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文档简介
1、接待工作管理制度第一章 总则第一条 为树立公司的良好形象,扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序,特制定本制度。第二条 接待工作的原则是:热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。第三条 本制度适用于公司较大活动、会议和业务往来等接待工作。第二章 管理职责第四条 行政部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。第五条 行政部负责人审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用,报总经理审批。第六条 公司各部门负责本部门的接待工作;每月统计接待情况报行政部登记备案;同时应完成公司安排的各项接待任务。第三章 类型与标准第七
2、条 本办法所指接待对象,按来访事由不同,主要分成以下几种类型:(一)公务来访1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作;2、合作单位来公司洽谈工作事宜;3、 有合作意向的投资单位、金融机构来公司考察;4、 重要客户参观考察。(二)参观来访l、各级党政机关领导来公司视察工作;2、各地机关、企事业单位来公司参观考察;3、主要客户参观考察。(三)会议活动来访应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。(四)其他来访客人。第八条 按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同,分为重要来宾和一般来宾。第九条 招待原则和标准:(一)参观接待根据需要安排招待用餐。公务来访招待餐标按每人10
3、0 - 130元,会议和参观来访招待餐标按每人80 - 100元,其他来访客人来访招待餐标按每人60 - 80元。接待用酒分别为二、三、三档位的酒水。(二)住宿标准:1、一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间;2、公司领导出面接待的外地重要来宾住宿,由行政部根据领导授意安排。第十条 用车标准:(一)一般公务来访,根据情况需安排用车的,由行政部统一调度;(二)列入计划的重要来宾来访用车,公司应优先予以保证,车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。第十一条 接待规格:重要来宾由董事长或总经理出面接待会晤;其他来宾根据情况由相关人员接待。第四章 计划与准备第十二条 行政部在接到公司
4、领导通知或单位重要来访预约时,应做书面登记。对重要来宾接待,须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划,排出日程安排表,报总经理审定后及时通知相关部门和领导;对一般来宾酌情安排业务对口部门接待。第十三条 公司各部门在接到重要来访预约后,须填写接待申请单报行政部,并协助拟定接待计划。需公司领导出面、行政部协调的重要接待一般应提前2天告知行政部;对时间紧迫的临时重要接待任务,可先在电话中请示,并经总经理同意,在完成接待后补办手续。第十四条 重要来访接待计划应载明以下内容:(一)接待类别:公务来访、参观、参加会议或其他。(二)来宾基本情况l、来访单位名称、领导姓名、职务等;2、来访具体时间、人数,当地
5、陪同来访的领导和人数;3、来访的目的和要求;4、在本地停留的天数。(三)具体接待安排l、明确主要接待的部门,相关配合的部门,接待人员分工及职责,出面接待的领导和陪同人员;2、参观线路或洽谈、举行活动的场所;3、费用预算。第十五条 重要接待计划还应考虑以下内容:(一)是否安排车辆接送;(二)是否需要会场布置,包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等;(三)是否制作欢迎牌、指示牌;(四)是否安排礼仪;(五)是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿;(六)是否安排摄影摄像;(七)是否需要准备公司宣传资料;(八)是否宴请,包括宴请时间、地点、参加人员、标准;(九)是否安排住宿,是否在房内放置鲜花
6、水果;(十)是否安排游览、购物、娱乐;(十一)是否需要赠送礼品;(十二)其它需要说明的事项。第十六条 对重要参观来访,主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施,确保环境清洁,欢迎牌的设置和内容正确,摄像机、照相机电源充足。第十七条 对重要公务来访或会议来访,主要接待部门应根据计划和来宾要求,提前预订好来宾下榻的宾馆:根据计划预订宴请的酒店:依据所定用餐标准,安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料;根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目:定制的礼品要保证质量。第十八条 对大型会议或活动的来访接待,主办部门应事先准备公司简介等相关资料;
7、检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施;安排礼仪人员,准备签到册、名片盒等。第十九条 行政部按接待人数调度安排接待所需车辆,并留有余地;须保证车辆清洁,安全性能良好;公司车辆应服从行政部的统一调度。第五章 行为规范第二十条 接待礼仪:(一)仪表:面容清洁,衣着得体;(二)举止:稳重端庄,从容大方;(三)言语:语气温和,礼貌文雅;(四)态度:诚恳热情,不卑不亢。第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口或车站机场;接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序;接受名片时,要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中;过走廊时,通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸
8、右手示意,并说“这边请”;进电梯时要让客人先进,先出;客人落座后,要以双手奉茶,先客人,再主人,先领导,后同事;送客时根据身份确定规格,若送至大门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。第二十二条 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密;接待中既要熟练介绍公司情况,又要注意内外有别,严守本公司机密;对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。第二十三条 接待中应厉行节约,精打细算,不摆阔气,不讲排场,不奢侈浪费。第六章接待费用与信息反馈第二十四条 公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内,按财务报销流程报总经理审批。第二十五条 接待人员应及时撰写重要来访信息稿交行政部:将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有关部门
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