数字档案管理系统手册

1、系统概述档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代， 随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多， 档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建 设注入了新的活力。虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定， 在对档案的处理

2、速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。数字档案馆管理系统是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软 件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安 全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。公司介绍济南国子数码科技有限公司， 独立软件开发商，已通过软件企业认定、 软件产品认定、 CMMI L3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体 系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。解决方案国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各

3、级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、 分布式信息库，结合先进的信息技术、 存储技术和安全管理体系， 使档案工作提高到全新的管理模式,主机系统、扫描技术、网络系统、 为用户带来显著的管理效益。国子数字档案馆管理系统的开发和建设将按照数字档案管理的相关标准，规范和制定系统的业务流程，并按照此业务流程和制度

4、进行数字档案分类、编目、立卷、编号，制定数据标准和管理办法；按照制定数据标准和管理办法，应用当前国际上成熟稳定的软件系统架构，进行软件系统设计、数据接口标准设计与开发，系统集成、调试、数据迁移；建立一站 式窗口，实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务；建立与其他相关系统的数据共享，数 据交换，数据采集服务。主要功能1.1档案著录案著录分为自动收集、接口录入和扫描上传。自动收集，能够在系统中公文流转过程（发文、收文、分类管理）中，自动完成。接口录入，支持其他业务系统通过接口导入档案信息进彳扫描上传，可以将纸质档案扫描后录入系统，进行数字化处理。m MH Oiim ffiw七*翼鼻r-<nv

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8、 _411于:口 界日：h 1 量 mi B zJ* J F » D6窜自2D4口 ,学 1 > - 2D鲁日hUTii胃餐. JI二糙串 工事看 4 qwn1.2 档案归档由档案管理员对提交的档案进行审核操作，审核不通过的打回档案著录处修正后重新提交；审核通过的由相关人员对档案进行入库操作。呜耒虫菽 栏盍卡甘 栏案笔这栏彩曾理言管忑 档案确林 投天 利用餐考少生管理同恒马孝 森发金宣志桂何,：,片回档g号L .各号告美当案两性宾马案.U小一口1卜口：1聘，? 苍露江软声可浮序规矣DMB-2O13-OQ2-OOO11.3档案信息调整在档案生命周期中，某些信息如档案名称、存放位置

9、、密级、保管期限、档案编号可能 会发生变动。用户可以通过此功能来对这些档案信息进行调整管理。MMKI电学更ta：»，-制 1，的1-g：；L43LJIU胃悸叫 姐|，曝卜 曲堂卜皿笠斯：H：EX 白鼻苔用胃鼻 i工曹在勺骞匕占卜替*|看"松索 始宾 fJMAftRn47M .wW，二需口口里 都知工上用 忡田kH 标，/廿harm（看 母 =!1号 4日*wi ,日呆今也._ _ ._ MTt.iihEUd茜IT市女愉上本击帛用土库口而用力1.4 档案借阅管理借阅管理不但能够对电子档案借阅进行管理，而且能够对实体档案借阅进行管理，包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档

10、案归还等。市再附阎南区J iv寸7号1金土文件小甘恫匕范国租.，il5J未审春* Uit-F nxsx ha TV mH usflM +* ttrv* 用*5 卬华人希和习档案准M4'0-2O13-Da.?-Oaa5S砺然H 1团页，共 H!1-.Jr5：皋e* * 收 a：臼，*工1a崇正季”量豪匿i弄.事名爨辜苗短丁纤凶*鼠kJ吊Z- jE f芸,奠工隹Googosoft=Googosoft.一_,. . . F ,. 一 .广一_ 一管£4# 把王*哥色£杀这三三管餐 埠 型三里田 艰看到耳筌君圣佟曾;石月瞥= 浜我土事"二向金 户由干尸尹：尸心回丁

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14、主，主要凭借手工处理，程序繁琐易出错，检索和编研无法顺利完成，不能满足新形势下的档案管理需求。而系统中提供的原件管理，借助于现在先进的信息技术， 对原件内容进行上传、下载、在线预览等操作，在保证原件安全的基础之上，提高对原件的 利用及管理，方便用户对原件的查找与使用。1.6 库房管理此功能是将实体的库房形象化，便于用户对库房的管理与操作，更加有效地管理库房, 便于日后库房的维护。Googasoft解:中 4HHV 苇霹 -EJEVV 修看* MMRW KH” M屋窜事 充当口 上方才爱0k不事才«寸存国,下方库讦髓寸懂|1*rEH.uuat Mi空,tLfi-StfNTHI4 CO

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18、 L )自 制打：1.7 档案鉴定和销毁档案将要达到保管期限时，用户可以借助系统对档案进行鉴定。鉴定结果会生成档案销毁清册。档案销毁清册生成后，移交上级领导审批，批准销毁的档案会由档案管理人员销毁 实体档案，也会在“档案管理”中销毁电子档案。销毁记录将自动保存在系统中。Googosoft数字档案馆Googosoft数字档案馆号Nt型0N供M三=*至玛二于枢龙 利弓除哥公告些现 6限色声与茂澄羞口福力上五6斯壬濡刃3H22料MW,*tEWHsmu1aMX日第中"日XM4OSMBetSKMRKM<TMMMAiB中*入昆三tWWMIt为冷C048-2013-X3-00011852-0

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