2020年某大型机床配件销售公司的面向流程ERP系统设计案例

1、（企业管理案例） 某大型机 床配件销售 X 公司的面向 流程 ERP 系统设计案例某大型机床配件厂是壹家从供货厂家购进重型数控立卧式车床、深孔钻镗床、铁路车床、轧 辊车床等机床配件， 然后向修理部门或者使用单位出售， XX 公司有配件 8000 多种， 每天平 均 60 笔的交易，营业额达 20 万元左右，所有的业务均用手工处理。于前些年这家 XX 公司 的运营销售情况壹向均不错 ,而且业务运行的均很好， 但随着现代科学技术的发展和全球经济 的壹体化 ,计算机网络和应用技术于经济管理方面的应用越来越广泛。由于该 XX 公司是壹个大型的机床配件销售 XX 公司，XX 公司市场的竞争的压力 越来越

2、大，再加上 XX 公司业务量增长了近壹倍，交易量多，交易额也大，而且 业务有进壹步增长的趋势，传统的手工操作已经不能适应新的经济形势，于现代 科学技术日益发达，特别是信息技术和计算机科学技术的突飞猛进的发展的情况 下，许多企业均充分利用计算机技术来提高生产质量和管理效率。如果企业步跟 上这个步伐，很有可能会被淘汰掉。于社会竞争日益激烈的今天，效率已成为关 系到 XX 公司竞争力高低的关键因素。为了更好地利用现代信息技术的成果，提 高 XX 公司的工作效率和业务水平，增强企业的竞争能力，要想于激烈的竞争环 境中求的生存，发展，就必需提高企业的工作效率，基于当下的计算机技术已经 相当成熟，决定开发

3、信息系统且应用 ERP，而购买关联的设备的成本也不是很高， 而其带来效益是不可低估的。我们对现行的系统进行了调查研究，对其中存于的问题进行了初步的了解， 且对新系统要解决的问题有了大概的认识，于对现行系统分析的基础上，我们对 新系统于技术、经济可行性也进行了研究。调查结果表明，新系统的开发是非常 必要的而且是可行的。现行系统的不足主要体当下： （ 1）XX 公司的销售业务工作量大，要处理的数据 非常多，单据很烦杂。需要大量的工作人员操作处理。然而于手工模式下的工作人员的工作劳动强度高，效率低，出错的机率大，不但增加工作人员的工作量， 而且处理的速度慢。（2）对于各个部门的业务工作，部门之间涉及

4、的单据传输复 杂，增加了工作量和工作人员的工作力度，也不利于 XX 公司整体工作效率的提 高。（3）人员冗杂，增加 XX 公司的开支。（4 ）系统的适应能力低，对突发的事 件不能做出有效的处理，比如 XX 公司于销售旺季节的时候，基于上面的不足， XX 公司有可能应付不过来而错失了很多的商机。 （5）XX 公司的销售资料多，不 利于平时的查找和整理， 也不容易保存。（6 ）由于 XX 公司的事务采用人工操作， 经常出现错误是难免的， 这样会带来额外的工作量， 影响了 XX 公司的工作效率， 也有可能影响到运营情况。 （ 7）于决策支持方面，决策者大均根据自己的管理经 验和少量的 XX 公司过往

5、销售情况来进行决策，缺少可靠有效的信息作为决策的 后盾，增加了企业的运营风险度。不利于企业的长远发展战略。针对现行系统存于的壹些问题，需进行对销售系统的自动化开发工作，销售 管理系统是通过使用计算机对 XX 公司的销售、采购等工作进行管理的系统，销 售管理系统以信息技术为手段，以提高 XX 公司的工作质量、工作效率和节省人 力物力资源为目标，利用先进的计算机硬件设备，对 XX 公司的会计、采购等业 务进行计算机管理、控制。同时我们对实施 ERP 的可行性也进行了研究：技术 可行性。鉴于当今计算机技术越来越成熟，应用领域方面也越来越广泛，很多大 中型企事业单位均采取了电脑技术处理壹些纷繁复杂的事

6、务，均取得了非常好效 果，因此能够，另壹方面，新开发的系统事基于高效能的计算机，完善的数据库 作为存取数据 .更新和维护作用，考虑到安全性，各个子系统均配备壹台服务器， 分别存储各个子系统的数据资源，各个子系统之间联系均有壹定限制，以加强系 统的安全性。对于这壹项技术，于当前计算机技术相当普遍的情况下，对这壹技 术要求且不高，也不难实现，因此，开发此系统于技术方面是可行的。经济可 行性。当下的计算机技术发展的非常迅速，技术也日益成熟，购买高性能的计算 机也且不昂贵，而且相对越系统开发后的高效作业带来的丰厚利润来说，这些支 出非常值得的，而且新系统的技术成本不高，厂家有能力承担开发系统的费用，

7、新系统于软件方面将采用 linux 操作系统作为服务器， 因为此操作系统比较稳定， 不容易出现问题，而且于安全性方面也很好，价格方面也比较便宜，客户端使用 widnows 操作系统，这是考虑到 windows 操作系统友好的用户界面，易于操作 性，不需对工作人员任进行专门的培训就可很快地学会使用， 使用 mysql 数据库 系统作为数据存储、更新和维护之用。电脑采购方面，由于当下的电子计算机技 术已经相当成熟，电脑硬件价格且不昂贵。因此，开发此系统于经济方面是可行 的。管理的可行性分析。由于开发的新系统是基于 windows 操作系统，界面 友好，非常易于操作，管理人员且不需要非常专业的软件知

8、识，只需要接受简单 的上机培训就能熟练操作，另外由于使用系统管理软件，这使得整个 XX 公司的 业务作业流程简单，简化了许多复杂的程序，使 XX 公司的整个作业运行易于管 理。下面采用面向流程的设计方法进行 ERP 系统设计，这是壹种以实现流程优化和信 息集成为核心的、适合快速定制开发的 ERP 系统设计思想 .这种设计思想是面向 业务流程的 ,不同于传统 MIS 系统面向部门职能的设计思想 .首先把 ERP 系统设计 区分为原理层设计和技术层设计俩个层次 ,然后从业务流程设计、 数据模型设计和 技术架构设计三个方面论述了原理层设计的基本思想。 ERP 系统和传统 MIS 系统 的主要区别是

9、ERP 系统的基本功能是业务流程白动化， 是以流程优化和跨部门信 息集成为主要特征的信息系统。 基于这壹考虑本文提出壹种面向流程的 ERP 系统 设计思想，这里技术架构是围绕实现业务流程的需要来选取的，而不是于某种技 术架构下设计如何实现各种管理职能。 业务流程是指壹组横跨职能部门输送产出的、相互关联的活动。业务流程设计的 基本任务是为即将实施的 ERP 系统设计出高效的、符合内控要求的壹组业务流 程。为此就需要对现行业务流程进行分析，于此基础上结合 ERP 系统的集成化、 面向供应链的管理思想和信息技术手段的运用，设计满足企业管理偏要和未来业 务发展的新的业务流程。 所以，业务流程设计壹般分

10、为现行业务流程描述 （A 壹 Is） 和目标业务流程设计二个本阶段。 ERP 系统设计的重点是目标业务流程设计。为 了防止“先人为主”的不良形响现行业务运行模式可能成为影响目标业务渡程 设计的框框 ），同时也是为了简化现行业务描述， 现行业务魂程描述的最终文档应 是岗位说明和流程描述俩类分析文档 （单据作为附件 ），传统 MIS 系统分析中的其 他分析文档 （如数据流图和数据字典 ）均能够省略。岗位说明文档应当逐个岗位写 出分析文档， 应包括岗位设 t、业务范围、业务描述 （框图和文字结合 ）、名词解释、 单证样张等几部分内容。流程描述文档每个业务流程壹份，应当包括墓本政策、 流程说明 （详细

11、的业务流程图及其说明 ）、名词术语等几部分内容。流程设计包括 沈程的识别、分析和描述。业务流程的识别目前没有壹个统壹公认的识别方法， 只有壹个壹般通行的规则， 即通过事件的结果逆行识别。 作者认为 .流程的识别除 了“结果逆行“外，仍应考虑企业的行业和管理特点，从结果和流向俩个方面识 别流程。业务流程通常可区分为基本业务流程、辅助业务流程和特殊业务流程三大类。基 本业务流程是指那些直接和外部客户或供应商关联的或者跨职能部门的业务流 程;辅助业务流程是指那些不直接和外部客户或供应商关联的或者不跨职能的系 列活动，且这些业务流程均是为基本业务流程服务的 .是为了确保基本业务的正常开展而设置的 ;特

12、殊业务流程是指那些极少发生的或者需要特别处理的业务流程， 这类流程反映企业特有的管理活动， 是围绕完成基本业务流程而设置的 .是通常需 要对商品化 ER，进行二次开发才能实现的业务流程。流程分析是指针对识别出 来的业务流程，明确流程设计的目标，分析这些流程涉及的岗位和单据，识别流 程关键控制点，评价流程的效率。流程描述是决定流程的描述方法，即用什么方 法、什么图形化符合描述业务流程。业务流程的描述方法很多，常见的有基于 UML 的系统模型描述法 （Activity 框图 ）、框图描述法、文字描述法、数学模塑描 述法 （矩阵、过程代数 ）。流程描迷的原则应是简单易谧、完整细致。流程设计以 业务流

13、程图为核心 .但仅有这种流程描述文档仍是不够的。 由于业务流程图中涉及 大盆的各类单据和各种岗位，为了进壹步细化业务流程图且检查流程设计的合理 性，仍需要编写详细描述流程涉及的各类单据的“单据格式“文档和各种岗位的 “肖位说明”文档。单据格式文档应当逐个单据说明其作用、样式、联次、打印 方式等。岗位说明文档应当逐个岗位说明其岗位设 t.职贵范围、 业务描述等事项。 所以，目标业务流程设计的最终文档应包括流程描述、岗位说明和单据格式三类 设计文档。业务流程设计的结果是流程描述、岗位说明和单据格式三类文档。这 三类文档只是从整休上描述了 ERP 系统的业务功能但仍没有说明如何实现信息 集成和流程控

14、制的功能，这就摇要围绕业务流程进行数据模型设计和技术架构设 计。只有完成了这些原理层设计，才能把设计任务转交软件技术人员维续设计系 统。通过分析，建设了 ERP 系统的总体框架，如下图所示：催货单采购子系统延时发货通知单已购货清单会计子系统发货情况表销售 子系 统意见反馈转帐信息进壹步对各子系统进行说明： （1）销售子系统：接受顾客的订货，检验订单，将不合格的订单退回给顾客， 检验过程中使用计算机查阅库存记录。对可订货订单填写备货单通知仓库发货， 当接收到发货子系统进货通知后，修改销售记录，将已处理的缺货订单存入数据 库中。月末的时候，要整理销售数据，写销售报表给经理。进行市场调查，及时 对市

15、场进行预测，制定每年的营销决策。对顾客反映回来的信息进行处理，完善 服务和内部的管理。且且，建立顾客的档案，方便 XX 公司进行经销商的选择和 做出对经销商的优惠政策。编写业务员管理手册和考核制度，招聘业务员，进行 业务员的培训。（2）仓库子系统：仓库对新采购来的配件进行分类登记入库，同时接收销售部 的备货通知，提取库存现有的数据进行比较，符合发货标准，则准许发货，否则 给出再订货通知給采购部要求其迅速订货，补充库存。仓库的实时监控功能实时 的对现有库存进行核算，且决策是否要求再订货。于满足备货的条件后，开发货 单給发货组。当收到进货通知单和新购入的配件后，要登帐和上架。（3）发货子系统：对仓

16、库送来的配件进行包装，且将发货单发货单交给会计室 算帐，且打印壹份发货单随同配件壹起托运或送货到户。于运输方面，充分考虑 到运输费用的问题， 因此会采取关联的方案，选择最优的运输路径，以减少运输费用。（4）会计子系统：本子系统负责对整个销售系统的财务处理，壹方面联系销售 子系统负责客户部分的销售处理，进行销售帐的登记，而另壹方面则联系采购子 系统负责供货厂家部分的购货处理，进行购货帐的登记，最后对销售帐和购货帐 进行收支统计，将收支报表送往经理室做决策使用。此外本子系统和银行有频繁 的业务往来 （5）采购子系统：根据供货厂家的目录和销售办公室、仓库提供的缺货清单， 向有关的厂家发购货订单， 收

17、到厂家发来的机床配件和催款单后， 验收机床配件， 登记后传输给库房，且将催款单发给办公室。另外，填写进货通知单送销售办公 室。新系统主张采购前的信息获取，充分收集市场信息后对供货厂家进行信誉度 的评估，借此选出符合采购要求的厂家来制订采购计划， 而信誉度是定时更新的， 因为壹个厂家不可能没有它改进后的地方，用信誉度来衡量只是壹个尺度，也能 够借此提高本系统进货的质量，为顾客提供更优质的服务。通过对新系统的开发，实现销售的有关的部门工作的计算机化，提高关键业务环节的处 理速度和规范化程度和提高效率， 且对有关的工作进行集成和重组， 通过网络系统加强本 XX 公司的和外部环境的业务联系，提高业务水平，进而全面提高工作效率和质量，更好地为顾 客服务，新的销售管理系统的应用能够大幅度地提高销售工作的效率和质量，这主要表当下 以下的主要几个方面：提高工作效率 ,于此之前的 XX 公司的业务处理效率低，容易出错，对 突发事件处理不够及时，但应用了新的系统后，采取联机处理，工作人员能够于电脑上处理 大部分的工作，而不需要于各个办公室之间来往传输单据等工作，可减少工作人，节省开支 , 降低工作人员地工作量和工作强度，壹些手工工作方式无法实现的功能或难以实现的功能均 变得