IA存货核算操作手册

1、北京英斯泰克视频技术有限公司 操 作 手 册 目 录一、部门职责: . 2二、部门岗位划分: . 2三、系统业务处理流程: . 3四、部门日常业务系统处理: . 31、存货核算系统设置:. . 32、存货核算业务日常处理:. . 53、特殊业务:. . 94、月末结帐:. .11 一、部门职责:库房记账的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有:1、 在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其他出入库的单据录入工作。2、 在库存管理模块进行日常产成品入库、采购入库、其他入库的单据录入工作。3、 进行日常的外协加工、备品管理、借入、借出管理工作。4、 对单据录入的正确性进行负责。5、 进行库存

2、管理模块的结账工作。财务部门:1、 核对库存单据的正确性。2、 进行采购结算、暂估处理核算采购入库、材料领用的成本。3、 进行成本核算计算半成品、产成品的出入库、销售成本。4、 进行发出商品的记账、分期结转销售成本。5、 编制各种材料的出入库业务凭证。6、 各库房的登账和期末处理工作。7、 存货核算模块的月底结账工作。二、部门岗位划分:库管记账:根据库存材料日常出入库业务在库存管理模块进行单据录入。材料成本会计:对库房传递过来得单据, 核算产成品入库单、 材料出库、 销售出库等单据核 算成本, 进行登记存货总账、 存货明细账, 进行制单, 传递到总账会计进行科目账登 记。总账会计:对材料成本会

3、计编制的材料出入库凭证进行登账、记账处理。 三、系统业务处理流程:1、 库房人员在库存管理模块录入各种日常出入库单据。2、 材料成本核算会计对采购入库单进行记账,核算材料入库成本;如果没有来发票进行采 购结算的采购入库单需要进行暂估处理,以便对材料领用提供比较准确的成本。3、 材料成本核算会计对本月各部门材料领用进行单据记账,核算当月材料消耗成本。4、 进行原材料仓库的期末处理、制单工作。5、 成本核算会计从成本管理模块取数各部门当月原材料消耗数据, 和其他成本资料进行成 本计算,得出半成品的成本。6、 材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配 ,读取半成品仓库的半成品加 工成本。7、

4、 材料成本核算会计在存货核算模块进行单据记账(主要是半成品仓库的半成品的入库、 出库成本 。8、 进行半成品仓库的期末处理、制单工作。9、 成本核算会计从成本管理模块重新数各部门当月原材料消耗数据, 和其他成本资料进行 成本计算,得出产成品的成本。10、 材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配 ,读取产成品仓库的产成 品加工成本。11、 根据半成品加工层次的不同,重复 710步序12、 最终产品成本成本取出后, 进行产成品仓库的出入库单据进行记账, 核算出产品的销售 成本,为决策层提供准确的销售毛利数据。四、部门日常业务系统处理:1、 存货核算系统设置:1存货科目设置:存货对应科目:

5、操作路径:【存货核算】 【初始设置】 【存货科目】 注意:每类物资按照会计核算要求对应一个会计核算科目。 对于现在的设定已经如果以后是增 加大类下的具体档案则不必进行修改增加;如果增加了一级存货大类需要在此进行维护, 以便在制单时能自动带出会计科目。对于委外加工物资而言在所有权上依然为公司所有, 我们把委外加工厂做为我们的库房 管理,所以只要是调到委外加工厂的物资应用会计科目“委外加工物资” ,以后每增加一个 委外加工厂仓库,都需要在此进行维护,以便制单时能自动带出会计科目。对于借出物资在管理上同委外加工厂处理,只要借出的物资全部在借出物资进行管理, 所以对应的会计科目为借出物资。对方科目设置

6、:操作路径:【存货核算】 【初始设置】 【对方科目】此功能用于设置本系统中生成凭证所需要的存货对方科目 (即收发类别 所对应的会计 科目, 因此用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、 完整, 否则无法 生成科目完整的凭证。 因为现行科目设置对于销售出库的情况安装产品分开,所以如果增加新的商品需要进 行维护对应科目。材料领用的科目设置以部门设置不同, 所以以后如果进行组织结构变动增加新的生产部 门则需要维护科目。2、存货核算业务日常处理:日常业务:录入采购入库单金额单击单据 ,选择入库单据中的采购入库单 ,进入单据列表界面。 在采购入库单列表界面查找到要修改的采购入库单,双击,进入

7、单据卡片界面。 也可以在单据卡片界面,单击工具条上的上张 、 下张 、 首张 、 末张 按钮,查找需修改的采购入库单。或单击鼠标右键,弹出右键菜单, 利用定位功能,将光标定位在需要修改的采购入库单上。单击工具条上的修改 ,进入输入状态,采购入库单的金额,录入完成后再找 下一张需录入的采购入库单,重复第四步,如此直至修改结束。 录入其他入库单金额进入其他入库单,可输入单据过滤条件,进入其他入库单列表界面。可在单据列表界面,查找到要修改的其他入库单,双击,进入单据卡片界面。 也可以在单据卡片界面,单击工具条上的上张 、 下张 、 首张 、 末张 按钮,查找需修改的其他入库单。或单击鼠标右键,弹出右

8、键菜单,利用定 位功能,将光标定位在需要修改的其他入库单上。单击工具条上的修改 ,进入修改状态,加入单价和金额,修改完成后,单击 保存 , 再找下一张需修改的其他入库单, 重复第四步, 如此直至修改结束。 其他单据对于产成品入库单的单价是从成本管理计算完毕后读取的,不需要手工录入。 对于材料出库单、销售出库单、其他出库单是存货核算模块根据记价方法进行 计算得出的,也不必手工录入。调整单出入库单据记账后, 发现单据金额错误, 如果是录入错误, 通常采用修改方式进 行调整。 但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确 或库存数量为零而仍有库存金额的情况时, 只能使用入库调整

9、单或出库调整单进行调 整。入库调整单 :入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据, 它只调整存货的 金额, 不调整存货的数量; 它用来调整当月的入库金额, 并相应调整存货的结存 金额;可针对单据进行调整,也可针对存货进行调整。操作流程用鼠标单击日常业务 ,选择调整单据中的入库调整单 ,进入单据 卡片。 进入入库调整单, 系统自动新增一张空白的入库调整单, 显示录入状 态。输入单据头的各项内容, 参见 表头栏目说明 ; 用鼠标单击工具条上的 增 行 按钮或使用快捷键 Ctrl+I, 系统自动在单据体新增一条空白记录, 输 入单据体的各项内容,存货:存货必须输入。被调整单据号:可输可不输; 如果

10、用户想针对某一单据的存货调整金额, 应 输入对应的单据号, 如果不输入单据号, 则直接调整存货, 即在明细账中记 录一笔只有金额没有数量的记录;如果输入的单据号在本月单据中未找到, 则所输的被调整单据号无效, 系统自动清空, 并按调整存货方式记账。 个别 计价方式核算的存货, 不能输入被调整单号, 即不能对入库单的成本进行调 整。金额:必须输入,金额可为正数,也可为负数;不允许为零。如入库调整单填制完毕,发现有错,可直接进行修改。如果入库调整单中有填写了对应单据号的记录,系统只显示记账按钮, 用户直接记账。如果入库调整单中没有填写对应单据号的记录,则用户可将单据保存记账, 也可在单据记账处进行

11、记账。用户若在单据卡片选项选择 “是否调整对应出库单” 为是, 则在入库调整单 记账时,则将调整金额加到对应出库单上。出 库调整单 :出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据,它只调整存货的金 额, 不调整存货的数量; 它用来调整当月的出库金额, 并相应调整存货 的结存金额;只能针对存货进行调整,不能针对单据进行调整。操作流程用 鼠标单击日常业务 ,选择调整单据中的出库调整单 ,进入单据卡 片。在新增出库调整单时,点击其他则代表该出库调整单的属性为其他属性; 点击销售则代表该出库调整单的属性为销售属性的出库调整单。进 入出库调整单,系统自动新增一张空白的出库调整单,显示录入状态。 输 入单据

12、头的各项内容。用鼠标单击工具条上的增行按钮或使用快捷键 Ctrl+I,系统自动在单据体新增一条空白记录,输入单据体的各项内容。 如 出库调整单填制完毕,发现有错,可直接进行修改。保存后,点击记账 按钮,用户可以直接记账。用 户也可将单据保存,然后在单据记账处进行记账。业务核算:存货系统的业务核算主要功能是对单据进行出入库成本的计算、结算成本的处理、产 成品成本的分配、期末处理。单据记账:按实际成本核算的入库成本核算、出库成本核算。操作步骤用鼠标单击业务核算 -正常单据记账进入此功能。输入查询条件并确认。 (仓库、单据类型、日期过滤或收发日期屏幕显示 " 未记账单据一览表 "

13、 界面,用户在所要记账的单据前选择打勾或在 工具栏单击全选 ,再单击记账 ,系统自动记账。恢复记账:恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。 操作步骤用鼠标单击业务核算菜单,并单击恢复单据记账进入此功能。 用户根据需要输入“仓库” 、 “单据类型” “恢复记账的日期”等查询条件, 单击“确认”铵钮。屏幕显示“取消单据记账”界面,用户在所要记账的单据前打勾选择或在工 具栏单击“全选” ,再单击“恢复” ,系统自动取消记账。提示:如在取消记账前想查询详细单据明细可点击“详细” ,列示单据的详 细信息。对于全月平均、计划价 /售价、个别计价核算的方式下,可选择一张单据进 行恢复。对于移

14、动平均、先进先出、后进先出核算的方式下,由于核算方式与记账单 据的先后顺序有关,因此不能单独恢复中间的某张单据,应按记账 顺序从后向前恢复。暂估业务:暂 估入库成本录入:对于没有成本的采购入库单,在这里进行暂估成本成批录入。 对于没有成本的采购入库单,在这里进行暂估成本成批录入。操作流程点击业务核算菜单,并单击暂估成本录入进入此功能。录入查询条件后, 单击确认进入采购入库单成本成批录入界面, 系统显示满 足条件的采购入库单。单击右上角下拉框选择成本单价,系统提供计划成本、参考成本、上次入库 成本、上次出库成本、结存成本供选择。单击录入按钮,系统自动按所选成本进行录入,可以修改单价和金额, 单击

15、保存按钮即可。注意:录入暂估成本时,如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期,则不能再 显示此存货、供应商、客户的记录信息,不允许再做任何业务处理。结算成本处理:实施方案采用单到回冲是指报销处理时,系统自动生成红字回冲 单,并生成采购报销入库单。采购部门进行正常业务处理,如果出现结算以前会计月份入库单情况,需要进行 结算成本处理进行单据回冲。用鼠标单击业务核算菜单,并单击结算成本处理进入此功能。 输入暂估处理查询条件,可选择显示未全部结算完的单据,输入后,点击 确 认按钮,进入暂估结算表。选择需进行暂估入库成本处理的记录, 可按 全选 按钮, 选择完毕按 暂估 按钮进行成本处理。产成品成本分配

16、:可随时对产成品入库单提供批量分配成本。可从 " 成本核算系统 " 取得成本,填入入库单,同时提供清除已分配的数据功能。 操作步骤用鼠标单击业务核算菜单,并单击产成品成本分配表进入此功能。 选择查询按钮,进入查询界面。输入查询条件并确认返回,表中将显示符合条件的存货。输入需要分配的总成本,或通过全取 、 取价按钮从成本核算系统取产成品 的成本。选择进行分配按钮,把成本分配到产成品的入库单据上。用户若需要清除已分配的成本数据, 则可以在产成品成本表中点击 恢复 按钮, 即可清除已分配的数据。财务核算:系统在进行出入库核算后,下一步就要生成记账凭证。关于凭证的生成、 修改、 查

17、询操作在此完成。 存货核算管理系统生成的记账凭证自动会传递到总账系统, 实现财务和业务的一体化操作。操作流程用鼠标单击财务核算菜单,并单击生成凭证进入,屏幕显示 " 生成凭证 " 界面,选择所需生成的 " 凭证类别 " ,单击工具栏 " 选择 " 铵钮,在 " 查询条件 " 中用 户根据需要选择需生成凭证的单据类别,可单选,可复选,以及输入相应条件, 单击确认 。选择要生成凭证的记录,单击生成按钮或合成按钮。显示所生成的凭证,用户可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金 额,可以增加或删除借贷方记录,但应保

18、证借贷方金额相平,并等于所选记录的 金额。生成完凭证,选择确认按钮保存此凭证。产成品入库:借:产成品 -机加产品-系统集成-转播车自制半成品贷:生产成本 成本结转 -机加车间-转播车车间材料出库:借:生产成本 钢板费用铝型材费用直接材料 转播车自制半成品制造费用 机物料消耗贷:原材料自制半成品销售出库:借:产品销售成本 转播车 XX 项目机加产品商品销售成本 多媒体贷:库存商品 多媒体 产成品 转播车采购入库:(报销借:原材料贷:物资采购(暂估借:原材料贷:应付暂估款借:原材料贷:应付暂估款借:原材料贷:物资采购调拨单:(可以合并制单、减少中间环节委外 借:委外加工物资贷:自制半成品借出 借:

19、借出物资贷:原材料借入 借:原材料贷:借出物资组装单:借:产成品贷:自制半成品3、特殊业务:特殊单据记账:特殊单据记账主要功能是提供用户对组装单装指将多个散件组装成一个配套件的过 程。组装单相当于两张单据,一个是散件出库单,一个是配套件入库单。配套件和散件之 间是一对多的关系。 配套件和散件之间的关系, 在产品结构中设置。 用户在组装之前应先 进行产品结构定义, 否则无法进行组装。 调拨单用于仓库之间存货的转库业务或部门之间 的存货调拨业务。 同一张调拨单上, 如果转出部门和转入部门不同, 表示部门之间的调拨 业务; 如果转出部门和转入部门相同, 但转出仓库和转入仓库不同, 表示仓库之间的转库

20、 业务。进行成本计算,记入存货明细账的功能。操作步骤用鼠标单击业务核算菜单,并单击特殊单据记账进入此功能。用户根据需要在 “单据类型” 、 “单据号” 、 “单据日期” 等选择输入, 单击 “确认” 铵钮。 屏幕显示“特殊单据记账”界面,用户在所要记账的单据前“选择”打上标记或在工具 栏单击“全选” ,再单击“记账” ,系统自动记账。提示:如果调拨单、组装单、形态转换单等单据在特殊单据记账功能处已记账,则由其生成 的其他出入库单不允许再记账了。如在记账前想查询详细单据明细可点击“详细” ,列示单据的详细信息。 记账时,如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期,则不能再显示此存货、供应商、 客户

21、的记录信息,不允许再做任何业务处理。直运发票记账:分期收款发出商品记账:对分期收款商品发货单记账,发货单记账,减少库存商品,增加分期收款商品。对分期收款商品发票记账,发票记账,则减少分期收款商品,并结转销售成本。操作流程点击发出商品记账 ,进入发出商品核算查询条件界面。选择记账的业务类型和单据类型,输入其他查询条件。屏幕显示 " 未记账发出商品一览表 " 界面,用户在所要记账的单据前选择打勾或在 工具栏单击全选 ,再单击记账 ,系统自动记账。在恢复单据记账处,用户也可以通过恢复单据记账,取消记账操作。业务规则分期收款发出商品记账规则:分期收款发出商品发货单记账时, 核算成本

22、的方法即根据发货单中各存货或仓库、 部门的 计价方式,计算发货单的成本。发货单记账,减少库存商品,增加分期收款商品。制单时选择“发出商品记账 -发货单”借:分期收款发出商品贷:产成品 -转播车-机加产品库存商品分期收款发出商品发票记账:取发票对应的发货单的出库成本单价计算发票的销售成本。 如果发货单是计划价或全月平 均计价时,发票可记账,但必须在发货单期末处理后有实际单价时,才能回写发票金额。 发票记账时,如果发票对应的发货单未记账,则发票不能记账。恢复记账时,发货单对应 的发票必须全部恢复记账后,才能恢复发货单。恢复记账所有单据一起恢复。发货单制单时,借方科目取分期收款发出商品对应的科目,贷方取存货对应的科目。 发票制单时,借方科目取收发类别对应的科目,贷方取分