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文档简介
1、说明书排版规范目录第1章 说明4第2章 排版规范52.1 封面52.2 目录52.3 正文内容与附录5标题6段落6句子6表格与图标7软件界面图片8标点符号10注、注意、警告102.4 词汇表112.5 索引122.6 其他方面12页面设置13页眉与页脚13附录14汉语写作的相关规定14“的、地、得”用法14目录 1第1章 说明此文档主要用于规范说明书排版,统一说明书格式,为提高说明书质量提供标准和依据。本文档只适用于word2003。公司所有产品说明书必须按照此规范来进行撰写。第2章 排版规范说明书应该依次包括封面、目录、正文内容、附录、词汇表、索引几个部分,下面分别介绍这几部分的编排规范及其
2、他方面的设置规则。2.1 封面说明书的封面应遵循以下规则:1. 封面有两页;2. 第一页封面的信息应该包括说明书名称、设备版本号。名称的中文字体属性为华文宋体、小二、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、18pt、加粗、半角字符,段落属性为右对齐;设备版本号的格式为:“Version:版本号”,英文、数字字体属性为Times New Roman、10pt、加粗、半角字符,段落属性为两端对齐;3. 第二页封面的信息包括说明书中特殊标识符的定义及版权声明、说明书版本。“特殊标识符”中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符,英文字体属性为Times New Roman、
3、10.5pt、加粗、半角字符;特殊标识符定义的格式为“特殊标识符:解释”,中文字体属性为黑体、小五、全角字符,特殊标识符加粗,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符、特殊标识符加粗,冒号格式与特殊标识符相同。版权声明及说明书版本中文字体属性为黑体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符。2.2 目录说明书的目录应遵循以下规则:1. 目录页面的标题中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符,英文字体属性为Times New Roman、15pt、加粗、半角字符;2. 目录最多三层;3. 一级目录的中文字体属性为黑体、四
4、号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、14pt、加粗、半角字符;4. 二级目录的中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、10.5pt、加粗、半角字符;5. 三级目录的中文字体属性为黑体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符;6. 一级目录无缩进,二级目录比一级目录缩进2个字符,三级目录比二级目录缩进2个字符;7. 一级标和二级目录的段落属性为两端对齐,单倍行距,段前间距为0.5行、段后间距为0行。三级目录段落属性为两端对齐,单倍行距,段前间距为0行,段后间距为
5、0.1行。2.3 正文内容与附录正文内容主要是向用户介绍产品功能、指导用户如何正确使用产品;附录是用来对产品使用的相关补充、售后服务及责任声明等。对于正文内容与附录部分,从以下几方面进行规定。标题说明书中的标题,遵循以下规则:1. 高一级标题下不应只有一个次级标题,同时避免孤立的章节和标题存在;2. 标题要避免孤立编号,正文不要有孤立二、三标题,孤立的Block Label样式;3. 说明书中最多出现三级标题,一级标题前中文说明书编号为“第×章”,英文说明书编号表示为“Chapter ×”;二级标题前中文与英文说明书编号同表示为“×.×”;其中“
6、5;”为章节数,用阿拉伯数字表示,从1开始。标题编号采用项目编号方式。三级标题前中文与英文说明书都无编号;4. 编号与标题间空一格;5. 一级标题的中文字体属性为华文宋体、四号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、14pt、半角字符;6. 二级标题的中文字体属性为华文宋体、小四、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、12pt、加粗、半角字符;7. 三级标题的中文字体属性为华文宋体、五号、加粗、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、10.5pt、加粗、半角字符;8. 标题段落属性均为无缩进,两端对齐,单倍行距,
7、段前间距为0.5行、段后间距为0行。段落说明书中的段落,遵循以下规则:段落的中文、符号字体属性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符;段落属性为无缩进,两端对齐,单倍行距,段前间距为0行、段后间距为0.1行。句子说明书中的句子,遵循以下规则:1. 正文中若需项目列表,一级列表编号中英文同为阿拉伯数字,二级列表编号使用项目符号“”,其下不可再嵌入子项目列表;2. 句子中可以出现图形,但不能改变行间距;3. 讲述产品的操作时,句子中出现的产品相关词汇需加引号并加粗显示,但不得改变字体大小和字体种类,引号格式与词汇相同。当用产品相关词汇描述一
8、连串的操作动作,后者是前者的下一步同时是其子菜单时,则词汇之间用“”连接,但若词汇之间有文字性描述,则不用其连接,“”的格式与词汇相同。如:例1,点击Windows“开始”“所有程序”“neware”“TC52”“BTSDA”,启动软件;例2,点击“导出”,选择“TXT、EXCEL或 PDF”中任意一种。表格与图标对于说明书中的表格和图像遵循以下规则:1. 表格一行中的单元要求不跨页;2. 表格的题注在紧接表格的上方,中文文档格式为“表_×_名称”,英文文档格式为“Table_×_名称”。其中“_”为一个空格,“×”为阿拉伯数字,从1开始,全文统一编号,中文字体属
9、性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符。段落属性为居中。无边框表格不需题注,不按此规则;3. 每个表格的下方都要空一行,这一空行的样式为正文。在遇换页的特殊情况下,若表格后的空行为页面第一行,空行需删除。无边框表格不需按此规则,随使用单独规范;4. 禁止使用第三方的商标、图标、图形;5. 所有VISIO绘制的组网图一律另存为*.WMF格式,才能在WORD中插入;6. 图中的文本:中文华文宋体,小五,全角字符;字母与数字Times New Roman,9pt,半角字符;7. 图形的题注紧接图形的下方,中文文档格式为“图_×_名
10、称”,英文文档格式为“Figure_×_名称”。其中“_”为一个空格,“×”为阿拉伯数字,从1开始,全文统一编号,中文字体属性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符。段落属性为居中;8. 若要介绍图形中的某些部分名称,可对这些部分分别加标注,标注形式为阿拉伯数字,从1开始,若要解释的部分在图形中不清晰,可引出图形放大部分与原图形一起进行标注;对标注从1开始进行解释,有两种情况,一是简单解释其名称,紧接图形题注的下方使用无边框表格来描述,居中显示,中文字体属性为黑体、五号、全角字符,英文与数字字体属性为Times Ne
11、w Roman、10.5pt、加粗、半角字符;一是要一并介绍其功能,紧接图形题注下方使用表格来描述。标号与解释之间空一格,两种情况格式如下:图 1 机箱外形情况一:解释名称1 电源及状态指示灯2 电源开关3 通道工作指示灯(共八个)4 164插座情况二:解释名称与介绍功能:表 1 表格示例1 电源及状态指示灯用于显示电源及状态。2 电源开关控制电源打开关闭。3 通道工作指示灯共8个,用于表示通道的工作状态。4 164插座用来连接鳄鱼夹具。9. 图形解释(使用无边框表格的情况一)下方需空一行,这一空行的样式为正文。在遇换页的特殊情况下,若表格后的空行为页面第一行,空行需删除。软件界面图片在描述上
12、位机和中位机软件界面时,内容遵循以下规则:1. 包含软件启动的主界面图片;2. 包含相关功能的主界面图片,如上位机BGS客户端功能性主界面的当前界面:常规显示、列表显示、工步显示、容量分选、电池配组、大小图标切换显示、小图标里:电压显示、电流显示、容量显示、时间显示;历史界面的显示。3. 界面图片的描述方式:方式一:通过箭头引出说明。图 2 BTSDA.exe软件主界面方式二:通过在表格中图片加文字描述说明。表 2 工步参数设置记录条件 包括 时间间隔 、电压变化 及 电流变化三个选项,可以同时选择多项有效。各项记录条件之间是 逻辑或 的关系,只要其中任意一项满足,就记录一次数据。恰当地选择记
13、录条件可使数据文件尽可能小,但却不漏掉关键性的数据。提高数据处理的速度。“安全保护”主要是针对测试过程中,电池电流、电压采样异常的通道进行硬件保护。具体设置以锂电为例,通常锂电放电电压为2.75V,充电电压为4.20V,安全保护参数上下限电压可参考设置为2.54.3V。本系统定义充电电流为“+”,放电为“-”,设置安全保护时务必注意,如设置充、放电电流为700mA,“安全保护”中“电流范围±”数值应大于700mA,不是电流偏差。备注信息 的内容会自动存入数据文件,以备查询或打印。方式三:通过注释,放大界面中的主要标签、结构、图样等。标点符号说明书中的标点符号遵循以下规则:1. 如果是
14、中文说明书,使用中文的标点符号,不论句子的结束文字是英文或是中文;如果是英文说明书,使用英文标点符号;2. 标点符号无论中英文下均为半角字符;3. 半字线常用于汉字和数字(字母)之间:铀235、惠普5000;4. 一些外来的词汇中常用短划线:E-Mail、CD-ROM、ITU-T、8-bit;5. 浪纹符用于表示数量的范围:13;6. 长横常用于地名之间:北京天津。注、注意、警告说明书中要添加注、注意、警告三种提示语,以便用户更好地理解使用产品。它们遵循以下规则:1. 注:表示可以帮助用户更好地使用产品,图标为“”;2. 注意:表示可能会损坏硬件或导致数据丢失,并告诉用户如何避免该问题,图标为
15、“”;3. 警告:表示可能会导致财产损失、人身伤害甚至死亡,图标为“”;4. 图标从本文档中复制使用,三种图标大小均设置为高0.56cm,宽0.56cm;5. 三种提示中文说明书表示形式为“图标_注/注意/警告:内容”,英文说明书表示形式为“图标_Note/Notice/Caution:_内容”,其中“_”为一个空格,“内容”为提示内容;6. 三种提示(含提示内容)中文字体属性为黑体、小五、加粗、全角字符,英文与数字字体属性为Times New Roman、9pt、加粗、半角字符。7. 注、注意、警告的图标及其内容放在无边框表格中。图片格式和表格属性请参看下例。例:注意:循环序号/过程序号/记
16、录序号为必须显示的内容,不可选。注:循环序号/过程序号/记录序号为必须显示的内容,不可选。警告:循环序号/过程序号/记录序号为必须显示的内容,不可选。2.4 词汇表词汇表用来提供术语的解释。词汇表应遵循以下规则:1. 词汇表只有一级标题,即词汇表页面的标题,中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符,英文字体属性为Times New Roman、15pt、加粗、半角字符。标题前无编号;2. 英文说明书的词汇按字母升序排列。中文说明书的词汇表,若有中英文两种词汇,则分为“英文”、“中文”,分别进行升序排序,“中文”内再分为“A、B”,将中文词汇按字母顺序进行分类并升序排序;若无英文词汇,则分为
17、“A、B”,将词汇分类并升序排序。“英文”、“中文”字体属性为华文宋体、四号、加粗、全角字符,“ABCD”字体属性为Times New Roman、12pt、加粗、半角字符;3. 词汇表中的词汇中文字体属性为华文宋体、五号、加粗、全角字符,数字与英文字体属性为Times New Roman、10.5pt、加粗、半角字符;4. 词汇表中关于词汇的解释中文字体属性为华文宋体、五号、全角字符,数字与英文字体属性为Times New Roman、10.5pt、半角字符;5. 词汇与解释之间用符号“”连接,其格式与词汇相同;6. 整个词汇表(包括标题与全部内容)的段落属性为无缩进,两端对齐,单倍行距,段
18、前间距为0行、段后间距为0.5行。例:中文说明书词汇表(含英文词汇)图 3 中文说明书词汇表示例2.5 索引索引是把文档等资料中的项目或内容摘记下来,每条下标注出处页码,按一定的次序排列,供人查阅的资料。对于说明书中的索引,遵循以下几条规则:1. 索引只有一级标题,即索引页面的标题,中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符,英文字体属性为Times New Roman、15pt、加粗、半角字符。标题前无编号;2. 索引的排序与词汇表一致,参照2.4节第2点;3. 索引最多两层;4. 一级索引加粗显示,二级索引不加粗;一级索引无缩进,二级索引比一级索引缩进2个字符;5. 索引项中文字体属性为
19、华文宋体、五号、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、10.5pt、半角字符;6. 整个索引(包括标题与全部内容)的段落属性为两端对齐,单倍行距,段前间距为0行、段后间距为0.5行。2.6 其他方面页面设置页面统一国际标准A5型纸排版,上下页边距为2.41cm,左右页边距为1.45cm。页眉与页脚说明书中的页眉页脚遵循以下规则:1. 说明书封面的第二页无页眉页脚,目录无页眉;2. 页眉中的中文字体属性为华文宋体、五号、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、10.5pt、半角字符;3. 页眉的段落格式为两端对齐;4. 页眉左端插入公司的商标,高0.
20、58cm,宽1.72cm,右端为该说明书的名称;5. 页脚的中文字体属性为华文宋体、小五、全角字符,英文、数字字体属性为Times New Roman、9pt、半角字符;6. 第一页封面的页脚段落格式为居中;其他页面页脚的段落格式奇数页为右对齐,偶数页为左对齐;7. 第一页封面的页脚依次插入公司名称、公司网址、公司电话;其他页面的页脚中英文文档格式奇数页为“该章标题_该页页号”,偶数页为“该页页号_该章标题”,其中“_”为一个空格;页号为阿拉伯数字。排版规范 11附录汉语写作的相关规定为了提高中文说明书的质量,让字、词、句的用法更加符合现在汉语表达的规定和习惯,现在做出如下规定,介于汉语表达的灵活性和复杂多变,此规定仅
温馨提示
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