会议流程组织会议

1、会议流程（组织会议）作者: 日期:会议、培训安排与流程本准则适用于一般性的会议和培训，各业务部门的常规性会议或 者培训参照此准则执行。一、相应规格基木原则公司所有部门会议、培训活动的安排，以相应规格安排会议场地, 保证会议活动的顺利进行。二、会议计划1. 各部门应于每月20日对下月即将举行的会议、培训班、说明会 等，拟定会议计划工作表（附件1）交办公室，由办公室汇总信息、 整理各部门的会议计划，统一协调安排制定会议日程工作表。2. 办公室根据筹办会议部门的具体要求，在会议拟定日期的前一 周制定会议安排（附件2）明确会议地点、人员安排、日程安排， 呈报各相关部门经理审核同意后予以实施。3. 各部

2、门可根据会议具体操作流程（附件3）来确定行事历、制 定详细的会议计划。对于具体筹备事项可依据会议筹备计划（附件 4）来明确分工、完成时间及负责人等。三、会议安排1. 为达到会议预期的目的，由办公室统一负责估算活动费用、场 地确定、会议安排流程、安排参会人员食宿等。根据公司相关规定， 在核定人均标准后予以安排。会议组织机构负责签报申请、场地的布 置，汇总实际支出、报销等。2. 会议期间临时需求可经办公室经理同意后由需求部门及时解决, 会议结束后统一报销。3. 办公室通过调研的形式选择3-5家酒店，会议中心，签订长期 合作协议，根据会议的规格不同，来选择与其规格相应的酒店、会议中 心。4. 原则上

3、由办公室统一协调安排分公司各部门的常规会议及培训 活动，各部门不可擅自安排，对不在当月会议计划内，临时会议活动的 安排，需填写会议安排（附件2）并注明紧急安排原因及具体要求， 须经总经理同意后，办公室根据实际情况了以安排。附件1:会议计划工作表部门：*年*月制表人：时间会期会议性质及要求参会人数备注部门经理签字：附件2：会议安排申请人：部门：具体时间：参会人数：地点：会议内容及具体安排：部门领导签字：办公室意见：公司领导意见：备注：附件3：会议具体操作流程一、会前确定会议主题与议题一确定会议名称一确定会议规模与规格一明确会议组织机构一明确会议所需设备和工具一确定会议时间与会期一确定与会者名单一

4、选择会议地点一安排会议议程和日程一制发会议通知一安排食住行一准备会议文件材料一制作会议证件一指定会议经费预算方案一布置会场一会场检查1、会议筹备确定行事历会议筹备计划（附件4）；2、召开筹备会议，成立项目小组，明确分工、完成时间及负责人；3、编制预算；4、确定沟通频率和时间。二、会中报到及接待工作一组织签到一做好会议记录一做好会议值班保卫工作一会议信息工作一编写会议简报或快报一做好会议保密工作一做好后勤保障工作1、会场大厅提前安排礼仪人员，协调并引领参会人员；2、准备茶歇，包括新鲜水果、咖啡、饮料、茶点、纸巾、茶杯等；3、安排会议合影，提前摆放座位，有专人拍照和组织；4、如住宿和会场在不同处，

5、须提前告知或安排相关人员带领前往。5、再次确认参加领导名单，通知到场时间，注意接送安排；6、如有需要领导参与的环节须再次沟通并在现场安排人提醒。三、会后安排与会人员离开二撰写会议纪要一会议的宣传报道一会议文书的立卷 归档一催办与反馈工作一会议总结1、根据FI程安排的信息安排车辆和送行人员；2、各种设备的清点，归还、退房，检查有无遗漏物品；3、清点所剩会议资料，注意保密及销毁；4、各种音像、照片、文字资料的整理及存档、撰写会议新闻稿；5、确认发生费用、收集发票，列出报销项目明细，做分摊表，由相应部 门承担具体费用；6、会议筹备组人员认真总结会议的成功和不足，为以后会议提供宝贵经 验。附件4：会议

6、筹备计划功能事项说明完成时间负责人场 地选定酒店根据会议级别确定对应的酒店星级尽量提前选定会场根据会议人数和会议性质确定尽量提前酒店布置摆放横幅、欢迎牌、鲜花、水果等入住前1夭会场布置摆放会议资料、桌牌、鲜花、茶杯、矿泉水、茶歇桌 背景板、欢迎牌，指引牌、横幅、纸笔等会议前1天文 案会议方案 及流程各项具体内容的时间安排会议前1周会议通 知、报备下发会议通知，抄送相关人员会议前1周会议资料 准备会议资料打印、装订或印刷、发言稿、主持稿活动方 案及其他文字材料，如欢迎词、祝酒词等会议前1周会议指南 设计制作会议指南需要提前放入酒店房间或会场，欢迎牌、欢 迎卡、横幅、背景板、桌牌等会议前1天接待房

7、间安排 及布置提供房间号列表，提前办理入住手续，领取房卡，摆 放欢迎卡、会议指南、会议材料、鲜花、水果、礼品入住前车辆安排安排符合要求的车辆并做好调度、以及接送和人员安 排会议期间餐饮安排预定会议餐饮，中餐可安排自助餐或简餐，正式晚宴 需确定名单并制作桌牌会议前1天采 购各类物品购买鲜花、水果、食品、饮料、药品、电池、办公用 品等各类物品会议前1天礼品选择适合的礼品会议前1周设备电脑及投 影仪安装并调试，确保会议期间的正常使用会议前1小 时其他设备如需要其他设备，提前安装并调试，确保正常使用活动前1小 时预算编制预算根据各项费用标准编制预算会议前准备款项准备需预付款项和一定数量的应急现金费用支出前提示：1. 因领导行程易变动，接待组所提供的信息要确保及时更新和准确， 因此类信息关系到活动方案、接机、食宿、采购等一系列环节，筹备 组人员及相关负责人须人手一份，发生临时变动时要及时通知各小组 负责人和相关人员；2. 会务组提前入住酒店时，应携带电脑、打卬机、空白桌牌、白纸、 订书机等办公设备和用品，确保发生意外时可及时修改或置换（如时间 地点变动，