小微型企业会计电算化模式的研究

1、 . . . 小微型企业会计电算化模式研究摘要本文探讨了会计电算化在小微型企业中的应用，以与应用当中产生的一些问题，并且提出了解决这些问题的方法和途径。随着信息技术的不断发展，会计电算化工作替代传统的手工会计核算是必然趋势。会计电算化工作不是一蹴而就的事情，小企业应在会计电算化实施过程中强化基础管理，规业务流程，重视人才培养，并将会计电算化工作纳入企业信息化工作的总体畴，制订切实可行的会计电算化工作计划，以确保会计电算化工作为企业管理信息系统总目标服务。 关键词：小微型企业、会计电算化、会计信息系统、财务管理引言随着计算机技术的飞速发展与广泛运用,推动着我国财务领域发生了一场深刻的革

2、命企业会计电算化。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术应用到会计信息系统的简称。它首先是实现整个会计核算业务的计算机处理过程; 其次是实现财务预测、决策、分析等管理 手段的计算机控制过程。近年来,很多大中型企业都已经采用计算机记帐和编制 报表,已初步实现了会计电算化,并正向会计电算完善化发展。而大部分中小型企业面对这场信息革命却进展缓慢。一、会计电算化的发展历史、发展现状、发展方向和就业前景（一）会计电算化发展历史1、会计电算化概念的产生：1981年8月财政部和中国会计学会在市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。在当时是电子计算机信息技术在会计工作中的应用简

3、称为“会计电算化”。2.会计电算化的概念有狭义和广义之分。（1）狭义：是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；（2）广义：是指与实现会计工作电算化相关的所有工作。包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培训，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。3.发展：发展流程:会计核算电算化-会计管理电算化-会计管理电算化-会计决策支持系统-网络财务.现在,网络财务是电子商务的重要组成部分,它必须提供从财务上整合实现企业电子商务的各项功能.（二）会计电算化的发展现状我国的会计电算化工作从20世纪70年代末期开始，至今已30多年，基本上经历

4、了两个发展阶段，即70年代末至80年代末的"缓慢的自发发展阶段"和80年代末至今的“有组织的稳步发展阶段”。 （三）会计电算化的就业前景从事中小企业与事业单位的出纳、材料物资核算、工资核算、成本核算、收入和利润核算、总账报表等会计岗位。 学生就业方向主要有：在会计师事务所等中介机构从事审计业务、会计咨询和服务业务，在各类企事业单位从事出纳、会计、电算化会计系统的维护、开发设计与销售等工作 。也可从事各企业事业单位的统计工作，仓库保管工作、产品营销工作等。 （四）会计电算化的发展方向会计电算化将广泛应用于会计工作的各个领域。未来的会计电算化软件将与计算机充分结合，采用大容量的

5、数据库存储突破现有的以事后管理为特征的模式实现事前预测，事中控制，事后分析，使电算会计在生活中充分发挥其应有的作用。健全会计电算化法律法规。我国提倡依法治国，会计电算化作为未来潜力很大的领域，我们应遵循国家依法治国的号召，使会计电算化法律法规不断健全起来。二、会计电算化与传统手工会计的联系与区别1、会计电算化同传统手工会计的联系（1）系统目标一致。两者都对经济业务进行记录和核算，目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。（2）基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。 （3）都要遵守会计和财务制度，以与国家的各项财经法纪，严格

6、贯彻执行会计法规，堵塞各种可能的漏洞。 （4）系统的基本功能一样。都具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。 （5）都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。 （6）编制会计报表的要求一样。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。 2、会计电算化同传统手工会计的区别 （1）系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；会计电算化的初始化设置工作则较为复杂，主要有会计系统的安装，账套的设置，权限的设置，会计科目与其代码的建立，初始余额的输入，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数

7、据来源公式的定义等。 （2）科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中，有的财务软件将科目的级数设置到6级以上，除设置中文科目外，还设置与之对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。 （3）账务处理程序上存在差异。手工会计采用不同的会计核算形式，常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用

8、了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化中常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。 （4）账簿格式存在差异。在手工会计中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据会计电算化工作规规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册。三、小微企业会计电算化的发展特

9、点和管理制度(一)会计电算化的特点1、从技术角度看:基于网络计算技术和Internet/Intranet技术. Internet/Intranet技术具有开放性，标准化，分布式，使用简单易于维护等特点，它为企业信息系统的集成化发展提供了有效的技术保障。同时，这一技术为企业涉足电子商务提供了技术基础。通过大型数据库技术实现会计信息的海量处理。为适应竞争的需要，企业财务管理将由分散走向集中，企业财务业务一体化协同处理、会计信息处理实时动态化显然，小型数据库如ACCESS等无法达到数据海量处理、高速运行与安全性的要求，因此新的会计软件必须采用如ORACLE等大型数据库，使得企业的业务处理如企业采购、

10、销售等完全不受限制。多层结构技术和组件开发技术的采用,实现软件的N层分布式计算模式,从而为企业建立全面信息系统,开展电子商务提供有效的技术保障。开放性技术的全面采用,包括对各种网络平台、数据库平台等的开放。其中跨平台技术对各种数据库平台的支持开放以与对各种网络操作平台的支持网络安全技术。心得会计软件基于Internet/Intranet的应用必须从技术上对整个信息系统的各个层次都要采取安全防措施和规则，建立综合的多层次的安全防体系。2、从功能角度看：符合多国和国际会计准则,支持比较会计。软件应符合多国和国际会计准则、支持多国语言和多币种核算，可将会计信息按照不同国家会计准则或者会计核算制度进行

11、互相转换、翻译，为企业提供具有国际可比的会计信息。全面网络化管理,增强集团控制力。国际财务软件从设计到开发应用都定位在网络环境基础上，网络环境不但包括常规的以客户/服务器计算模式为基础的环境,而且还包括WWW/电子商务等互联网络技术在的环境/集团企业可通过国际财务软件这一网络化管理平台,利用各种远程通讯方式轻松实现下属机构与集团网络的互联,集团总部可随时通过网络了解各分支机构的运营情况,从而全面增强整个集团的控制力全新架构管理会计,加强部监控.国际财务软件的开发设计应在财务会计基础上全新架构管理会计,软件各模块高度集成.一方面,它满足企业的日常财务核算与管理的需要,大袋财务业务一体化协同运作,

12、物流/资金流和信息流高度集成统一.另一方面,国际财务软件充分考虑到企业的扩展和发展,为uqute实施全球化战略服务,软件更加注重管理功能,如决策分析/预算管理等,使软件能充分发挥预测、决策等功能全方位开放体系,支持电子商务。国际财务软件支持各大型数据库系统，还支持各种网络操作平台以满足大中小型企业的不同需求，对金融、财税、审计和第三方软件对接或者与企业前台交易系统的衔接，都能开放和兼容，保证了软件的通用性与其全面的开放性。在网上交互方面，国际财务软件全面支持电子商务应用，支持网上交易、网上结算、网上支付的商务运作模式，可与各电子商务系统无缝集成有效，实现了从前台到后台，从部到外部的有效整合和协

13、同运作，为企业提供全面系统的电子商务解决方案。财务业务协同运作,企业物流、资金流、信息流、票据流的有效整合。物流、资金流和信息流是企业生产经营活动的高度抽象和概括，涵盖了企业管理和全部部。财务软件系统应能够根据企业管理的需要快速、准确的描述物流、资金流、信息流的来龙去脉，使管理者可以全面的了解企业的经济状况，提高管理水平。会计电算化的国际化发展趋势，必将对传统会计观念、会计理论、会计实务等产生重大影响，并将彻底改变中国原有财务软件的形象，推动我国会计电算化理论的发展(二)小企业会计电算化的管理制度一个良好的会计电算化管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是会计电算化工作成功的基础。

14、实行会计电算化后，跨机核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。制定会计电算化管理制度时，除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外，还要考虑会计电算化系统的特点。会计电算化管理制度的基本容是： （一）会计电算化岗位责任制。 （二）会计电算化操作管理制度。通过对系统操作的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作。每个操作人员都设置各自的密码，以确保他们不会篡改自己的操作。 （三）计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度容是做好计算机硬件、软件和数据的维护，以保证电算化系统的正常运行。 （四）电算化会计档案管理制度。电算化会计档案是以磁性介质或光盘存储会计数

15、据与信息的，具有磁性化和不可见的特点。四、小微企业会计电算化的利弊构建会计电算化系统，是指企业购买实施会计电算化所需的各种软、硬件系统，建立健全会计电算化各项管理制度，组织实施人员培训，自己负责会计电算化系统日常运行、系统维护等工作。该种模式要求企业有较充足的资金，对实施会计电算化有正确认识，能够正确构建合适的计算机软硬件系统，有健全的会计电算化部管理制度；更重要的是要求企业具备较高水平的会计电算化管理人才，能够解决会计电算化系统日常运行中出现的各种问题，能够进行电算化系统分析，充分利用会计电算化系统帮助企业预测、决策。 （一）优点 1.能够充分满足企业需要 开展会计电算化系统所需的软硬件系统

16、由企业自行决定，企业可根据自身实际情况，构建合适的计算机硬件结构，如选择单机结构、对等网结构等；选择合适的系统软件（如选择Windows操作系统、UNIX操作系统等）和财务软件（如用友、金蝶等软件），以与决定起用哪些子系统。会计电算化系统构建完成后，一次投资长期受益。 2.数据安全可靠 企业构建的会计电算化系统只有企业财会人员才能访问，避免了外界人员随意访问计算机，避免了大量的恶意访问、不必要的误删除、误操作以与病毒危害；财务信息保存在自己的计算机硬盘或软盘上，能够避免黑客或其他人员的恶意攻击，电子数据档案的保管更加安全可靠。 （二）缺点 1.资金投入较高 构建会计电算化系统，需要较多的资金投

17、入，即使各方面精打细算，也得需要近10余万元的资金，包括软硬件投入、前期人员培训等相关费用；后期的软硬件系统升级还需要一定的资金，对于小企业而言，可能是一笔不菲的资金投入。 2.对财会人员素质要求较高 系统运行过程中，可能会遇到各种各样的问题，有些问题可能是系统漏洞造成的，有些问题则可能是财会人员不正确操作引起的。虽然软、硬件服务商能够提供相关服务，但这些问题如果全部依赖供应商解决，无疑会给企业带来很大麻烦，这就要求企业财会人员能够自行解决大部分疑难问题，这对小企业来说无疑是一种挑战。 3.要求企业管理制度健全 会计电算化系统的运行是一项较为复杂的系统工程，系统的运行需要靠管理制度来控制和约束

18、，这些制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、档案管理制度等，某一方面的制度不健全，都有可能造成严重的不良后果。 （三）适用围 构建会计电算化系统模式对小企业的综合要比较高的，因此该模式一般适用于规模较大、业务类型比较复杂、管理制度健全、会计电算化知识储备较多的小企业；而对于规模较小、业务种类较少、财会人员电算化知识较匮乏的小企业而言，则不适用于该种模式。五、小微企业会计电算化的实施和作用（一）会计电算化的实施方法：1.建立领导小组和系统组开展会计电算化是一项系统工程，涉与单位部的各个方面，需要协调各方面的关系，需要单位的人力、物力、财力等多项资源配

19、合。因此，应当建立领导小组和系统组，精心组织，周密部署，统筹规划。2.制定会计电算化发展规划（1）、制定单位的管理信息系统规划与进程。会计电算化是单位管理信息系统的一个重要组成部分，所以应首先结合单位的实际情况和需要，制定管理信息系统的总体规划和发展进程，在此基础上制定出会计电算化发展规划，确定在某些业务围、一定阶段实现会计电算化，逐步积累经验，培养骨干人员后再逐渐扩大围，全面实现电算化。考虑整个发展进程划分分几个阶段，明确各阶段的工作目标、要求和进度等。（2）、资源的配备计划。应根据本单位计算机会计与管理信息系统的总体规划和要求，考虑各阶段需要资金和人力资源的数量，安排资金使用计划和人力的配

20、置，作出各阶段的预算与人力、物力的总体安排。（3）、会计电算化的组织建立、工作分工与考核办法。实现会计电算化，会计组织要发生较大变化，应对会计岗位划分、相应组织的建立作出具体安排。如电算主管、审核记账、软件开发、计算机软硬件维护、档案管理等，分工明确，建立组织，制定相应的责任目标和绩效考核办法。3.组织会计电算化的实施步骤会计电算化系统是一人一机管理系统，因此，会计电算化的组织与实施必须紧紧围绕计算机硬件、会计软件、人员组织与管理等几个方面展开。（1）、计算机硬件配备与布局计算机硬件与布局是指计算机与其外部设备的联结方式，计算机设备的多种不同的联结组合方式，构成了不同的信息系统体系结构，也决定

21、了计算机的工作方式和总体功能。由于会计主体的差异，决定了会计电算化系统硬件结构的不同，如何有效地配置适用本单位的计算机的硬件结构呢？这应根据单位的发展规划与具体情况决定。目前，常见的硬件结构有以下几种：单机结构。整个系统只配备一台微型计算机和相应的外部设备，数据集中输入输出，同一时刻只能供一个用户使用，适用于在会计业务少，规模小的事企业单位。多机松散结构。整个系统由多台微机，其各自配备相应的输入输出设备，各微机之间不发生数据结构。这种布局提高了工作效率，但数据共享性差。多用户结构。整个系统配备一台计算机主机和多个终端构成，财务信息可由终端分散输入，主机对数据集中处理。适用会计业务量大的大、中型

22、企业。客户机/服务器网络结构。该结构体系性能/价格较高，可扩充性强，开发周期短。每个用户都可提出自己部门的网络结构方案，适用于企业集团和大型企事业单位Internet/intranet（企业联网结构）。它基于WEB技术和互联网通讯标准，提供连接数据库服务和信息服务，可自成独立体系。可接入国际互联网上成为其中的一部分，也可以与关联企业连接形成更大的信息系统，适用于特大型企事业单位和跨国集团。（2）、会计电算化系统软件的配备会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能，包括：数据的存储、筛选、查询等功能，（如Oracle、Vfp等）；会计核算软件是本系

23、统的应用软件（如用友财务与企管软件、金蝶财务软件）；目前会计软件可分为专门开发的专用软件（如管家婆财务软件）和商品化的通过软件（如金碟财务软件）。前者有利于满足本行业、本单位的特殊要求，但往往开发费用大，开发周期长，软件质量参差不齐。而后者的优势在于上马快，投资省，售后服务容易得到保证。因此购买商品化通用会计核算软件不失为普通中小企事业单位的首选方案。会计核算软件一般是由若干个专用模块组成，通常包括：账务处理、工资核算、报表编制、固定资产、存货、购销、往来、成本核算等。其中财务、报表是核心模块。通常每个模块都由安装文件、帮助文件、数据库文件和运行文件几部分组成。这些模块通常称为会计电算化系统的

24、子系统。这些子系统相互独立，又相互联系，财务处理子系统通常作为中心子系统，完成与其他各子系统的信息交换与联结。会计报表子系统最主要的数据输出口，其主要功能是从财务子系统中提取数据生成对外报表（如资产负债表、损益表、现金流量表等）和对会计报表（如成本表、部门核算表、产品核算表等）。在上述各子系统中，财务、报表、工资等子系统的通用程度最高。因此，最适于选购商品化软件，而成本核算等子系统和其他一些与本单位业务特殊性联系紧密的管理核算软件，则需考虑进行专项开发或在商品软件的基础上进行二次开发，以满足本单位的需要。（二）会计电算化的作用：会计电算化是会计管理现代化的主要标志和主要容之一。其好处主要体现在

25、：1、减轻会计人员劳动强度，提高会计工作效率实现会计电算化后，大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等会计核算工作，都由计算机自动完成，并且计算机的计算速度是手工的几百倍，几千倍，因此大大提高会计工作的效率，使会计人员从原来的抄抄写写，记记算算等记帐、算帐、报帐等繁重的工作中解脱出来，把主要精力和工作重要转向加强管理和监督方面，更好地发挥会计人员应有的参谋作用。2、保证会计核算质量，促进会计工作规化实现会计电算化后，对数据来源提出了一系列规要求，而且数据在处理过程中又能始终得到控制，在很大程度上解决了手工会计核算中的记帐不规、不统一，容易错记、漏记等问题。因此可以保证会计核算质量，促进会计工作

26、规化。3、提高会计人员素质，强化会计管理职能实现会计电算化后，一方面广大财会人员为适应工作需要，会更加自觉地学习新知识，也有时间去学习新知识，逐步提高了自身素质，从而更进一步推动会计工作上新台阶。另一方面，广大会计人员，在计算机系统中，可以充分利用计算机的优势和特点，进行会计预测、会计决策、会计控制以与会计分析活动，从而真正实现会计的管理职能。 4、提高会计数据处理的与时性、准确性和经济性由于计算机不仅能够大量存贮信息，并且能以低成本、高速度、自动化、精确地进行数据处理，从而打破了手工操作的局限性，为日常管理提供更为详细、更与时的信息。如大量的会计信息可得到与时记录、汇总、分析。可随时查看、报

27、送报表。行业、地区实现电算化后，大量经济信息资源的与时性、准确性、系统性和共享程度，又大大提高了经济信息的使用价值。 六、小微企业会计电算化该如何发展为了更好的适应小微型企业财务工作，极力推广在小微型企业中实行会计电算化流程，针对目前影响小微型企业推进会计电算化发展的原因，提出以下几方面的解决对策（一）提高各级领导对会计电算化的认识利用计算机技术的特点，把复杂的记账、结账、报账工作交给高速的计算机处理，以减轻财会人员的劳动强度，并且由于计算机的精确性和确定性，可以避免手工操作难免产生的误差，以达到提高财会工作效率的目的。手工条件下，由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理，使需要信息者不可能与

28、时得到财会信息，这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题，而电算化后，大量的信息都可以与时记录、汇总、分析、传送，保证向企业管理者准确、与时地提供会计信息。（二）培养高素质的会计电算化人员由于会计电算化涉与到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大差距。实验会计电算化，将改变原手工会计信息系统的岗位分工与智能，单纯的财会人员已不能满足会计电算化后的工作需要，必须另外配置与电算化工作有关的专业人员，以负责会计电算化工作的管理以与项目开发和系统运行、维护等。1.要配备一名会计电算化工作的管理人员，负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组

29、织和运行管理，这是会计电算化工作顺利进行的保证。2.应配备硬件维护员，负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作，考虑到有些企业电算化工作围较小等特点，硬件维护员可以是兼职的。3.无论是自选开发或者购买软件，都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才，他们可以参与系统设计的开发，又负责系统运行的一些维护工作，使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理，保证会计电算化工作的顺利进行。此举只是缓兵之计，要想企业有个长远的发展，节省人力物力，就必须加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度，特别是对电算化管理人员的培训工作要经常性进行，并结合经验交流，使培训收到实效、只要普与型的速成人才培训，

30、难以提高会计电算化的水平。在吸纳高校会计电算化毕业生的同时，还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校锦绣计算机知识。这样新老结合，高、中、低结合的会计电算化人才队伍就会形成，必将推动会计电算化工作的进一步提高。（三）建立健全会计电算化规章制度建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好的部控制环境。这些控制度的建立应遵循以下原则：不兼容权限必须分离原则，即对电算化权限严格控制，系统操作员以外的操作人员只享有操作权限：相互制约原则，加强对电算化系统数据输入、处理、输出的控制：明确管理员、操作人员、维护人员的职责围，安全、原则：安全主要是对软件、硬件与文档的安全检查保障控制：主要是对存取权

31、限进行控制，设置多级措施。所有这些都是制定会计电算化规章制度必须加以考虑的问题（四）开发适应于小微型企业的会计软件由于目前我国多数企业实施电算化还属初级阶段，针对小微型企业自身的特点，会计软件的开发应立足于会计人员素质的现状，尽力开发“傻瓜型”软件，简化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的会计软件服务体系，对用户使用中存在的问题与时解决，并针对用户反馈的意见和要求对软件进行修改和完善。总之，在小微型企业实行会计电算化是势在必行，是财务工作现代化管理的具体体现。解决小微型企业在实行电算化中存在的各种问题，是广泛推行企业财务工作电算化的前提，充分体现小微型企业会计电算化的作用，极发挥财务工作会计电算化能量，使会计电算化在小微型企业财务工作中顺利发展。结论市场经济的高速发展,会计电算化已成为当前会计工作的主要工具,如何发挥会计电算化的优势,科学合理的运用会计电算化完成“甩帐”，为会计工作提供优效、高能的工作质量，是当前我们