组织结构指导书

1、KS-ERP 组织结构指导书广州市科思电脑系统有限公司编制KS-ERP 组织结构指导书3第一章组织结构概述3组织结构4第二章部门职能5一、采购部门职能5二、货品管理部门职能5三、质量管理部门职能6四、销售部门职能6五、财务部门职能6六、行政人事部门职能7第三章关键岗位工作说明书7一、采购部门主管7二、采购员10三、货品管理主管12四、货品管理员14五、仓库主管15六、仓库管理员17七、质量主管19八、质量检验员20九、销售部门经理22十、财务部门经理23十一、会计26十二、出纳27十三、行政主管29十四、人事管理员31KS-ERP 组织结构指导书一个企业导入科思KS-ERP 后，将实行新的业务

2、流程，业务流程的正确执行，主要就靠科学、合理的组织结构。看起来组织结构是企业的行政问题，实际上，导入了ERP 系统后，组织结构必然要考虑ERP 业务流程，重新调整、优化企业的组织结构。本指导书帮助企业在导入 ERP 系统后，如何根据ERP 业务流程，迅速合理的调整企业组织结构，以适应ERP系统的运行，从组织上保证ERP 的成功实施。本指导书结合科思KS-ERP 软件 KS-ERP 的业务流程， 建议企业如何设置部门，各部们应设置的职位与人员，各职位人员的职责与任务等。因此，本指导书也是务实的。第一章组织结构概述管理信息系统集合规范管理和先进的运作模式,给企业带来的双重效益早已为大家所认同 ,这

3、也是众多企业如此关注企业信息化建设的原因.中小企业要实现其做大做强的目标.没有规范的管理和高效的运作模式是不可以想象的.在中国 ,中小企业信息化建设的道路并不是很平坦的 .很多企业为此浪费了不少的人力、物力、财力,且收效甚小 ,从而导致对信息化建设失去信心 ,对管理软件产生畏惧心理.追究其原因主要在于一方面企业着眼眼前,强调现状 ,而软件供应商强调软件的先进性而忽视实用性,很难将管理软件的设计思想与企业的现实很好结合 ;另一方面 ,有些软件供应商出于商业目的,一味的服从于客户的非原则性要求,背离软件本身设计的出发点进行程序设计,使软件缺科学性和对环境变化的适应能力,同样没能很好的实现预期的效果

4、 .我们应该明白， 仅仅购买一套先进适用的管理软件尚不足以使一个企业建立规范科学的管理体系，反过来,企业缺乏一定的管理体系也不能更好的发挥管理软件所具有的功能。.企业在上马管理信息系统之前,需要构建自身的管理平台以配合软件实施.如同飞机需要有平坦的跑道才能起飞一样。许多大型企业ERP 软件的实施失败 .就在于盲目的夸大管理软件对企业管理优化的作用,没能充分认识实施管理软件系统与改善企业管理之间的关系.管理软件是以业务流程为导向,企业本身却很难在电脑上开展实际业务动作，软件设计是建立在一定的管理规范之上 ,为企业提供了业务如何进行(HOW), 但实际业务活动还需求知道何人(WHO),何时 (WH

5、EN), 何地 (WHERE) 等诸多相关要素,这些在软件产品中无法提供,需要在实施环节结合软件平台加以明确。.组织结构的规划和设计，就是以客户为线索.以业务为核心 ,以流程为依据，重新整合业务、流程、组织的关系，搭建一个通畅的管理平台，实现了中小型企业业务、财务一体化的管理目标 .本指导书为中小企业在实施科思KS-ERP 时，提供一套切实可行,易于实施的管理解决方案 ,设计一套管理平台以构建企业组织,规范管理从而支撑 ERP 的运行。 .本指导书总体设计思想,旨在构建支撑 <科思 KS-ERP 企业引擎 >运行的管理平台 ,以配合软件的实际应用 ,针对中小型企业的管理特点,给了组

6、织结构基本模型,业务流程和相关管理规范及制度 .其中组织结构部分根据业务分工的不同,明确了各部门岗位的职责,以期在组织结构上为软件的实施提供保障.业务流程给出了业务具体的流程描述.通过联单的运用结合软件平台上的操作有效的组织实施业务活动中从计划到财务处理的整个过程.除包括 <科思KS-ERP 企业引擎 >软件所涉及核心业务流程以外本方案同时提供了与开展业务活动相关的管理规范及制度.这里需要说明的是本指导书旨在给出一个中小型企业指导性的管理解决方案.故所涉及到的组织结构中的部门只是为了方便业务流程的说明和管理规范的描述而给出.在实际运用中,企业尚需要针对自身的具体情况进行适当的职能组

7、合和流程调整.组织结构作为一般的商业企业,其主要的职能是货品采购，销售和财务管理 ,因此 ,企业主要的管理对象和管理过程也是围绕这三项内容展开,在对货品采购，销售和财务进行管理的基础上,配合相应的职能管理部门。一般而言,对于中小型商业企业而言 ,物品的采购管理和质量控制是相当重要的 ,市场方面的关键管理职能有营销管理和销售管理.除财务管理外 ,企业还应具备人力资源管理和行政管理等管理职能.为实现组织目标 ,保证企业资源的有效利用与业务活动的开展,企业应设立相应的部门,并设立相应的职位对各环节和职能进行协调和管理.但是 ,部门并等于职能 , 中小型企业根据新的业务流程 ,可以将相关的职能加以整合

8、,使之符合一个紧凑的组织框架. 随着企业的发展状大 ,一些职能可以分离出来 ,成立专门的部门 .在职能合并的过程中,很多本应部门承担的职能就可能集中在个人尤其是管理者身上,特别是在企业规模不是很大,不需要成立专门的销售管理部门和市场管理部门对销售和市场进行管理的时候 ,销售管理职能就集中在销售部经理的身上,而营销规划和市场策略制定则集中在总经理和销售经理的身上,但基本的职能并未减少,承担者可以是部门,也可以是个人 ,企业应该按照自已的实际情况灵活调整，不同的企业,随自身战略及内外部环境等因素的不同,组织结构各不相同。方案不可能给出完全适合某一特定企业的组织结构,下面的组织结构图更多的是起指导示

9、范作用 .销售部副总经理采购部成品仓总经理生产部半成品仓库财务部原材料仓信息中心行政部说明 :1.严格来说 ,上面的组织结构图是 ”职能结构图 ”它.给出了企业正常运行所必须的职能分布.2.虚线方框表示末在科思 KS-ERP 企业引擎中出现的部门与职能 .3. 当企业规模较小时 ,某些职能不一定由部门承担 ,而可能由部门经理等高层管理人员暂时承担 ,发展到一定阶段时 ,才可能独立出来 ,成立相应管理部门 .。企业岗位编制随企业发展阶段,企业规模和企业关键职能的不同而有很大的区别.如在创业阶段 ,企业生存至上,人力资源管理和行政管理职能相对较弱,岗位编制较少;企业规模较大时 ,人力资源管理和行政

10、管理职能相对较弱,岗位编制较少;企业规模较大时,人力资源管理职能就可能逐渐加强， 需要有专人分别进行人事管理、薪酬管理、 绩效考核管理和培训管理等；在以市场营销为关键职能的企业中， 就需要有独立的市场管理部和销售管理部， 相应的岗位大增加。影响企业岗位编制的主要因素有：（ 1） 企业发展阶段（ 2） 企业规模（ 3） 企业关键职能的功能等。企业应该根据自身实际情况进行岗位设置， 最先进的末必是最好的， 最适合自已的才是最好的。第二章部门职能一、采购部门职能1、 寻找货品供应来源，对每种货品的供货渠道加以调查和掌握2、 建立供应商的档案，负责对供应商的考核3、 对供应商的价格、品质、交货期、交货

11、量等作出评估4、 掌握公司主要货品的市场价格起伏状况，了解市场走势5、 采购订单的拟订及供应商的选择（* ）6、 依采购合约或协议控制协调交货期，负责采购具体业务7、 进料品质、数量异常的处理8、 督办退货业务，负责内外部门之间的联系与协调（9、 过期与报废物品的预防与处理。* ）二、货品管理部门职能1、 货品请购计划的制定与督办：（ *）2、 过期与报废物品的预防、控制及处理3、 受理退货申请（* ）4、 货品盘点工作的开展5、 货品的运输调度6、 仓库管理7、 库房存量控制。一、仓库职能1、 依据订购单点收货品，并按仓库管理制度检查数量2、 将验收好的货品按指定位置预以存放3、 存放场所应

12、整理、整顿、清洁，符合5S 要求，防止品质发生变异4、 依据领料单或备料单配备和发放货品：（ * ）5、 货品出入库记录与定期盘存：（ *）6、 进仓、退货的执行（*）7、 不良货品的定期处理。三、质量管理部门职能1、 编制质量管理规范2、 严格控制货品的采购质量3、 严格控制货品入库的质量4、 原料、半货品、货品的质量检验5、 客户质量反馈的调查处理四、销售部门职能1、 组织销售预测和分析2、 拟订各项销售计划3、 分解销售计划，并下达执行4、 订单处理，销售发货、退货处理（* ）5、 组织有关计划调整工作6、 跟踪销售计划执行过程7、 分析控制销售进度8、 协调销售计划和生产计划的关系9、

13、 协调销售计划执行和预算之间的关系10、进行基本销售分析并提交相关职能部门11、办理销售对帐、单据往来以及交易记录等工作12、管理商业渠道的帐户，更新交易记录13、检查并处罚销售人员的违纪行为。五、财务部门职能1、 根据本公司的核算及管理需要制定并及时修订会计科目体系2、 制定本公司的内部财务控制制度3、 制定本公司的会计核算的操作规程4、 汇总、审核原始凭证，编制记帐凭证5、 电脑录入记帐凭证，并自动生成明细帐、总帐、各相关报表6、 核算成本7、 现金、银行的日常收支业务8、 日常工资结算，个人所得税扣除9、 销售人员业务提成核算及发放10、税务申报、年度审计等11、进行成本控制、费用控制1

14、2、制定信用政策，记录往来备查帐簿，定期进行帐龄分析13、制定本公司的财务评价与考核制度并进行管理，协同业务员催收应收帐款14、编制预算（销售、费用、财务等），下达预算至各部门15、协同业务员催收应收帐款16、分析预算编制的合理性，监督预算的执行17、根据分析结果，调节整预算、信用政策等事项18、定期统计、计算各相关、重要经济指标19、提供高层管理者的决策支持（如进行可行性分析等）20、负责完成本公司的会计档案管理。六、行政人事部门职能1、 规范行政事务管理体系的范围和内容2、 明确行政事务管理在企业管理中的沟通协调职能， 通过对公司内部文件上传下达和公司内部的会议管理工作，加强各部门之间的信

15、息沟通和交流，协调各部门的工作关系3、 完善公司行政事务管理规章制度4、 完善企业行政事务管理制度，严格要求按制度办事，提高行政事务部门的工作效率5、 根据企业经营战略制定公司人力资源战略规划，并由此制订公司人力资源管理工作计划，进行岗位管理、人事管理、培训管理和薪酬及奖励管理。第三章关键岗位工作说明书一、采购部门主管工作说明书资料编号编制日期岗采所 采购部门位购属名部部称门门主管直工接资上等级级下采关属购联岗业部位务门员工负责采购人员及采购业务的管理作摘要工作内容参照规范1 采 购订单采购流程一订 单订单采购流程二的 拟采购退货流程订货品采购办法（ *）盘点管理办法2 货 品供应商管理办法供

16、 应商 的寻找 、资 料的 收集 及开 发工作3与供应 商的 比价 、议 价谈 判工作4对旧供 应商 的价格 、产能 、品质 、交 期的 审核 工作 ，以 确定 原供 应商 的稳 定供 货能力5及时跟 踪掌 握价 格行 情变 化及 品质 情况 ，以 期提 升产 品品 质及 降低 采购 成本6采购计 划编排 ，货 品之 订购 及交 期控制7部门员 工的 管理 培训 工作8与供应 商以 及其 他部 门的 沟通 协调等。任 学大专以上学历职 历资 技一定的沟通、谈判能力格 能经两年以上工作经验，熟悉货品行情验使 电脑用设备补充说明二、采购员工作说明书资料编号编制日期岗采所 采购部门位购属名员部称门直

17、工接资上等级级下关属联岗部位门工具体采购业务作摘要工作内容参照规范1、订购单的订单采购流程一下达（ *）订单采购流程二2、采购订单采购退货流程的录入及货品采购办法打印输出供应商管理办法3、货品交期的控制4、货品市场行情的调查5、查证采购货品的品质和数量6、采购货品品质和数量异常的处理7、与供应商有 关 交期、交量等方面的沟通协调任 学大专以上学历职 历资 技一定的沟通、谈判能力格 能经一年以上工作经验验使 电脑用设备三、货品管理主管工作说明书资料编号编制日期岗货所 货品部门位品属名管部称理门主管直工接资上等级级下货关属品联岗管部位理门员工全面负责企业货品的管理工作作摘要工作内容参照规范1、货品

18、订单采购流程一采 购订单采购流程二计 划采购退货流程的 审货品调拨作业流程批组装作业之货品收发流（ *）程2、货品货品采购办法的 请盘点管理办法购 审过期及报废货品管理办批法（ *）3、货品单 据的 审核（ *）4、货品管 理工 作的 监管5、过期及 报废 货品 预防 、控 制及 处理 工作 的监管6、货品盘 点的 监管7、货品运 输调 度工 作的 监管8、仓库管 理工 作的 监管任 学大专以上学历职 历资 技良好的组织协调能力格 能经两年以上工作经验验使 电脑用设备补充说明四、货品管理员工作说明书资料编号编制日期岗货所 货品管理部门位品属名管部称理门员直工接资上等级级下关属联岗部位门工公司货

19、品具体管理工作作摘要工作内容参照规范1、货品订单采购流程一的 请订单采购流程二购采购退货流程（ *）货品调拨作业流程2、货品组装作业之货品收发流采 购程进 度货品采购办法的 跟盘点管理办法催过期及报废货品管理办3、存量法控制4、有关部 门之 间事 务的 沟通 协调任 学中专以上职 历资 技良好的组织能力格 能经两年以上货品管理经验验使 电脑用设备补充说明五、仓库主管工作说明书资料编号编制日期岗仓所 货品管理部门位库属名主部称管门直货工接品资上管等级理级主管直仓关接库联下管部级理门员工仓库整体管理工作作摘要工作内容参照规范1、仓库订单采购流程一的 工订单采购流程二作 筹销售订单处理流程一划 与销

20、售订单处理流程二控制销售退货处理流程2、审定货品入库流程和 修货品调拨作业流程改 仓盘点管理办法库 管过期及报废货品管理办理 的法规 程和 制度3、检查和 审核 仓库 各级 员工 的工 作绩效4、签发仓 库各 级文 件和 单据5、仓库各 级员 工的 培训6、与公司 其他 部门 的沟 通与 协调7、负责仓 库日 常管 理事务8、按规定 收民 货品9、仓库的 安全 工作 与货 品保 管工作10、盘点 工作 的具 体安 排执 行与 监督任 学高中或中专以上职 历资 技良好的事务处理能力与沟通协调能格 能力经两年以上仓库管理经验，其中一年验以上主管经验使 电脑用设备补充说明六、仓库管理员工作说明书资料

21、编号编制日期岗仓位库所 仓库属名管部称理门员直仓工接库资上主等级管级直关接联下部级门工仓库整体管理工作作摘要工作内容参照规范1、负责仓库订单采购流程一日常管理订单采购流程二事务销售订单处理流程一2、按规定民销售订单处理流程二发货品销售退货处理流程3、货品的验货品入库流程收（ *）货品调拨作业流程4、进仓单的盘点管理办法输入及进过期及报废货品管理办仓单的打法印 输 出（ * ）5、每日货品明细帐目的登记6、货品进仓储位的筹划与排放7、仓库的安全工作与货品保管工作8、填写仓库相关报表（ * ）任 学 高中或中专以上职 历资 技格 能经两年以上仓库管理经验，其中一年验以上主管经验使 电脑用设备补充说

22、明七、质量主管工作说明书资料编号编制日期岗质所 质量部门位量属名主部称管门直工接资上等级级直质关接量联下检部级验门员工公司货品的质量管理作摘要工作内容参照规范1、编制质量订单采购流程一管理制度订单采购流程二2、协助负责货品入库流程有关质量盘点管理办法方面的对供应商管理办法内对外的协调工作3、具体负责全厂员工质量培训工作的计划制定与落实4、负责生产质量事故的调查处理与数据统计分析任 学大专以上职 历资 技良好的沟通协调和控制能力格 能经三年以上质量管理经验验使 电脑用设备八、质量检验员工作说明书资料编号编制日期岗质所 质量管理部门位量属名检部称验门员直工接资上等级级直关接联下部级门工货品的质量检

23、验作摘要工作内容参照规范1、具体负责订单采购流程一货品的关订单采购流程二样检验工货品入库流程作供应商管理办法2、对进入待检区的货品按相关规定进行质量检验3、严格按照检验规程进行检验工作。4、出具送样质量检验报告，同时对检验结果负责。任 学大专以上职 历资 技格 能经一年以上质量检验工作经验验使 电脑用设备九、销售部门经理工作说明书资料编号编制日期岗销所 销售部门位售属名部部称门门经理直工接资上等级级直关接联下部级门工全面负责企业市场销售方面的工作作摘要工作内容参照规范1、市场规划销售订单处理流程一及企业营销售订单处理流程二销策略制销售退货处理流程定盘点管理办法2、销售计划客户关系管理办法制定、

24、分解、调整等工作3、组织销售统计和分析工作4、协调同生产计划、财务计划的关系5、制定本部门工作计划并领导执行6、制定并完善各项销售管理制度和办法等7、负责销售人员及销售业务的管理8、指导和培训下属9、考核下属员工10、协同与其他部门之间的工作关系。任 学大专以上职 历资 技良好的市场洞察力、决策能力、人格 能际沟通、组织协调能力经三年以上市场管理工作经验验使 电脑用设备补充说明十、财务部门经理工作说明书资料编号编制日期岗财所 财务部门位务属名主部称管门直总工接经资上理等级级直出关接纳联下会部级计门工负责建立公司财务体系，进行日常会计作核算、费用控制，提供决策支持摘要工作内容参照规范1、根据公司

25、销售订单处理流程一核算及管销售订单处理流程二理需要制销售退货处理流程定并及时盘点管理办法修订会计科目体系2、制定本公司的内部财务控制制度3、制定本公司的财务评价与考核制度并进行管理4、制定本公司的会计核算操作规程（ *）5、进行成本控制，费用控制6、制定信用政策配合拟定产品价格（ *）7、编制预算（销售、费用、财务），下达预算至各部门8、分析预算编制的合理性，监督预算的执行，根据分析结果，调整预算、信用政策等事项（ *）9、定期统计、计算各相关、重要经济指标（ *）10、提供高层管理者的决策支持（如进行可行性分析等）11、负责完成本公司的会计档案管理12、完成领导指定的其他任务。任 学具有财经

26、专业本科或本科以上学历职 历资 技会计师以上职称格 能经三年以上会计工作经历，有良好的验沟能协调能力使 电脑用设备补 有商品流通企业经验者可优先考虑充说明十一、会计工作说明书资料编号编制日期岗会所 财务部门位计属名部称门直财工接务资上主等级管级直关接联下部级门工日常会计核算作摘要工作内容参照规范1、汇总、审销售订单处理流程一核原始凭销售订单处理流程二证，编制记帐凭证（ * ）2、核算成本（ * ）3、记录往来备查帐簿，定期进行帐龄分析（ *）4、管理固定资产，登记固定资产明细帐（ * ）5、协助有关部门对库存商品进行清查盘点（ *）6、税款的计算、申报、缴纳、扣缴、退税等事项（ * ）7、完成领导指定的其他任务任 学会计专业大专以上学历职 历资 技会计上岗证格 能经一年以上会计工作经历，熟悉我国验会计法使 电脑用设备补 能熟练的运用计算机，熟悉科思财务软件充说明十二、出