员工费用报销流程及办法

1、1 / 16员工费用报销流程及办法为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同 仁配合执行；本办法适用于合富集团全体员工；本办法经总经理批 准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。一、通则1.1. 任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审 核权限”规定取得权责人的书面核准。2.2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单 位名称必须是正确无误（合富生化 / /合益信息/ /合康生物），由 报销人整齐地自行粘贴在 A4A4 纸大小之粘存单上，同类性

2、质必须 粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始 凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款 一般采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并 经财务部复核通过，方可付款。3.3. 报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘 于一起，否则财务部将予以退单处理。 当月发生的费用应尽量在 当月报销，2 / 16最晚不得超过发生月份的次月， 如逾期须经总经理书 面批准，否则财务部将不予报销。4.4. 对于报销时出现填写或计算的错误， 公司采取只减不加 的方式， 针对不写小计数和总计数， 报销总额的 20%20%将会被扣除； 针对加总错误，差额部分的 50%

3、50%将会被扣除。5.5. 签名的规定：1所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载 事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之 责。2所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产 生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6.6. 财务复核结果视情况做下列处置：1退回报销单 （ 注明退回原因 ） 。2剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款 （ 附 剔除原因 ） 。3要求报销人员补充说明或补必要单证。4交出纳付（汇）款。7.7. 每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。3 / 168.8. 每周汇员工报销款后，差异表会 E-mailE-mail 给各部门主管及秘书或助理

4、，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9.9. 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程：1.1. 事先核准及事后报销表单流程如下：实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、采购单原件， 三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写公洽借 款单，经核准入帐后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发 票、验收单。1出差：“出差（预算）申请书”f“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”（附已经核准之“出差（预算）申请书” ）；销售人员须另附行动周报及时间分配表 。2交 际 费：“出差（预算）申请书 （交际 栏）”f“报销请款单” 或“费用及出

5、差旅费报 销申请表”（附已经核准之“出差预算申请书 （交 际栏）” ）。3车费：“合富用车申请书”f“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单 （ 出租车4 / 16车费，附已经核准乘坐出租车之“合富用 车申请书” ）。4验收 单据：公司自用物品采购验收， 请填写事务用品验收单 ，生产，经营用存货 验收，经IQCIQC 核验后填写入库单。5“采购单” （如有借款，应附“公洽借款单” ）或“费用及出差旅费报销申请表”（ 如有 借款，应附“公洽借款单” ；如有相关费用， 应附“出 差（预算）申请表” ）部门主管财务复核 财务长总经理签准出纳报销。三、途中交通费标准和说明：1.1. 标准：1员工

6、出差或培训应以最经济、有效的方式到达目 的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准： 6 6 小时以下乘坐硬座或长途汽车； 6 68 8 小时可乘坐硬卧； 8 81616 小时可乘坐软卧；1616 小时以上可乘坐飞机。员工超 标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途 中费用之外，最多再增加 200200 元 / /次。2外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过 1010 小时以上，可报销火车硬卧车票； 如 1 10 0小时以下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需 事先经总经5 / 16理核可预算申请。员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作），应事先填写

7、“出 差预算申请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明 出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并 依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工 出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限 核准后再交财务部；报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说 明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。说明：1火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销 依据。2员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人 员统一订票、购买、结帐，但员工必须在抵达目的地后 一周内将票根交还给订票经办人员，并不得

8、再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。3出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的 费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退 票费等），一律由该员工本人承担。4已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报 销飞机6 / 16意外保险。四、市内交通费用标准和说明：1.1. 标准：凡从事销售、 业务、维修等经常公出工作的员工， 经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法 之一：a） 据实报销：凭公交车票据实全额报销， 凭出租车票按本办法第 3 3 点规定限额报销出 租车票。b）定额报销： 在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月 200200 元的

9、当地公共交通卡，领卡者 在当月内不得再报销任何市内交通费。除销售、 维修、 业务之外的部门员工的出租车票 报销标准，公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法 第 3 3 点规定执行3员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为 1515 元为限（从出发地到目的地单 程最高只能报销出租车费 1515 元，而不是单张票据最高只能 报销出租车费1515 元），深夜（ 2222： 0000 以后， 6 6： 0000 前）允 许单次报销 5050 元为限。4员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预 算批准范围内报销出租车费。 一般不允许报销两个城市间 的跨市出租车费。7 / 16

10、5公司个人汽车、摩托车报销规定 : :a）申请报销个人汽车、摩托车费用必须事先填 写异动审批表 ，被核准后方可报销相应费用。b）公司行政人员个人汽车、摩托车只有在办理 公司事务的前提下，才能给予补贴。采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月 800800 元，若有 到机场接送高层主管或公司客人，可增加每单程3030 元报销标准，超过 800800 元须经总经理签字认可后方可报销；异地出差可报销来 回过桥费及相关油费； 摩托车的最高限额为每月 400400 元，超过 400400 元必须经总经理签字认可后方可报销。办理报销手续时，都必须 提供相应单据（如停车费、过桥费，汽油费等）的原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销其他与其有关的费用，如出租车费用等。说明：员工已享受任何其他车贴福利者 , , 不享受本办法规定待遇。 公司公务用车的优先安排次序为：a)a) 客户或来宾机场接送与参观；b)b) 副总级以上高级管理人员公务用车；c)c) 工程师紧急维修响应；8 / 16d)d) 携带贵、重物品或机要资料、票证的公务活动；e)e) 单次车程在 3030 公里以上