花园业主档案管理标准作业规程(5)_第1页
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文档简介

1、花园业主档案管理标准作业规程(5)花园业主档案管理标准作业规程（五）1.0目的规范业主档案的管理工作。2.0适用范围适用于客户服务中心业主档案的管理。3.0职责3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2管理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。4.0程序要点4.1业主档案内容。4.1.1经业主签署后的业主公约。4.1.2经业主签署后的消防平安责任书。4.1.3业主家庭状况登记表。4.1.4物业分户移交验收单。4.1.5业主证领用登记表。4.1.6业仆人住验房表。4.1.7装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修平安责任书、相关图纸及装修施工队资料。4.1.8违章处

2、理通知单及处理结果资料。4.1.9业主的有关证件复印件。4.1.10业主产权确认登记（产权证书）。4.1.11其他应保存的资料。4.2档案盒（夹）的制作。4.2.1依据档案盒（夹）的规格预备相应的档案标贴纸。4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：JCH-KH-业主档案：表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。4.3业主档案袋的制作。4.3.1预备适量的26cmx34cm左右尺寸的档案袋。4.3.2将写有&q

3、uot;栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒（夹）内。4.6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记在业主档案名目内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。4.7业主档案的跟踪。4.7.1当发生下列状况变化时，客户服务中心队管理员应将变化状况记录在业主档案中：a)通讯电话联络方式发生变化时；b)业主发生更替时。4.7.2业主档案跟踪管理，由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭状况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。4.7.3对产权发生变更的业主，管理处应准时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。4.8业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报管理处经理批准，经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。4.9业主档案应永久保存。4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。4.11本规程执行状况作为客户服

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