全面提升信息化管理水平 加快建设数字化研究所

1、全面提升信息化管理水平 加快建设数字化研究所中国兵器工业集团第201研究所 苗卫东 2006年12月，中国兵器工业集团第201研究所召开信息化工作会议，研究出台了“十一五”信息化发展规划，制定了建设数字化研究所要“突破四大应用、强化两个体系、提升一个平台”的发展战略。四大应用是指协同设计、协同试验、协同生产、协同办公四大系统，不断发展、深化和拓展的动态过程。两个体系是指以网络建设为基础的安全保密体系，以共享基础资源为目标的标准规范体系。一个平台是指企业级信息门户为表现形式的信息、应用、界面集成。在国防科技工业“强化基础、提高能力、军民结合、跨越发展”的新形势下，研究所把信息化发展战略作为顶层战

2、略之一。为确保目标任务的顺利完成，健全了信息化建设“一把手工程”的组织体系，制定了加大资金投入和加大人才队伍培训的有效措施，对照诺兰模型，提出了尽快走出“控制阶段”、消除部门壁垒和信息孤岛、深化各项应用“三步走”的实施步骤，不断加快信息化建设步伐。为使信息化成为创新发展坦克装甲车辆技术的关键环节，加速实现由机械军工向数字军工的转变，“十五”期间，研究所共投入4000万元，以建立协同办公系统为切入点，以CAD/CAE广泛应用、构建PDM系统和坦克装甲车辆知识平台为主要目标，加快信息化建设步伐。目前，信息化基础设施已具规模，建成了覆盖科研园区主干为千兆级，百兆级到桌面的网络系统，网络端口1300余

3、个，联网用户1000余人，购置了SAN+NAS结构容量为15T网络存储系统，建立了网络入侵检测、安全扫描、网络防病毒系统,引进了具有64个双核CPU、共计有128核的高性能计算服务器系统。相继建立了财务管理信息、固定资产管理、人力资源管理、物资管理等系统，规范了管理流程，提高了管理水平。先后引进了大型CAD/CAE系统Pro/E软件，初步建立了数字化协同设计环境。购置了结构分析、动力分析、流体分析、可靠性分析、系统仿真、液压控制、电磁兼容分析、发电机仿真设计等工程分析软件，提高了工程分析与仿真能力，为优化设计方案提供了参考依据。通过企业级产品数据管理系统（PDM）的实施，初步构建了一个高效的产

4、品数据管理平台，能够系统化地管理研发过程产生的数据，并对数字化产品数据进行有效组织和存放，实现了产品数据信息快速检索和重用。同时通过对设计流程管理，规范了审签流程。在成功实施企业级产品数据管理系统的基础上，研究所强力推进坦克装甲车辆知识工程平台的建设。基于强大的信息化平台，研究所以管理信息化促进工程信息化，通过工程信息化推动科研、生产和管理水平的大幅提升，向建设数字化研究所的目标迈进了一大步。在实施协同办公系统的过程中，主要在观念创新、流程创新、工具创新、项目推动创新等方面做了一些有益的尝试和探索。一、观念创新观念创新是信息化建设取得良好效果的基础和前提。除了进行技术培训和采取行政措施外，主要

5、采用“应用为上”策略，通过实际应用效果来改变职工固有观念，使信息化工作逐步实现“我要做”。在平台运行初期，通过强制执行，加强了认识，促进了观念更新。传统的收文办理要经过收文登记-拟办-传阅-领导批示-办理-返回-归档等几个环节，其中传阅环节是将文件按顺序交给相关领导，并给出办理意见，文件在相关领导滞留几天是常有的事，有些收文办理可能长达十天甚至二十天时间。收文办理网络化后，对传阅环节进行了创新改造，变串行办理为并行办理，大大节约了办理时间。利用协同办公平台使收文办理流程并行化、显性化，也大大提高效率，主要职能部门也降低了工作强度，使管理部门成为协同办公系统应用的积极推进者。目前全所已经基本形成

6、在做任何事前首先考虑协同办公平台能为我做什么的观念，使网络化办公在全所深入人心。二、流程创新 流程创新是管理创新的重要内容之一，也是具有一定技术性的工作。项目实施组在认真研究流程再造理论和项目管理思想后，提出了平民化、简单化流程优化的基本理念，并在流程优化方面做了两个方面的实用性创新。一是流程优化原理简单化创新。通过对先进管理理念和流程优化理论的研究，结合现有流程，整理出流程四要素的优化方向，指导业务部门开展流程优化工作。流程过于复杂的，在优化建议上提出减少活动数量和简化活动内容；活动间关系过于复杂的，提出简化活动间关系优化建议，并建议减少过多并行和反馈关系；在活动承担者上，提出减少活动承担者

7、；在活动的实现形式上，重点考虑能否让协同工作来实现此活动的优化建议。二是创新设计出流程改进卡片。为指导流程参与者开展好流程优化工作，推出流程优化改进卡片，明确提出了清除、简化、整合、自动化等四个主要活动。平民化、简单化理念的推行，加上辅助工具流程优化方向表和流程改进卡片的应用，使流程优化和创新工作得到快速推进，目前协同办公系统运行已上线20多个业务流程。三、 项目推动创新协同办公平台作为研究所的重要管理创新平台，平台项目本身的实施就是一项复杂的系统工程，在实施推进该项目上，进行了一系列管理创新工作。一是项目推进与各部门主要负责人考评挂钩。管理信息化项目实施非常强调“一把手工程”，不仅仅是企业“

8、一把手”，而是企业各级“一把手”。在实施协同办公系统过程中，首先得到了所长的大力支持，为使系统真正发挥其管理平台的作用，为管理创新服务，在系统平台推进过程中采取了两条强硬措施，一条是所有需要所级领导审批的文件、请示汇报、合同审批等一律通过协同办公平台的相关管理功能模块来执行。另一条是制定了项目推进与各部门主要负责人考评直接挂钩，对利用平台进行管理创新成绩突出者给予奖励，实现了从协同平台实施初期的被动参与到目前的全面主动参与。二是建立一个有力度并有效的实施组织。建立一个有力度并有效的实施组织是信息平台顺利推进的一个重要措施，针对协同办公平台的业务特点，将项目实施控制权交给了所办，信息办及其它各业

9、务部门配合实施。所办管理着几乎全所的行政管理流程，而且大多数行政办公流程都要经过所办，所办的行政调度能力也远远大于其它任何部门。三是不断加大培训力度。对中青年技术人员采用集中培训和网上帮助等形式解决大部分人员的使用培训问题，对中高层领导干部进行重点强化培训，并通过考试认证强化培训效果。四、工具创新研究所协同办公平台是在IBM公司LOTUS NOTES平台上搭建完成的。NOTES平台固然有其许多优点，但在功能上还存在一定局限性。针对实施过程中业务人员的需求和项目推进的需要，项目组对系统功能进行了多处创新。一是增加自动督办功能。当某人在规定的时间内未进行相关流程活动处理时，向其待办工作信息栏中自动

10、发出催办信息，此功能在系统推行初期起到了很好的作用。二是增加自动提醒功能。当某个人员待办工作或信箱中出现新信息时，系统自动进行提示，业务人员还可自行设置提醒音乐，方便对工作的及时处理。经过几年的优化完善，目前研究所的协同办公系统进入稳定运行阶段，影响着研究所各个层面，对未来发展已经或正在产生深远影响，并在观念变革、优化规范流程、缩短型号研制周期、提高管理显性化和透明化、培养人才队伍等方面取得了实实在在的效果，为深入推进信息化建设奠定了良好基础。从效率方面看，办事效率比以往提高了3到10倍，个别比较简单的流程可以在1天甚至十几分钟内完成。序号流程名称主要创新和优化点优化前执行时间优化后执行时间1

11、收文流程减少了所办助理环节、串行批复并行汇报最长：20天最短：5天最长：6天最短：1小时2发文流程减少了所办助理环节、串行批复并行汇报、避免了多关汇报最长：30天最短：5天最长：6天最短：1小时3会议审批流程网上审批、减少内部行文环节最长：5天最短：1天最长：3天最短：1天处理数个会议审批4请示汇报流程直接对主管领导汇报，减少了向其它相关领导汇报环节，流程跨度大大缩短最长：10天最短：5天最长：5天最短：1小时请参考附件5：一天审结请示汇报的示例5事务督办流程网上督办、即时提醒一天只能办几件督办网上实时督办，短时间内处理数个督办工作6比质比价流程信息公开透明、网上审批、并行变串行的简化处理最长：10天最短：1天最长：3天最短：1个小时在效益方面，以比质比价审批流程为例，不仅有效地配合了