9-Word-2010邮件合并PPT课件

1、2021/7/241Word Word 之邮件合并之邮件合并 在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重复工作，提高效率，复工作，提高效率，WordWord提供了邮件合并功能。提供了邮件合并功能。2021/7/242邮件合并定义邮件合并定义 所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另信息创建为一份文档，再把不同的信息

2、创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。性不一致的一系列文档。2021/7/243邮件合并相关概念邮件合并相关概念主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同相同的文档。数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。主文档（相同部分）数据源（不同部分）合并文档（结果）2021/7/244邮件合并通常包含以下四个步骤邮件合并通常包含以下四个步骤: :2021/7/245建立建立数据

3、源数据源主文档中主文档中插入插入合并域合并域新建新建打开打开主文档主文档数据合并数据合并到主文档到主文档内容不变内容不变的的共同文本共同文本存放存放可变的数据可变的数据相当于变量名相当于变量名,指指示在何处插入何示在何处插入何项数据项数据2021/7/246任务22 宏的使用 宏是一系列计算机指令的集合。如果在Word中需要反复执行某任务，可以使用宏自动完成。 2021/7/247相关知识与技能如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。任务任务22

4、22 宏的使用宏的使用2021/7/2481. 创建宏创建宏 可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。编辑器中输入代码来创建宏。 2. 运行宏运行宏 工具工具宏宏查看宏，选择宏名，单击查看宏，选择宏名，单击“运行运行” 定义的快捷键定义的快捷键视图视图宏宏录制宏录制宏输入宏名输入宏名指定保存位置指定保存位置设置快捷键设置快捷键录制：录制：执行要包含在执行要包含在宏中的操作宏中的操作录制时的录制时的光标形状光标形状视图视图宏宏“停止录制停止录制”相关知识与技能相关知识与技能任务22 宏的

5、使用2021/7/249任务任务2323 目录的制作目录的制作任务描述 本任务通过案例介绍自动生成目录和索引的方法。案例：为文档“普通高等学校学生管理规定.doc”生成目录。2021/7/2410相关知识与技能手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的，而且弊端很多。例如，更改文档的标题内容后，需要再次更改目录或索引。因此，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。 任务任务2323 目录的制作目录的制作2021/7/2411 对各级标题设置“标题1、2”样式 确定安放“目录”的位置（插入点） 插入目录：“引用”选项卡“目录”功能组“目录”列表选择“插入目录” “目录

6、”对话框“目录”选项卡按要求设置“格式”，“确定”后插入目录。 目录修改和更新 “更新目录”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作2021/7/2412图3-65 “目录”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作2021/7/2413图3-69 “修改样式”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作2021/7/24141.1 1.1 创建与编辑主文档创建与编辑主文档（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文此文档为档为主文档主文档)。（2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。（3）选择“邮件” “邮件与信函”“邮件合并”项（如图1-1所示）。2021/7/24151.2 1.

7、2 创建或打开数据源创建或打开数据源1、新建立数据源2021/7/2416图1-3 “创建新数据源”对话框 2021/7/24172 2、打开数据源、打开数据源如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如Word表格文件、Excel数据文件或者Access数据文件。2021/7/24183选取数据源2021/7/24194 4、编辑邮件合并收件人、编辑邮件合并收件人2021/7/24201.3 1.3 插入合并域插入合并域方法一：在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮。插入的合并域自动用号括起来（图1-6所示）。方法二：对点右边对话框中的“其他项目”。2

8、021/7/24213.8.4邮件合并工具栏邮件合并工具栏单击单击【视图视图】|【工具栏工具栏】|【邮件合并邮件合并】命令，打开命令，打开【邮件合并邮件合并】工具栏工具栏打开数据源打开数据源插入域插入域查看合并数据查看合并数据合并到新文档合并到新文档2021/7/24221.4 1.4 将数据合并到主文档将数据合并到主文档方法一：点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。方法二：完成合并。2021/7/2423图1-10 邮件合并结果（第1页） 2021/7/2424请大家完成任务请大家完成任务 打开主文档：打开主文档：邀请函主文档邀请函主文档.doc.doc 操作方法：操作方法： 查看文件：查看文件：邀请函的制件过程邀请函的制件过程.doc.docu 样版文件：样版文件：邀请函邀请函做好的样板做好的样板.doc.doc252021/7/24252021-12-10修改样式修改样式 操作命令：