九江升阳OA使用说明书

1、九江市教育局办公自动化系统使用说明书九江升阳计算机系统有限公司Jiujiang Sunrise Computer System CO.,LTD2011年7月20日目 录第一章产品简介31.1物品清单及产品组成31.2应用环境及语言支持31.3软件安装升级41.3.1升级途径4第二章功能介绍42.1OA系统42.1.1流程审批42.1.2信息发布42.1.3个人办公52.1.4实用信息52.2后台管理52.2.1组织机构52.2.2模块定制52.2.3流程定制52.2.4角色分配62.2.5权限管理62.2.6字典库6第三章功能使用说明63.1登录系统63.2工作流73.2.1工作流介绍73.2

2、.2工作流组成73.2.3各单位日常收文操作83.2.4工作流一般性功能操作83.2.5工作流相关设置143.3个人办公143.3.1邮件143.3.2收发短消息153.3.3公告发布153.3.4填写工作日志163.3.5日志查询163.4行政管理163.4.1会议室管理163.4.2会议申请173.4.3会议管理173.5注销17注:本文档的一些图片还没改成最新版,敬请谅解.第一章 产品简介升阳智能办公系统是适用于企事业单位的通用型网络办公软件，融合了极限科技长期从事管理软件开发的丰富经验与先进技术，该系统采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。系统集成了包括

3、内部电子邮件、公告通知、日程安排、工作日志、工作流、会议管理、手机短信、万年历、世界时间等数十个极具价值的功能模块。1.1 物品清单及产品组成物品清单：产品包装盒一个；光盘一张；用户手册一本。1.2 应用环境及语言支持本软件不保证对以后出现的硬件和软件完全支持。软件环境Windows操作系统：Windows XP/Vista硬件环境非Vista 标准：CPU：PIV 2500 MHz 以上 内存：512 MB系统内存及以上，最大支持内存4GB显卡：标准VGA，24位真彩色 其它：光驱、鼠标 Vista 标准：CPU：1 GHz 32 位 (x86) 或 64 位 (x64) 内存：512 MB

4、系统内存及以上，最大支持内存4GB显卡：标准VGA，24位真彩色 其它：光驱、鼠标 1.3 软件安装升级办公自动化软件的主服务器不需要用户自行升级。系统附加软件包包含数据加密签名软件，和Office互操作软件设置工具。使用前需要安装。升级会在使用软件包时自动升级，也可从主页面或0/syoa/重新下载安装。1.3.1 升级途径网站主页面均有链接第二章 功能介绍2.1 OA系统OA系统支持任意多级部门，可满足集团企业应用，内置工作流系统，实现各项业务流程的管理，公文流转及审批，内置网络文档在线编辑控件，支持文档手写签名、电子印章、全文批注，集成了公告、即时消息、文件

5、发送与共享、消息广播、邮件管理等组件，提供企业内部信息交流的多种途径。2.1.1 流程审批流程审批是处理流转工作的场所，流转工作的载体为流转文档，它是利用流程创建的，为流程对应的表单，流转过程受流程控制。在流程审批模块中，每个工作人员只能接收到与本人职责相关和需要处理的工作文档，接收不到与本人无关的工作文档2.1.2 信息发布信息发布用于发布一些公共类信息，如新闻、公告、规章制度等，用户可以根据需要，进行定制添加。2.1.3 个人办公个人办公包括了工作日志、日程安排、电子邮件等模块，每个模块都整合消息提醒，用于辅助用户日常工作需求。2.1.4 实用信息实用信息用于用户记录或查找一些参考信息，方

6、便随时查阅。其中包括万年历等，我们可以根据需要定制添加一些其它的实用信息类别。2.2 后台管理2.2.1 组织机构设置本单位的组织机构，包括部门设置、用户设置。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。2.2.2 模块定制系统管理员可以根据需要调整模块的外观样式或增加新的模块。2.2.3 流程定制系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位业务需要的各项工作流程，自定义项目丰富，可以很好地满足流程中各项工作处理的需要。2.2.4 角色分配用于管理本单位所属的角色信息，角色是一些相关权限的组合，角色包括权限，一个角色可授予多个用户，一个用户可拥有多个角色，每个系统分别有各自的角色，可以根据分工

7、不同设置不同的用户角色。2.2.5 权限管理用于管理本系统所属的权限信息，权限是系统的模块或菜单，也可以是系统模块的功能点，权限从属于角色。一个权限可以属于多个角色，一个角色可以包括多个权限，每个系统分别有各自的权限，可以根据系统的功能特点及角色要求设置相关权限。2.2.6 字典库对常用的数据字典、业务流水号等进行定义和维护。第三章 功能使用说明3.1 登录系统系统的主界面网址为：0/syoa 。请从市局获取用户名/密码登录。系统还提供了“安全访问”提供更高的安全级别，如涉及机密公文的操作，建议使用“安全访问”。第一次使用安全访问，请点击“根证书”安装证书。以后

8、可使用0/syoa安全访问系统。系统附加软件包包含数据加密签名软件，和Office互操作软件设置工具。使用前需要安装。升级会在使用软件包时自动升级，也可从主页面或0/syoa/setup.exe重新下载安装。3.2 工作流3.2.1 工作流介绍升阳办公系统是采用先进的基于Word表单工作流系统，可以实现任何业务流程、文件流转及审批，同时内置Office文档编辑控件，支持手写签名、电子印章、全文批注。系统默认配置了(1)收文登记单 (2)发文登记单 工作流模板，用户可以根据自己的需要创建新的工作流。3.2.2 工作流组成工作流由工

9、作流表单设计、工作流流程设计、工作流记录、工作流统计模块组成。工作流表单设计的作用是编制业务的表单和数据项，格式分为Word和网页两种。Word格式数据项可以是文本、数字、日期、时间、图片、手写签名，打印输出时候将生成Word格式，网页格式数据项在工作流进行中显示在页面中，方便使用。两种格式数据项为相互对应。在表单设计和模板设计的时候设置。工作流流程设计的作用是编制业务表单的走向和具体步骤，以及每个步骤之间应该处理的数据项和步骤之间的走向，以及配置每个步骤的经办人。工作流记录是具体的每一个工作流的实际数据和流程。工作流统计可以通过输入查询条件 ，去查询和检索工作流记录。工作流建立的顺序是 工作

10、流表单设计工作流流程设计工作流记录工作流统计。工作流是电子化的办公流程管理。文件会按照既定的流程流转。相关业务部门进入系统后系统弹出提示消息框，提示有几份待审批的文件，并按时间顺序列出，点击后进入查看该审批的文件，如不符合要求拒绝审批，该文件将被退回部门用户，如审批通过，业务部门用户点击常用审批用语菜单选择经常需要输入比较固定的审批意见，把意见输入到审批的文件中，审批人员也可以选择录入。加盖公章图像信息并数字签名。转入下一级流程。3.2.3 各单位日常收文操作选取菜单公文管理-已发公文由教育局各单位发出的电子文稿经过一系列流程，审批通过后，都会显示在这里。通过点击“待办公文”进入，查看与自己相

11、关的，由教育局发出的公文。同时，经过系统经过身份确认，可以是用户认证或加密锁认证，通过点击“公文标题”弹出公文文档，并可以打印整篇文档。3.2.4 工作流一般性功能操作u 公文草拟公文草拟是所有工作流程的起始点，包括收文、发文、请假等。流程选择是预先定义好的流程，流程包括每一步的人员，每一步能够访问修改的表单内容项。通过点击“选择”按钮选择流程。固定流程将显示流程的具体步骤，它将在流程选择后自动显示。公文标题及本流程的标题。点击“确认转交”后将进入流程公文的内容设置。此公文将自动加入“待办公文”，同时页面将跳转至待办公文。u 待办公文待办公文是所有需要自己处理的公文，包括自己发布的和别人发布的

12、。能修改的内容项会显示为白色，不能修改的显示为灰色。除了表单里面能够填写的一些信息外，正文的内容通过点击“阅读”或“编辑”来查看或修改。根据需要选择下一步经办人后，点击“提交”完成本工作的处理。如果下一步与自己无关，将从“待办公文”中消失。u 我的申请我的申请是显示由用户发起的工作流。已完成的工作流不显示在这里。u 待阅公文送阅公文显示由他人发来的，需要自己阅读的文档流/工作流。u 已发公文已经通过流转，审批通过的正式公文。u 已审公文已经通过各级流转，但通过审批，但还未形成正式文发给各单位的公文。u 待归档公文每个工作流都设置了归档人。归档是指工作流完成后，对工作流进行归档，归档后工作流将在

13、各用户的显示列表中消失。归档人可取消归档。u 公文下发盖章和正式发文为公文流转完成后附加的两个步骤。设置完发送对象以后，他就能看到最终发布的正式公文。u 文档工具的使用在工作流操作界面点击了中的“编辑”后，会出现一个文档控制页面，同时，会打开一个Word程序界面。文档控制页面可对打开的文档进行控制，包括修订、图章、签名等功能。打开的Word程序能够实时保存在服务器，而不是保存在本地计算机。如果无法正确显示Word程序，请确认是否未安装Office2003及以上版本，或者未正确安装“系统附加软件包”。u 签名功能手写签名是指办事人员/领导使用鼠标或手写笔签上自己的笔迹，供他人进行人工校对；手写签

14、名第一次使用手写签名会提示接收确认数字证书，以验证手写签名控件的有效性。点击“是”或“总是有效”后手写签名控件可以正常使用。在手写签名页面书写完毕后，关闭书写页面。签名被插入word文档中。3.2.5 工作流相关设置u 流程类别流程类别具有标头、计数器两个属性，为大量工作流进行分类时使用。u 公文红头、表单表单是指公文相关的一些信息项，公文流在处理过程中，通过页面的形式由用户输入、修改。模板用于将表单中的信息项以Word的格式生成，模板中有对应于表单中的信息项。红头是打印时附加在正文之前的一段红色文本，它也在流程中预先设置好。模板和红头模板的设置采用word书签的方法插入。如：在表单中有一项“

15、秘密”信息项，在设计模板的时候，步骤如下：u 定义流程在本系统中，工作流的流程先进行分类，如：请假、加班、发文等等。每个类别可有多个流程，每个流程由若干个工作点组成，每个工作点又具有参与人员、可写字段（信息项）等内容。这些设置都在本栏目中设置。3.3 个人办公3.3.1 邮件系统提供了方便的个人信息管理功能。首先在系统上面的工具栏中点击“电子邮件-内部邮件”，进入我的邮箱。收件箱、撰写、联系人是用户最常用的功能，为了方便用户，系统将它放在了横栏醒目的地方。纵栏里有文件夹、收件箱、垃圾箱、草稿、已发送的邮件、系统配置等诸多的功能选项。下面将具体的向读者朋友介绍每个项目的具体操作。收件箱是供用户查

16、阅邮件和处理邮件的，在系统上面的工具拦上选择邮件，进入邮件的主界面，用鼠标点击“收件箱”，进入收件箱。在这里，您会看到您所有的收件。在收件箱的主界面有六个主要的功能选项，它们是：返回、放入垃圾箱、永久删除、回复、转发等。撰写就是撰写邮件。在收件箱中如果您想回复邮件，单击答复发件人，也可以进入这个界面。3.3.2 收发短消息使用办公OA提供的收发短信息功能，可随时和当前在线的用户进行及时交流。也可以使用“外部短消息”发送消息到用户的手机。使用“外部短消息”可以使用用户已经自行设置好的手机号码，也可以临时选择手机号码进行发送，多个手机号码用“空格”分隔开来。3.3.3 公告发布系统公告通知模块功能

17、非常的强大，首先通知发布也显得简单易行。信息发布管理是具有指定栏目发布权限的人员，可以在规定的栏目中发布信息。如果当前操作员要在没有发布权限的栏目中发布信息时，系统会给出相应的提示信息；如果当前操作员对指定的栏目有修改删除权限，则该用户可修改或删除该栏目下的信息。发布通知页面上有“使用短信息”和“使用手机短信”两个按钮。u 直接发布通知在上图中填好了必要的信息，单击直接发布，发布对象就会接到通知！单击暂存，这个通知就被保存到了未发布通知里了。用鼠标单击返回，就取消了您的这次操作。您还可以带上附件。如上图系统还提供了许多的编辑工具，您可以方便的编辑您的正文内容。u 短信发布通知在填写发布公告完毕

18、后，如果需要发送手机短信提醒，则在选择好发布对象之后，点击“使用手机短信”按钮，这样发布公告通知的同时就会给发布对象发送一条手机短信提醒他在OA上有新的公告通知。u 所有通知所有的通知里保存的是当前用户发布的所有通知和发布给当前用户的所有的通知。您可以方便的查阅。在用户桌面上也可以看到最新的通知。3.3.4 填写工作日志用户使用本功能填写每天的工作日志，用户在填写日志时，可将当天的工作填写一份工作日志，也可以分时间段填写多个日志明细，同时可以上传一些相关的附件文件。用户可随时查询已经填写过的工作日志。用户可随时查询已经填写过的工作日志。 此页面中，列表显示已填写的日志概要，可查询显示指定日志的详细信息。点击某一日期的填写链接，则填写该日期的工作日志。 在此页面中，可填写一条明细日志，也可以按时间段填写多个明细日志信息。点击确定则保存输入的日志信息。点击返回则返回到工作日志主页面。3.3.5