电子文件管理系统通用功能要求与IS016172011的比较研究分析-办公档案

1、个人收集整理仅供参考学习14 / 13电子文件管理系统通用功能要求与IS016175-2:2011地比较研究-办公档案论文电子文件管理系统通用功能要求与£016175-2:2011 地比较研究摘要：电子文件管理系统开发地成败直接关系到电子文件管理地效率与水平：电子文件管理系统通用功能要求和IS0 16175: 2-2011 都是指导电子文件管理系统开发地标准，文章从功能模块地划分与模块对应关系两个方面 对它们进行了异同点地比较，认为电子文件管理系统地开发应该坚持基于前沿、 遵从规范，基于业务、实用适用，基于元数据、确保真实可靠，基于前端、全程 管理地原则.关键词 ：电子文件管理系统；

2、通用功能要求；IS0 16175 ;比较 中图分类号：G271文献标识码：A蒋术一，引言“与纸质文件相比，电子文件管理最大地特点就是化载体控制为系统控.电子文件从制.也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系地核心”生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统，分别是形威电子文件、支持单 位工作开展地业务系统，我们称之为电子文件形成系统（Electro nic DocumentsManagement System，以下简称 EDMS）;从 EDMS 中识别、捕 获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间地各种联系，提供利用和对电子文件进行处置地电子文件管理系统（Electro ni

3、c RecordsManagementSystem .以下简称ERMS）;负责维护电子文件和长期保存利用地数字档案馆系统（又称可信数字仓库，Trusted Digital Repository以下简称TDR).这三个系统之间地关系如“图 1 ”所示.本文所比较地两个标准 主要针对地就是ERMS地功能要求，它们都是指导开发合规地 ERMS地最新纲 领性规范.在现代办公环境下，对电子文件地有效管理主要靠ERMS，维护电子文件地真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS.可以说开发地ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理地成败世界各国都很重视ERMS地开发，纷纷制定相关

4、标准，明确 ERMS功能需求，规范其 开发过程，比如：欧盟地电子文件管理范例要求(Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，简称 MoReq2)、美国国防部地电子文件管理软件应用系统设计评价标准(Design Cri-teria Sta ndard forElectronic RecordsManagementSo-ftwareApplication， 简称DoD5015.2-STD )、ISO16175等.由于文件管理工作、科技发展水平、文化传 统等方面不同，各国指导 ERMS开发地标准规范既有一定地相同之处

5、，又有各 自特色本文拟就我国与ISO规范ERMS开发地两个标准(电子文件管理系统 通用功能要求和IS0 16175 )地异同点进行比较研究，以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准，推动我国ERMS地合规性建设有丈件彤成删立f*EDMSEkMS!>所裨益Tim:图1电子文竽士命霉期占三矣兼烷的关系示吏店，标准简介2013年6月1日实施地电子文件管理系统通用功能要求(下文简称要求)是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准此前，由于我国没有相关标准，各部门开发出地 ERMS功能很不完善(见下文调研结果)，难以 对各部门生成地电子文件进行有效管理.该国标地出台，旨在规范

6、我国 ERMS开 发，提高我国电子文件管理水平，保证电子文件地真实、可靠、完整.国标分为六个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功 能要求.IS0 16175共三个单元，均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会 颁布地电子办公 环境中文件 管理原 则与功能要 求 (Prin ciples and Functional Requireme nt for Records in Electro nicOffice Environments ，下文简称 ICA-Req). “ 201年 12 月，ICA-Req 第一、 第三单元被国际标准化组织采用.201

7、 1年4月，ICA-Req第二单元被国际标准 化组织采标为国际标准IS0 16175地第二部分.至此，ICA-Req地三个单元悉数 成为国际标准信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求(ISO16175)地三个部分.第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能 要求，第三单元是 EDMS指南与功能要求.”本文主要比较要求和ISO16175:2-2011即与ERMS功能需求相关地部分.这两部标准都是集大成之作， 在各自领域都很有影响力，具有很强地时代特性，通过对比了解其异同，对我国 ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益.三.基本信息£ 1要求和ISO 16175#本

8、信息对比表:预 If LT：4tt9年煌周：| U竇审30U鼻 M 一 H二脈前p *- iTT* k- T r-if T £»%*細44 A.乘：阳乂：第*F*那：:林M-1:竝»、：哉.tjr-aijoii.:sc16175： jCblO"C M泮* 3C：2： F：退何何rmra*亡锻朗删跌會tic心，时文禅MW*w$ r'l *rnr；M*T怡唸段悄aHflrtrtWiK丄卜丘起伫H汗iSJ自匹丁门疋 直JT ,"丰-单忖和慕豐杜亡爼馭討电子文性曽览 一牛齐神奔先*n 肖醫*於成胃廉穴胞甘斤禮抽制 士:占*直的* ,«

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11、"Li團子交 '井携£垮代件班和H?花*朴*art*39 T|W»20 T1输三元廿*-*HHT&此 p亀只.通过“表1 ”我们发现：要求和ISO 16175 : 2 2011适用范围基本一致，即适用于机构 ERMS地设计、审核和实施；它们都详细地对相关术语进行了界定，以便标准能更好地被使用者理解；它们都引用了相关标准和规范，都是集大威之作；从书写形式上看，要求和ISO 16175:2-2011 都是先写功能要求概述，后文均以表格地形式对概述内容展开分块进行条分缕析地罗列，不同地是，对罗列地每一项ERMS功能要求条款，要求给出了“必选”（必须采用）

12、和“可选”（可根据用户需要选用或不选用） 两种，而ISO 16175:2-2011给出了三种，分别是“ Must ”（必须地、绝对地要求，必须选用）、“ Should ”（不使用这条规则地理由有说服力时可不予考虑）和“May （真正地可选项, 可以忽略或采纳），更加地细致；要求与ISO 16175:2-2011 地不同点还体现在ISO16175地起草者有具体实践部门如软件经销商地参与，而要求则是政府机构和高校合作地产物；要求可以看做是一个整体，主要论述 ERMS地 通用功能要求，而ISO 16175三个单元即相互独立又相互联系，要了解 ERMS地功能要求仅仅看 £016175:2-2

13、011 是不够地，还必须参考ISO 16175:1-2010概述与原则综述，它是IS0 16175纲领性部分；由于是国际标准，IS0 16175 参考地文献涉及到全球具有影U向力地项目如 InterPARES和各国国家标准，而要求主要引用自身体系内地标准规范， 这可能是由各自地服务对象不同所决 定地四，标准相关内容1 1 (A'£梅加佯=供E!f. 斛:卄04斟vBB-isrinra h d * i +9 9»lriV4 1 V -B »»< :記丸你忙整耒.f脾就甘. p4:HfiW >V vrwevwiiFVS 5 ISC T6P

14、75 2 1011少代丈忙LHiS齢41 G、盘忘吟.«:*.»s> » A A »¥应Efa 11 * !« 1:立体玮0 * A -I A « * A B * -I :旬4七ISO 161$氓城炖匸£单“图2”和“图3”分别给出了要求和£016175:2-2011 对ERMS功能要求地框架图.要求地基本功能四个模块大体对应 £016175:2-2011 功能要求中 地四个模块（设计模块 £016175:2-2011 未予详述），它们之间地对应关系见“图4” 要求和IS0 16

15、175:2-2011中都规定ERMS应该根据机构自身实际 情况建立分类方案，并赋予其唯一地识别符，均强调只有授权用户才能创建分类 方案等要求为了保证分类方案地质量和稳定性，还规定了维护分类方案地 条款，包括对类目进行拆分、删除、复制、合并等它们对元数据地捕获均贯穿整个电子文件生命周期，在文件流转地每一个环节，在对文件进行操作地每一个 过程，元数据都不断地生成，像滚雪球一样越来越多，并且都要求ERMS对元数据必须集中存储、管理和维护.具有独特性地是要求中规定了 ERMS应该 支持管理员定义和维护不同地文件类型模板，这样就极大地简化了机构文件管理 地复杂度如机构只需要提供必要地信息如发文机关、文种

16、、正文等，系统就可 自动套用模板生成完整地文件S0 16175:2-2011地附录中提供了一张审核现 有电子文件管理系统是否符合规范要求地对照检查表样表，很值得要求学习，这张表使评价 ERMS是否符合规范具有可操作性 关于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用访问控制（根据基本工具，它是用来描述网上信息资源， 加强对网络资源搜集、开发、组织与利用地数据集合”文件管理元数据包括识别、认证文件和文件背景关联等信息，以及生成、管理、维护和使用文件地人员、 流程和系统信息，文件管理政策等只有具有关键特征地元数据文件才是真实有 效地文件.元数据在文件地流转过程中不断增加，无处不在，有效地保障

17、了文件 地真实、可靠、可用和完整.2在操作层面上特别强调通过权限控制等保证文件地真实可靠.比如只有 获得相关权限，才能定义和维护分类方案、保管期限表等.3最大限度地保证电子文件地真实性、可靠性和完整性.系统尽量减少人 地操作，如相关数据系统自动捕获，制定文件类型模板、统计模板等 不得不由 人进行操作时，要用元数据记录其操作过程五开发合规性软件地建议中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合地方式， 于2007年6-12月间对我国153家中央 直属机关、省级档案机构、企事业单位地电子文件状况进行了调查，结果显示：“已使用电子文件管理系统（ERMS）地机

18、构占79.6% ;仅有25.6%地电子文件管 理系统能够接收和管理机构内部形成地所有地电子文件.74.4%地电子文件管理系统（或模块）不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等； 只有2%地机构地电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真 实性地认证功能.不能进行元数据统一管理地系统，我们认为是不合格地系统； 37家单位地系统声称具有归档功能， 却没有一家有规范地功能需求；11家单位 地系统声称具有鉴定功能，却没有一家有电子文件保管期限表；22家单位地系统声称具有元数据捕获地功能，却没有一家执行元数据规范；34家单位地系统具有长期保管功能，却有21%已经出现了电子文件无

19、法读取地情况；17家单位 地系统具有迁移功能，却有仍有 24%已经出现了电子文件无法读取地情况”.从上述地调查数据中，我们不难发现，所调查地153家机构地电子文件 管理系统功能很不完善，开发很不规范，难以保证电子文件地真实、可靠、完整 和长期保存.因此，按照最新要求开发合规地 ERMS刻不容缓！1基于前沿，遵从规范“将现实中保障电子文件质量地管理元素（管理方法、相关制度、功能需求）技术化于ERMS功能中，通过该系统地运行达到理想地电子文件管理， 已成为全球IT界和文件管理领域地共识”.上述地调查是在要求实施之前,当时地ERMS开发尚无统一指导标准，质量参差不齐在所难免但是，作者近期 通过网络调

20、研，试用我国科技公司开发地 ERMS发现，它们仍然没有参照最新 标准开发系统，没有元数据捕获功能，如“华天动力协同0A办公系统”等.笔者认为，ERMS地开发必须遵照最新标准.当然，由于我国标准制定地滞后性， 开发部门可以参考相关国际标准.从前文地比较中我们可以发现，ISO 16175:2-2011 中对ERMS地功能需求大体涵盖了要求地基本功能模块 .当 然，在没有国内标准而引进国际标准时，一定要根据引进单位具体情况进行“改 造”.2基于业务，实用适用“ ERMS未来地发展方向必须紧密联系政务业务和过程，支持基于证据 地善治和协同服务”因此，以部门地具体业务为基础，打造实用、适用地系统，合适地

21、才是最好地.比如，档案鉴定工作完全可以依靠 ERMS提前到文件形成阶 段，由文件起草者根据系统提供地档案保管期限表进行鉴定，因为档案地鉴定理应由最熟悉文件地人决定对文件地著录信息，应该存储到数据库中，当文件到 达归档阶段时，大量著录信息已经具备，这样就极大地减轻了档案部门地压力， 也就是要做好ERMS与TDR地衔接工作.3基于元数据，确保真实可靠电子文件管理最大地挑战在于如何确保文件地真实可靠与长期保管，而 元数据为保证电子文件地真实可靠提供了证据“ ERMS地开发全程应该以元对于数据为基础，实施抓取、保管、维护元数据，尽量避免人为地元数据操作不得不进行人为录入地描述性元数据应该做好权限地控制

22、和监督审核工作，使元数据需求越来越趋于细化和规范” ER数据是发地主线，贯穿系统开发地每个环节，做好元数据管理工作可以说是开发合规ERMS地关键所在.4基于前端，全程管理业务系统、电子文件管理管理系统和数字档案馆系统是紧密联系在一起地，绝不能孤立地对待.因此，要把握全程，统筹兼顾，做好各系统之间地衔接 工作、数据共享工作等.ERMS管理地是业务活动中产生地文件，假如没有合规 操作，比如起草地公文不符合最新地 党政机关公文格式(GBIT 9704-2012)， 那么这份文件地真实性、有效性则无从谈起，后续地分类、归档、处置等工作将 变得毫无意义.因此，ERMS地开发一定是基于前端地(指文件地形威

23、阶段)，必 须做好前端控制，它是后续工作地基础参考文献1 刘越男，提升电子文件管理系统质量地路径分析J档案学研究，2010(5) : 82-86.2 国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则与功能要求M 王健，译北京：中国人民大学出版社.2012:1 .3 国家电子文件管理部际联席会议办公室，等.GB/T29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求S 北京：中国标准出版社，2012:1 .4 姜晓曦，孙坦.2007年国外元数据研究进展J图书馆建设，2009 (4):107-112 .5 张宁.我国电子文件管理现状调查与思考 【J】档案学通讯，2008 (6):15-19 .6 刘家真电子

24、文件管理电子文件与证据保留M 武汉：武汉大学出版社，2009: 35 .7 安小米，张维，孙舒扬.电子文件管理地国际进展、发展趋势与未来 方向J档案学研究2012(3):82-86 .8 杨安莲，国际电子文件管理系统需求研究进展及启示J.档案学研究,2009：42-46 ,(作者单位：中国人民大学信息资源管理学院/北京/ 100872) 责任编辑：宛志亮版权申明本文部分内容，包括文字、图片、以及设计等在网上搜集整理版权为个人所有This article in eludes someparts, in cludi ng text, pictures, and desig n. Copyright is pers onal own ership.b5E2RGbCAP用户可将本文地内容或服务用于个人学习、研究或欣赏，以及其他非商业性或非盈利性用途，但同时应遵守著作权法及其他相关法律 地规定，不得侵犯本网站及相关权利人地合法权利.除此以外，将本文任何内容或服务用于其他用途时，须征得本人及相关权利人地书面 许可，并支付报酬.plEanqFDPwUsers may use the contents or services of this articlefor pers onal study, research or appreciati on, and othernon