接待工作管理制度6页

1、接待工作管理制度第一章 总则第一条 为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本制度。第二条 接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。第三条 本制度适用于公司较大活动、会议和业务往来等接待工作。第二章 管理职责第四条 行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。第五条 行政部负责人审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报总经理审批。第六条 公司各部门负责本部门的接待工作；每月统计接待情况报行政部登记备案；同时应完成公司安排的各项接待任务。第三章 类型与标准第七

2、条 本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以下几种类型：（一）公务来访1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；2、合作单位来公司洽谈工作事宜；3、 有合作意向的投资单位、金融机构来公司考察；4、 重要客户参观考察。（二）参观来访l、各级党政机关领导来公司视察工作；2、各地机关、企事业单位来公司参观考察；3、主要客户参观考察。（三）会议活动来访应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。（四）其他来访客人。第八条 按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾。第九条 招待原则和标准：（一）参观接待根据需要安排招待用餐。公务来访招待餐标按每人10

3、0 - 130元，会议和参观来访招待餐标按每人80 - 100元，其他来访客人来访招待餐标按每人60 - 80元。接待用酒分别为二、三、三档位的酒水。（二）住宿标准：1、一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间；2、公司领导出面接待的外地重要来宾住宿，由行政部根据领导授意安排。第十条 用车标准：（一）一般公务来访，根据情况需安排用车的，由行政部统一调度；（二）列入计划的重要来宾来访用车，公司应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。第十一条 接待规格：重要来宾由董事长或总经理出面接待会晤；其他来宾根据情况由相关人员接待。第四章 计划与准备第十二条 行政部在接到公司

4、领导通知或单位重要来访预约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待。第十三条 公司各部门在接到重要来访预约后，须填写接待申请单报行政部，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、行政部协调的重要接待一般应提前2天告知行政部；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。第十四条 重要来访接待计划应载明以下内容：（一）接待类别：公务来访、参观、参加会议或其他。（二）来宾基本情况l、来访单位名称、领导姓名、职务等；2、来访具体时间、人数，当地

5、陪同来访的领导和人数；3、来访的目的和要求；4、在本地停留的天数。（三）具体接待安排l、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；2、参观线路或洽谈、举行活动的场所；3、费用预算。第十五条 重要接待计划还应考虑以下内容：（一）是否安排车辆接送；（二）是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等；（三）是否制作欢迎牌、指示牌；（四）是否安排礼仪；（五）是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿；（六）是否安排摄影摄像；（七）是否需要准备公司宣传资料；（八）是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准；（九）是否安排住宿，是否在房内放置鲜花

6、水果；（十）是否安排游览、购物、娱乐；（十一）是否需要赠送礼品；（十二）其它需要说明的事项。第十六条 对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施，确保环境清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足。第十七条 对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆：根据计划预订宴请的酒店：依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目：定制的礼品要保证质量。第十八条 对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；

7、检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。第十九条 行政部按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从行政部的统一调度。第五章 行为规范第二十条 接待礼仪：（一）仪表：面容清洁，衣着得体；（二）举止：稳重端庄，从容大方；（三）言语：语气温和，礼貌文雅；（四）态度：诚恳热情，不卑不亢。第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸

8、右手示意，并说“这边请”；进电梯时要让客人先进，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。第二十二条 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本公司机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。第二十三条 接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。第六章接待费用与信息反馈第二十四条 公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内，按财务报销流程报总经理审批。第二十五条 接待人员应及时撰写重要来访信息稿交行政部：将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门