国际贸易实务外贸函电

1、什么是外贸英语函电？什么是外贸英语函电？ 在国际商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函信函和电讯文书电讯文书。电讯文书电讯文书 电报Telegram 电传Telex 传真Fax 电子邮件E-mail 商洽函 询问函 答复函 请求函 告知函 联系函信函类型信函类型Form and Structure of Business Letters Parts of a Business Letter Forms of a Business Letter Parts of a Business Letter 信件组成部分1. Essential Parts 必要部分1. The le

2、tterhead 信头2. The date line 日期3. The inside name and address 收信人名称地址4. The salutation 称呼5. The body of the letter 信文6. The complimentary close 结尾敬语7. The signature 落款2. Optional Parts 附加部分8. The attention line 具体收信人9. The subject line 事由10. The reference notation 案号11. The enclosure 附件12. The carbon

3、 copy notation 抄送13. The postscript 附言1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref.2. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C.

4、3, England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for o

5、ur aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai

6、Branch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.信头信头日期日期收信人名收信人名称地址称地址称呼称呼信文信文结尾敬语结尾敬语落款落款具体收信人具体收信人事由事由附件附件抄送抄送附言附言1、信头、信头 the letterhead 发信人发信人的名称、地址、邮编、电的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、电子信箱等联系话号码、传真号码、电子信箱等联系方式；方式； 发信日期（发信日期（Date） 信函编号（信函编号（Reference Number）China Nati

7、onal Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajiehBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref.Your Ref.先名称后地址先名称后地址 英语：地址先小后大英语：地址先小后大 中文：地址先大后小中文：地址先大后小中化江苏进出口公司中化江苏进出口公司江苏国际商务大厦江苏国际商务大厦中国江苏省南京市中华路中国江苏省南京市中华路50号，号，210001 Jiangsu Impo

8、rt and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 单位名称单位名称门牌号门牌号大楼名称大楼名称街道街道邮编邮编(在在国家之前国家之前)城市城市国家国家英文地址格式英文地址格式Building No.StreetDistrict/CityState/provincePost code-Country次序：从小到大次序：从小到大 用汉语拼音直译; 一个地名只大写第一个字母 例如：“山东青岛”Qing Dao, Shan Dong Qi

9、ngdao, Shandong 可用缩写:Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue中国地名的翻译规范日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右美式日期举例日期日期信头收信人名称地址英式日期举例OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A

10、 18 November, 20- Dear Sir or Madam, 日期日期收信人名称地址称呼信头写法：美式：月-日-年英式：日-月-年注意注意“月份月份”最好用文字，如：最好用文字，如：2015.4.7 7th April, 2014 April 7th , 2014 7 April, 2014 April 7, 2014避免用数字，如避免用数字，如24/10/2014封内地址封内地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址 一般列于信笺的左上方，一般列于信笺的左上方，信头之下空信头之下空2行处行处1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Im

11、p & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref.2. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products 5.We thank you for y

12、our enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest th

13、at you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai Branch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,0

14、00.收信人名收信人名称地址称地址称呼 位置：必须齐头 如果不知道对方的姓名：对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士：Dear Madam, 或Ladies: 如果知道对方的姓名：Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack, 词首字母全大写，用逗号词首字母全大写，用逗号Gentlemen或或Ladies后用冒后用冒号号结尾敬语 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 如果不知道对方名字：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours, 如果知道对方名字：You

15、rs sincerely, 或 Sincerely ,第二个单词小写，第二个单词小写，结尾用逗号或不用结尾用逗号或不用标点符号标点符号称呼与结尾敬语的对应关系Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithfully yours Standard and formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr. Malone

16、 Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other 建议使用建议使用落款Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinat

17、or For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L. Van LindeL. Van Linde L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 结尾敬语结尾敬语手写签名手写签名打印签名打印签名职务职务公司名称公司名称经办人经办人如收信人为某公司，而发信人要求该公司某特定人收阅和经办，则可写上Attention (缩写缩写为为Attn.)： 位置：位置： 1. 收信人名称地址之下收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加一般要加下划线下划线 例例 1. Attentio

18、n: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith Pacific Marine Insurance Company643 Powell St.San Francisco, Ca. 94108Attention：Mr. H. S. Kennedy例例4、事由、事由信函主题信函主题 位置：位置： 1.称呼和正文之间称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线要加下划线 例例 1. Re: Your Order No.463 2. Subj

19、ect: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904正文正文 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至少有三行正文，不可没有正文而只有一个签名。 第一页最后一行的右边写上to be continuedto be continued。第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者单位、页数和日期，如： xxx Company, xxx Company, 2 2 March 24, 2009 March 24, 20098、附件、附件签名落款之下，左对齐签名落款之下，左对齐Enc./Encl. Enc./Encl. 复数形式复数形式EnclsEncls

20、【例】Encls：1. Annual Report 2 copies2. Bill of Lading3. commercial invoicesEnclosure n. 封入之物; 附件 There are several enclosures in the envelope. 信封内装有几份附件。【区别区别】 attachment 电子邮件的附件 enclosure 书面信件的附件，同放在信封里 appendix 书末的附录 抄送（抄送（Carbon Copy） 位置：位置： 附件之下，附件之下，左对齐左对齐 表示该信件表示该信件同时抄送给同时抄送给他人他人 【例例】 C.C/ cc ：M

21、r Smith cc to：Mr Smith Copy to: Mr Smith Copies to: Mr Smith抄送 位置： 附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy,收信人不知收信人不知道被抄送，只出道被抄送，只出现在发给被抄送现在发给被抄送人的信件里人的信件里附言附言（Postscript /P.S.） 用于补写要叙述的事情 一般地说，正式信件最好少用或不用。 可用来强调或提醒一些信中特

22、别重要的内容 信封书写英文信封格式 发信人（发信人（Sender）左上或背面左上或背面 收信人（收信人（Receiver）信封右下信封右下格式格式1 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China P&G Company 24 Madison Avenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 发信人发信人Sender收信人收信人（Receiver）Addressing Envel

23、opesReturn AddressStampAddressRemarksRemarks（备注）（备注）:1.Private 私人信 2.Confidential机密信 3.Registered 挂号邮件 4.Express快递邮件 5.Ordinary Mail平信 6.Immediate (Urgent)急件 7.Printed Matter印刷品 8.Sample样品格式格式2 Stamp P&G Company 24 Madison Avenue Columbus, OH 43004 U.S.A. 收信人收信人（Receiver）正正 面面英文信封格式英文信封格式2China

24、National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China 发信人发信人（Sender）背背 面面 缩进式：收信人名称地址逐行右缩缩进式：收信人名称地址逐行右缩 齐头式：收信人名称地址左端对齐齐头式：收信人名称地址左端对齐收信人名称地址的两种格式：齐头式举例齐头式举例 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples

25、Republic of China P&G Company 24MadisonAvenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 收信人名称地址：左端对齐左端对齐写信人名称地址缩进式举例缩进式举例 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China P&G Company 24MadisonAvenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 写信

26、人名称地址收信人名称地址：逐行右缩逐行右缩转交转交Mr. President ObamaKindness of/in care of/C.O.Kindness of/in care of/C.O. Mr. Bush 由由Mr. Bush 转交给转交给Mr. President Obama最终收信人转交人转交人职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪45 邮件主题邮件主题1邮件称呼与问候邮件称呼与问候2邮件正文邮件正文3电子邮件礼仪电子邮件礼仪邮件附件邮件附件4邮件结尾签名邮件结尾签名5邮件回复技巧邮件回复技巧6正确使用邮件的发送、抄送、密送正确使用邮件的发送、抄送、密送7 邮件主题邮件主题1电子邮件礼

27、仪电子邮件礼仪邮件主题-SUBJEUT 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要用才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。47标题的拟定原则邮件称呼与问候邮件称呼与问候2电子邮件礼仪电子邮件礼仪1 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度、恰当地

28、称呼收件者，拿捏好尺度对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要把性别搞清楚不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用“Dear XXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、ALL以上总结：以上总结： A A：称谓称谓+ +礼貌用语礼貌用语 如：如：xxxxxx（名字），您好！（名字），您好！ B: B: 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+ +职位职位 + +礼貌用语礼貌用语 如：如：X X经理经理/XXX/XXX经理经理（姓氏（姓氏/ /姓名姓名+ +职位），您好！职位），您好！ C: XXX C: XXX先生

29、（女士），您好先生（女士），您好！ 2 2、EmailEmail结尾最结尾最好要有客套语好要有客套语例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！50邮件正文邮件正文3电子邮件礼仪电子邮件礼仪 Email Email 正文要简明扼要，行文通顺正文要简明扼要，行文通顺 注意注意Email Email 的论述语气的论述语气 Email Email正文多，可用正文多，可用12341234之类列表，清晰明确之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息合理提示重要信

30、息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻（笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择字体：字体大小一般选择10121012号字，宋体，黑色。号字，宋体，黑色。 张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销

31、售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？53邮件附件邮件附件4电子邮件礼仪电子邮件礼仪如果邮件带附件，如果邮件带附件，应在正文里面提示收件人查看附件应在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名4 45 56 6正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）正文中应对附件内容做

32、简要说明（特别注意是带多个附件时）附件数目不宜超过附件数目不宜超过4个个，数目较多时应打包压缩成一个文件，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送55邮件结尾签名邮件结尾签名5电子邮件礼仪电子邮件礼仪签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。设置多个签名档，灵活调用。简体、繁体或英文，以免成出现乱码；字号一般应选择比正文字体小一些。57邮件回复技巧邮件回复技巧6

33、电子邮件礼仪电子邮件礼仪及时回复及时回复EmailEmail进行针对性回复进行针对性回复回复不少于回复不少于1010个字个字不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼要区分要区分ReplyReply和和Reply AllReply All（区分单独回复和回复全体）（区分单独回复和回复全体）59正确使用邮件的发送、抄送、密送正确使用邮件的发送、抄送、密送7电子邮件礼仪电子邮件礼仪正确使用发送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并响应是要受理并响应邮件邮件知会邮件事项知会邮件事项,没没义务回复义务回复,可以发可以发表意见表意见。在在To的人不知道的人不知道的情况下的

34、情况下,收到邮收到邮件的人件的人注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息无任何内容提要只有一个附件不可一句话讲述完毕不可一句话讲述完毕无论多长的内容；无论多长的内容；应将其分点陈述应将其分点陈述署名过于简单署名过于简单无须将此附件发送全公司无须将此附件发送全公司邮件无标题邮件无标题详见附件却无附件详见附件却无附件发送范围个人或某部门发送全体同仁1、检查发送地址的准确性2、确认是否需群发该信件1、确认标题是否书写2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息

35、1、确认是否需带附件2、确认所带附件是否正 确，以免误导接收人正确的邮件书写布局正确的邮件书写布局1、需有合适的称谓及问候语、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件、需本着与人沟通协调的语气书写邮件3、内容需简明扼要、内容需简明扼要4、内容需条理清晰、内容需条理清晰邮件内容邮件内容Memo备忘录Definition of Memo A memo (short for memorandum) is an internal letter that an executive might send to another within a particular companyCom

36、pany LogoMemorandum备忘录备忘录 备忘录是用于同一机构内部人员或群体之间备忘录是用于同一机构内部人员或群体之间交换信息的一种文书。主管人员可通过这种内部交换信息的一种文书。主管人员可通过这种内部交流把消息或要求层层下达到下属人员处。也可交流把消息或要求层层下达到下属人员处。也可用于部门之间平行交流。用于部门之间平行交流。 Company Logomemos are: almost always used within an organization.short and to-the-pointDifferences: Memos and Letters less formal

37、 than business lettersCompany Logomemos have: no salutationno complimentary closingno signature at the bottom of the memoDifferences: Memos and Letters Company Logo D e a r M s. G re e n : . . . . . . S in c e re ly y o u rs, J J a am m e es s W Wa an ng g J a m e s W a n g E n c lo su re S a lu ta

38、tio n C o m p lim e n ta ry c lo s in g S ig n itu re E n c lo s u re B o d y o f th e b u s in e s s le tte r Formats of MemosThe top line of a memo usually says “Memo” or “Memorandum” and the company logo or letterhead frequently goes above this, as shown in the picture. Sarara Chemicals, Inc. Mem

39、o Date: To: From: Subject: （Text of the memo） The Order of the Heading Part: Memorandum Date: (double-spaced) To: (double-spaced) From: (double-spaced) Subject: (double-spaced) . (single-spaced) . (single-spaced) . The order of these items may infrequently vary. Text of the memo Memorandum To: (doub

40、le-spaced) From: (double-spaced) Date: (double-spaced) Subject: (double-spaced) . (single-spaced) . (single-spaced) . The order of these items may infrequently vary. Text of the memo Body: brief message about a single topic the body usually has three parts, written in a deductive approach 1. why mem

41、o is being written 2. information conveyed 3. suggested future action The format of a business memointerchangeableCompany LogoTo:From:Date:Subject:Date:To:From:Subject:Company Logo注意要点注意要点 Guidelines u备忘一切文字靠左边开始写；备忘一切文字靠左边开始写；u正文与主题相隔两行开始写；正文与主题相隔两行开始写；u备忘录不写称呼；备忘录不写称呼；u象象Sincerely or Best regards

42、等问候语不必于备等问候语不必于备忘中出现；忘中出现；u如备忘长度超过一页，第二页开头要重复出现开头中如备忘长度超过一页，第二页开头要重复出现开头中“To” 一行一行, 日期日期, 主题等并注上相应的页码主题等并注上相应的页码. TO: readers names & job titles Correct name & job titles Courtesy titles are not necessary but make sure you Spell everyones name properly Dont use informal nickname E.g.: To：Mr.

43、 John Smith，Sales Manager Heading FROM: your name and job title Handwrite your name & put your job title after your name E.g.: From: John Smith, General Manager DATE: Month (spelled out), Day, YearSubject : Summarize the main idea1. Required2. Brief, specific and concise3. Do not use whole sente

44、nce4. Omit articlesE.g.: Budget Meeting June 3, 10 a.m.Promotion of Staff Vacation ScheduleHeading TO: All EmployeesFROM: Robert MendesDATE: March 26, 2010SUBJECT: Retirement Planning SeriesTO: All EmployeesFROM: Robert Mendes, Benefits ManagerDATE: March 26, 2010SUBJECT: Retirement Planning Series

45、on May 8, 2004Effective memoIneffective memoExercise in classTry your head Company LogoBody of the memoOpening segment(开场部分）开场部分）1. the reason for the correspondence;2. the recipient can get an overview of the memo by reading the first segment only.E.g.u I am writing to inform you ofu In response of

46、 your request, I am writing to provide you with recommendations onu The purpose of this memo is tou This memo provides information aboutCompany LogoBody of the memoDiscussion segment:u facts and figures, separated into paragraphs, each dealing with a particular theme; points are logically presented.

47、u 描述背景情况、任务、问题：描述背景情况、任务、问题： 就重点进行更多的说明。根就重点进行更多的说明。根据备忘录的目的：可以解释为什么有这些变化（背景情据备忘录的目的：可以解释为什么有这些变化（背景情况），或者知道同事如何行动（任务），况），或者知道同事如何行动（任务）， 或详细说明本备或详细说明本备忘录要提出的问题（问题）。忘录要提出的问题（问题）。Company LogoClosing segment: uan action statement, requiring action from recipient, or informing action to take.Company LogoFormat Memorandum titleTo : Ms Iris Anderson, Trust Officer From : Sam Jones, Payroll Accounting Date : 23 October 2009Subject : Request f