应收账款管理制度()

1、医药企业应收帐款管理制度应收账款控制的两个重要指标为：信用额度、信用期。其 中信用额度依据客户综合情况滚动制订（参见信用额度滚动 制订实行办法），信用期统一规定：商业最高为三个月，直销 医院最高为四个月。应收帐款采用权责发生制核算。分项管理制度：1、客户开户管理：1-1、对于新增客户，由销售代表填写“开户、授信中请 表”弁附上经过年检的营业执照（医院为医疗机构 许可证）、药品经营许可证、税务登记证，经各级业 务经理审核后交会计部，会计部就所提供的证照予 以复审，合格后予以开户，相关信息录入档案。1-2、新增客户原则上不授予信用额度,但业务部门认为 该客户资信条件良好，可以赊销的，应在申请表上

2、填写信用额度，经合格的法人或自然人担保，销售 经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用 额度。2、 客户档案管理：2-1、所有客户均应提供客户档案，包括：客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、 税号、帐号、法人。2-2、客户更名时，须提供新旧公司同时盖公章的更名通 知、新名称营业执照、药品经营许可证、税务登记 证、股东构成，弁出具由新公司承担原公司债务的 中明。2-3、客户更改其它档案时，必须提供书面通知。2-4、客户的营业执照（或医疗机构许可证）、药品经营许 可证、纳税登记证每年更新存档一次，时间要求与 客户的年协议同步。2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对帐调

3、节表、 其他档案，全部由应收账款会计及时录入微机，档 案文本整理完毕统一装订保管。3、 应收帐款信用额度管理：3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情 况等采用一定的计算公式，按季度滚动核定，年度 则对所有客户予以全面修订。3-2、对追加信用额度的申请，由销售代表填写“开户、 授信中请表”，弁经各级经理、销售副总核准后交会 计部，会计部将结合该客户的历史资料和核定额度 予以对照，对超出核定信用额度的客户报财务总监 核准。3-3 临时超信用额度或信用期限的发货，销售代表写签 呈，经商业经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可发货。4、 销售合同管理：4-1、销售合同由销售代表整本领

4、用，一次最多2本，交旧领新，领用者对合同的使用负全责，缴销合同必 须整本交回，作废合同需联次齐全，遗失合同需上 级商业经理签字确认。交回的合同必须为原件（红 章）。4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字，合同内容 必须填写齐全、清晰，不得涂改，销售人员不得替代客户签字、盖章，否则，合同一律退回。4-3、销售代表发生变动时、其已领用合同要办理移交手 续或退回，否则，给公司造成的经济损失由其直接 主管经理负全责，并对责任人予以 处罚。4-5、对发货、开票或有其他特殊要求的，由业务人员在 合同空白处醒目加注，否则视同一般原则处理。4-6、合同存根交至会计部后，与计算机中已发货合同核 对，对合同存

5、根件与传真件不符弁给公司造成损失 的由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存 档备查。5、 销售发票管理:5-1、依据合同开具发票，发货后其发票联、抵扣联直接 寄往办事处；有特殊要求寄往其他地址的需销售代 表提出书面申请弁保证发票安全。5-2、销售代表将发票交与客户时要签收。6、 应收帐款帐务管理：6-1、涉及应收帐款的发票、到款、冲帐费用要求当日入 帐。发货、到款日报表、应收账款帐龄表等统计报 表，每月二十号以前，每三天向相关人员发送一次 （每月二十日后每天发送一次）。6-2、每月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预 警分析表发往办事处、业务经理、省经理、大区经 理以供参考。弁要求销售

6、代表每月对自己经管的应 收帐款签字确认，对异常情况和已发现的入帐错误 应及时反馈给应收帐款会计。6-3、凡帐龄超过半年以上的欠款，由归管销售代表负担其相应利息（按贷款利率）的百分之八十，另外百分 之二十上级经理、销售经理平均负担7、 收货回执管理：7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户 的收条。7-3、从公司直接发货弁由公司汽运送货的由储运部门负责收全回执，会计部签收整理保管。7-4、所有客户回执必须反映品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章，收货人签字并注明日期。7-5、其他方式发货给客户的，以运输邮寄部门的运单为回执，由储运

7、部门保管存档。8、 应收帐款函证管理：8-1 、 为 了明确公司债权，会计部以每年6 月末、 12 月末应收账款余额为基准，分两次向客户函证。函证要求在发函基准日60 天内回函，函证要求客户盖财务专用章，如往来帐在业务部门核算的可由业务部门盖章，但必须注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部或印章不合格的将停止发货（货款在此期间已结清的除外）。8-2、 医 院的应收帐款，一季度发函证一次，予以债权确认， 若不能在次季度30 日内盖财务专用章或院公章确认的停止供货。8-3、 会 计部 在函证截至10 日内 依据回函情况整理汇总，上报财务总监，并以此确定需对帐的客户。9、 退货管理：9-1、 客

8、 户提出退货时，销售代表必须提出书面退货申请，经销售经理批准后方可退货。退货帐务处理流程见附表。9-2、客户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货 管理流程转移原始凭整。9-3、公司发至客户，客户未入库便直接退回的产品，应 由储运部门接收，联系销售代表后进行相应处理。9-4、退货入库后，会计部依据退货申请、内部退货转帐 凭证等处理帐务，需要换货的由营销综合办负责按 规定办理，业务员在事先未经任何领导书面同意， 私自以任何方式换货，处于额度的罚款，造成损失 的全额赔偿。9-5、客户退货，经管销售人员要索取当地税务局出具的 退税证明，并按税后退货总额的 20%处罚。若在退 货30天内不能取得退税

9、证明，税款全部由经管人员 负担，半年内取回退税证明，销售人员签呈，销售 经理核准后，财务部门将所扣税额返还。9-6、凡属非质量原因退货的，按无税退货额的百分二十 处罚，其中责任人负担罚款的百分之八十，主管经 理、销售经理平均负担罚款的百分之二十。10、调货管理：因故需从客户处调出公司产品的，必须事先 写签呈报主管经理审批，在调出货物的同时，向 客户索取原票或返销发票或经财务盖章确认的无 税扣款证明，不能取得上述资料时，调出货物的税款由经管人员负担。调出货物直接销售给另一 客户时，经管业务员必须提供该客户收货回执和 合同及时开票。未经主管经理审批而私自做主调 货，调货人员负全责，11、应收帐款对

10、帐管理：11-1、销售人员对各自经管客户的应收帐款负全责。负 责与客户日常对账是经管销售人员的责任，对帐的流程和方法可参照“对帐流程及简要方 法”。出现差错及时反馈会计部。11-2、会计部将依据半年一次的函证结合对方余额、 盖章情况、回款迹象、历史情况、销售代表的 反馈等综合情况确定需对帐的客户。11-3、销售人员发生变动时，必须在主管经理的监交下，逐户确认应收帐款，办理接交手续。如果 不履行接交手续，随意接受 应收帐款，所发生的 一切损失（包括协助对帐差旅费）由接管人员和 主管经理负责（各负担 50%）。11-4、上级经理对所管辖的销售人员的帐目有质疑，需会计部派人抽查对帐的，可书面中请，会

11、 计部视情况安排对帐。11-5、 会计部前往客户处对帐的，销售人员必须陪同， 对帐结果需填写“对帐调节表”，对帐双方加盖 财务专用章，如对方帐务全部在业务核算，可 盖业务章或公章，但必须加以备注原因，陪同 的销售人员、对帐会计签字，事后要上级经理、 销售经理签字确认。11-6、经对帐需要经管销售人员提供调整凭证的，必须在30天内交会计部，否则，先扣责任人款项进 行平帐，再根据所提供资料调整。已对过帐的 会计期间的帐务不再重复对帐。12、销售折扣管理：12-1、依据与客户的年度销售协议，会计部将及时计算 出销售折扣，弁在销售发票中扣除或季度后返还 （可 汇票、电汇、现金等须有客户收条）。12-2

12、、每季度给客户反馈应享受销售折扣、已票面扣减 折扣、未在票面扣减的折扣等相关信息。12-3、折扣的其他处理方法必须报销售副总、财务总监批准。13、到款及其他费用：13-1、销售人员自客户处取得汇票后，应在十日之内邮回公 司会计部，否则由销售人员负担超期部分的利息（按 银行同期逾期贷款利率）。13-2、销售人员应及时掌握客户破损及帐务处理情况，弁向对方索要破损证明，破损证明应为对方仓储的退出单或 红字入库单或 拒付单 ，载明品种、数量、金额，并加盖财务专用章。破损核销以一批发货为单位，不允许累计计算。13-3、一次性破损金额（售价）达一千元以上的需退回公司处理。破损货物退回公司的可以退货单代替破损证明作破损冲帐处理。14 、 清欠与诉讼14-1 、 销售代表对自己管辖之内的客户欠款，认为以自己的能力已很难清回货款的，可书面申请（附件10）并经销