浅谈新农保档案管理工作

1、    浅谈新农保档案管理工作    李永红摘 要：近年来，随着我国经济的快速发展，人们对于养老等社会公共产品的使用和要求也越来越高。在这一背景下，新农保作为一种覆盖面广、适应人群多样的养老保险被大力推广。但由于参加新农保的人员较多，使得新农保档案管理工作具有较大的困难。目前我国很多地方对于新农保的档案还没有形成一套行之有效的管理方案，使得档案管理存在较多问题，提高针对新农保的档案管理水平就具有重要意义。在这一背景下，笔者提出了本课题的研究。关键词：新农保;档案管理;信息新农保政策也使档案管理工作进入一种新常态，迫使档案工作者开创新思维。新农保档案管理工

2、作如何更好的开展是新形势下面临的新课题，既给档案管理工作带来新的源泉，使档案管理获得新的发展机遇，同时也改变了传统的档案管理模式，激发档案管理寻求更多、更广、更适宜新农保的档案管理新模式。1 建立完善的档案管理体系完善基础设施体系，保障社保档案安全。社保档案管理是一项持续性、基础性的工作，必然要将其纳入社会保险经办能力和社保工作体系中之中，进行综合安排和考量。市县级社保经办机构必须要设置符合标准要求的专用库房，确保达到防火、防盗、防尘、防潮等要求;根据不同功能将办公、存储、查阅进行分类设置，确保各类档案间有效隔离;配备充足的档案框架及其它保管器具，确保其符合国家相关规定标准;按照“六配套”标准

3、，在档案库内设置除温机、空调、灭火器、消毒灭菌机、温湿度计、吸尘器等，以便于满足日常管理需求;根据办公需求，购置扫描仪、复印机、计算机、光盘刻录机等，用于对档案进行归档与存储，防止出现原始档案丢失问题，不断优化现有的保管环境。随着大数据体系不断发展完善，要积极引入网络化、数字化管理模式，建设完善的档案目录数据库，尽最大努力完善社保档案数据库，通过构建对应查询系统进行有效检索，不断提升社保工作信息化建设水平。2 科学整合新农保档案资源依据大数据优势提升档案信息管理绩效，确保其向系统化、结构化、智慧化方向转化，档案部门必须要掌握必要的信息管理技术，以便于建设数字化电子档案，进一步提升新农保档案管理

4、及整合能力。2.1 加强新农保档案数据化管理一是强化“存量数字化”管理模式。确保所有档案管理均能够实现稳定录入，确保原始数据的真实性和权威性。由于农村保险原始数据大多都是以纸质文档存在，因而必须要利用专门时间持续录入和保存，以延长数据存储时间，提各项管理效率。在进行数据查询时，可以不必动用原件，只需要利用搜索引擎进行检索即可，延长原始文档的保存周期。二是完成“增量电子化”目标。档案库要确保所有次级文档进行电子化收录，以便于能够与现有的档案管理系统对接，直接对新农保原始档案进行保护。数据库直接接收电子版本的档案，对其进行数据归档、整理、分析，以便于进行数据优化与决策。随着大量的政务平台出现，新农

5、保档案需求对接部门、系统、数据极为多元，需要以时不我待的精神做好后续工作。2.2 优化资源结构新农保档案资源呈现出碎片化、底层化特征，各种档案数据大多存储于“数据孤岛”中，如何连通这些孤立的数据库，将海量的档案资源归集优化，确保发挥档案资源综合效益，则需要各个不同的管理部门进行合作。一是构建标准化数据库。要为所有关联部门设计相同标准数据库，以确保数据录入后自动归集。二是与保险、医疗等行建立实时互动，确保新生成资源数据化。三是与数据开发部门合作，确保档案管理部门与技术、人才方面的交流合作，运用更强的技术、利用专业技术机构进行档案资源优化。档案管理部门还要学会依托云计算等载体，对新农保资源进行融合

6、，确保形成“中国档案云”，不仅能够自动合并同类档案，还能够确保所有档案自动归集，节省大量的整理时间，相关组织和个人只需要做好维护工作即可。2.3 规范传播途径和流程随着网络传播进入“多屏时代”，传统的信息传播模式已经发生根本性的改变，无论从传播渠道还是传播速度都是以往任何一个时代无法比拟的。为确保档案服务能够与时代发展相匹配，必须要对其检查模式、种类、接口等进行优化，依托“云服务”构建远程服务体系，从而为新农保档案提供新的应用模式。所谓的云服务是指依托网络数据空间以易扩展、易存储、易检索方式构建服务体系，是一种基于互联网服务使用、增加及交互模式，在互联网服务基础上提供动态扩展服务，确保档案资源

7、集成化、虚拟化、智慧化。档案云服务是指以“云计算”为建设基础，以云存储资源为保障，依托云平台将分散檔案信息集中起来形成功能强大的服务云，利用云平台的低成本、高安全、易扩展等特征，不断提升新农保档案资源管理实效。国家构建的“中国档案云”是一个开放、完善、多元的共享数据系统，依托云技术发展优势，建立覆盖全国的信息服务体系和专业化检索平台，面向全国拥有权限的机构组织提供“一站式”服务。3 提高新农保档案管理人员素养加强档案干部队伍建设。各地区各部门各单位要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件，不断提高档案干部队伍素

8、质;为档案部门配备坚强有力的领导班子;关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。要用中国特色社会主义理论体系武装档案干部头脑，鼓励他们埋头苦干、乐于奉献、锐意进取;建立科学的引才育才机制，引进和培养档案专业人才;积极运用远程教育开展档案干部继续教育，让广大档案干部接受专业培训，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。增强管理意识，加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员水平。各地应根据具体情况定期举行档案业务及管理培训，使管理人员熟悉相关档案管理工作的法律及规章制度，增强档案管理人员的业务及管理水平;定期组织档案管理人员培训，确保他们能够掌握最新的档案管理模式及方法，提升服务管理能力;增强档案管理人员的创新意识，除能够对既有的数据系统进行维护，还会主动发现数据中的倾向性问题，定期向管理部门提供报告，以便于各级领导进行有效决策。4 结论新农保档案管理是一项较为复杂的管理类型，加上近年来新参保人员的数量不断增加，信息化建设和网络化管理都对档案管理造成了较大的冲击，要想全面的了解档案管理中所存在的问题具有较大的困难。由于本文笔者调研时间和精力有限，不能全面准确的分析当前在新农保档案管理中存在的问题，使得本文的调研结果显得相对薄弱。在后续的研究过程中，笔者将进一步深入的进行调研，深入、充分、全面的了解当前新农保档案管