费用(公差)管理制度

1、株洲依纯商贸有限公司 人事财务制度 保密+费用（公差）管理制度总 则为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。本制度暂时用于株洲依纯商贸有限综合管理部及本地部门，公司设在外地的店铺或部门皆适用于该制度。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法（相关解释见第八章）。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。本制度执行基本原则，制度凡无明示则禁止，需申请批准后执行。第一章 业务招待费第一条、 招待费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等。职能部门的招待费采用预算管

2、理和行政管理相结合的方法；经营业务部门的招待费实行预算管理和额度管理相结合的方法。第二条、 招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写业务招待费用申请表（见附表一）向直接上级提出本次费用计划（特殊情况可事后补办，务必当时电话说明原委），单次费用金额100元必须采用书面申请，申请内容包括事由参加人数发生次数预计金额。第三条、招待费报销须附业务招待费申请表，无此表财务作退回补办相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时报销。第四条、如有高一级别管理人员参加，须有最高一级管理人员作为报销人。第二章 办公费第四条、 办公费是指公司内各部门的托运费、寄存费、办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑

3、配件、易耗材料等的购置费用。办公费实行额度管理与预算管理。第五条、 公司办公费用涉及物品由人事人事行政部（托运费、寄存费等由部门预算和管理）在预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。第六条、 人事人事行政部由行政主管对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写采购申购单（见附表六）报人事人事行政部审核，并经执行总经理/财务经理审批后进行采购。第七条、 人事行政部应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。第八条、 人事行政部建立领用大金额办公物品登记薄，做好办公用品的管理工作。第九条、 严禁公司内部各部门自行采购有关办公用品，否则，

4、由此发生的费用，将不予报销。第三章 通讯费第十条、 通讯费（含网络、邮寄费）是指公司内各部门和相关人员安装、使用电话、宽带所支出的费用（包括：电脑维护费用）。第四章 差旅费第十一条、 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：株洲市区、株洲地区、湖南省内出差。差旅费实行行政管理。第十二条、 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表二）。1、长途交通费营销总监级以下人员未经执行总经理/财务经理批准，擅自乘坐动车的费用，按其级别所对应的标准报销，超额自理。2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓，夜间连续行走超过8个小时方可乘坐硬卧。

5、特殊情况下，经执行总经理/财务经理书面批准，凭票据报销80%，否则凭票据只能报销50%费用。3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的70%执行，出差人员中有异性的，可单独按标准报销。4、出差期间内报经授权营销总监或副总经理批准业务招待费开支或异地市内的士费支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴，一概不予以报销。5、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办部门通知和培训合约确定。7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补

6、贴标准由公司另行规定，不适用本办法。8、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。第十三条、 省内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报出差申请表（见附表三），因特殊原因未能事前申请的，务必电话说明；并于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的出差申请表，财务部不予借款和报销。第十九条、 省内长期出差实参照公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法，报执行总经理/财务经理审批后，报财务部备案。第十四条、 出差借款程序：1、各类出差人员需借款者，在填报出差申请表同时填报借款单（注明累计

7、借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。2、出差后的各类发票、单据、收据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附于费用报销单，其中：业务招待费填写业务招待费申请表，长途交通费、住宿费填写差旅费报销单，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在差旅费报销单的其他栏中，并入差旅费报销。差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。3、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。

8、4、新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报执行总经理审批。第五章 交通费第十五条、 交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、过路过桥费、等及市内发生的出租车费、公交车费等，发货（取货）运输费归为交通费，交通费实行预算管理、行政管理相结合的原则。第十六条、 车辆燃油费实行预购加油卡管理，未经执行总经理签批（附文字说明）的现金加油发票，财务不予以报销受理。第十七条、 车辆管理、使用部门应于加油卡金额使用完毕时（再次购买前）报各部门使用情况及折算使用金额，财务部据此分摊费用。第十八条、 市内交通费按实报销，原则上以公交车

9、，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向营销总监提出申请，批准后方可乘坐。坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因起讫地点，不写明两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。第七章 三项经费第十九条、 三项经费是指员工福利费、培训经费、文娱活动经费。第二十条、 福利费，员工餐费按薪酬管理制度执行，其它福利费按人事管理制度执行。员工因本市区内出差未能返回公司，不分职务级别，本公司员工餐费标准：10元/人，凭发票或收据（必须盖章）报销。第二十一条、培训经费，实行预算管理及行政管理。1、 按公司规定，为在职员工提供相应的学习和培训机会；由此产生的相关费用，可据实报销，如管理人

10、员集中外委培训，会计后续学习、进修等。2、 购买部门工作专用的法律、法规书籍、营销理论和营销基础理论；购买网络学习课程受用于本职岗位技能提升的培训等其它事项，由部门申请，需经执行总经理批准后报销。第二十二条、 文娱活动经费，另作规定。第八章 费用管理方法及报销程序第二十三条、 公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。1、预算管理是指:各职能部门、业务部门事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额500元的大额财产购置、办公设备维护和修理、店面装修，需另单独预算申请），财务部统一报执行总经理或财务经理批准后，确定部门下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报

11、销或另行处理。2、额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。3、行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向人事行政部提出本次费用计划，经人事行政部同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。管理方法：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：办公费、托运费、寄存费、所有部门的电话费。管理方法：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：职能部门的招待费、所有部门的差旅费、其他相对变动费用。管理方法：除此之外的相对固定费用采用预算管理。4、其他变动费用其他变动费用项目是：交通费、车辆燃油费、会务费、装修费、除电话费外的

12、其他通讯费。5、相对固定费用除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。第二十四条、 具体实施按如下办理：1、预算管理1）目前公司对所有费用按月预算，每月25日前，各职能、经营部门向财务部提交下月的费用预算表，审批核准后的预算在月底前发回各部门。2） 各职能部门、各经营部门未能在规定时间内提交费用预算表，则该部门的费用报支顺延一个月。3）实际发生费用超过预算的，由各部门说明情况后报执行总经理或财务经理批示。2、额度管理 根据销售额确定额度的费用项目是招待费。招待费超额度本期内不予报销。根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。根据员工人数确定额

13、度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。3、 行政管理单项费用金额100元必须采用书面申请。无批准的书面申请，在报销时财务部门作退回处理。申请报批程序：职员部门负责人执行总经理/财务经理第二十五条、 费用内容及管理分类详见附表五。第三十六条、 签批权限及流程1、预算管理，经审批的行政费用预算，费用发生时，在预算范围内由部门经理（主管）执行。2、额度管理，按本条第一款执行。3、行政管理，100元以下的费用，为提高工作效率，建议由各部门经理（主管）参照本制度执行，100元以上的费用需报营销总监批准；200元以上的费用需报执行总经理批准。4、 相关签批权限及流程参考附表七。5、 本制度

14、所规定的费用等款项支付最终签批权限由执行总经理或财务经理负责。第二十七条、 费用报销单填列规范。1、费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。2、报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以采用付款凭单、收据（必须有盖章和对方电话）代替，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。3、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。报销单据1）报销单使用说明1）报销单使用说明单据名称使用说

15、明费用报销单各种费用的报销，按所列部门进行行政审批流程出差申请表为费用报销单的附件，差旅费用报销的必要条件差旅费报销单费用报销单的附件,详细填列发生的各项费用业务招待费申请表费用报销单的附件，超过100元招待费报销的必要条件采购申请单申购物品签批使用，报销时费用报销单的附件借款单用于借款、冲账的时候为费用报销单的附件2）费用报销使用注意事项大于（含）1000元的行政费用、行政采购、项目施工采购请款必须附加相关的申购单、入库单、发票或收据（必须有盖章和对方电话）作为审核依据。报销的大额日常费用、货款（1,000元）支付，原则上以支票形式为主第三十六条、 费用报销的步骤和流程。1、经办人填写费用报

16、销单并附相关附件，参照本制度并按费用报销单上所列部门逐一进行审核签批。2、执行总经理/财务经理审批后，到财务部领款，完成报销程序。第三十七条、 借支规定。1、公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。2、个人因公借款，需附批准后的出差申请单、业务招待费申请表、采购申请单、合同等。3、借款最高限额为借款金额以能够完成需要或满足业务周转的最低量为限额第九章 责任及处罚规定第三十八条、 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额50%的罚款。第三十九条、部门经理（主管）在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，

17、对部门经理（主管）予以违规报销金额30%的罚款。第四十条、 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额20%的罚款。第四十一条、如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理第四十二条、借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经营销总监以上管理人员核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。第四十三条、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总

18、额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。第四十四条、本期发生的费用，原则上应予费用产生当期报销，差旅费报销应予出差人员返回公司当月报销，超过上述期限的票据金额，报销人书面陈述原因经执行总经理/财务经理批准后报销。第十章 附则第四十五条、本制度由公司人事行政部/财务部、执行总经理修正制定，经总经理核准签发，自签发即日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。第四十六条、本制度由人事行政部和财务部负责解释。第四十七条、本制度是公司费用的普通规定，关于相关费用的特别规定从其规定，不适用本制度。附表1业务招待费用申请表部门： 申请日期： 年 月 日申请人部

19、门职务被接待主要人员情况说明我司陪同人员姓 名职 务备注共 人接待事由说明：费用项目小计预计金额（元）执行总经理： 经 理： 业 务 （授权人）： （主管）经 办： 附表二 差旅费标准职务级别项目执行总经理财务经理副总经营销总监部门经理店铺负责人部门主管业务主管专员在途交通火车、汽车按实报销按实报销控制报销软卧硬卧出差补助长沙、省内市级城市50省内县级城市30住宿费标准长沙、省内市级城市实 报15010080省内县城市1006050餐费标准请客户用餐请示同意后实报50元/人30元/人20元/人自用餐实 报50元/天30元/人25元/天附表三出 差 申 请 表出差人姓名部门职务费用预算（元）出差起止时间： 年 月 日至 年 月 日长途交通费陪同人员：住宿费地点