建的样式应用于文档

16、的方法。 step1：若要将系统内置的样式应用于文档中，可首先将光标定位到要设置样式的段落中，或选中多个要应用样式的段落。 4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同step2：单击“格式”工具栏中的“格式窗格”按钮，打开“样式和格式”任务窗格。step3：在该任务窗格的“显示”下拉列表框中选择“所有样式”项，在“请选择要应用的格式”列表框中选择“标题”项。 设置后的效果 4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同如果内置的样式不能满足实际工作中的需要，我们可新建样式。下面我们为劳动合同创建一个名称为“项目”的样式并利

17、用该样式快速设置合同项目的格式。 step1：单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同如果内置的样式不能满足实际工作中的需要，我们可新建样式。下面我们为劳动合同创建一个名称为“项目”的样式并利用该样式快速设置合同项目的格式。 step2：输入样式名称，选择样式类型，选择一个可以作为创建基准的基准样式，设置应用该样式的段落后面新建段落的缺省样式。step3：设置样式的字符格式。step4：单击 “格式”按钮，在展开的列表中选择“段落”项4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建

18、样式制作劳动合同制作劳动合同step5：在打开的“段落”对话框中设置样式的段落格式。例如，将段前和段后间距都设置为“0.5行” 。step6：单击“确定”按钮，返回“新建样式”对话框 。4.2.2 应用内置样式与新建样式应用内置样式与新建样式制作劳动合同制作劳动合同step7：单击“新建样式”对话框中的 “确定”按钮，“样式和格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”列表框中显示了新创建的样式“项目” 。step8：参照应用系统内置样式的方法，将新建的样式应用于合同的项目中。4.2.3 修改与删除样式修改与删除样式我们可以根据需要对系统内置或创建的样式进行修改，还可将不需要的样式从列表框中删除。

19、step1：若要修改样式，可在“样式和格式”任务窗格“请选择要应用的格式”列表框中单击要修改的样式右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中选择“修改”项 。step2：在打开的“修改样式”对话框中对样式的相关内容进行修改，例如，在“格式”设置区中将字符格式设置为“楷体 GB2312”、“小四” 。step3：单击“确定”按钮完成该样式的修改 。4.2.3 修改与删除样式修改与删除样式修改样式后应用该样式的段落将自动更新 。4.2.3 修改与删除样式修改与删除样式step1：若要删除创建的样式，可单击该样式右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中选择“删除”项 。step2：在弹出的提示对话框中单击“是”按

20、钮 。4.3 高级页面设置高级页面设置编排杂志编排杂志本节将通过编排杂志来介绍文档中的分页、分节与分栏知识，以及如何为文档设置页眉、页脚和页码。 4.3.2 设置设置分节分节4.3.1 设置设置分页分页4.3.3 设置设置分栏分栏4.3.4 设置页设置页眉、页脚眉、页脚与页码与页码4.3.1 设置分页设置分页通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。如果要对文档进行强制分页，可通过插入分页符实现。 step1：将光标插入到要分页的位置 。step2：“插入”“分隔符”菜单项，打开“分隔符”对话框。4.3.1 设置分页设置分页step3：在该对话框“分隔符类型”设置区中选中“分页符”单选钮，

21、然后单击“确定”按钮。光标后的内容显示在下一页中，并且在分页处显示一个虚线分页符标记 。4.3.2 设置分节设置分节为了便于对同一文档中不同部分的文本进行不同的格式化，我们可以将文档分割成多个节。节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以设置不同的页眉、页脚、页边距、页面方向、文字方向或分栏版式等格式。分节使文档的编辑排版更灵活。 step1：将光标插入到要分节的位置。step2：选择“插入”“分隔符”菜单项，在打开的“分隔符”对话框的“分节符类型”设置区中选择“下一页”单选钮 。step3：然后单击“确定”按钮。4.3.2 设置分节设置分节Word即在光标所在的位置插入一分节符，并将

22、分节符后的内容显示在下一页中。4.3.2 设置分节设置分节选中“下一页下一页”单选钮，表示分节符后的文本从新的一页开始。 选中“偶数页偶数页”单选钮，表示新节中的文本显示或打印在下一偶数页上。如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页。 。 选中“奇数页奇数页”单选钮，表示新节中的文本显示或打印在下一个奇数页上。如果该分节符已经在一个奇数页上，则其下面的偶数页为一空页。 选中“连续连续”单选钮，表示新节与其前面一节同处于当前页中。 4.3.3 设置分栏设置分栏利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，并且可以灵活地控制栏数、栏宽和栏间距。设置分栏后，Wo

23、rd中的正文将从最左边的一栏开始逐栏排列。若要对文档设置分栏，可进行如下操作。 step1：选中要分栏的文本 。4.3.3 设置分栏设置分栏step2：单击“常用”工具栏中的“分栏”按钮，在弹出的列表中从左往右移动鼠标指针，选择所需的栏数，然后单击鼠标。分栏效果4.3.3 设置分栏设置分栏step3：要将文档分成更多的栏并设置栏间距等效果，可在选中文本后，选择“格式”“分栏”菜单项。step4：在打开的“分栏”对话框的“栏数”编辑框中输入要分成的栏数，然后单击“确定”按钮。 4.3.3 设置分栏设置分栏选择“一栏一栏”选项，可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式。 选择“两栏两栏”、“三栏三栏

24、”选项，可将所选文本分成等宽的两栏或三栏。 选择“偏左偏左”或“偏右偏右”选项，可以将所选文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等宽栏。如果要设置3栏以上的不等宽栏，需在“栏数”编辑框中设置分栏的栏数。 预设分栏的样式后，在“栏数栏数”编辑框中可设置栏数。 选中“分隔线分隔线”复选框，可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更明显 。 在“宽度和间距宽度和间距”设置区中可设置每一栏的栏宽以及栏间距。 选中“栏宽相等栏宽相等”复选框，可将所有的栏设置为等宽栏。 在“应用于应用于”下拉列表框中，可设置分栏操作的应用范围。 4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码1.为文档添加页眉和页脚为

25、文档添加页眉和页脚页眉和页脚分别位于页面的顶部和底部，常用来插入标题、页码和日期等文本，或公司徽标等图形、符号。 若要为文档添加页眉和页脚可进行如下操作。 step1：选择“视图”“页眉和页脚”菜单项，进入页眉和页脚编辑状态，并显示“页眉和页脚”工具栏 。4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step2：在页眉编辑区输入页眉文本，如“读者文摘” 。4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step3：单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚编辑区step4：在页脚编辑区输入所需的页脚step5：单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮，或在文档

26、的正文编辑区双击鼠标，退出页眉和页脚编辑状态。 4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码2.设置首页或奇偶页设置首页或奇偶页不同的页眉和页脚不同的页眉和页脚我们翻阅图书时会发现，某些图书中章节的首页没有页眉和页脚，偶数页页眉为书名，奇数页页眉为章名。这些设置是如何实现的呢？具体操作如下。 step1：将光标插入到要设置首页不同页眉和页脚的节中，然后选择“视图”“页眉和页脚”菜单项，进入页眉和页脚编辑状态，并打开“页眉和页脚”工具栏。 4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step3：单击该对话框中的“版式”选项卡标签，然后在“页眉和页脚”设置区中选中“首页不同”复选框

27、，在“预览”设置区的“应用于”下拉列表框中选择“本节”项，单击“确定”按钮，返回页眉和页脚编辑状态 step2：单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step4：此时本节首页页眉和页脚处显示“首页页眉”和“首页页脚”的标识文字 step5：我们只需在相应的位置输入内容即可 若要为文档设置奇偶页不同的页眉和页脚，可在 “页眉和页脚”设置区中选中“奇偶页不同”复选框，单击“确定”按钮返回页眉页脚编辑状态，此时奇数页和偶数页的页眉和页脚处分别以不同的文字标识，我们只需在相应的位置输入内容即可，如下图所示。 4.3.4

28、设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码当文档的内容被分为多节，在文档中添加页眉页脚时，页眉和页脚会以“页眉第节”和“页脚第节”的形式标识。默认情况下，后续节的页眉和页脚内容与前一节保持一致，并且后续节页眉和页脚的右侧有“与上一节相同”的标记，“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮也处于按下状态，如图4-46所示。此时在任意节中编辑页眉或页脚，会使其他各节的页眉和页脚内容得到相应的修改。 3.为文档的每一节设为文档的每一节设置不同的页眉和页脚置不同的页眉和页脚4.3.4 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码下面我们通过为杂志的第2节

29、和第4节分别设置不同的页眉为例，介绍为文档的每一节设置不同的页眉和页脚的方法，具体操作步骤如下。 step1：双击第二篇文章的页眉，进入其编辑状态并打开“页眉和页脚”工具栏 。 step2：单击该工具栏中的“链接到前一个”按钮，取消该节与前一节页眉的链接 。 step3：输入需要的内容 。 3.4.3 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step4：单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，光标跳转至下一节的页眉中。取消该节与前一节页眉的链接，然后输入该节的页眉“社会杂谈随感” 。 step5：在文档的正文编辑区双击鼠标，退出页眉和页脚编辑状态 。 3.4.3 设置页眉、页脚与页码设

30、置页眉、页脚与页码4.修改或删除修改或删除页眉分割线页眉分割线在文档中插入页眉时，页眉下方会显示一条单实线，我们可以通过相应的操作修改或删除该实线，具体操作步骤如下。 step1：在文档的页眉处双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态 。 step2：选中页眉中的所有内容（包括段落标记）。 step3：选择“格式”“边框和底纹”菜单项，打开“边框和底纹”对话框 3.4.3 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码step4：在“线型”列表框中选择需要的页眉分割线线型，如“三线”，在“预览”设置区中单击两次“下框线”按钮，然后单击“确定”按钮，即可将页眉分割线修改为三线类型。 设置后的效果 选择“无”项 可删除页眉分割线3.4.3 设置页眉、页脚与页码设置页眉、页脚与页码5.在页眉或页在页眉或页脚中添加页码脚中添加页码下面我们以在杂志页面的页脚中插入页码为例介绍在页眉或页脚中插入页码的方法。具体操作步骤如下。 step1：在文档的页眉或页脚处双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态 。 step2：将光标置于要插入页码的位置 。 step3：单击“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”按钮插入页码