第十二章_电子档案

1、第十二章电子档案v了解电子档案的特点。了解电子档案的特点。v理解电子文件、电子档案的含义。理解电子文件、电子档案的含义。v知道电子文件和电子档案的关系、电子文件的知道电子文件和电子档案的关系、电子文件的种类。种类。 v掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要求及注意事项、电子档案提供利用的方式。求及注意事项、电子档案提供利用的方式。 第一节 电子文件 导入：丢失的报告v 张诚是某电子公司的秘书。一天，办公室陈科长让她把两个产品研张诚是某电子公司的秘书。一天，办公室陈科长让她把两个产品研发组对新产品开发的建议整理一下，写成对比性报告交给总部。接到发组对新产

2、品开发的建议整理一下，写成对比性报告交给总部。接到指示后，张秘书赶紧将两组上交的文件录入电脑，进行编辑和整理。指示后，张秘书赶紧将两组上交的文件录入电脑，进行编辑和整理。v 快到下午一点多，就在报告快要收尾的时候，陈科长打来电话说，快到下午一点多，就在报告快要收尾的时候，陈科长打来电话说，他正在赶回公司的路上，原来预定在一点半会见的那个客户，让张秘他正在赶回公司的路上，原来预定在一点半会见的那个客户，让张秘书先接待一下。张秘书放下电话，一看已经书先接待一下。张秘书放下电话，一看已经1：20了，她急急忙忙把快了，她急急忙忙把快要打完的报告存到桌面，关闭电脑，然后到楼下大门口去迎接客户。要打完的报

3、告存到桌面，关闭电脑，然后到楼下大门口去迎接客户。v 就这样一天过去了，总部打来电话询问技术对比性报告怎么还没收就这样一天过去了，总部打来电话询问技术对比性报告怎么还没收到，小张这才想起来那份报告，她说下班之前一定发过去。就在她重到，小张这才想起来那份报告，她说下班之前一定发过去。就在她重新打开电脑时，她发现由于中毒电脑无法开机。于是，张秘书找来维新打开电脑时，她发现由于中毒电脑无法开机。于是，张秘书找来维修人员，给她重新装了系统。电脑可以正常工作了，但她存在电脑桌修人员，给她重新装了系统。电脑可以正常工作了，但她存在电脑桌面上的报告，却怎么也找不到。面上的报告，却怎么也找不到。v思考：电脑中

4、了病毒，重装系统后，为什么桌面上文件不见了？思考：电脑中了病毒，重装系统后，为什么桌面上文件不见了？目前对电子文件的概念，在国际档案界都有一致的、目前对电子文件的概念，在国际档案界都有一致的、基本的共识，即电子文件从属于文件，是存储于电子存储基本的共识，即电子文件从属于文件，是存储于电子存储载体上的文件。载体上的文件。具体来讲，电子文件指在数字设备及环境中生成，以具体来讲，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送

5、的文件。v 电子文件具有许电子文件具有许多不同于纸质文件的多不同于纸质文件的特性。特性。二、电子文件的种类 三、电子文件的收集与积累 1. 1. 记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。2. 2. 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。3. 3. 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责对在网络系统中处于流转

6、状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。子文件暂存存储器中，以防散失。4. 4. 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时、同时保留文注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时、同时保留文字处理工具软件。字处理工具软件。5. 5. 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，像电子文件，收

7、集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。则应将相关软件一并收集。6. 6. 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。7. 7. 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。相关软件。8. 8. 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识

8、、参数和非通用格式的相关软件。识、参数和非通用格式的相关软件。9. 9. 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。10. 10. 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。11. 11. 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进

9、行存储，被套用模板作情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。为电子文件的元数据保存。12. 12. 定期制作电子文件的备份。定期制作电子文件的备份。四、电子文件的归档 电子文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值电子文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上并移交至档案室（馆）以便长期保存的工动的磁、光介质上并移交至档案室（馆）以便长期保存的工作过程。作过程。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归文件形成部门或信息管理部门

10、应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制，目前大多数人赞成的限制，目前大多数人赞成 “ “双套制双套制”，即同时把电子文，即同时把电子文件和相应的纸质档案一同归档。件和相应的纸质档案一同归档。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息料归档的有关

11、规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。和元数据。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。的规定定期完成。电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。完成物理归档。1. 1. 逻辑归档逻辑归档逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。位置而实现的将电子文件的管

12、理权限向档案部门移交的过程。2. 2. 物理归档物理归档物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的上，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。电子文件，均应定期完成物理归档。3. 3. 移交、接收移交、接收 （1 1）检验）检验（2 2）移交手续）移交手续第二节 电子档案的整理与鉴定 一、电子档案的整理电子档案亦即归档电子文件（指具有参考和利用价值并电子档案亦即归档电子文件（指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件），按照作为档案保存的电子文件），按照电

13、子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002GB/T 18894-2002）规定，归档电子文件以件为单位整理。）规定，归档电子文件以件为单位整理。具体讲，电子档案整理的内容有：具体讲，电子档案整理的内容有：（一）电子档案的分类（一）电子档案的分类为保持电子档案的有序化，首先应对归档后的电子文件进为保持电子档案的有序化，首先应对归档后的电子文件进行分类。行分类。电子档案的分类也是先制定分类方案，然后同一全宗内的电子档案的分类也是先制定分类方案，然后同一全宗内的电子文件按照电子文件按照年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）或或保管期保管期限限年度年度机构（问

14、题）机构（问题）等分类方案进行分类。等分类方案进行分类。电子文件分类后按类别代码相对集中组织存储载体，电子文件分类后按类别代码相对集中组织存储载体，以便保管。以便保管。国家标准推荐使用的电子档案的存储载体主要是光盘、国家标准推荐使用的电子档案的存储载体主要是光盘、磁带、硬盘等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的磁带、硬盘等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。载体。黑河市档案局2003年度电子档案全宗号：25类别：党务、综合、业务保管期限：永久、长期、短期存入日期：2004年5月18日序号：2003001黑河市档案局2003年度电子档案全宗号：25类别：党务、综合、业务保管期限：永久、

15、长期、短期存入日期：2004年5月18日黑河市档案局2003年度电子档案25序号：2003001为把整理结果固定下来，应把电子档案的各项内容为把整理结果固定下来，应把电子档案的各项内容填写在填写在归档电子文件登记表归档电子文件登记表和和归档电子文件管理登归档电子文件管理登记表记表内。内。电子档案的著录应参照电子档案的著录应参照DADAT18T18进行著录，同时按照进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（如责任者、操作者、背景信息、的著录项目和其他标识（如责任者、操作者、背景信息、元数据等）。元数

16、据等）。著录级别可按案卷级进行，将著录结果制成机读目录著录级别可按案卷级进行，将著录结果制成机读目录和纸质目录。和纸质目录。电子文件对系统的依赖性和计算机发展的飞速性决定电子文件对系统的依赖性和计算机发展的飞速性决定了随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进了随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表归档电子文件迁移登记表。v 电子档案在归档前、移交时和期满后都要进行鉴定。电子档案在归档前、移交时和期满后都要进行鉴定。第三节 电子档案的保管与利用 保管是档案管理的一个重要环节，电子档案亦不例外。保管是档案管理的一个重要

17、环节，电子档案亦不例外。但由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案但由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案有所不同。有所不同。 （一）电子档案保护的内容（一）电子档案保护的内容根据电子档案的特性，对它的保护主要包括以下四个方面：根据电子档案的特性，对它的保护主要包括以下四个方面： 1. 1. 保证电子档案载体物理性能的安全；保证电子档案载体物理性能的安全； 2. 2. 保证电子档案内容逻辑上的准确；保证电子档案内容逻辑上的准确； 3. 3. 保证电子档案的原始性；保证电子档案的原始性； 4. 4. 保证电子档案的可理解性。保证电子档案的可理解性。 （二）电子档案的保管

18、要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：符合下列条件：1. 1. 归档载体应作防写处理；归档载体应作防写处理；2. 2. 为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载体的记录涂层；体的记录涂层；3. 3. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；4. 4. 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境清洁卫生；保持环境清洁卫生；5. 5. 保持适宜的温湿度。环境温度选定范围：保持适

19、宜的温湿度。环境温度选定范围：17172020；相对湿度选定范围：相对湿度选定范围：35354545。电子档案利用的特点电子档案利用的特点1. 1. 阅览阅览阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通常分为以下：常分为以下： （1 1）联机阅览。）联机阅览。联机阅览又有计算机网上阅览与计算联机阅览又有计算机网上阅览与计算机单机阅览两种。机单机阅览两种。 （2 2）脱机阅览，）脱机阅览，就是将计算机显示屏上的电子档案内就是将计算机显示屏上的电子档案内容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或

20、缩微件等硬拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览，这种阅览方式的最大拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览，这种阅览方式的最大特点就是不需要计算机。特点就是不需要计算机。2. 2. 复制复制复制是电子档案利用中最常见的方式。复制是电子档案利用中最常见的方式。电子档案通过复制形成电子档案副本，从电子档案通过复制形成电子档案副本，从而能够满足广大用户的需求。电子档案的而能够满足广大用户的需求。电子档案的复制既可以是副本复制，也可是摘录复制。复制既可以是副本复制，也可是摘录复制。3. 3. 网上展览网上展览网上展览就是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上展览就是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上对

21、电子档案进行展出。这是通过展出和介绍有关电子档案网上对电子档案进行展出。这是通过展出和介绍有关电子档案的内容和成份而提供利用的一种方式。的内容和成份而提供利用的一种方式。网上展览和传统的档案展览相比有很多优势。目前许多档网上展览和传统的档案展览相比有很多优势。目前许多档案局（馆）都开设了档案网站，在其网站上我们经常可以看到案局（馆）都开设了档案网站，在其网站上我们经常可以看到各种形式图文并茂的网上展览。各种形式图文并茂的网上展览。马尾罗星塔马尾罗星塔金山寺金山寺中洲岛中洲岛4. 4. 网上咨询网上咨询网上咨询是档案利用在现代化条件下的一种新的发展，它网上咨询是档案利用在现代化条件下的一种新的发

22、展，它是档案工作人员根据档案解答问题的方式，通过网络向档案用是档案工作人员根据档案解答问题的方式，通过网络向档案用户提供档案信息的一项利用工作。户提供档案信息的一项利用工作。其包括两个部分：一部分是通过网络解答咨询；另一部分其包括两个部分：一部分是通过网络解答咨询；另一部分是通过网络协助检索、指导用户使用检索工具，为查找电子档是通过网络协助检索、指导用户使用检索工具，为查找电子档案馆藏提供新的线索。案馆藏提供新的线索。5.5.计算机编研计算机编研电子档案为计算机编研提供了极大的方便。为编研收集档电子档案为计算机编研提供了极大的方便。为编研收集档案、为摘抄档案提供了方便。案、为摘抄档案提供了方便

23、。也可以对其他各类电子档案进行编研、如声音档案影像档也可以对其他各类电子档案进行编研、如声音档案影像档案、图形档案等进行编研、并可进行多媒体档案编研。案、图形档案等进行编研、并可进行多媒体档案编研。1. 1. 利用时应遵守保密规定；利用时应遵守保密规定；2. 2. 归档电子文件的封存载体不应外借；归档电子文件的封存载体不应外借；3. 3. 利用时应使用拷贝件；利用时应使用拷贝件；4. 4. 提供复制品时对其可靠性进行审核；提供复制品时对其可靠性进行审核；5. 5. 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内；6. 6. 利用时要尊重知识产权；利用时要尊重知识产权；7. 7. 防止误操作；防止误操作；8. 8. 注意安全防范。注意安全防范。 案例分析：v 某校档案室为庆祝学校成立某校档案室为庆祝学校成立5050周年，决定和组织部、宣周年，决定和组织部、宣传部等部门联合举办一次档案展览。馆员小李说应举办传统传部等部门联合举办一次档案