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文档简介

1、项目管理处文档管理规定项目管理处文档管理规定一、目的依据国家档案法和档案管理规定，进一步提高文档管理工作的质量和管理水平，确保管理处文档的完整与平安。二、适用范围适用于XX物业管理处。三、职责3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。四、方法与过程掌握4.1 资料管理员负责管理处的全部文件（通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等）及资料（技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等）收集、存档和保管工作，做到系统、精确、完整。4.2 任何人员借阅文件资料，须经部门经理批准，资料管理员须填写借阅登记表，将借阅人

2、姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以具体记录。4.3 属隐秘文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管，未经部门经理和公司许可，不得给任何人员翻阅，不得复印，不得带离办公室；保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。4.4 员工个人档案材料须保密，由部门人事管理员负责保管与存档，未经部门经理和公司许可，他人无权翻阅，不得擅自外传。4.5 文件资料须依据公司迎检名目、体系文件要求进行归档和保存，并做好文件标识。4.6 文件资料、质量记录须常常进行清理、归档，按月、季、年定期归档，于首日后进行；准时申请报废和清理过期文件，无保存必要的材料，经管理处部门经理批准可做销毁处理

3、。4.7 管理处购置的重要设备到货时，资料管理员须检查验收说明材料等，并准时归档。4.8 管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料，在活动结束后一周内整理完毕，注明时间、地点、活动内容，交资料管理员准时归档。4.9 管理处相关人员编辑的各类文件资料，在该文件资料获得审批当日或者该大事关闭后三日内，必需将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。4.10电子文档须按公司要求进行分类存档，每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。4.11资料管理员应依据公司体系文件和管理处规章制度的要求，编制各部门质量记录定期存储清单下发各部门，并定期通报各部门质量记录提交状况。4.12不按时提交质量记录的，纳入管理处日常考核范围。五、支持性文件GZWY4.2.3-Z01文件资料管理程序六、质量记录表格GZWY4.2.3-Z02-F1 文件资料存储清单GZWY4.2.4-Z01-F1 质量记录报废申请单GZWY4.2.4-Z01-F2 质量记录

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