归档文件整理的方法

1、疏管局档案工作培训班讲稿大家好。很荣幸能和大家一起来探讨档案工作中文件整理的一些问题。如果有讲得不到之处希望大家批评指正。大家都是来自疏管局基层管理处、所的文档工作人员，这就要求你们要掌握文件整理工作中的一些最基本的方法和步骤就可以了。第一步：收集应该整理的文件材料收集应整理的文件材料主要是以能不能反映本处、所工作活动、具有查考利用价值为依据来确定的，其收集范围包括以下几个方面：（一）本处、所的文件材料：1、本处、所党支部、行政领导班子会议记录、纪要；2、本处、所召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本处、所的请示与疏管局的批复、如果有下级的话，那就还有下级部门的请示与本处、所给予的批复；4、

2、本处、所及其内部职能部门形成的工作计划、安排、总结、报告；5、本处、所业务活动和科技管理工作而形成的文件材料；6、本处、所汇总的统计报表和统计分析材料；7、本处、所党支部、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；8、反映记载本处、所房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；9、本处、所成立、合并、撤销机构、更改名称、启用印章、人员编制方面的文件材料；10、本处、所制定的工作条例、规章制度等文件材料；11、本处、所干部任免、调配、培训、专业技术职务评聘、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、评残、抚恤、死亡、表彰奖励、违纪处理

3、的文件材料；12、本处、所及本处、所办理的干部职工调动转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；13、本处、所财产、物资、档案等的交接凭证和清册；14、本处、所与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(二)应整理的上级下发文件材料1、疏管局召开的需要本处、所贯彻执行的会议的主要文件材料；2、疏管局颁发的属于本处、所主管业务并要执行的文件材料；3、疏管局转发本处、所的文件；4、疏管局对本处、所的所有批复、指示、通知、安排；（三）应整理的下级机关的文件材料1、下级站、所报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级站、所报送的法规性备案文件材料等；以上就是需要整理的文件

4、材料的收集范围。第二步：确定文件整理保管的单位“件”文件收齐后，就要正确确定文件整理保管单位“件”：1、一般以一份文件为一件，如：“关于调整省疏勒河流域水资源管理局基层管理处内设机构的通知”就可作为一件来保管。2、文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本处、所的正式发文和处、所内部制定的规章制度等。3、正文与附件合为一件，例如：甘肃省疏勒河流域水资源管理局下发了一份工作安排的文件，其后有“工作目标管理任务指标表”和“工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时一定要作为一件对待，不能分开。4、请示与批复，需分为以下两种情况来对待：同一年内形成的相关的请示与批复、合在一起作为一件进

5、行整理保管；跨年度的相关的请示与批复、因上级会不会给你批、啥时候批的不确定性，所以整理时可以不等待。如果批复在以后的年度形成，整理时可以将请示、批复各作为一件对待，各自归入所形成的年度。5、报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件。第三步：整理文件的装订1、文件的系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：a.正本在前，定稿（底稿）在后；b.正文在前，附件在后；c.原件在前，复制件在后；d.转发件在前，被转发件在后；e.批复在前，请示在后；2、装订方法A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。B、永久、30年保管的

6、文件，5页以上可用不锈钢订书机进行装订，4页以下可用固体胶粘贴，离上下边各2厘米处各点一下，中间再点一下沾好就可以了。如果文件太厚，订书机无法装订，可用线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。第四步：给整理的文件编页号1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号。2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。第五步：整理文件的分类我们疏管局基层处、所就按保管期限年度机构分

7、类法来进行分类。机构分类法就是按你的科室分类，像你们各处、所就可以按党政办公室、灌溉管理科、工程管理科、财务科、水政水资源科、综合经营科分6个类。有些处、所科少一些，你就按你现有科室设类就可以了。把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年；把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。具体如下图所示：省疏管局昌马灌区管理处归档文件分类方案 序号 机构名称 永 久 30年 10年1 党政办公室 ： 文件材料 文件材料 文件材料2 灌溉管理科： 文件材料 文件材料 文件材料3 工程管理科: 文件材料 文件材料 文件材料4 财务科: 文件材料 文件材料 文件材料5 水政水资源科: 文件材

8、料 文件材料 文件材料6 综合经营科处： 文件材料 文件材料 文件材料第六步：整理文件的保管期限的确定怎样全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。具体说就是：（一）凡是反映本处、所主要职能活动和基本历史面貌的，对与人有关的（现在不是提倡以人为本嘛）具有长远利用价值的文件材料，都可列为永久保管。（二）本处、所制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、本处、所领导人任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、评残、抚恤、死亡、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工

9、资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；疏管局下发的属于本处、所主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本处、所人事及工作方面的批复、意见；（三）反映本处、所一般工作活动，在较长时间内对本处、所工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括：本处、所一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，财务管理工作形成的一般性文件材料，疏管局下发的属于本处、所主管业务并需要贯彻执行的一般性文件材料，下级站、所报送的全年及重要工作总结、报告和统计报表等文件材料。（四）凡是在较短时间内对本处、所有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。 主要包括：本处、所一般事务性的文件材料，上级局颁发的

10、非本处、所主管业务但需要贯彻执行的文件材料，下级站、所报送的一般半年、季度工作总结、报告和统计报表等文件材料。第七步 整理文件的排列与编写件号整理文件排列是文件整理系统化、有序化的一个重要环节，编写件号则是对文件排序的确定，其方法如下：(一)按保管期限及年度、机构进行排列,也就是说永久、30年、10年各排列一个顺序号，逐年延续，在每一个年度内则要按照分类表中机构的序列进行排列； (二)在同一个保管期限、同一个年度的同一个机构的文件材料内，一般按照文件的形成时间或文号顺序进行排列；(三)同一事情或同一问题的文件材料，按照形成的时间顺序或重要程度进行排列；(四)不同事件、不同问题的文件材料，按照事

11、件或问题结束的时间顺序进行排列；(五) 同一类统计报表、重要的会议文件等成套性的文件材料，应集中进行排列；(六)所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号；(七)一个处所整理文件编写的件号，应始终保持永久、30年、10年三个序列。第八步：加盖并填写归档章（一）加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动。（二）归档章的具体样式如下：1 2 3全宗号年度件号机构保管期限4 5 61、全宗号你们一定要空下，不要随便填写，因为你们没有全宗号。2、年度就是整理的是哪一年的文件就盖哪一年的数字如2011年的文件就盖2011。3、件号就是文件的流水

12、号。4、机构就是党政办公室或财务科等等。 5、保管期限就是永久或30年、10年。6、不要填写。归档章各项目的填写，要选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构”名称章、“保管期限”章，加盖上去后，整齐美观。盖章使用的印泥的颜色，一个单位要统一，一般用红色，不能今年红色明年蓝色。第九步：整理的文件装盒整理文件装盒的方法步骤如下：(一)按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；几个机构的文件比较少，可以按排序合装一盒；但要记住：不同保管期限的文件不能混合装在一个盒子里。(二)每盒文件之前放置目录，文件之后放置一张备考表。备考表“整理人”项：由整理文件责任人签字或盖章。“检查人”项：由检查文件整理质量的责任人签字或盖章。“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。第十步：整理文件目录的抄写（一）根据本处、所文件材料分类、排列