国家行政机关公文格式 (2)ppt课件

1、国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 是公司现行公文格式规范是公司现行公文格式规范化的根底规那么。化的根底规那么。 主要内容：公文纸张要主要内容：公文纸张要求、印制要求、公文中各要求、印制要求、公文中各要素陈列顺序和标识规那么。素陈列顺序和标识规那么。 由于公文位置比较特殊，一方面要保证外观严肃、严肃，另一方面更要思索要经常运用，而且要作为档案长期保管，因此国标对公文用纸类型和技术目的作了明确规定。 1.技术目的：运用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。 2.公文用纸幅面尺寸： 规定公文用纸

2、类型：A4型纸。 尺寸：210mm297mm。3 3、公文页边与版心尺寸、公文页边与版心尺寸 同时，对公文页边与版心尺寸也做了同时，对公文页边与版心尺寸也做了规定规定公文用纸天头公文用纸天头( (上白边上白边) )为：为：37mm37mm1mm 1mm 公文用纸订口公文用纸订口( (左白边左白边) )为：为：28mm28mm1mm1mm。 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm156mm225mm(225mm(不含页不含页码码) )版版心心37mm28mm 1、制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸规范，版心不斜，误差不超越1mm。 2、印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超越2mm

3、。黑色油墨应到达色谱所标BL100%，红色油墨应到达色谱所标Y80%，M80%。墨要实、均匀；字面不花、不白、不能有断划。 如今的打印设备和印刷设备都比较先进，都可以到达要求。 3、装订要求 公文应左侧装订，不能掉页。包本公文的封面与书芯不能零落，后背要平整、不空。两页页码之间误差不超越4mm。 装订方式:骑马订、平订。 订位:为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的间隔为3mm5mm； 1/41/43mm5mm 在学习各要素标识规那么之前，先了解两个定义： 1.字word标识公文横向间隔的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 2.行line标识公文纵向间隔的长

4、度单位。本规范以3号字高度加3号字高度7/8倍的间隔为一基准行。 *字、行主要是用于描画每个要素的详细位置*一基准行一基准行 公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。 一眉首部分一眉首部分 眉首指红色反线及以上要素。包括份数序号、等级、眉首指红色反线及以上要素。包括份数序号、等级、严密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。严密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。眉眉首首 1.公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。 规定：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 公文份数序号公文份数序号 了解公文的印制份数以及分发的范围和对象。假设

5、了解公文的印制份数以及分发的范围和对象。假设文件需求收回保管或销毁的时候，我们可以对照份数序文件需求收回保管或销毁的时候，我们可以对照份数序号看能否有脱漏或丧失。号看能否有脱漏或丧失。 并不是一切的公文都需求编制份数序号。规定是带并不是一切的公文都需求编制份数序号。规定是带密的公文必需编制。非密文件，假设发文机关以为有必密的公文必需编制。非密文件，假设发文机关以为有必要，也可以编制。要，也可以编制。 2.等级 假设公文涉及国家，必需标识密级。 根据涉密程度可分别标识： 绝密、 对企业来说主要是商业： 油商密、油商密，油商密 标识方法：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

6、3. 3.严密期限严密期限 标识方法标识方法: :用用3 3号黑体字，顶格标识在版心右号黑体字，顶格标识在版心右上角第上角第1 1行，密级和严密期限之间用行，密级和严密期限之间用“隔开。隔开。前标密级，后标严密期限。一年，即密级前标密级，后标严密期限。一年，即密级是，严密期限一年，一年后即可解密。是，严密期限一年，一年后即可解密。 绝密绝密30年，年，20年，年，10年。年。 4. 紧急程度 假设是紧急公文,可根据紧急程度分别标注:“特急、“急件字样。 标识方法：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 如需同时标识秘级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。 5.发

7、文机关标识 即人们通常所称的“红头。 标识方法：由发文机关全称或规范化简称后加“文件2字组成；对一些特定的公文可以不加文件二字。全称全称+ +文件文件规范化简称规范化简称+ +文件文件 发文机关标识字体引荐运用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原那么自定，但普通不应大于22mm15mm高宽。 结合行文:主办机关称号在前，文件二字置于发文机关称号右侧，上下居中排布. 25mm80mm平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm25mm。对于上行文中的请示，发文机关标识上边缘至版心上边缘为对于上行文中的请示，发文机关标识上边缘

8、至版心上边缘为80mm80mm。 80mm指点指示区域指点指示区域 6.发文字号 发文字号由三部分组成。发文机关代字年份序号。 年份用阿拉伯数码标识全称，用六角括号“括入；不能运用或 ，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第字。 例： 发文机关代字 年份 序号 吐哈油工研字202119号 字体是字体是3 3号仿宋体字，在发文机关标识下空两行，居中号仿宋体字，在发文机关标识下空两行，居中排布；发文字号距红色反线排布；发文字号距红色反线4mm4mm。30mm 7. 7.签发人签发人 上行文必需标识签发人。上行文普通是需求上级单位上行文必需标识签发人。上行文普通是需求上级单位批复或指示的请示件，

9、标识签发人姓名一是表达公文的严批复或指示的请示件，标识签发人姓名一是表达公文的严肃肃, ,也便于机关联络和查询。签发人普通为单位主要指点。也便于机关联络和查询。签发人普通为单位主要指点。 签发人平行陈列于发文字号右侧。发文字号居左空签发人平行陈列于发文字号右侧。发文字号居左空1 1字，签发人姓名居右空字，签发人姓名居右空1 1字；签发人三个字用字；签发人三个字用3 3号仿宋体号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后签发人姓名要用字，后标全角冒号，冒号后签发人姓名要用3 3号楷体字。号楷体字。3 3号楷体字号楷体字 假设是结合上行文,需标识多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行

10、起按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，与红色反线的间隔4mm。 二主体部分二主体部分 主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。 标题位置在红色反线下空标题位置在红色反线下空2 2行行的位置，字体用的位置，字体用2 2号小标宋体，可号小标宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完好，陈列对称，间要做到词意完好，陈列对称，间距恰当。人名、地名、词组不能距恰当。人名、地名、词组不能分割成两

11、行分割成两行, ,以免产生异义。以免产生异义。空空2 2行行 1.公文标题公文标题 2.主送机关 主送机关是公文的主要受理机关。可以用全称、规范化简称或是统称。 (各单位-统称 中国石油吐哈油田公司-规范化简称) 在文件标题下空1行，左侧顶格，字体设置是3号仿宋体字，回行时要顶格；最后一个主送机关称号后标全角冒号。 假设主送机关称号过多，或者是假设主送机关称号过多，或者是“决议、决议、“通报通报两类公文，按惯例主送机关称号都会移到版记位置，两类公文，按惯例主送机关称号都会移到版记位置，详细在主题词之下详细在主题词之下,抄送之上，标识方法同抄送。抄送之上，标识方法同抄送。 正文字体是正文字体是3

12、 3号仿号仿宋体字。文中如有小宋体字。文中如有小标题可用标题可用3 3号小标宋体号小标宋体字或黑体字。字或黑体字。 普通每面排普通每面排2222行，行，每行排每行排2828个字。个字。小标题小标题3.3.正正 文文 假设正文中交叉一些图表、名单、规定等内容，会隔假设正文中交叉一些图表、名单、规定等内容，会隔断公文前后意思的联络，不方便阅读。这种情况我们普通断公文前后意思的联络，不方便阅读。这种情况我们普通都会用附件单独表述。都会用附件单独表述。 附件是正文的一部分，与正文具有同等效能。附件是正文的一部分，与正文具有同等效能。 4. 4.附附 件件 标识方法：在正文下空标识方法：在正文下空1行左

13、空行左空2字，用字，用3号仿号仿宋体字标识宋体字标识“附件两字，后标全角冒号和附件称号。附件两字，后标全角冒号和附件称号。如有多个附件，要用阿拉伯数字编序号，留意：序如有多个附件，要用阿拉伯数字编序号，留意：序号后加圆点。附件称号后不加标点符号。号后加圆点。附件称号后不加标点符号。 下空下空1 1行行 附件应与公文正文一同装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件2字，有序号时标识序号；附件的序号和称号前后标识应一致；如附件与公文正文不能一同装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 吐哈油字202112号附件1 5.成文日期 成文日期就是公文的落款日期，是公

14、文生效的时间，普通为指点签发的时间，假设是结合行文以最后签发人的签发日期为准。 规定：成文日期要用汉字将年、月、日标全；“零写为“； 如：二九年六月二日 1. 1.单一机关发文：单一机关发文： 标识方法：只标识成文日期，不落单位称号，成标识方法：只标识成文日期，不落单位称号，成文日期右空文日期右空4 4字；印章加盖在日期上之后，印章上边缘字；印章加盖在日期上之后，印章上边缘应与正文的间隔应在应与正文的间隔应在1 1行之内，防止变造公文。行之内，防止变造公文。 端正、居中，下压成文日期。详细的加盖方式视印端正、居中，下压成文日期。详细的加盖方式视印章的实践情况来定。章的实践情况来定。6.6.公文

15、生效标识公文生效标识 ： 当印章下弧有文字时，当印章下弧有文字时，采用中套方式，采用中套方式， 即印章中心线压在成文日期上。即印章中心线压在成文日期上。 当印章下弧无文字时，当印章下弧无文字时，采用下套方式，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；即仅以下弧压在成文日期上； 两种印章加盖方式两种印章加盖方式:下套方式下套方式中套方式中套方式 2.两个单位结合行文 加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。印章加盖方式只能采用同一种，保证印章陈列整齐、美观。两印章之间不能相交或相切，相距不能超越3mm.空空7字字空空7字字 3. 3.当结合行文需加盖

16、当结合行文需加盖3 3个个以上印章时：以上印章时： 为防止出现空白印章。要为防止出现空白印章。要求一切发文单位都要落单位求一切发文单位都要落单位称号，印章要盖在单位称号称号，印章要盖在单位称号上。主办机关印章在前，每上。主办机关印章在前，每排最多排排最多排3 3个印章，两端不得个印章，两端不得超出版心；最后一排假设是超出版心；最后一排假设是一个或两个印章，要居中排一个或两个印章，要居中排布；在最后一排印章之下右布；在最后一排印章之下右空空2 2字的位置标识成文时间字的位置标识成文时间 。空两个字空两个字 加盖印章的时候，还有一种特殊情况要阐明: 当公文排好版后，假设剩余空白容不下印章位置的时候

17、，我们要调整行距、字距，必需使印章与正文同处一面，为防止变造公文。不能采取标识此页无正文的方法。 7.附注 附注普通是阐明公文的发放范围、运用时需留意的事项等等，如“此件发至县团级、 “此件可见报等。还有上报文件必需以附注的方式注明联络人和联络。 标识方法：用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 下空下空1 1行行集团公司规定：上报公文附注标识在成文日期下空一行处。集团公司规定：上报公文附注标识在成文日期下空一行处。 三版记部分 版记指主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。 版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，宽度于版心的宽度一样156mm)。 1

18、. 1.主题词主题词 主题词是概括公文内容的词组，主要用于公文检索查询。主题词是概括公文内容的词组，主要用于公文检索查询。 标识规那么：标识规那么：“主题词三字用主题词三字用3 3号黑体字，居左顶格标识，号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词词目用后标全角冒号；主题词词目用3 3号小标宋体字；词目之间要空号小标宋体字；词目之间要空1 1字。字。 2.抄送机关 抄送机关是除主送机关外需求执行或是知晓公文的其他机关，标识的时候该当运用全称、规范化简称或是统称。 标识方法：在主题词的下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识，“抄送后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对

19、齐内对齐；最后一个抄送机关后标句号。 3.印发机关和印发日期 印发机关是公文印制的主管部门。 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；左空1字，字体是3号仿宋字。 印发日期与印发机关是在同一行，右空1字，用阿拉伯数码标识。印发日期以公文付印的日期为准，要与成文日期区分开。 4.版记的位置 版记应置于公文最后一面; 版记的最后一个要素置于最后一行。 电子文件的版记要求必需在偶数页。页 码 页码外侧设置，即：单页在右，双页在左。印成双面纸制文件便于阅读。 用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页

20、码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 左下角左下角左上角左上角表头表头 公文如需附横排A4表格，应将页码放在横表的左侧，单页码在表的左下角，双页码在表的左上角。 装订:单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。保证延续的表格可以依次顺序向下看,不用反复颠倒。 公文如需附公文如需附A3A3表格，且表格，且A3A3表格是公文的最后一页时，表格是公文的最后一页时，封三、封四应为空白，将封三、封四应为空白，将A3A3表格贴在封三前，不应贴在表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页文件最后一页( (封四封四) )上。上。 所谓公文的特定格式是所谓公文的特定格式是相对于前面我们所讲的通常相对于前

21、面我们所讲的通常意义上的文件格式而言的，意义上的文件格式而言的，主要有信函格式、命令令主要有信函格式、命令令格式和会议纪要格式。这些格式和会议纪要格式。这些公文格式有其特定的作用，公文格式有其特定的作用，与通常的公文格式印制的公与通常的公文格式印制的公文作用和效能是一样的，只文作用和效能是一样的，只是表现方式有所不同。是表现方式有所不同。 1.信函格式 是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于回答、解释或阐明某详细事项。 30mm20mm 发文机关称号上边缘距上页边发文机关称号上边缘距上页边的间隔为的间隔为30mm30mm，发文机关标识引荐，发文机关标识引荐用小标宋体字，字号由发文机关自用

22、小标宋体字，字号由发文机关自定；发文机关全称下定；发文机关全称下4mm4mm处为一条处为一条武文线武文线( (上粗下细上粗下细) )；距下页边；距下页边20mm20mm处为一条文武线处为一条文武线( (上细下粗上细下粗) )，两条，两条线长均为线长均为170mm170mm。正文每行居中排。正文每行居中排2828个字，首页不显示页码。发文机个字，首页不显示页码。发文机关称号及双线均印红色。关称号及双线均印红色。信函格式信函格式 信函格式公文各要素标信函格式公文各要素标识规那么：发文字号置于武识规那么：发文字号置于武文线下文线下1行版心右边缘顶格行版心右边缘顶格标识。如需标识等级或紧急标识。如需标识等级或紧急程度，置于武文线下程度，置于武文线下1行版行版心左边缘顶格标识。公文标心左边缘顶格标识。公文标题在发文字号下空题在