第八章日程安排

1、1第八章第八章 日程安排日程安排2框架框架1. 日程安排与文秘人员日程安排与文秘人员2. 日程安排的意义日程安排的意义3. 文秘人员在日程安排中的工作文秘人员在日程安排中的工作4. 日程安排计划表的种类和管理日程安排计划表的种类和管理5. 日程安排计划管理日程安排计划管理31. 日程安排与文秘人员日程安排与文秘人员管理者的行动有两部分：一是自行决定的部分；管理者的行动有两部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才可以执行。才可以执行。一般来说，关于日

2、程计划的制作和管理并不十一般来说，关于日程计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。则是个大问题。42. 日程安排的意义日程安排的意义日程安排，就是日程安排，就是“关于管理者的会谈、关于管理者的会谈、面谈、出差、访问等作计划、实行、变面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整更及调整”。概括地讲，是指。概括地讲，是指“秘书为秘书为使管理者能够有效发挥其功能所做的辅使管理者能够有效发挥其功能所做的辅佐活动佐活动”。5管理者对于有限时间的如何分配及活用，管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关的。可

3、以说是与该企业的业绩息息相关的。当然，公司的绩效不但与时间的安排有当然，公司的绩效不但与时间的安排有关。关。6通常，上司对于应该从事的各种活动，先判断通常，上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。文秘人员所扮演的就是文秘人员所扮演的就是辅佐辅佐管理者活动、增加管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备。同时文秘人员也必须具备良好的判断

4、能力和敏捷的行动能力。良好的判断能力和敏捷的行动能力。73文秘人员在日程安排中的工作文秘人员在日程安排中的工作属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本上由上由上司上司自己的自己的判断判断去决定，而有关日程安排去决定，而有关日程安排计划的制作：由上司本身去做，文秘人员只从计划的制作：由上司本身去做，文秘人员只从事计划实务的管理；文秘人员不仅是是管理，事计划实务的管理；文秘人员不仅是是管理，也受上司委托去作日程计划，此外也有介于这也受上司委托去作日程计划，此外也有介于这两者之间的；重要活动由上司做计划，一般性两者之间的；重要活动由上司做计划，一般性的活动则交

5、文秘人员判断处理。的活动则交文秘人员判断处理。8由文秘人员决定的程度是因为下列原由文秘人员决定的程度是因为下列原因：因：该企业的经营性质与形态该企业的经营性质与形态上司所负责业务的类型上司所负责业务的类型上司的性格上司的性格文秘人员本身的能力及经验文秘人员本身的能力及经验上司对文秘人员的信赖程度上司对文秘人员的信赖程度上司和文秘人员的合作年资及其内容上司和文秘人员的合作年资及其内容9问题：问题：如何争取更多的权力？如何争取更多的权力？10在决定日程安排计划中，文秘人员必须在决定日程安排计划中，文秘人员必须了解了解“优先顺序优先顺序”的评价标准，而该评的评价标准，而该评价标准应该是价标准应该是上

6、司的标准上司的标准。另一份方面，文秘人员了解上司的标准，另一份方面，文秘人员了解上司的标准，需要长期的观察和了解，决不是一朝一需要长期的观察和了解，决不是一朝一夕就养成的。夕就养成的。114日程安排计划表的种类和管理日程安排计划表的种类和管理文秘人员制作的日程安排计划表在上司文秘人员制作的日程安排计划表在上司看来，是为了按照该计划表有效进行工看来，是为了按照该计划表有效进行工作的一种工具，但在文秘人员看来，则作的一种工具，但在文秘人员看来，则是为了使上司能够在某一天、某个时间，是为了使上司能够在某一天、某个时间，按照计划行动而辅佐上司对时间进行支按照计划行动而辅佐上司对时间进行支配的备忘录或核

7、对表。配的备忘录或核对表。124.1 日程安排计划表的种类日程安排计划表的种类4.2 约会约会4.3 日程计划表的制作和填写日程计划表的制作和填写4.4 日程计划表的确认日程计划表的确认4.5 日程计划表的变更和调整日程计划表的变更和调整134.1 日程安排计划表的种类日程安排计划表的种类年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。日、年休假等。预定表是为了要难够一目了然公司一年内所有预

8、定表是为了要难够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。活动事项整理成表，再通知各部门。14月预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会谈、面谈、出差、访问等预定计划。进行的会谈、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预

9、定表更详细预定计划比月预定表更详细日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务。晚的业务。由以上可知，除了年预定表以外的活动计划表由以上可知，除了年预定表以外的活动计划表中有三种，但一般企业却是以中有三种，但一般企业却是以综合这三种模式综合这三种模式的情况的情况比较多。比较多。 1522日预定表日预定表时间时间事项事项地点地点备注备注9：00与行业协会的李先与行业协会的李先生谈话生谈话总裁会议室总裁会议室上个月预约之上个月预约之事事10：00与营销副总商量营与营销副总商量

10、营销策略销策略总裁办公室总裁办公室11：30与王厂长午餐与王厂长午餐午餐在公司餐厅，午餐在公司餐厅，座位已预订座位已预订华为的谢经理华为的谢经理同餐同餐15：00成本会议成本会议第三会议室第三会议室田总经理出差，田总经理出差，不能参加不能参加164.2 约会约会约会就是约会就是“相与对方面谈时，和对方联相与对方面谈时，和对方联系获得同意并确定时间、地点等系获得同意并确定时间、地点等”。要求约会时。要求的方法有电话、写信、要求约会时。要求的方法有电话、写信、访问时或在开会、集会时约定下一次约访问时或在开会、集会时约定下一次约会的时间等多种。会的时间等多种。17向对方要求约会时应注意的事项：向对方

11、要求约会时应注意的事项：要获得上司的许可要获得上司的许可对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员加以确认打电话给对方的文秘人员加以确认要正确地告知对方赴约者的姓名、职务、目的、要正确地告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等时间、地点、方式、所需要的时间等18告知你和你上司的电话号码，以便万一约会取告知你和你上司的电话号码，以便万一约会取消或者有所变更消或者有所变更提前通知，尤其对方比较忙的时候提前通知，尤其对方比较忙的时候尤其是连

12、续参加两个以上的约会时，要充分考尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间虑路上交通所需要的时间决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等工作场所等对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联系一次再联系一次19确定时间和地点要注意一下原则：确定时间和地点要注意一下原则：星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会安排约会即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌午餐前后约会会影响吃饭时间午餐前

13、后约会会影响吃饭时间对方的双休日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日对方的双休日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会子不要安排约会公司有重大活动的那一天不宜安排约会公司有重大活动的那一天不宜安排约会地点必须选择对方比较方便的地方地点必须选择对方比较方便的地方地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素需要就餐等因素20已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等路线、

14、如何前往、房间大小、桌子的配置等约定好以后，一定要向上司汇报，并准备好相约定好以后，一定要向上司汇报，并准备好相关的材料关的材料上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予明确的保那人清楚地明了约会的时间，并给予明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上21被要求约会时被要求约会时清楚对方的姓名、公司名称、时间、地点等清楚对方的姓名、公司名称、时间、地点等如果是信件邀请，应尽快予以回复如果是信件邀请，应

15、尽快予以回复如果上司日程表已满，应征得上司的同意，不可自作如果上司日程表已满，应征得上司的同意，不可自作主张主张如果上司日程未满，在未征得上司同意前，只能表示如果上司日程未满，在未征得上司同意前，只能表示“暂时接受暂时接受”如果对方的名字是初次听到，文秘人员应该特别留意，如果对方的名字是初次听到，文秘人员应该特别留意，并且查清楚对方相关的信息并且查清楚对方相关的信息若不得已拒绝对方的约会，可建议其他的时间若不得已拒绝对方的约会，可建议其他的时间拒绝时，可客气地拒绝拒绝时，可客气地拒绝如果是公司内的约会，可先问清楚约会的目的如果是公司内的约会，可先问清楚约会的目的224.3 日程安排表的日程安排

16、表的制作与填写制作与填写年预定表年预定表文字表达要概括、简要、明确文字表达要概括、简要、明确详细内容见于月预定表、周预定表、日详细内容见于月预定表、周预定表、日预定表预定表完成后即制作复印件，然后向上司提出完成后即制作复印件，然后向上司提出23月预定表、周预定表、日预定表月预定表、周预定表、日预定表。在。在这三种表中，究竟以哪一种方式为好，这三种表中，究竟以哪一种方式为好，应具体情况而定。应具体情况而定。文秘人员的注意事项如下：文秘人员的注意事项如下：日程安排要征询上司的意见之后再决定日程安排要征询上司的意见之后再决定日程决定之后，应该立即记录日程决定之后，应该立即记录上司自己决定的日程，应请

17、求上司告知上司自己决定的日程，应请求上司告知 24信息应该准确，不能引起歧义信息应该准确，不能引起歧义暂定的可以用铅笔填写，等决定后用墨水写暂定的可以用铅笔填写，等决定后用墨水写日程安排应该考虑上司的出行习惯日程安排应该考虑上司的出行习惯如果发生日程安排计划重复的错误，请上司决如果发生日程安排计划重复的错误，请上司决定优先次序定优先次序遇到私事时，应特别留意遇到私事时，应特别留意如遇上司出差，要清楚地填写出发和返回的时如遇上司出差，要清楚地填写出发和返回的时间、日期，并另作制作旅程表间、日期，并另作制作旅程表254.4 日程安排计划的确认日程安排计划的确认日程安排计划已经确认，就具有如下效日程

18、安排计划已经确认，就具有如下效果：果：能够防止错误能够防止错误通知相关人员通知相关人员26确认的日期和方法如下：确认的日期和方法如下：如果是以电话确认时，要根据备忘录尽如果是以电话确认时，要根据备忘录尽早以书面形式确认早以书面形式确认在会议的前一天或两天，和会议的主办在会议的前一天或两天，和会议的主办者联系，确认相关事宜者联系，确认相关事宜上司和文秘人员必须在周末确认下周的上司和文秘人员必须在周末确认下周的行动计划，或是每天早上确认当天的行行动计划，或是每天早上确认当天的行动动27在每月底、周末之前或者在每天早上把下个月、在每月底、周末之前或者在每天早上把下个月、下周或当天的行动计划表或备忘录交给上司下周或当天的行动计划表或备忘录交给上司如果会议的主办者是上司，应该提前确认会议如果会议的主办者是上司，应该提前确认会议室室会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好就准备好如果会议或面谈超过预定时间，文员应想办法如果会议或面谈超过预定时间，文员应想办法通知上司通知上司28问题：问题：当你发现以下错误：一个重要的约会由当你发现以下错误：一个重要的约会由于自己一时疏忽忘记安排，而约会时间于自己一时疏忽忘记安排，而约会时间刚到，但赶到地点需要半个小时，你应刚到，但赶到地点需要半个小时，你