形成审核发现

1、形成审核发现审核发现是指将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果。审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。因此，审核发现能表明符合或不符合审核准则，它既可以是正面的，也可以是负面的。1.评审和汇总审核发现审核组应当根据需要在审核的适当阶段(如每天审核结束后和/或全部审核活动完成后)共同评审审核发现。通常情况下，每天现场审核活动结束后，审核组会针对当天的审核情况进行内部沟通，评价当天审核中所收集的审核证据。当全部现场审核活动完成后，审核组会对照审核准则对收集到的审核证据进行全面的、总结性的汇总、比较、分析和评价，以确定审核发现。评价和汇总审核发现通常可采取以下方法:(1)审核组成

2、员按照审核计划的审核任务的分工，分别介绍说明其审核工作范围内所涉及的过程、活动、部门/场所/现场等方面的审核情况、收集到的有关信息和证据以及初步判定的符合和不符合的审核发现。(2)审核组成员之间沟通需要相互印证的信息和证据，并就审核中的疑点和分歧进行讨论，包括可能需要进行验证或跟踪的问题。(3)将每位审核组成员各自获得的信息和审核证据进行汇总和分析，特别是来自不同审核员的在不同职能和层次上收集的对同一审核对象，如文件控制、质量目标、内部沟通等同一质量管理体系过程的信息和证据进行汇总、沟通和分析，以共同确定审核发现(包括符合的和不符合的)。审核组确定的审核发现应形成记录，这些信息是审核记录的重要

3、组成部分。这些记录的内容通常可包括：审核覆盖的区域场所或过程、审核的路线、具体的审核发现(包括符合和不符合的审核发现及其支持性审核证据)等。2.符合审核准则的审核发现审核组在评审审核发现的过程中，应对符合审核准则的审核发现进行汇总分析，这些审核发现反映了组织管理体系运行的符合性和有效性。为审核组对管理体系进行总体评价时提供了正面的信息，也为审核组作出适宜的审核结论提供依据。3.不符合审核准则的审核发现审核组在评审审核发现的过程中，对不符合审核准则的审核发现也要进行汇总分析。审核组通常会将不符合审核准则的审核发现确定为不符合项，并根据不符合项的性质对其进行分类。在审核过程中，审核员针对不符合审核

4、准则的审核发现，通常可以采用“不符合报告”的形式进行记录，记录中应包括该不符合项的支持性的审核证据。在审核过程中，经评价不符合审核准则的审核发现，可以确定为不符合项。通常，在以下3种情况下可以形成不符合项:(1)管理体系文件不符合管理体系标准、适用的法律法规或合同的要求，即文件规定不符合标准。这种不符合项通常称为“体系性不符合”。例如组织编制的某一管理体系文件对标准的某一要求未做描述，或对标准的要求理解有误，导致文件的规定出现不满足标准的要求。(2)管理体系的实施现状未按管理体系标准、体系文件或适用的法律法规或合同的要求执行，即实施现状不符合文件规定。这种不符合项通常可称为“实施性不符合”。例

5、如审核中发现某一岗位工人未按规定要求操作，或文件未发放到使用场所。(3)管理体系的运行结果未达到预定的目标，即实施效果未达到预定目标。这种不符合项通常可称为“效果性不符合”。例如产品出现较多不合格，顾客投诉较多，虽然采取了一些措施，但类似问题还在不断发生。4.不符合性质的判定根据审核证据与审核准则相偏离的严重程度，以及不及时采取措施可能引致后果的严重性，可将不符合分为严重不符合、一般(轻微)不符合和观察项。出现下列情况之一，原则上可构成严重不符合：(1)管理体系出现系统性失效。如某一过程、某一关键过程重复出现失效现象，又未能采取有效的纠正措施加以消除，形成系统性失效。也简称为“过程普遍性失效”

6、。(2)管理体系运行区域性失效。如某一部门或场所的全面失效现象，或者各层次、各部门出现失效。也简称为“区域普遍性失效”。(3)造成严重的后果，或存在潜在严重后果的不符合或存在顾客重大投诉。(4)组织违反法律、法规或其他要求的行为较严重。(5)反复出现的一般不符合项长期没有得到有效纠正或预防。出现下列情况之一，原则上可构成一般不符合。(1)对满足质量管理体系过程或质量管理体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合。(2)对保证所审核范围的质量管理体系而言，是次要的问题。出现下述情况，原则上可作为观察项提出。所谓的观察项是指系统或程序有潜在的不恰当，以及具有潜在的风险的事项。这

7、些事项有变成不符合的趋势，只是审核人员掌握的证据暂时不足。这类问题可作为观察项处理，可以用书面或口头的形式向受审核方提出。观察项与疑点的区别就在于一个是现场审核结束后，一个是现场审核过程中。对于观察项，一般不要求受审核方提出限期整改方案，也不十分强调跟踪验证，只要求对方引起注意，对可能的风险有所准备并加以预防和纠正。此外，审核中可能还要发现一些质量管理体系建立及运行中存在的不足或问题，这些问题一般不宜于以不符合的性质处理，但其常常对质量管理体系运行产生更大影响，内部审核后通常要对其一并采取纠正或预防措施。5.不符合报告不符合报告是记录不符合审核准则的审核发现的一种常用的方法。编写不符合报告，是

8、审核员必须掌握的基本技能。不符合报告的内容通常包括以下几点：(1)受审核的部门或不符合发生的地点。(2)受审核部门负责人。(3)审核员。(4)审核日期。(5)不符合事实的描述，即不符合项的支持性审核证据。(6)不符合的审核准则(如标准、文件等)的名称和条款。(7)不符合项的性质。(8)审核员签字、审核组长认可签字和受审核部门代表确认签字。(9)适用时，不符合报告的内容还可包括：不符合项的原因分析。纠正措施计划及预计完成日期。纠正措施实施情况的说明。纠正措施的完成情况及验证记录。6.不符合报告编写的要求对于一个审核员来说，如何编写不符合报告是审核员必须掌握的基本技能。审核员在编写不符合报告时应遵

9、循以下方面的要求：(1)不符合事实的描述应准确具体，不要遗漏任何有益信息，具有可重查性和可追溯性。(2)观点和结论从不符合事实的描述中自然流露，不要只写结论不写事实，不应带有评论性意见。(3)文字表述力求简明精炼，尽可能使用行业或专业术语。(4)不符合审核准则的条款判断应准确，如果判断得不准确，会导致纠正措施的方向发生偏差。(5)不符合项的性质应能客观地反映不符合项的实际情况。7.不符合项事实的确认审核员根据审核组共同评价的结果，针对不符合审核准则的审核发现编写不符合报告。在现场审核活动结束前，审核组通常会以不符合报告的形式将所确定的不符合项提交给受审核部门的代表进行确认。一方面是确认不符合事

10、实(即支持不符合项的审核证据)的准确性，另一方面可以使有关人员理解不符合所反映的问题以及有关审核准则的要求，促进采取纠正措施来解决和消除不符合的原因。这种方法体现了审核的公正、透明和规范，也考验了审核员的工作质量，只要不符合事实中有任何虚假失实之处，受审核部门及有关人员都有理由拒绝签字确认，这有助于提高审核员的素质，养成一丝不苟的科学态度和工作作风。如果由于受审核部门或人员的误解或不理解而不确认不符合事实时，审核组应耐心地作出解释，说明需要受审核方确认的只是不符合事实，需要时，审核组应向对提供或展示有关的审核证据，以证实审核组提出的不符合项是建立在充分的证据基础上的。如果受审核部门提出了补充证

11、据，证明审核组提出的不符合事实有误或证据不准确时，审核组应进行必要的补充调查核实，如经核实确属不符合事实有误或不准确，审核组应勇于修正错误，修改不符合事实的内容或撤销该不符合项；同时，审核组也应查明补充证据为什么没有在现场审核时提供的原因。如果对于某一有分歧的不符合项，经过审核组和受审核方的沟通还是不能得到解决，审核组应记录未解决的分歧，必要时应向管理者代表或最高管理者说明有关情况，请其进行仲裁。【案例 不符合报告】受审核部门技术部部门负责人李*审核员张*审核日期2016年3月15日不符合事实描述新产品WP-667空调器在样机试验后的设计评审报告（编号为SP0004,2010年9月16日发布）

12、中有三项指标未满足设计输入要求（噪音过大，制冷时间过长，耗电量过大），评审结论为“修改设计，再作一台样机测试”。但设计科在未修改设计的情况下就通知生产车间按原样机图纸小批量生产10台。不符合 标 准：GB/T19001-2008中7.3.4 设计和开发评审 受审核方文件：QP121 产品设计与开发控制程序（A/1） 4.6.5和4.6.6不符合性质 体系性不符合 实施性不符合 效果性不符合审核员：张* 审核组长：王* 受审核方代表：李*日期：2016年3月17日 日期：2016年3月17日 日期：2016年3月17日原因分析“产品设计和开发控制程序”中未对新产品小批量试生产的条件和审批权限做出明确规定。纠正措施计划1.已开始投产的10台WP667型空调器全部停止生产，可用元器件可拆下经检验后回库。2.设计科修改设计计划，根据SP0004号评审报告结论修改设计，批准后再试制一台测试。3.修改产品设计和开发控制程序，增加新产品小批量试生产的条件和未经评审组长会签的图纸不能用作小批试生产的规定4.以上各措施应在4月1日前完成。受审核方代表：李* 2016年3月18日纠正措施完成情况 1.已开始投产的10台WP667型空调器已于3月18日全部停止生产，以领出或已装入压缩机的元器件经