科技英语-第二十八讲

1、第二十八讲 考虑如下问题： 1. 写作水平高的人是否容易得到更多的机会？ 2. 人们是否更愿意倾听优秀的文字表达者的想法？ 3. 写作能力强的人是否能更有效地说服别人？1. If you can say it, you can write it 如果如果可以这么说，就可可以这么说，就可以这么以这么写写采用最接近口语的方式写作可以让你在写作中融入你的人格和个性，有助于与读者建立更紧密的联系。2. Write for today, not yesterday 弃旧图新，改用新式。写弃旧图新，改用新式。写作方式作方式现代商务写作更像在交谈，间接利落，清晰易懂。富有人情味的表达会使其内容显得更加积极、

2、有趣。3. Aim to build relationships 旨在建立关系。旨在建立关系。执意使用那些冗长过时的套话（例如，Kindly be advised等），你的真实意思就会模糊不清，个性更是无从展现，无助于人们了解文字背后的你。 Please be advised that a meeting of the Annual Convention Committee will be held on 24 February (Thursday) at 9.30 am. Approximately 2 hours will be required for the meeting and y

3、ou are required to attend to report on progress made since the last meeting. Kindly advise me of you availability at your soonest. Id like to hold another meeting of the annual Convention Committee on Tuesday 24 February from 9.30 to 11.30 am. I hope you can attend to report on the great ideas you b

4、rought up at the last meeting. Please confirm if you can join us. 所谓所谓“风格风格”，就是对于使用恰当的拼写、标点和句子结，就是对于使用恰当的拼写、标点和句子结构的重视。构的重视。 风格意味着： 1. 在写作内容和写作方式上富有创新。 2. 提升书面交流的视觉效果。 3. 适当运用编号或项目符号。 4. 各标题风格保持一致。 5. 写作中注意运用恰当的语气。 6. 信函内容条理清晰、符合逻辑。 今天的商业语言应该是简单、礼貌、轻松和直接的。今天的商业语言应该是简单、礼貌、轻松和直接的。 所有的书面交流中，你都要斟酌自己的语言。

5、所有的书面交流中，你都要斟酌自己的语言。 交流的目的主要在于： 1. 为了建立关系。 2. 为了准确地交流想法。 3. 为了传递良好印象。The importance of building relationships-both orally and in writing 口头及书面交流中都要注重建立关系口头及书面交流中都要注重建立关系你你所面临的最大挑战也许并不是职业技术层面的（专业技能），所面临的最大挑战也许并不是职业技术层面的（专业技能），而是如何与他人打交道。而是如何与他人打交道。Dangers of poor communication 不良沟通的危害不良沟通的危害误解、未采取行动、

6、采取错误行动、浪费时间、未达到效果、信誉受损、失去信任、冲突、困惑、毁掉关系、气氛紧张要持之以恒地致力于提高沟通技能。最好即刻开始，不要等出要持之以恒地致力于提高沟通技能。最好即刻开始，不要等出了差错再拟补。了差错再拟补。 Successful people develop great relationships and use them to build a foundation for success 成功人士成功人士会搭建良好的关系，并把它作为成功的基石会搭建良好的关系，并把它作为成功的基石 在任何一项工作或生意中，建立关系都应该是你的重要目在任何一项工作或生意中，建立关系都应该是你的重

7、要目标，因为关系的质量将深刻影响产品或服务的质量。标，因为关系的质量将深刻影响产品或服务的质量。 Seven key factors to building great relationships 建建立良好关系的七个关键因素：立良好关系的七个关键因素： 1. Be courteous 彬彬有礼 2. Find common interests 发现共同爱好 3. Build credibility 建立可信度 4. Make others fee important 让他人感觉自身重要 5. Show humility 谦逊待人 6. Listen actively 积极倾听 7. Be e

8、mpathic 情感共鸣 Remember your ABC 牢记牢记ABC原则原则良好的沟通，无论是口头的还是书面的，都需要使用恰当的语气将自己的意思准确表达出来。要自问你的信件是否符合下面的基本要求：Accurate（准确）（准确）仔细核对事实、涵盖所有相关细节、全文校对Brief（简洁）（简洁）句子力求简短、使用简单的表达方式、使用非技术性语言、使用主动语态Clear（清晰）（清晰）使用平实简单的英语、采用轻松自然的文风、避免刻板教条的语言 重视学习，不断提高自己的沟通技能。 绝不要低估建立良好人际关系的作用。 警惕不良沟通的危害，避免沟通不畅。 谨记两个人之间的沟通受阻会影响整个团队。

9、 通过赢得他人的尊重和信任以及与人融洽相处来提高自己的可信度。理解不同文化的差异，认可他人未必和你想法一致。通过使用简单、清晰且精炼的语言避免在口头或书面沟通中产生误会。应该考虑受众对象，在交流中使用他们能理解的语言。要使用简单的语言，但也不能一味追求简单而让人感觉不够专业。缩写和首字母缩略语只能用在写给朋友的信里，商务往来中应避免使用。 Letters have to pass two tests before they can be classed as good: they must express the personality both of the writer and of th

10、e recipient. E. M. Forster 信件得需过两关才能称得上是好信：它们必须既能体现写信人的个性又能体现收信人的个性。 E. M. 福斯特爱德华摩根福斯特（Edward Morgan Forster，1879年1月1日1970年6月7日），英国小说家、散文家。曾荣获英国最古老的文学奖詹姆斯泰特布莱克纪念奖。美国艺术文学院设立EM福斯特奖（E.M. Forster Award）纪念这位伟大的作家。 Seven deadly sins of todays business writing 当今商当今商务务写作的七宗写作的七宗罪罪 1. Redundant expression 冗

11、余的表述冗余的表述 Please be informed 现谨通知 Kindly be advised 兹通知 I would like to bring your attention 我想提请您注意 I am writing to advise you 我此次写信是想建议您 Please be advised that our next meeting will be hold on Monday 14 June. Our next meeting will be held on Monday 14 June. Kindly be informed that the fire alarms

12、will be tested at 9 am tomorrow. The fire alarms will be tested at 9 am tomorrow. I am writing to let you know that Mr. John Lim is no longer with our company. Mr. John Lim is no longer with our company. 许多许多人认为他们需要使用人认为他们需要使用“Pleased be informed”之类之类的表达，因为这样才显得更有礼貌。其实你无需使用这些的表达，因为这样才显得更有礼貌。其实你无需使用这

13、些被动的、古板的表达也一样可以谦恭有礼。被动的、古板的表达也一样可以谦恭有礼。 2. Long-winded words and phrases 冗长繁复的词汇和冗长繁复的词汇和表达表达 先辈过去认为大词和辞藻华丽的句子会给读者留下深刻的先辈过去认为大词和辞藻华丽的句子会给读者留下深刻的印象印象。 今天今天再采用这样的写作方式只会给读者造成困惑。再采用这样的写作方式只会给读者造成困惑。 I should be very gratefulplease purchasebuy endeavourtry commencestart terminateend 3. Passive voice 被动语态

14、被动语态 先辈们之所以使用被动语态是因为他们不想指明谁该为某先辈们之所以使用被动语态是因为他们不想指明谁该为某事负责。事负责。 被动语态的使用会在写作者和读者之间制造距离。被动语态的使用会在写作者和读者之间制造距离。 今天的商务写作应多使用主动语态，这样会更积极、更明今天的商务写作应多使用主动语态，这样会更积极、更明确、更有人情味，并且也会更生动、更清晰。确、更有人情味，并且也会更生动、更清晰。 Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately. I have arranged

15、for a repeat order to be sent to you today. The cause of complaint has been investigated. I have looked into this matter. The seminar will be conducted by Adrian Chan. Adrian Chan will conduct the seminar. 4. Yesterdays language 陈旧过时的语言陈旧过时的语言 如下古板过时的说法是几十年前被使用的，它们在今天的如下古板过时的说法是几十年前被使用的，它们在今天的写作中不应再

16、有立足之地。写作中不应再有立足之地。 “Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal ”（随函附上我们的产品目录以供参阅） “With reference to your above-mentioned order” （关于您前面提到的订单） “Kindly furnish me with this information soon”（烦请尽快向我方提供此信息）The above-mentioned goods will be dispatched to you today.These go

17、ods will be sent to you today.Please see the below-mentioned list of items we have in stock.There are the items we have in stock.Kindly furnish us with this information soon.Please let us have this information soon.Should you require any further clarification please do not hesitate to contact me.Ple

18、ase give me a call on 2874722 if you have any questions. 5. Writing differently to how we speak 书面表述和口语书面表述和口语表达大相径庭表达大相径庭 “我会这么说，但我不能这么写。我会这么说，但我不能这么写。” “你应该怎么说就怎么写。你应该怎么说就怎么写。” 今天的写作就应该像是在交谈一样。应在文书的写作中融入一些自己的想法、个性和情感。 设想读信人就做在你的对面。要是发现所写的句子并不符合自己平时的说话方式，那就立刻进行修改。 As spoken this morning Thank you f

19、or your call this morning. Appreciate if you could help to process this claim at your earliest. Please process this claim soon. Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us. I hope you will take few minutes to complete this survey for us. 6. Commas instead of full stops 该该用句号却用逗号用句号却用逗号 该该用句号的地方用逗号是一个常见的错误。用句号的地方用逗号是一个常见的错误。 Thanks for your email, it was good to hear from you. Thank