文件及记录控制程序

1、深圳市朗宁电器有限公司程 序 文 件文件及记录控制程序编制人/管理代表批 核/总经理文件编号LD-QP-01版本次号: A修改次号: 0发行生效日期2010年8月18日 发行日期:2010年8月18日版本次号: A 修改次号: 0第1页共6页 1.0 目的 本程序目的是维护/保证文件及资料得到有效控制.确保各有关场所使用文件的版本是有效版本 2.0 适用范围 适用于本公司管理体系(如ISO9000)文件,这些文件包括但不局限于以下各项： 质量手册 程序文件 系统性作业指导 产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等。 外来文件:本厂管理体系运作所需的

2、国家/国际标准、法律/法规、客户提供的图纸/标准等。 计算机资料:本厂管理体系中计算机软件/网络内信息/资料。 空白表格:本厂体系运作所需的表格,如:表格样本,空白表格是规定性文件。 记录:填写了内容的表格及某些过期文件,如计划,临时更改通知等。 3.0主要职责（见下表规定）文件种类编写审 批分发正本保存修 改副本回收/作 废质量手册/程序文件管理代表总经理品质部管理代表品质部系统性作业指导各部门负责人管理代表/总经理各部门负责人外来文件/接收部门负责人/管理代表接受部门发文部门空白表格各部门相关文件审批人主要使用部门注:对外来文件的审批是指公司对文件适用性审批,而非对文件内容的审批。 4.0

3、 程序内容 41定义名 称定 义受控1.用于指导生产或系统运作； 2.受版次更新控制；3.盖有文件发行章。非受控1.仅供参考性质； 2.不受版次更新控制。 接受部门收到外部机构转来或外部新购文件资料的文件主要使用部门。发文部门公司内部之文件发出部门。收文部门公司内部文件接收部门。 发行日期: 年月日版本次号: A 修改次号: 0第2页共6页 4.2 质量手册/程序文件/作业指导控制步骤项目内 容1编制a.根据管理体系需要编写新文件内容；b.经3.0主要职责中相关人员签批后生效。2分发a.按公司运作需要而复印相应文件数量；b.副本每页盖文件受控印章；c.正本每页背面左上角盖文件受控印章； d.分

4、发后，文件由接收人或指定接收人签名作实并记录于文件发放登记表；e.系统性文件不可用副本影印，需要时应向发文部门申请要求分发；f.字迹模糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予分发/接收。3修订a.公司任何人员均可提出文件修订申请，但需由部门主管填报体系文件修改记录表并经3.0职责中审批人员对需修订的内容进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其它人员及审批人执行修改及审批；b.修改其中某页或某几页，修改页给一个更高修改次号并变更修改日期，修改次数较多时，由3.0职责中编写人视情形换版；c.修改整版，整版给一个更高版本次号，修改次号恢复为0；d.文件修改部分内容之文字以粗斜体表示（

5、整版修订时不用粗斜体）； e.所有原始文件以版本次号A，修改次号0执行；j.由品质部制订体系受控文件清单记录文件情况及最新修订情况。4回收a 步骤3中，b/c项某页或整版修改时，修改部份按分发表回收；b.收文部门交回旧版时给予作废印章标记。5作废a.质量手册/程序文件/系统性作业指导/外来文件修改部分或整份副本由发文部门回收销毁；b.收文部门需保留作废副本作参考时，需盖红色作废章，分开存放；c.技术文件由收文部门收到新版时，换下旧版，自行销毁(需保留时按b处理)。d.正本修改部分或整份由发文部门盖红色作废章，分开存放。6保存与借阅a.文件的存放环境应保持干爽，防止虫蛀、潮湿、损坏、变质，有损坏

6、应交回副本向发文部门重新申请经部门经理批准后发放；b.各部门按文件类别，分类放置，并按放置的顺序进行编目，并加以标识；c.内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档；d.若客户有保密要求及有关机密性的文件必须上锁，由专人保管；e.文件在保管和使用过程中必须保持清晰，不可随意涂划；f. 公司内员工需暂借体系文件，应到相应文件控制部门办理借阅登记手续；g.通用性文件长期保存，产品性受控文件正本长期保存，产品性受控文件副本保存至产品完单后一年或据实际需要保存至更长时间；h.通用性文件作废正本至少保存三个月，产品性文件作废正本至少保存至产品完单后一个月。 发行日期:年月日版本次号: A 修改

7、次号: 0第3页共6页 4.3 空白表格及记录控制步骤项目内 容1编制/产生a.由公司体系文件编制或修订时产生，表格编号方式见49之规定。b.由体系运作中视需要产生，由主要使用部门编制审批。2表格及形成记录控制质量记录包括但不局限于：文件发放及修改记录、产品质量检验记录、内审记录、管理评审记录、不合格纠正预防措施、人员培训及考核记录、生产技术记录、检测仪器校准合格记录等有关质量体系管理活动所涉及的其它记录。a. 记录应按空白表格规定之格式填写；b. 应清楚填写记录的每一项内容，不适用部份填“不适用”或用斜线划去, 当书面记录出现错误需进行手改时可用用笔划除原记录，但不能将完全删除原记录或使其看

8、不清，将正确值注明于旁边并由更改人签名及签署修改日期/不能使用涂改液，贴纸或类似物质进行涂改，确保记录完整、清晰、反映实际情况；c. 各部门在接收或管理记录时，应检查记录是否填写齐全，不齐全之记录不予接收/分发或存盘；d. 需签日期之记录按年月日顺序填写；e. 电子设备内保存的记录必须满足上述要求外，还须有相应的保存密码以防止外人侵入或修改。3检索a记录按要求填写/收集后，由保存部门参照时间、类别、部门、产品等，按顺序分类收集、整理、并保存；b各部门可使用一览表、目录、索引、排序指示、加标签形式、以免错误存取。4分发a. 对于用量较少的表格采用复印方式使用，各部门需使用及分发；b. 大量使用之

9、表格采用印刷方式，视填报的记录视具体需要分发。5修订a表格修订要求同4.2.3，原始表格以版本A修改次号B发行;b. 表格修订后,必须编制一个更高的修改次号,同时旧表格作废。6保存/回收/作废a 空白表格样本由文控统一保管；b. 部门复印使用或印刷使用之副本不予回收，自行作废;c. 记录的保存必须安全、保密、无损坏、丢失、变质，应存放于指定位置且方便查找;d各质量记录之保存期参照质量记录清单；e. 各保管部门自行清查有无过期记录，逾期记录自行销毁。 4.4 外来文件控制4.4.1 一般外来文件收发控制发行日期年月日版本次号: A 修改次号: 0第4页共6页步骤项目作 业 内 容负责人1接收a.

10、确定所需的国家、国际标准、客户标准及收集验证外来资料之最新版本。相关部门主管/管理代表b.外来文件于验证ok后，由接收部门分类、编号并将文件名称、接收日期等信息记录于外来文件清单内及建档保存，同时在文件正本背面盖文件发行章。2分发按实际需要进行分发，在分发副本面页或每页右上角文件受控印章。3追踪各主要使用部门对可能更新版本的外来文件进行定期跟踪检测(不超过一年)，将跟踪结果填写于外来文件清单内，确保有关版本的文件为适用的。4改版a.收到最新版本时,在旧版正本正面加盖红色作废章，分开存放，新版正本背面盖文件发行章。b.需分发时,重复步骤2，分发新版时将旧版副本回收销毁。5保存a.保存方法同4.2

11、步骤；b.外来文件发生损坏、遗失时，应由相关责任部门负责及时联络相关方予以补救。4.4.2 对于客户提供的与产品有关的外来文件，如图纸/样办/技术规范等，由相关接收部门予以记录、归类、标识及存盘，需要时还应按本程序4.4.1之规定对该类来外文件进行有效地控制。4.5 样办控制样板类型/名称签发权限保存部门有效保存期备 注客人签板客方业务部长 期客人签办给业务部,再由业务部转签。产品零件板/成品签板客方/品质部品质部产品完单三个月如客方有签板则由业务部转签，如客方未签板则由品质部负责签板界限板品质部生产部如产品完单一年后翻单生产，则重新签办(原板实时失效)。4.6 非受控文件控制步骤控件目内 容

12、1申请a. 任何本公司员工可向3.0主要职责分发部门申请公司任何层次文件的非受控副本作参考用，经管理代表批准后，方可发放；b.客户/供货商及其它利益团体需要得到本公司任何层次的非受控文 件时，由相关接洽部门提出申请，经管理代表同意后发放。2发放a.3.0主要职责发文部门按管理代表批示之申请复印需要发放份数；b.按申请发放非受控副本。3更新及作废非受控文件不会随着正本的更新及修改而进行更新，各部门、个人、相关利益团体使用时需向发文部门查看最新版本。4.7 计算机文件资料及记录控制:. 4.7.1 电脑文件需参照本文件控制方法进行分类归档，针对重要文件亦需设定文件/记录保护密码和进行磁盘拷贝备份，

13、同时应视需要进行打印成书面文件保存。发行日期：2010年8月18日版本次号: A 修改次号: 0第5页共6页 4.7.2 为防止电脑文件被病毒入侵以损坏所保存的文件资料及记录，除电脑要安装防毒软件外还应对电脑进行必要的检查保养，以确保其能正常运作。4.8 文件及表格编码：4.8.1质量手册编码规则如下：LD-QM-01 表示流水号 表示质量手册 表示朗宁电器有限公司拼音简称4.8.2程序文件编码规则如下： LD-QP-XX 表示流水号 表示程序文件 表示朗宁电器有限公司拼音简称 4.8.3系统性作业指导：WI-XX-XX X 表示版本号（A、B、C.） 表示表单序号（由各部门自行编制） 表示部

14、门代号 表示工作指引4.8.4表格/记录：QR-XX-XX X 表示版本号（A、B、C.） 表示表单序号（由各部门自行编制） 表示部门代号 表示质量记录4.8.5外来文件编号：QE-XX- XX XX X XX 表示流水号（本部门自行编制） 表示年、月份（年份XX月份XX） 表示文件来源（供应商-GY 客户-KH 自己购买-ZG） 表示外来文件4.8.6各部门代号: SCB市场部 RS人事部 KF开发部 WK物控部 CG采购部 SC生产部 PZ品质部4.9 特殊类型的用于某些作业活动的具有指导或宣传/教育意义的图片资料之控制。 4.9.1各部门可根据:不同工种/工序之作业活动的简易程度和方便作业人员执行有关作业活动及有利于有关管理活动或制度的实施.经管理代表批核后安排购买或制作。4.10 文件资料(包括、印章、样办及特殊类型的指导/宣传教