小区物业服务中心信息管理规定

1、小区物业服务中心信息管理规定物业管理公司佛山分公司管理制度-物业服务中心信息管理规定一、目的加强服务中心信息准时上传下达，使信息的收集、整理、发布达到准时、精确、流畅、有序、规范。二、适用范围适用于XX花城物业服务中心。三、职责3.1部门负责人：负责上报信息的最终审批；运营平台工作验证、审核。3.2部门信息员：公司负责部门内部信息运营管理平台推广和对接；上报公司；报刊、互联网信息收集；各类信息传达到各相关人员。3.3各业务主管/主办（班组长）：负责班组内的信息上报信息员；将公司及服务中心的信息传达到本班组内的全部员工；运营平台工作完成状况反馈。3.4每一位员工有义务就本班组发生的各类信息准时主

2、动向主管/主办（班组长）反映。四、方法与过程掌握4.1总则4.1.1每位员工均有就服务中心工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务。4.1.2全部信息均要做到真实、准时、具体。4.1.3以公司体系文件信息传递管理程序为基准，全部对公司、对住户、对外界发布的信息，必需经相应的审批方可发布。4.1.4物业服务中心自行收集顾客信息：即物业服务中心因各种需要采纳书面调查、口头访问、召开顾客座谈会等形式收集到的客户服务信息。4.1.5以调查表、顾客恳谈会的形式所猎取的顾客看法和建议，由客户服务部协调落实并回复顾客。4.1.6部门发生（重大）突发大事，掌握中心需一小时内电话报送物业服务中心负责

3、人、各职能部门第一联系人，涉及公司员工的突发大事还需电话报送人力资源部；部门信息员或承办人员需一个工作日内填写大事及现场处理状况，主送部门负责人审核，抄送品质管理部负责人、品质部主管、安委会负责人、总经理办公室负责人及运营主管、公司信息管理员。4.1.7物业服务中心收到业主对员工的表扬信，报部门负责人审批，由部门负责人确定是否在小区宣扬栏和公司网站公布。交由人事登记并保存复印件，原件交由资料室存档4.2电子显示屏4.2.1 电子显示屏用于向业主发送日常信息（如天气预报、节日问候等），以及非正式的通知通告。4.2.2 除信息员和中心值班人员外，任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息。4.2.3 由

4、信息申报人领取并填写电子显示屏信息发布审批表，之后由该班组负责人修改审核，再交由客户服务负责人审批，即可交中心当值人员发布，发布后统一存档。4.2.4 所发布信息均用首发日期（六位数字）作文件名保存在电脑里，天气预报统一只用一个文件，每日更新内容即可，由中心值班人员定期整理全部文件并于每月5日将上月发布信息电子文档发送资料室存档。4.2.5 中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息，以气象台发布的天气预报信息为准，无需审批，当天十点前撤下天气预报，换上日常信息或关闭电子显示屏。4.2.6 若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布，可与天气预报一同滚动发布。4.3小区广播4.3

5、.1对于突发大事等紧急的通知通告，假如状况紧急，可以在不通知客户服务负责人的状况下播出；假如状况允许，需取得客户服务负责人的口头同意。4.3.2 小区广播必需在状况解除后准时向住户发出通知，做出相应的解释。4.4小区宣扬栏4.4.1小区宣扬栏用于张贴服务中心向业主发布的通知、通告等，全部内容及版面设计，需经部门负责人审批，盖公章后由当班平安班长统一张贴，以及回收归档。4.4.2 信息员需对每次发布及张贴的通知、通告等，针对张贴的美观度和准时性进行适时抽查，对不符合要求的准时整改并通报状况。4.4.3其他任何人员未经许可，不得擅拘束宣扬栏内张贴和撕毁通知、通告。4.5公司内部网站实时公告公司职能

6、部门发布在内网中的信息，发送的重要邮件，物业服务中心信息员应依据网上所注明的传送级别，分别以邮件、打印、张贴、传阅或是会议等形式传达到部门内相应级别并进行跟踪反馈，直至信息落实到位。对于完成时间在24小时以内或重大节假日前一天的重要邮件，须口头或电话提示相关责任人。如向公司内部网站发布实时公告，由部门信息员直接发布。4.6公司内部网站网页部门信息员负责对部门内网页面进行修改和维护，将各功能板块充分利用起来,对各功能板块可以提出删除或增加的要求，总办IT会依据实际状况进行调整。公司内部网站网页主要发布内容：信息月报、管理服务报告、业务信息等按 公司规定时间上报。信息月报、管理报告由各班组负责人交

7、信息管理员汇总、整理录入，经客户服务负责人批阅报部门负责人批准后发布；业务信息由信息员记录、整理报客户服务负责人批阅后发布，业务信息主要发布服务中心重大活动信息，由各活动负责人自行组织、编辑，并尽可能做到准时和附有图片，信息员负责发布。 4.7对内信息发布4.7.1 依据工作需要，可在服务中心内部发布相关信息，采纳口头通知、电子邮件，也可在以下地点张贴：办公室公共信息栏、员工活动室、培训室、技术员值班室、各员工宿舍等；4.7.2 公司发布信息，如通知通告等，可由相关部门负责人直接在服务中心内部发布；4.7.3 公司和服务中心内部的重要通知通告，由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名，完毕后

8、交资料管理员存档；4.7.4 服务中心对内发布的信息，须经行政主办许可，方可发布。4.8 本规定未尽事项，根据公司体系文件XXWY5.5.3-Z02信息传递管理程序和XXWY6.3-Z01-02电脑及网络系统管理规定执行。4.9公司运营平台信息管理4.9.1 部门信息员为公司运营管理平台推广对接人。运营管理平台主要发布内容：年度方案、例常工作、工作方案及工作完成反馈、会议纪要等按公司规定时间报批发布。信息员每月准时建立、填写并提示部门其他同事填写月度方案，各班组负责人准时在运营管理平台里填写每月工作方案及反馈工作完成状况。信息员准时关注运营平台内部门任务执行状况，提示部门其他同事准时完成任务，提示部门其他同事反馈信息；重要会议的会议纪要由信息员记录、整理，报部门负责人审批后在运营管理平台发布；每月对部门运营平台任务执行状况汇总，反馈到责任主管处。4.9.2各业务负责人需常常查阅内网运营平台，准时反馈工作任务的完