采购文件材料归档管理规定

1、采购文件材料归档指南采购文件材料，是指学校在采购货物、工程及服务活动过程屮直接形成的，具有 保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。归档是指对文件材 料的收集、整理、移交等工作。一、采购部门的归档职责采购招标中心应在下达采购计划时，同时下达归档任务。确保采购文件材料的齐 全完整、真实有效。采购招标中心、设备处、后勤处，应将采购文件材料的归档工作列入工作计划和 议事日程，制定有效措施控制货物、工程及服务采购管理文件材料的形成与归档，应 明确1位负责人分管归档管理，设1名至3名兼职档案管理人员，负责相关采购文件 材料的收集、积累、整理和归档工作。按照国家有关政策和本规定的要求，做

2、好设备 类采购文件材料的口常收集、积累、整理、归档工作，以及按时向档案馆移交应归档 的材料，并作为对其进行考核的内容之一。二、釆购文件材料归档范围（一）政府采购类文件材料1、用户申购表；2、政府采购申报表；3、招标文件确认函；4、招标文件；5、招标文件澄清、 补充函（如有）：6、开标评标表格及评标报告（装订成册）；7、开标结果确认函；8、开标结果通 知；9、中标单位投标文件；10、采购合同；11、项目验收申请及验收报告；12、进口论证材料（如 有）；13大型仪器论证材料（如有）；14质疑答复及投诉处理（如有）；15、其他相关釆购材料（二）协议采购类文件材料1、用户申购表；2、采购合同；3、项目

3、验收申请及验收报告；4、其他相关采购材料（三）校内采购类文件材料1、用户中购表；2、招标文件阅处单及附件；3、招标文件；4、招标文件发放签 收表；5、招标文件澄清、补充函（如有）；6、投标文件递交签收表；7、开标评标表 格及记录（评委签名）；8、中标单位投标文件；9、采购合同；10.项目验收申请及验 收报告；11、其他相关材料。三、采购文件材料质量审核采购招标中心、设备处、后勤处兼职档案管理人员，应按以下要求进行归档文件形成质量进行审核：1、归档文件材料应确保齐全完整，如有缺漏材料的情况应做说明。2、归档文件应是原件，一般情况下复印件、传真件不能归档。特殊情况可以复印 件归档，但要在复卬件上加

4、盖公章，并注明此件与原件相符。3、归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、fi期。4、归档文件材料应耐久、易读。应使用黑色墨水，不得使用普通圆珠笔、各色铅 笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。四、采购文件材料整理要求采购招标中心、设备处、后勤处兼职档案管理人员应在档案馆的指导下，按照科 学技术档案案卷构成的一般要求gb/t11822-2000及本规定的要求，进行文件材料的 规范化整理工作。1、分类组卷按大型设备文件材料、政府采购文件材料和协议采购材料进行分类，以项目为单 位分别进行日常登记、积累、组卷工作，到档案馆领取统一的案卷盒，材料要及时放 入卷盒，按类积累保存。2、卷内

5、文件的排列设备处、后勤处兼职档案管理人员，应遵循文件材料的形成规律，做好归档文件 的组卷工作，保持案卷内文件材料的系统联系，便于档案的保管和利用。卷内文件按 问题、时间或重要程度排列。3、文件材料的鉴定采购文件的鉴定，主要对文件的完整性、准确性、密级、保管期限等进行审查。 保管期限按重大、重要和一般定为永久、长期、短期。4、移交目录的编制兼职档案管理人员应认真做好各类文件材料移交(接收)表(excel)的录入, 各类移交接收表格式见附件，对归档材料的齐全完整、质量等情况，对不符合质量要 求的情况，应在“备注”栏做好记录。5、案卷的装订货物、工程及服务项目采购材料应按案卷进行整理，除去普通的书钉

6、，用不锈钢 钉进行装订，不可损坏文件材料，保持文件的原貌，做到整齐美观，方便利用。6、电子文件的整理采购文件材料中凡有电子版文件的，应与纸质材料一同归档，电子文件的存储格 式应按照电子文件归档与管理规范（gb/t188942002）的规定执行，并刻录成光盘 1式3份，与纸质文件一同向档案馆移交。案卷盒背脊标签、档号、备考表的填写和制作；目录数据的系统整理、档案目录 的制作、归档数据的审核统计等由档案馆完成。四、归档时间第十条 采购文件材料应在次年的4月份之前，向档案馆移交归档。归档前应认 真做好实体和目录的核对等移交准备工作，并提前3天向档案馆预约归档。五、归档审查及移交接收（-）采购招标中心的归档审核及移交接收1、采购招标中心应按照归档时间的要求，及时将整理完毕的材料向档案馆归档。2、兼职档案管理员归档前，应提前3天将电子版移交（接收）表发至档案馆。（二）档案馆归档审查及验收档案馆应在设备处移交材料之前，参与