关于规范拟制下发公文的管理办法

1、关于规范拟制下发公文的管理办法 兴事发门行字20168号 为加强公司内部协调，规范办事流程，着力提高各级职 能部门的工作效率，确保公司的文件精神、工作安排、通知 要求等能够及时地、快捷地传达并贯彻到各级领导及全体员 工中去。根据公司当年公司机构设置和四川兴事发集团公 文处理办法的相关规定，特制定本办法。 一、 行文权限 根据公司当年公司机构设置，只有公司级的部门和要求 全公司严格执行的内容才能以红头文件（红头文件包括会议 纪要）下发执行。生产各厂及部门不单独行红头文件，销售 各部及驻外机构、技术系统统一行文字号。有权行红头文件 的部门有：行政人事部、设备安全管理部、物料管理部。技 术系统各部由

2、技术管理部负责以技字行文、营销系统各部由 营销管理部以销字行文。其它各部门不得以公司名义下发红 头文，可以工作安排、临时会议纪要或专题会议纪要等形式 下文本部或本厂执行。 二、 行文编号 所有行红头文件（包括会议纪要）前必须到行政人事部 统一进行编号，凡未在行政人事部进行统一编号的不得下发 红头文件或红头会议纪要。 （一） 行政人事部：是公司文件制度的归口管理部门， 负责公司级的文件编号， 0A发文管理、文件汇编、文件制度 执行检查、考核、人事、劳资、保险、绩效等内容的文件撰 写、发文等工作。兴事发门行字20 xxx号； （二） 生产技质部门以公司名义下发的在全公司执行的 文件，如生产组织管理

3、办法、产品质量、材料质量鉴定等方 面的文件制度均以行字文件下发。兴事发门行字 20 XX x号；行文部门可署名具体撰写部门。 （三） 物料管理部：负责制定公司生产用材料、物料管 理等方面的文件制度并检查执行情况。兴事发门物字 20 x xx 号； （四） 设备安全管理部：负责制定公司设备管理等内容 的文件制度的制定并检查执行情况。 兴事发门设字20 XX X号； （五） 技术系统：负责公司工艺技术等文件制度的制定 并检查执行情况。兴事发门技字20XXX号；行文部门 可署名具体撰写部门。 （六） 营销系统：负责公司营销系统经营性文件制度的 制定并检查执行情况。 所有营销各部及驻外机构统一编 “销

4、” 字文件，明确具体行文部门。 所有四川兴事发门窗有限责任公司文件 （红头文件） 按行文权限由行政人事部分字号统一编号；所有红头会议 纪要统一由行政人事部以年份统一编纪字文号。 三、文件拟制 由各撰写部门负责人按照集行字【2014】32号公文处 理规范的规定拟制。 (一) 文件格式及要求。由各撰写部门领导负责按公 文处理规范中规定的格式和排版要求进行撰写。 下发excel 文档前必须进行格式调整，页面上下左右白边均为： 28mn 1mm版心尺寸为：154mn 241mm(不含页码)，情况特殊时 表格右侧不得超出 A4纸打印范围。 (二) 文件签批流程及要求。 1、红头文件的拟制。拟制部门文件起

5、草后，经相关部 门讨论后，从 OA上传相关领导签批，文件报请集团董事长 批准后再传集团行管理中心印章管理员加盖电子章后由公 司行政人事部转各单位执行并存档， 签批流程由各部门拟制 人员负责在 OA系统上设置流程节点，由拟文部门负责人负 责复核行文的格式套红，确保红头文件的标准统一，内容规 范，严谨正规。 2、奖惩通知的流程： (1) 各单位一般奖惩通知必须走 OA制式格式及流程。 (2) 拟制奖惩通报时必须修改 OA标题， 格式为“关于 对XXX人XX事奖励或处罚的通报”，以便归档后的查找； (3) 奖惩人员名字必须核实清楚并附上人员编码; （4）奖惩依据必须明确某某文件第几条，并且引用相 关

6、内容； （5） 奖惩通报由企划部制定的格式和流程的， 拟制提 交到权限领导签批完成后，会由公文管理员下发到相关单 位，任何人员不得再次转发到行政人事部及公文管理员处， 这样会导致行政管理员重复收发文，统计不准确，造成重复 扣款或奖励； （6） 制式的0A奖惩通报签批完成下发后， 任何人不得 终止或回退。如有异意的，可写情况说明，找相关领导签批 后传行政人事考核员处理。 （7） 其他涉及奖惩的文件， 经公司总经理级以上领导 审批后必须传行政人事部，审批权限领导在审核时要审核其 流程终端是否传行政人事部阅读，如未传行政人事部应退 回，重新规范流程再发起。 三、 文件归档共享。公司所有文件由行政人事部 OA文 档管理员按文件拟制年度、部门及编号统一进行归档，供公 司全体员工查阅。 四、 考核要求。 （一）如果出现签