秘书职能环境

1、个人收集整理仅供参考学习第三章秘书职能环境教学目的：1、了解什么是职能环境2、了解职能环境的构成3、理解职能环境资源4、优化职能场的方法教学重点：1秘书正确处理各种人际关系的方法2、把握职能场的正确方向教学难点：秘书的人际干关系课时安排：6节第一节秘书智能环境的构成秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。秘书从职能环境中吸取物质、能量、信息，形成发挥特定功能的职能场。正确认识秘书职能环境，强化环境意识，准确把握影响秘书职能场的各个要素，对做好秘书工作是至关重要的。文档来自于网络搜索一、秘书职能环境的纵向层次秘书职能环境分为三个层次，即秘书机构内部环境、 秘书

2、所在组织的内部环境、 秘书所在组织的外部环境。三个层次的环境相互联通，对秘书发挥其职能作用有着极为重要的影响。 文档来自于网络搜索（一）秘书机构内部环境秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、 秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。文档来自于网络搜索（二）组织内环境秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有二个股方面：一是组织的结构要素，二是组织动态运行要素。文档来自于网络搜索（三）组织

3、外环境组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。宏观的国际国内经济政治、文化、科技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的；行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等，对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、 特殊性和具体针对性。文档来自于网络搜索二、横向要素秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定的。（一）社会经济环境经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。经济环 境对各类社会组织的生存和发展有着极为重要的

4、影响。文档来自于网络搜索（二）社会政治环境政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等方面 的政治文明程度。它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，对组织和领导行为的政治方向有着直接影响。无论是政治组织还是其他组织中的秘书工作，都必须要适应其特定的政治环境。文档来自于网络搜索（三）社会文化环境社会文化环境包括社会成员享受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社 会风气、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳定性。它影响着社会成员的知 识文化素养、思想意识、思维模式、价值取向、行为方式，也对各管理组织的组织气氛、组 织观念、管理规范等的认同程度，产生不

5、可低估的影响：影响秘书的综合素质；影响秘书事务辅助；影响秘书工作的效率。文档来自于网络搜索（四）科学技术环境社会科学技术发展水平， 决定社会生产力发展水平， 同时也对社会管理水平产生重大影 响。科学技术环境对秘书工作有以下几方面的影响：一是影响其办公设备与手段的先进性， 二是影响其思维方式，三是影响其学习及创新能力。文档来自于网络搜索三、职能环境关系（一）与纵向层次机构的关系秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关系等。文档来自于网络搜索（二）与横向部门机构的关系秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管理部门的关系，也包括上

6、级机关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。文档来自于网络搜索（三）与社会公众的关系组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。（四）秘书与人际关系秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人之间的关系。这种关系既渗透在组织内部，又存在于组织外部。 不同的人际关系状态对秘书及秘书工作都存在着特定的影 响。处理人际关系的基本原则有四项：一是平等原则，二是互利原则，三是诚实信任原则， 四是相容原则。文档来自于网络搜索案例分析：王晓丽是一家国际知名广告公司的业务经理。她资质过人，经验丰富。但是他手下的员工，看到她就像是老鼠见了猫一样，总有一

7、种畏惧心理。 她一进办公室，热闹的房里顿时鸦雀无声，大家在她面前噤若寒蝉。开会的时候，只有王晓丽一个人滔滔不绝的演讲，大家都不讲，也没有机会插上一句话。 这样，由于员工的积极性没有发动起来，尽管王晓丽很优秀，但多年来她的业绩一直徘徊不前。这也是她一直以来心中的疑惑。文档来自于网络搜索启示一个主管必须做到进入办公室，就像阳光普照大地一样，使大家精神一振，上下沟通，才能调动大家的积极性。在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说更为重要 /保持良好的人际关系的一大法宝 就是提高自己交流沟通技巧。职场上人际关系，99%是由

8、误会造成的，而 99%的误会又是由于不恰当的交流方式带来的。 文档来自于网络搜索资料：秘书与上司关系的准则：1、主动配合、适应2、服从、但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司间的团结秘书与一般同事关系原则：1、真诚关心2、同等友好3、注意并欣赏同事的优点4、正确对待同事的称赞、批评与嫉妒5、做好领导与同事之间的意见沟通秘书的其他业缘关系的原则：1、广结良缘2、区分主次3、一视同仁、以礼相待4、发挥微笑的魅力4 / 6个人收集整理仅供参考学习5、牢记别人的姓名第二节秘书职能环境资源秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观环境中，一切有利于秘书实现其职能目标、完成职能任务的要素的总和。一、环境资源

9、的支持（一）资源供给的基础性社会各界、各不同社会领域都有秘书工作。不同层次的领导机关和领导者有不同权责和 管理范围，所需的知识、能力、素质要求不同，对秘书综合辅助和服务的需要也存在差异。 秘书工作系统中分有不同的工作岗位，有秘书部门负责人、领导的专职秘书、办公室秘书、 机要秘书、值班秘书、会务秘书、文书、行政秘书等。不同时代环境、社会各行业领域环境、 领导管理层次环境及秘书工作岗位环境，为秘书工作提供的资源基础，是极为珍贵的。文档来自于网络搜索（二）资源发展的导向性一是宏观导向，现代社会向知识经济、信息化、全球化方向发展。二是业务内容导向，随着社会主义市场经济体制的确立与发展， 各行各业各类管

10、理组织 的管理目标、体制及运行方式都在不断变革， 社会管理法规也在不断完善。 这些变革发展成 果是秘书工作发展的重要环境资源，起到导向作用。文档来自于网络搜索（三）资源配置的促动性各项社会环境资源是按一定的社会规则和市场规则进行配置的。在环境资源配置的作用下，各社会成员以自身的能力和智慧去实现其人生价值。秘书人员也在社会资源配置的促动下，实现自身发展。文档来自于网络搜索（四）资源变化的机遇性社会资源在自然与社会变化及人类的创新活动中也在不断变化。不少新的环境资源被开发和利用；不少旧的资源在衰老和枯竭。善于发现和利用新的资源并以创新手段优化其工作 效果的，就能抓住机遇，取得比别人更好的发展途径。

11、文档来自于网络搜索二、环境资源的制约（一）信任度秘书职能环境的信任度指的是秘书工作对象及秘书业务所关联到的组织内外公众对秘 书的信任程度。（二）和谐度秘书职能环境的和谐度，指的是组织运转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书工作 中与各相关方面协同配合的和谐程度。文档来自于网络搜索（三）开放度职能环境的开放度，是由秘书所在组织及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能量、 信息交换的灵敏程度、广度、深度所决定的。文档来自于网络搜索（四）自由度职能环境的自由度，是指秘书主动按领导工作需要开展业务活动，即发挥主观能动性的程度。三、秘书职能环境与职能场领导者对自己综合素质的评领导对秘 书综合素 质的评价职

12、能场的涵义：秘书在其特定的职能环境中展开秘书工作为领导工作综合辅助与公务影 响力范围内，就形成秘书的职能场。文档来自于网络搜索领导者对秘 书综合辅助 和公务服务 需要的范围个人收集整理仅供参考学习领导者的职责范围秘书职能 场大小秘书优化职能场,主要从职能场的大I小、方向、能量三个方面优化。案例分析:传说有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，更想不到世界上还有味道这么好的东西，因此，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。文档来自于网络搜索另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不业很好吗？于是他带

13、着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。文档来自于网络搜索启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！思考与练习：一、重点练习1、秘书职能环境的纵向层次有哪些内容？2、秘书机构内环境的构成要素有哪些？3、何为组织外部环境4、社会经济环境、政治环境、社会文化环境和科学技术对秘书工作的影响？5、秘书如何处理好与上级领导机关的关系？6、如何理解秘书职能环境资源 ？7、职能环境信任度对秘书工

14、作有何影响？8、职能环境和谐度对秘书工作有何影响？9、职能环境开放度对秘书工作有何影响？10、职能环境自由度对秘书工作有何影响 ？二、思考1、对秘书职能环境应作如何理解？2、如何构建和保持秘书机构内良好的环境？3、为什么说秘书职能环境与社会环境是融为一体的？4、“秘书并非专职经济管理人员，与经济环境无关联”的说法是否正确，为什么？5、秘书如何适应社会政治环境的发展变化？6、秘书如何处理与组织内外部门的关系？7、秘书应如何应对和谐的、淡漠的、紧张的人际关系环境 ？8、秘书如何处理其职能环境的主要制约要素？三、案例分析1、案例20中文为直的秘书生涯可分为哪几个阶段？各阶段社会环境对文为直产生了怎样的影响？2、你若处在案例21中秘书小刘调动工作引起职能环境变化的处境，将如何适应新的工作环境？3、案例22中，贾谊对汉文帝提出的发展农业的治国建议，其依据是什么？为什么取得了良好的实施效果？4、案例24中，秘书刘宏处理人际关系有哪些做法是错误的？若你处在刘宏的人际环境中会如何处理？5、案例26中，张芬从学校到 BBM公司后，对环境变化有何感受，她是怎样改变环境 的？四、实践能力训练1、分析你处的班级内环境要素和环境状况，对优化班级内环